ВОПРОСЫ:

1. Раздел 1. Электронныйдокументооборот: понятия, определения. Современные технологии электронного документооборота.

2. ВОПРОСЫ: • Развитие информационного менеджмента • Понятие документа, документооборота и потока документов. • Электронный документооборот в организации и на предприятии • Цели внедрения электронного документооборота. • Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота. • Типы технологий электронного управления документами (ЭУД). • Стандарты для систем управления документами.

3. Развитие информационного менеджмента • Информационный менеджмент — это специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в конце 70-х гг.XX века. • Информационный менеджмент— технология, компонентами которой являются документная информация, персонал, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

4. Развитие информационного менеджмента • Информация— комплексное понятие, то есть: • условие и средство делового общения; • средство доведения до общества сведений об организации; • источник сведений о внешней среде; • товар.

5. Развитие информационного менеджмента 1. Информационный менеджмент осуществляется в пределах конкретной организации. 2. Информация представляет собой самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процесса принятия управленческого решения. 3. Информационный менеджмент имеет отношение не просто к информации, а ко всей информационной деятельности организации, при этом являясь значительно более масштабным понятием, чем управление документооборотом.

6. Развитие информационного менеджмента Другими словами, • информационный менеджмент — процесс управления на базе компьютерных технологий обработки информации с применением управленческих информационных систем как базового инструмента для работы менеджеров на всех уровнях управления в различных предметных областях.

7. Развитие информационного менеджмента Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности. Задачи информационного менеджмента: • Качественно информационное обеспечение процессов управления в организации; • Осуществление управления информационными ресурсами; • Обеспечение управления обработки информации на всех уровнях; • Интерфейсная задача — обеспечение управления коммуникациями (общение — передача информации от человека к человеку).

8. Развитие информационного менеджмента • Информационное пространство предприятия — совокупность банков и баз данных, технологий их сопровождения и использования, информационных телекоммуникационных систем, функционирующих на основе общих принципов и обеспечивающих: • информационное взаимодействие организаций и граждан; • удовлетворение их информационных потребностей.

9. Развитие информационного менеджмента Основными компонентами информационного пространства являются: • информационные ресурсы; • средства и технологии информационного взаимодействия; • информационная инфраструктура.

10. Развитие информационного менеджмента • Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации в самых разных областях знаний и практической деятельности. Законодательство Российской Федерации под информационными ресурсами подразумевает отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах.

11. Развитие информационного менеджмента Информационные ресурсы можно классифицировать следующим образом: • По отношению к предприятию: внутренние и внешние. • По способу хранения(передачи): без документарные, документарные и электронные. • По типу источника(пользователя): персональные, коллективные (группа, структурное подразделение и общекорпоративные. • По доступности: общедоступные, частично закрытые (только для группы лиц) и закрытые (для нескольких лиц).

12. Развитие информационного менеджмента • Информационная система (ИС) — по законодательству РФ — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Информационные системы предназначены для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.

13. Развитие информационного менеджмента Информационный менеджмент — это управление экономическими информационными системами (ЭИС) на всех стадиях их жизненного цикла. Информационный менеджмент необходим: • на предприятиях-производителях программных продуктов; • на предприятиях, занимающихся реализацией программных продуктов; • на предприятиях-потребителях информационных систем; • на предприятиях, работающих в IT-консалтинге.

14. Развитие информационного менеджмента • Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. • Учреждения остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками. • В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. • На протяжении ряда лет достаточно четко прослеживается тенденция увеличения объемов информационных потоков, проходящих через современные учреждения.

15. Развитие информационного менеджмента • Работа по автоматизации делопроизводственных процессов началась в России ещё в начале 90-х годов. • Существенным шагом в упорядочении работы со служебной документацией стало внедрение в 1997 году Системы автоматизации документооборота и делопроизводства - САДД. • Программный комплекс был разработан по заказу Банка России на базе типового программного продукта одной из фирм, специализирующейся на автоматизации работы с документами.

16. Развитие информационного менеджмента • Система электронного документооборота (СЭД) или Enterprise Content Management (EСM) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.

17. Развитие информационного менеджмента Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы: • технология (на основе современных компьютерных комплексов); • корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах); • психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

18. Развитие информационного менеджмента • Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией. • В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

19. Развитие информационного менеджмента • Уже сейчас очевидно, что дальнейшее развитие корпоративной системы документооборота должно быть связано с совершенствованием управленческих процедур и развитием информационного менеджмента. • Управление документацией как функция менеджмента осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений по достижению выбранной цели. • Именно поэтому управление документацией тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов.

20. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Каждый вид деятельности вызывает в экономической системе своего класса информации. • Основные виды: • Управленческая • Экономико-статистическая • Научно-техническая • Юридическая и др. • Ведущее место занимает управленческая информация, так как она содержит цели и задачи функционирования предприятия и использует данные других классов информации.

21. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Документ – материальный носитель, на который наносятся сведения отражающие состояние системы или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. • Документ (documentum) – официальная публикация, указанные директивы – разрешенная законом запись о сделке или бизнес-решении (чек, запрос, таблицы, формы, отчеты и так далее). • Документ – это базовая единица документоориентированного процесса; способы хранения и способы документа в современный организации является видом деятельности, от которой зависит выживание компаний на рынке.

22. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Предмет документа – это содержание и контекст документа. • Свойство документа: • Многофункциональность, так как документ реализует функции регистрации информации, передачи, обработки и хранения. • Юридическая сила, обеспечивается реквизитов, подписью лица, ответственного за достоверность данного документа.

23. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Совокупность взаимосвязанных документов используемых для управления документов называется системой документов (СД). Она содержит несколько сотен документов, которые классифицируются по разным признакам: • По содержанию документа • По виду • По степени официальности • По месту составления • По уровню управления • По количеству вопросов • По степени подлинности • По времени хранения • По методу обработки • По степени гласности • По назначению • По языку отображения информации

24. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Документопоток – движение перемещения одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. • Документопотоки связывают все подразделения ЭС в единую информационную систему: • Внешние (входящие) • Внутренние (обращающееся в системе) • Исходящая, связывают систему с внешними организациями.

25. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Существует более 20 вариантов определения понятия «документооборот». Наиболее точной и полной является формулировка, представляющая собой цикличное правило: • «записывать -> делать -> контролировать -> анализировать -> записывать». • Документооборот – регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, то есть технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

26. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Документооборот может быть 2 типов: • Операционный – ориентирован на обработку первичных и получении сводных и аналитических документов, которые используются на начальных стадиях управления (подготовки решения). • Универсальный – отражает информационные потоки используемые на 3 стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений деловых процессов и процедур.

27. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • В настоящее время документооборот выполняется системой управления документооборотом (СУД). • Цель СУД - это распределенные общие документные ресурсы компании таким образом, чтобы они были: • Под информационной защитой • Чтобы можно было легко найти, получить и переслать независимо от фирмы • В СУД используются: 1) документы 2) БД-таблицы 3) Полнотекстовые документы большого объема

28. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Управление – разработка и поддержка условий, при которых документарные ресурсы обрабатываются по группам, дают требуемый результат и эффективно используются для достижения целей управления. • Управление включается в себя: • Планирование • Руководство • Поиск ресурсов • Контроль

29. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Виды управления документооборотом в организации: • Управление записями – контроль документов на бумаге, хранящейся в папках. • Управление формами, контроль форм, используемые для сбора информации и составления отчетов. • Управление отчетностью, публикация и распространение отчетов в бумажном виде • Управление руководствами и инструкции создания и распространения сохранения бланков записей, директив и других оригинальных документов • Управление архивами – каталогизация, обзор, сохранение и распространение бланков.

30. 2. Понятие документа, документооборота и потока документов • Управление документами - это процесс наблюдения и контроля за одинаковыми документами организации, записями, их решений и разработок, представленными в формате документов электронного или бумажного вида.

31. 3. Электронный документооборот в организации и на предприятии Системы делопроизводства • Они направлены на обеспечение автоматизированной работы с документами и отдельными реквизитами в их компьютерной версии. Унифицированные формы и регистрационно-контрольные бланки оформляются и проводятся в соответствии с государственными стандартами делопроизводства. • Назначение. Система делопроизводства автоматизирует регистрацию действий и событий согласно принятым правилам. Это может быть передача документа на исполнение, фиксация полученного по нему ответа или принятие к исполнению. • Пользователи. Фокусная группа пользователей составляет от 10 до 15 % штатного состава организации (административный отдел, секретариат и канцелярию, юридический отдел и т.д.). • Таким образом, система делопроизводства охватывает отрасль документационного обеспечения управленческой деятельности компании, включающей фиксацию фактически совершенных действий или произошедших событий.

32. 3. Электронный документооборот в организации и на предприятии Системы документооборота • Они обеспечивают автоматизацию регистрации и формального контроля движения документов организации. Как внутренний, так внешний документооборот осуществляется на основе информационных технологий в строго регламентированном порядке. • Назначение. Целью разработки и внедрения таких систем является не только автоматизация регистрирования событий, но и поддержание актуальности задокументированных процессов. • Пользователи. К группе пользователей относится около 80% всех сотрудников компании (большинство подразделений).

33. 3. Электронный документооборот в организации и на предприятии • Различные аспекты автоматизации документооборота: • Автоматизация документооборота как автоматизация канцелярии (делопроизводства); • Системы построения картотеки учета документов; • DMS (Document Management Systems) - Архивы документов; • ECM (Enterprise Content Management) – Управление контеном; • PDM/PLM (Product Document/Lifecycle Management) – Системы управления конструкторской документацией; • GroupWare – приложения для организации групповых взаимодействий; • Системы маршрутизации документов; • WorkFlow - Системы комплексной автоматизации бизнес-процессов; • EDI (Electronic Document Interchange) - Системы обмена электронными документами; • Capturing System – Системы ввода бумажных документов; • OMS (Output Management Systems ) – Системы управления выводом документов; • Knowledge Management – Системы управления знаниями и др.

34. 3. Электронный документооборот в организации и на предприятии Цели внедрения электронного документооборота • Электронный документооборот (СЭД) позволяет обеспечить поддержку делопроизводства посредством внедрения компьютерных технологий. Регламентация и контроль процесса движения внешних и внутренних документов на предприятии основываются на работе информационных систем.

35. 3. Электронный документооборот в организации и на предприятии • Основное назначение документооборота заключается в постановке работы с информацией, которая обрабатывается внутри и вне предприятия. • Этот процесс включает в себя поиск, сбор, консолидацию, публикацию и использование знаний. • Таким образом, высшей ценностью СЭД является систематизация информационных потоков. • В качестве преимущества внедрения систем электронного документооборота на предприятии выделяют окупаемость знаний и/или информации – return on knowledge (ROK) и/или return on information (ROI).

36. 4. Цели внедрения электронного документооборота В перечень причин для перехода к СЭД входят следующие организационные цели. • Формирование единого информационного пространства Обеспечивает вовлеченность всех сотрудников организации в процесс коллективной работы, может отслеживать фактическую деятельность каждого работника). 2. Стандартизация работы с документами. Стандартизация процессов позволяет обеспечить доступность, управляемость и защищенность информации. Технологии делопроизводства унифицируются и систематизируются, обретая единую форму исполнения.

37. 4. Цели внедрения электронного документооборота 3. Документальное сопровождение бизнес процессов. Электронное сопровождение бизнес процессов создает ряд конкурентных преимуществ: • наличие четко определенного регламентированного комплекса действий с фиксацией изменяющихся в процессе их выполнения результатов; • обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании; • возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов. • Одновременно с этим решаются вопросы достоверности информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи.

38. 3. Электронный документооборот в организации и на предприятии 4. Повышение эффективности управления организацией. • Цель достигается за счет обеспечения прозрачности процессов на предприятии. Электронный документооборот обеспечивает эффективность накопления информационных ресурсов компании и доступа к ним персонала. 5. Упрощение процессов поиска и хранения документации. Электронное делопроизводство помогает повысить эффективность поиска и хранения данных, обеспечивая полноту, качество и надежность используемой информации. Упрощается работа с архивными данными, ускоряется получение сведений об актуальном состоянии процессов организации, в которых участвует тот или иной электронный документ.

39. 4. Цели внедрения электронного документооборота 6. Сокращение бумажного документооборота (позволяет экономить материальные и людские ресурсы). 7. Обеспечение сохранности информации. В условиях хранения больших объемов информации электронное делопроизводство повышает эффективность работы специалистов, отвечающих за ликвидацию утечки информации. 8. Отслеживание взаимоотношений с контрагентами. Электронный документооборот создает отлаженный механизм фиксирования, хранения и отслеживания информации о взаимоотношениях компании с разными категориями контрагентов.

40. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) • САДЭД (системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием.

41. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) • Так как СЭД находят все более активное применение, то встает проблема анализа как рынка предложения, так и рынка потребления СЭД. • Ситуация на данном рынке обладает очень высокой динамикой, текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных производителей систем управления документами и бизнес-процессами. • Владимир Андреев: Текущие результаты говорят о реальной конкурентоспособности отечественных систем управления документами и бизнес-процессами (http://www.cnews.ru)

42. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) На данный момент существующие на рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы: • Системы западного производства (русифицированные версии). Среды разработок. (Documentum, DOCS Open фирмы Hummindbird, LotusDomino/Notes корпорации IBM, DocuLive концерна Siemens и т. д.) • Российские системы, в основе которых лежит LotusDomino/Notes. (CompanyMedia, OfficeMedia компании «Интер-Траст», «БОСС-Референт», «Эскадо» от «Интерпроком ЛАН» и др.). • Полностью российские разработки. Системы, разработанные российскими фирмами на базе промышленных СУБД («ДЕЛО» компании «Электронные офисные системы», LanDocsот ЛАНИТ, OPTIMA-WorkFlow производства группы компаний «Оптима» (UpScale Soft), «Кодекс» Центра компьютерных разработок, Гран Док компании Гранит, DocsVisionотодноименной компании «DocsVision» и др.).

43. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) СЭД (Рынок России): • http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0%94_(%D1%80%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8) Практическая работа

44. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) При классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем: • Специализированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). Системы предназначены для решения широкого круга делопроизводственных задач в отечественных организациях. Как правило, это системы, созданные российскими фирмами-разработчиками. • Системы автоматизации документооборота (управление документами, (СУД), DocumentManagementsystems). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

45. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) При классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем: 3. Системы управления потоком работ (Workflowsystems). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ«. Примером такой системы является, например, система Optima-Workflow.

46. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) При классификации систем ЭУД выделяют шесть категорий систем: 4. Электронные архивы документов(Arhive Management system) • Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.

47. 5. Классификация автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) 6. Системы коллективной обработки документов (groupware). Такие системы не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах. 7. Системы управления знаниями (СУЗ, Knowledge Management systems) 8. Системы управления устройствами для хранения информации (storage management system).

48. 6. Типы технологий электронного управления документами (ЭУД) Все системы основываются на технологиях, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД).шесть типов технологий ЭУД. Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, они предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

49. 6. Типы технологий электронного управления документами (ЭУД) 2. Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей. 3. Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции.

50. 6. Типы технологий электронного управления документами (ЭУД) 4. Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. 5. Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF, после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме. Технология применяется при сканировании документов. 6. Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации