1 / 20

Innbyggarar: 6 478

winfred
Download Presentation

Innbyggarar: 6 478

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Papirlause politikarar i kommunestyre og alle hovudutval - Vestnes kommune har løyst dette.Utfordringar i ePhorte og ePort - gode brukarar, gode rutiner, samhandling og involvering av alle ledd i organisasjonen.v/Ellen Eiknes Forland, Arkivleiar, og Reidun Bjølverud, Driftsleiar, Vestnes kommuneFaglig Forum for Formannskapssekretærer Sunndalsøra 10.05.2011

  2. Innbyggarar: 6 478 Kristiansund Molde Sunndalsøra Åndalsnes Ålesund

  3. Flat struktur: Administrasjonssjef, leiargruppe, stab og 18 driftseiningar 830 tilsette . Organisasjonskart:

  4. Politisk organisering:

  5. Kvifor politiske møter utan papir og fullelektronisk arkiv: • Politikarane ville ikkje ha tilsendt papir lenger, kun lese utvalsdokument via PC heime og i møte.Ønske om administrativ gevinst og papirlaust arkiv • Driftstyret la i januar 2006 føring for eVestnes.Formannskapet nedsette i juni 2006 ei plangruppe for utarbeiding av IKT-plan.

  6. IKT-plan: bygde på føringane i eNorge 2009 og eKommune 2009 • Eitt pkt i plan vart: Mål for lokaldemokati og IKT: • Ved konstituering av nytt kommunestyre hausten 2007 skal alle politikarar i kommunestyret få tilbod om berbar datamaskin og tilbod om å motta sakspapir/møteprotokollar elektronisk.Dei politikarane som vil skal framleis kunne få sakspapira i papirform. • Ved konstituering av nytt kommunestyre hausten 2007 skal politikarar i kommunestyret få tilbod om eiga epostadresse som er tilgjengeleg via internett. • Konsekvens: utløyste behov for Noark4 basert sak- arkivsystem der alt blir lagt inn elektronisk og ein ny portal.

  7. Førebuing: • Innkjøp av ePhorte og ePort.Forprosjekt starta ca. april 2007 • Kommunen såg at det måtte meir ressursar til. ErgoGroup gav og uttrykk for det same. • Prosjektstilling som arkivleiar oppretta, og tilsett september 2007. • Arkivet drifta det daglege, medan ny arkivleiar fekk konsentrere seg om innføring saman med prosjektleiar.

  8. I K2000 var det noko ustrukturert. Lite utarbeidde rutiner, og kvar enkelt tok seg ”litt til rette” sjølv. Mykje ”arkiv” lagra lokalt på PC, i Outlook og i skuffer og skap. • Nå skal vi stramme opp organisasjonen. Innføring av nytt system gjer at vi kan få innarbeid rutiner og nye haldninger om saksbehandling og arkiv.

  9. Prosjektleiar frikjøpt 40% - hadde ansvar for både ePort og ePhorte. • Installasjon av ePhorte og ePort i juni 2007.Starta praktisk arbeid i august/september 2007. • Brukarundersøkelse ut mot politikarane hausten 2007. • låne eller bruke eigen PC • Linje • Opplæring • politikarepostadresse • Utlysing og innkjøp av 35 politikar Pc’ar i regi av IT-sjef. • PC til medl og 1. vara i K-styre og hovudutvala – brukarkontrakt. Ikkje skrivar og papir - kun lesing på PCI utgangspunktet var det iflg IKT-plan valfritt med PC eller papir.Innstramma – papir og ikkje PC – må Ordførar godkjenne.

  10. Utstillingsvindu mot kvinner – kurs i databruk. • Ekstraarbeid for IKT35 nye PC’ar – får levere inn PC til kommunal IKT ved problem.Politikar e-postadresserInstallert PDF editor for å kunne notere i saksinnkallingsfila. • Lagt vekt på det enkle – det fungerer. • Krev struktur i dokumentasjonen for at det skal bli bra ut på nettViktig å sjekke fila etter utlegging • Når innkalling og protokoll er ferdig sender vi e-post eller sms til politikarane.Pressa får same meldinga – dei får heller ikkje papir.

  11. Tok i bruk ePhorte 01. januar 2008 • Publiserte nettsidene 07. januar 2008 • La ut fila for møteinnkalling 08. januar 2008 • Bærbare PC’ar til politikarar til 10. januar 2008 • ePhorte som alle sakene skulle skrivast i var nytt, med dei utfordringane dette medførte. Nettsidene var nye – korleis ville dette sjå ut ?Mykje arbeid og høg puls i denne perioden. • Første papirlause møte - Formannskapet 14. januar 2008 • Første papirlause møte i Kommunestyret var 24. januar 2008 • Andre utval kom etter i tur og orden.

  12. Bruk av ePhorte: • Starta arbeidet hausten 2007 • Tenkte rutiner, struktur, opplæring og generell IT-kompetanse hos brukarane. • - Kurs i Word og Outlook på samtlege som skulle bruke ePhorte • - Laga brukarrettleiingar for bruk av ePhorte • - Utarbeidde skrivereglar • - Rutiner for kva som skal i bla personal og tilsettingsmapper, og gått gjennom med fagavdelingar kva dokumentasjon som skal inn, korleis saksstruktur skal vere og laga rutiner på dette. • - Rutiner for skanning av vedlegg, spesielt på bygg, deling og plansaker.

  13. Erfaring: • Arkiv/brukarstøttemå vere aktiv mot saksbehandlarane – følge opp problemstillingar. • Arkiv/systemadministrator må kunne ein del IT og forstå kva som skjer når ein brukar systemet. Må sjå samanhengen frå journalføring - heilt til innkalling vises på nett.Krev kompetanse i eigen organisasjon • ePort (nett) ansvarleg må og kjenne til det som kjem fra ePhorte til ePort via integrasjonen. • Politisk sekretariat, arkiv og saksbehandlarar må samarbeide tettare.

  14. Først ute som papirlaust til politikarane – fekk inntrykk av at Ergogroup ikkje heilt forstod kor avhengig vi var av enkelte funksjonar, då alt var elektronisk til politikarane. • - Opplæring – sakna at konsulentar ikkje såg heile samanhengen mellom ePhorte og ePort. • - Filstørrelsen på filer som skulle frå ePhorte til ePort • - Må vere aktiv mot leverandør for å få til løysingar

  15. Faktorar som har vore på plass i Vestnes: • Administrasjonssjefen har vore tydeleg og klar over utfordringane ei slik innføring og omlegging har. • Klare mandat både i prosjektet og i ettertid. • Administrasjonssjefen og leiinga brukar ePhorte. • Alle politiske saker blir elektronisk godkjent av administrasjonssjef eller dei ho har gitt mynde til. • Ordførar/utvalsleiarar brukar ePhorte i førebuing til møte - førebuing på PC og storskjerm

  16. Kostnadar: + Krev ressursar og tid for å få godt resultat i prosjektet + Krev ressursar for oppfølgjing etter at prosjektperioden er avslutta + Krev meir ressurs i arkivet: Når vi ikkje sender papir til møte, og elles er papirlause – må det inn i ePhorte. Får betre kontroll over bla epostar og andre ”private” arkiv som før var på private område på PC og i skuffer og skap. Resultat: 25-30% meir dokumentasjon i ePhorte i 2008 enn i k2000 i 2007. + IKT-avdelinga får fleire PCar å vedlikehalde og dei får og ein del problemstillingar frå politikarane i bruk av data. + Datakostnadar

  17. - Papir og kopieringskostnader sterkt redusert • - 80 000 mindre i porto – (portoauke) • - 0,5 stilling politisk sekretariat • - Raskare gjenfinning for saksbehandlarane og politikarane av dokument og saker. • Papirlaust mot politikarar spennende og utfordrande • Saksbehandlarane ser nye mulegheiter • Meir bevisstheit rundt det som kjem inn i ePhorte • Bratt lærekurve for oss som har arbeidd med prosjektet • Positive tilbakemeldingar frå politikarane og administrasjonen. • Ingen vil tilbake til papiret.

More Related