第八章規劃之基礎 Introduction to Planning

第八章規劃之基礎 Introduction toPlanning Planning is everything. The plan is nothing. — General Dwight D. Eisenhower

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Contents 8.1 The What and Why of Planning? 何謂規劃？為何做規劃？ 8.2 Goals And Plans 目標與規劃 8.3 Setting Goals and Developing Plans 設立目標與發展計畫 8.4 Contemporary Issues in Planning 當代規劃工作的挑戰

8.1 何謂規劃？規劃的定義 • 規劃(planning) 主要的管理活動之一 (POLC), 包含: • Defining the organization’s goals.(定義組織的目標) • Establishing an overall strategy for achieving those goals. (擬定達成目標之整體策略) • Developing plans for organizational work activities. (發展全面性的計畫) • 規劃的類型 Types of planning • 非正式(Informal): not written down.(未訴諸文字） • 正式(Formal): written, specific, and long-term focus, involves shared goals for the organization.(訴諸文字、並以特定行動來完成目標)

8.1 何謂規劃？規劃必須有方向與基準： • 價值觀(Value)：對事物的好惡的衡量標準。 • 願景(Vision)：長遠的理想。 • 使命(Mission)：長遠的具體目標。(任何組織均有一定使命) • 出版業: • 鐵路業: • 唱片業: • UPS: 傳播知識運輸實體娛樂大眾使命必達

公司使命和目標表述康柏公司 Compaq 沃爾瑪公司 Wal-Ｍart AT&T公司世界著名公司企業使命和目標清單康柏，將與我們的合作伙伴一起，為消費者提供具有最高品質的富有競爭力的產品和服務；使計算成為一種知覺經驗，將人類的能力在各個層次上──溝通、教育、工作、娛樂──進行延伸。我們為您而工作。我們把自己看作是我們顧客的採購人員，我們發揮我們的最大優勢為您提供最佳的價值。沃爾瑪的建立是我們代表顧客利益的結果。這一理念始終激勵著我們。我們將盡最大努力使我們顧客的購物更加方便。我們致力於成為方便人們溝通的世界最佳者─為他們提供其所需要的互相聯繫、獲得信息與服務的方便途徑─任何時間、任何地方。

8.1 管理者為何要做規劃(Why Planning) • 拿破崙曾說，沒有一次成功的戰役是按照計畫進行的 • 但他卻遠比之前任何一位將領更細密地預先計劃每一場戰役。領導者如果沒有行動方案，就會成為重大事件的俘虜。規劃的目的 (Purposes of Planning) • 1. 使成員瞭解為何而戰(Provides direction) • 2. 降低不確定性對組織的衝擊(Reduces uncertainty) • 3. 可減少資源重置與浪費(Minimizes redundancy and waste) 4. 可以提供控制所需的標準(Sets the standards for controlling)

8.1 規劃與績效(Planning and Performance) • Proper prior planning prevents poor performance • 正式的規劃通常帶來正向的財務績效 ( Formal planning is associated with Positive financial results) • 規劃的品質與計畫的執行力比規劃的內容重要 ( The quality of planning and implementation affects performance more than the extent of planning) • 那些未能帶來高績效的正式規劃的案例中,外部環境往往是影響績效的癥結所在 (The external environment can reduce the impact of planning on performance ) • 規劃與績效的相關性常受到時程的影響

8.2 目標與計畫(Goals And Plans) 規劃的定義 Elements of Planning • 目標 (goals) • 個人、團體或整個組織所期望達到的結果 ( Desired outcomes for individuals, organizations ) • 提供所有管理決策方向與衡量實際績效的指標(Provide direction and evaluation performance criteria ) • 計畫 (plans) • 記載目標將如何達成的文件(Documents that outline how goals are to be accomplished) • 包括各項資源的分派、時程表及其他完成目標的必要行動。( Describe how resources are to be allocated and establish activity schedules. )

目標與計畫的意涵 8.2 • 目標(goal) • 是指組織企圖在未來實現的具體結果 • 規劃(planning) • 指設定組織目標並思考如何達成該目標的計劃體系的過程 • 計畫(plan) • 指完成某項目的的具體藍圖，在藍圖中明確說明計畫執行過程中的資源分配、時程安排、任務與其他活動

要浪漫的願景，也要務實的規劃 1. 推測外界環境需求 2. 分析內部資源及能力 3. 積極主動訂定目標，採取綜效行動，消除差異 e.g., Time management

8.2 目標的類型 • 大部分公司目標分為: • 財務目標(Financial Goals) • 與組織財務績效有關(Are related to the expected internal financial performance of the organization) • e.g. 財務指標、還本時間、報酬率、市場佔有率等 • 策略目標（Strategic Goals） • 與組織其他功能績效之外部環境因素有關 ( Are related to the performance of the firm relative to factors in its external environment ） • e.g. 競爭者

8.2 目標的類型 • 陳述性目標 (stated goals) • 正式陳述而希望讓不同利害關係人都相信的組織目標。 • 實際目標 (real goals) • 組織真正追求的目標，你只需密切觀察組織成員做什麼事就知道了 • 組織中陳述性目標與實際目標常有不吻合的情形 • Broadly-worded official statements of the organization (intended for public consumption) that may be irrelevant to its real goals (what actually goes on in the organization). e.g., FBC , 三好一公道品質好、信用好、服務好、價錢公道 Faster, Better, Cheaper

8.2 計劃的類型

8.2 計劃的類型 (廣度: 策略性vs作業性) • 策略性計畫 (strategic plans) : • 應用於整個組織、建立組織全面性的目標 (Establish the organization’s overall goals) • 探尋組織在所處環境中定位的計畫(Seek to position the organization in terms of its environment) • 涵蓋時間較長 ( Cover extended periods of time ) • 作業性計畫 (operational plans) • 明確說明組織將如何達到全面性目標的計畫 (Specify the details of how the overall goals are to be achieved) • 涵蓋時間較短 ( Cover short time period )

8.2 計劃的類型(時間幅度: 長期vs短期) • 長期計劃(Long-Term Plans) • 時間長達三年以上之計畫（Plans with time frames extending beyond three years） • 短期計劃(Short-Term Plans) • 時間在一年或一年以內的計畫（Plans with time frames on one year or less） • 不確定性越高，規劃期要越短 • 短期規劃能提供夠具彈性作法以適應環境變化

8.2 計劃的類型 (明確度:方向vs特定) • 方向規劃(directional plans) • 指出最終目標所在與列出一般指導原則的彈性計畫（Flexible plans that set out general guidelines, provide focus, yet allow discretion in implementation） • 特定計劃(specific plans) • 指出清楚界定的目標與行動，毫無混淆且沒有任何模糊或易誤解之處（Plans that are clearly defined and leave no room for interpretation) • e.g., 一年內增加8%產出、一季內客訴率降20%

8.2 計劃的類型 (頻繁度:單一vs經常) • 經常計劃 (standing plans) (重複?一次?) • 應用於重複性業務的政策、程序和程式的制定，以確保企業內部運作得以暢順。(Ongoing plans that provide guidance for activities performed repeatedly) • 往往是一次發完成初步規畫，進行修改以滿足企業的業務需要。 • e.g.Budget 、公司常規 • 單一計劃(single-use plans) • 指用於具有一個明確的目標的一次性專案或事件。(A one-time plan specifically designed to meet the need of a unique situation) • 單用規劃的長短常有極大地不同，取決於專案問題的時間長短，少則一天多則幾周或幾個月

8.3 設立目標和發展計畫目標設定法： • 傳統目標設定法：由管理者為員工設定目標，定期評估績效，並依績效給予獎賞的過程。如圖一所示。 • 目標管理(Management by Objectives, MBO)：由管理者與員工共同為員工設定目標，定期評估績效，並依績效給予獎賞的過程。如圖二所示。

組織目標  部門目標  個人目標 8.3 傳統目標的設立方式圖一傳統目標的設立方式

8.3 設立目標和發展計畫傳統目標設定法 (traditional goal setting) • 由高階主管設定一個目標 (Broad goals are set at the top of the organization) • 目標在被分割分為組織各階層的細部目標。Goals are then broken into sub-goals for each organizational level. • 認為高階主管高瞻遠矚、他們能看清楚全貌、清楚知道什麼對組織最好（Assumes that top management knows best because they can see the “big picture.” (bossism老闆主義, bottleneck) • 認為不同階層與部門的努力都為了達成上級所交辦的目標(Goals are intended to direct, guide, and constrain from above) 傳統目標設定法問題？？？

8.3 目標管理設定 (MBO) 組織目標   部門目標個人目標圖二目標管理的設立方式

8.3 設立目標和發展計畫 • 目標管理法 (management by objectives, MBO) • 這種管理是由員工和經理人一起訂定明確的目標，定期檢視目標進度，並根據進度給予獎賞。 • Specific performance goals are jointly determined by employees and managers. • Progress toward accomplishing goals is periodically reviewed. • Rewards are allocated on the basis of progress towards the goals.

目標管理 共同製定計畫確定目標、標準，選擇行動方案上下級之間共同回饋下級完成工作任務、上級予以支援共同控制檢查任務完成情況、進入下一個週期目標管理的過程︰三個共同 8.3 上級下級

8.3 目標體系圖目標的分類總目標與組織目標直接相關程度高與組織目標直接相關程度低〔為間接目標〕經理目標課長目標員工目標

8.3 良好目標的特色 Written in terms of outcomes, not actions Challenging yet attainable Measurable and quantifiable Written down Clear as to time frame Communicated to all necessary organizational members

8.3 目標設定的SMART原則在一個特定的時間和特定的成本之下，所要實現的一個特定的、可衡量的成果。 1.明確（Specific）:目標的陳述必須是定義明確。 2.可衡量（Measurable):目標的達成與否必須是可以衡量。 3.行動導向（Action-Oriented） 4.可實現(Realistic):目標的標準必須是可達成但具挑戰性 5.受時間和資源約束（Time- and resource-constrained）明確可衡量行動導向受時間和資源約束可實現

目標設定之原則 1. Smart: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time bound. 2. Kiss: Keep it simple and short. Keep it simple, stupid.

例子 □大幅度提升本公司產品的市場佔有率。應於2012年使本公司在國內的市場佔有率提升至35%。 □力爭我們的產品在新世紀打入國際市場。應於2013年時，使產品國外銷售打破零的歷史，並於2013年時，使本公司的外銷占總銷售的24%。 □我們準備大幅度提升我們的銷售額。 2012年時使本公司的銷售額從185億增加200億。

錸德科技規劃1111願景 • 每個員工有1棟房子 • 公司經營績效擠進國內前10大 • 培養100個專業經理 • 2005年時，年營收達1000億元目標

8.3 發展計畫

8.4 當代規劃工作的挑戰 Contemporary Issues in Planning 計畫趕不上變化(Criticisms of Planning) • 計劃要明確但不能過於僵化(Planning may create rigidity) • Plans cannot be developed for dynamic environments. (e.g., 國泰 vs. 安泰) • 先前計劃無法取代直覺與創新(Formal plans cannot replace intuition and creativity) • 先前計劃造就今天成功但也可能導致明天的失敗(Formal planning reinforces today’s success, which may lead to tomorrow’s failure, e.g., Icarus, Wang Laboratories) • 僅有規劃是不夠的還要有執行力(Just planning isn’t enough) (Implementing!)

8.4 如何在動態的環境中有效規劃？Effective Planning in Dynamic Environments • 發展特定但有彈性的計畫（Develop plans that are specificbut flexible） (e.g., 18套劇本，Scenario-based planning) • 瞭解規劃是持續不斷進行的過程（Understand that planning is an ongoing process） • 保持警覺作必要的因應（Change plans when conditions warrant） • 持續作正確的規劃(Persistence in planning eventually pay off) • 組織的扁平化：意味著目標的設定與發展責任將下放至較低階的員工身上(Flatten the organizational hierarchy to foster the development of planning skills at all organizational levels)

回顧 1. Planning VS. Plan 2. Stated VS. Real objectives 3. Strategic VS. Operational plan

Terms to Know • planning • goals • plans • stated goals • real goals • strategic plans • operational plans • long-term plans • short-term plans • specific plans • directional plans • single-use plan • standing plans • traditional goal setting • means-ends chain • management by objectives (MBO)

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