Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management

1. Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management Amt der Tiroler Landesregierung (Abteilung Bildung) Daten-Verarbeitung-Tirol GmbH (DVT)

2. Leitgedanken ... • Elektronisches Dienstreisemanagement ist Teil von BIDI (Bildungsdienste) des Landes Tirol • Papierlose und möglichst einheitliche Abwicklung des gesamten Dienstreiseprozesses (Verwaltung) • Reduktion der Arbeitsschritte und Hierarchien bei Gewährleistung des Dienstweges • Reduktion von Durchlaufzeiten (Liege- und Wartezeiten) • Abrechnungstransparenz • Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen

3. Rahmen System = technische „Spielregeln“ Benutzeranforderungen gesetzliche Grundlagen = inhaltliche „Spielregeln“ Erlässe RGV Hierarchische Anforderungen

4. Inhalt Dienstreiseantrag Erfassen der Daten durch LehrerIn Befürwortung des Antrags durch LeiterIn Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung Dienstreiseabrechnung Erfassung der Daten durch LehrerIn Bestätigung durch Schulleiter Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung FahrgemeinschaftenDokumentation und Hilfe WanderlehrerIn Rahmenstundenplan Tätigkeitsbericht Inhalt

5. Einstieg (Portal Tirol) Inhalt • URL: https://portal.tirol.gv.at • Via TiBS, … Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

6. Portal-Anwendungen Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

7. Bildungsdienste wichtige Meldungen

8. Bildungsdienste Online-Unterstützung Seitendruck,Schriftgröße, …

9. Dienstreisen Übersicht /mögliche Folgeaktivitäten Reiseanträge der Lehrkräfte

10. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

11. Reiseantrag anlegen Dienstreiseantrag anlegen

12. Reiseantrag anlegen Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen ausPH-Online;DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

13. Dienstreise nicht gefunden? • Zu viele Einschränkungen • Sonderzeichen, Leerraum, … Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt. VA von anderen PH sind teilweise auffindbar. Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende E-Mail Adresse zu übermitteln (Absprache unter mehreren TN): veranstaltungen.planen@tirol.gv.at

14. Details des Dienstreiseantrags Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden(vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der Stammschule eintreffen) „Weiter“ zum Reiseverlauf

15. Reiseverlauf spezifizieren (immer dann notwendig, wenn mehrere Fortbewegungsmittel genutzt werden). Durch das Anklicken wird eine weitere Zeile erzeugt.

16. Auswahl des gewünschten Orts Erweiterte Auswahlmöglichkeit

17. Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *) Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels Beginn der Dienstreise eingeben *) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt. Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw

18. Zurück zum Reiseverlauf

19. Rückreise planen Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets

20. Gewünschtes Datum eintragen Startort auswählen Zielort auswählen Gewünschte Wagenklasse eintragen Zustellungsart des Businesstickets auswählen

21. Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung Speicherung der Eingaben

22. Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht bearbeitet hat.

23. Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 1) • Antrag anlegen • Veranstaltung auswählen • Fort- und Weitbildungsveranstaltung aus PH-Online • Andere Veranstaltungen • Reiseverlauf festlegen • Fortbewegungsmittel auswählen • Beginn- und Endezeiten der Dienstreise angeben • Zusatzinformation beachten • Übernachtung festlegen (optional), evtl. Business-Ticket anfordern oder Bemerkung bei Bedarf erfassen, Weiterleitung an SL

24. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

25. Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

26. Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

27. Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

28. Bearbeitung durch Abt. Bildung

29. Dienstreiseantrag (Zusammenfassung 3) • Antrag wurde von LehrerIn erfasst und an SL weitergeleitet • Leiterin hat Antrag befürwortet und an die Abt. Bildung weitergeleitet • Leiterin hat Antrag abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesandt • Abt. Bildung hat Antrag genehmigt, LehrerIn kann nach erfolgter Reise Dienstreiseabrechnung bearbeiten • Abt. Bildung holt Stellungnahmen der Schulaufsicht ein • Abt. Bildung genehmigt Antrag nicht und sendet ihn an den/die LehrerIn zurück

30. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

31. Dienstreise abrechnen Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

32. Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen Fortbewegungsmittel spezifizieren

33. Daten der Rückreise anlog den Daten der Hinreise anpassen Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung

34. Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen Beleg aufbewahren *) Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen Abzüge angeben (Anzahl) *) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!

35. Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten

36. Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten Immer dann notwendig, wenn für Teile der Dienstreise-abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind

37. Formulardruck • evtl. URL zur Liste der sicheren Sites hinzufügen • evtl. Popups zulassen • evtl. STRG gedrückt halten

38. Mit „Speichern und Senden“ wird die Abrechnung an die Schulleitung weitergeleitet

39. Ändern ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung die Abrechnung noch nicht bearbeitet hat. Abrechnungs-details anzeigen lassen

40. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

41. Mögliche Folgeaktivität anklicken Abrechnungs-details anzeigen lassen

43. Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung

44. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

45. Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden. Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert

46. Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung Korrigierter Betrag

47. Dienstreiseabrechnung (Zusammenfassung) • Abrechnung wurde von LehrerIn erfasst und an LeiterIn weitergeleitet • Leiterin hat Abrechnung befürwortet und an die Abt. Buchhaltung weitergeleitet • Leiterin hat Abrechnung abgelehnt und an den/die LehrerIn zurückgesendet • Abt. Buchhaltung hat Abrechnung genehmigt, der Betrag wird angewiesen • Abt. Buchhaltung hat Abrechnung geprüft und benötigt Unterlagen/Belege • Abt. Buchhaltung hat Abrechnung nicht genehmigt und an den/die LehrerIn zurückgesandt

48. Fahrgemeinschaft • Die Abt. Bildung entscheidet über eine eventuelle Genehmigung einer Fahrgemeinschaft. Ausschlaggebend für eine solche Genehmigung sind die Kosten. • Vorgehensweise: • Fahrer (und Mitfahrer) beantragen eine Dienstreise -Fortbewegungsmittel = „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“ • Fahrer beantragt Fahrgemeinschaft und ordnet Mitfahrer zu • Abt. Bildung genehmigt die entsprechenden Dienstreiseanträge und trifft gleichzeitig eine Entscheidung die eingelangte Fahrgemeinschaft betreffend • Genehmigt die Abt. Bildung die Fahrgemeinschaft, kann der Fahrer die entsprechenden Kosten geltend machen.

49. Fahrgemeinschaft Fahrgemeinschaft beantragen

50. Fahrgemeinschaft MitfahrerInnen suchen