HAAGA-HELIAn laatujärjestelmä

1. HAAGA-HELIAn laatujärjestelmä 26.1.2007 Juha P. Lindstedt laatupäällikkö

2. HAAGA-HELIAn laatutyön funktio: pääprosessin ja tukiprosessien tuki Tukiprosessit Laatutyö Pääprosessi Tukiprosessit Laatutyö Laadusta vastaa jokainen HH:n toimija, laatutiimi tukee toimijoita laatukysymyksissä (esim. prosessikuvausten laadinta ja kuvausjärjestelmän ylläpito, palautteiden kerääminen ja analysointi) HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

3. Laadun todentaminen Laadun kehittäminen Laadun määrittäminen Laatutyö Plan Do Check Act HH:n missio, visio ja arvot TaTu OPS-työskentely Tilastotiedot Esim. OPALA, AMKOTA Koulutusjohdon toimenpiteet HH:n oppimisnäkemys ja pedagoginen strategia; OPS • Palautejärjestelmä • Asiakaspalaute (opiskelijat) • Sisäinen palaute • Ulkoinen palaute Kehittämispäivät ja kehittämistilaisuudet Prosessikuvaukset (laatukäsikirja) Benchmarking ja parhaat käytänteet • Auditoinnit • Sisäinen • Ulkoinen (mm. KKA) Työohjeet ja muut asiakirjat Suunnittelukokoukset Suunnittelukokoukset Henkilökunnan kehittäytyminen Tuloskortit Kehityskeskustelut Laatujärjestelmä ja akkreditointi? KKA:n kriteerit, EFQM, EQUIS HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

4. Laatujärjestelmät ja akkreditoinnit EFQMEFQM is the primary source for organisations throughout Europe which are looking for more than quality, but are also striving to excel in their market and in their business.  Based in Brussels, EFQM brings together over 700 member organisations and valued partners situated in every geographical region across the globe.EFQM is the creator of the prestigious EFQM Excellence Award which recognises the very top companies each year.  EFQM is also the guardian of the EFQM Excellence Model which provides organisations with a guideline to achieve and measure their success.  EFQM is a not-for-profit membership foundation focused on serving its members' information and networking needs. http://www.efqm.org/ Laadunvarmistus Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi http://www.kka.fi/ The European Quality Improvement System EQUIS is an international system for accrediting business schools. EQUIS accreditation is awarded after a rigorous assessment by a panel of international academics and business people. (http://www.efmd.org/html/home.asp) ENQA, the European Association for Quality Assurance in Higher Education, disseminates information, experiences and good practices in the field of quality assurance (QA) in higher education to European QA agencies, public authorities and higher education institutions. http://www.enqa.eu/ HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

5. Vertailua – mikä on HH:n valinta? Kursivoidut tiedot perustuvat lähteeseen ”RISUT JA RUUSUT, ”Ammattikorkeakoulujen asiakastyytyväisyyskyselyn loppuraportti” 2004. Pirkanmaan ammattikorkeakoulun julkaisusarja A. Tutkimukset ja selvitykset. Nro 7. Tampere. Sinisellä merkityt perustuvat lähteeseen: ”Yliopistojen laatujärjestelmät kesällä 2005: yhdistelmä laatutapaamisen 6.6.2005 katsauksista” Tampereen yliopisto, muistio15.6.2005. Muut tiedot perustuvat ko. oppilaitoksen www.sivujen tietoihin. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit * Kvalitetsmanualens struktur, liksom yrkeshögskolans kvalitetsledningssystem, följer ordningen i standard ISO 9001:2000 utan uteslutningar.

6. Laatujärjestelmän jalkauttaminen Laatujärjestelmän rakentamisaikataulu 2007 2008 2009 2010 Johtoryhmän päätös laatujärjestelmästä ja palautejärjestelmästä Keskeisten prosessien prosessikuvaukset koottu Prosessikuvausten tarkistus ja päivitys KKA:n HH-auditointi Ulkopuolinen HH:n laatujärjestelmän katselmus Koulutusohjelmien itsearviointi Palautejärjestelmien arviointi ja tarvittavat korjaukset Prosessikuvausten 1. versiot Tukiprosessien erillisarviointi Uusi opintojakso-palautejärjestelmä käytössä maaliskuussa HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

7. Laatutiimin sisäinen työnjako Koulutusohjelmien itsearviointi Junkkari Lindstedt Kinnunen Prosessikuvaukset Junkkari (kirjasto, kv. toimisto…) Lindstedt (opetus, t & k…) Karvanen (verkko-opetus) Kinnunen (johdon prosessit) Palautejärjestelmät Lindstedt (kontaktiopetus) Karvanen (verkko-opetus) Junkkari (valmistuvien palaute) Kinnunen HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

8. Laatujärjestelmän tekninen rakentaminen • Laatujärjestelmän ydin on web-pohjainen prosessikuvausten kokoelma. Laatutiimi auttaa kuvausten laatimisessa • Osa kuvauksista on julkisia (Internet), osa on ekstranetissä ja osa henkilökunnan intranetissä • Prosessikuvausten runko on fyysisesti yhdellä palvelimella, prosessikuvaukset voivat olla hajautettuna usealla palvelimella. Laatutiimi vastaa rungon ylläpidosta • Prosessikuvauksista on linkit työohjeisiin, jotka voivat olla esim. toimipisteiden tai koulutusohjelmien alla – laatutiimi ei vastaa työohjeiden ylläpidosta HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

9. HAAGA-HELIAn palautejärjestelmät 26.1.2007 Juha P. Lindstedt laatupäällikkö

10. Palautejärjestelmät I • Sisäisten asiakkaiden (opiskelijat) pääprosessin arviointi • opintojaksopalaute (laadun-seuranta ja opintojakson kehittäminen) • palaute opinnäytetyö- ja harjoitteluprosessista • yhteysopiskelijatapaamiset • valmistuvien päättökysely • (ohjauskeskustelut) HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

11. Palautejärjestelmät II • Sisäisten asiakkaiden (opiskelijat) tukiprosessien arviointi • opintotoimisto • infopalvelut • kirjasto • opiskelija-ravintola • Ulkoisten asiakkaiden arviointi • tutkinto, opntyö, harjoittelu, tutkimus ja yrit. palvelut • Ulkoisen hallinnon arviointi (Opetusministeriö) • Vaikuttavuuden itsearviointi HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

12. Palautejärjestelmät III • Oman toiminnan itsearviointi • pääprosessi • tukiprosessit • Oman toimintaympäristön itsearviointi • työkykyisyys • työtyytyväisyys • Itsensä kehittäminen • toimenkuva • PD HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

13. Opintojaksopalaute Opintojakson laadun seuranta ja kehittämien Noin 25 – 30 % opintojaksoista Koulutusjohto määrittelee otokseen tulevat opintojaksot Palautelomakkeen strukturoitu palaute laadun seurantaan ja avoin palaute opintojakson kehittämiseen Strukturoitu palaute pyrkii pääsääntöisesti tunnistamaan laatupoikkeamat ja kehittämiskohteet sekä nostaa esiin parhaimmat käytänteet (palkitseminen). Tuottaa HH:n laadusta tietoa oman organisaation lisäksi ulkoisille sidosryhmille Avoin palaute pyrkii kehittämään opintojaksoa sisäisen asiakkaan näkökulmasta, Palaute käsitellään opetusorganisaation sisällä ja kirjataan opintojakson toteutuskuvauksiin sekä hyödynnetään kehityskeskusteluissa Verkkopedagogiikassa käytetään palautteen keruuseen räätälöityjä lomakkeita ja tekniikkaa, mutta periaate on sama kuin lähiopetukseen perustuvissa opintojaksoissa

14. Koulutusohjelmajohto määrittelee otokseen tulevat oj:t 4 x vuodessa Laaturyhmä huolehtii palautteen keruusta opettajien avustuksella Laaturyhmä lähettää lomakkeen strukturoidun osan skannattavaksi Prosessikuvaus, opintojaksopalaute Oppiminen opintojaksoilla Koulutuksen arviointikeskus skannaa ja tallentaa palautteen strukturoidun osan Opettaja tekee yhteenvedon avoimesta kehittämispalautteesta ja kirjaa kommentit oj:n toteutussuunnitelmaan Mahdollinen konsultointi AOKK:n ja/tai opiskelijoiden kanssa Opettaja ja koulutusjohtaja/-päällikkö korjaavat toimintaa mikäli aihetta ilmenee, nostetaan esiin parhaita käytänteitä Palaute opettajalle Laaturyhmä tekee analyysit strukturoidustapalautteesta Palaute koulutusjohdolle Hallinto pystyy todentamaan laadun organisaation sisäisille toimijoille ja ulkoisille yhteistyötahoille (kooste ekstranetiin) Kooste hallinnolle puolivuosittain HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

15. HAAGA-HELIA Quality Management 29.1.2007 Juha P. Lindstedt Quality Manager

16. The function of HAAGA-HELIA quality team work: to support the main and supporting processes Supporting process Quality work Main process Quality work Supporting process Quality is in everyone’s responsibility; quality team supports all staff and student members of HH at quality issues (e.g. helping to write process descriptions and analyzing data from feedback systems). HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

17. Quality assessment Quality improvement Definition of quality Quality work Plan Do Check Act HH’s mission, vision & values Agreement with the Ministry of Education Curriculum work Initiatives from program directors Statistics E.g. OPALA, AMKOTA data basis HH’s insight into learning & pedagogic strategy; curriculum • Feedback systems • Fb. from students • Internel fb. • Extenal fb. Review theme days and occasions Process descriptions (quality handbook) Benchmarking and best practices • Audits • Internal (self audit) • External (e.g. FINHEEC.) Guidelines and documents Planning meetings Planning meetings Scorecards Staff self-development Discussions between superior and subordinate Quality system and accreditation? Criteria of The Finnish Higher Education Evaluation Council, FINHEEC; EFQM, EQUIS HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

18. Quality systems and accreditation EFQMEFQM is the primary source for organisations throughout Europe which are looking for more than quality, but are also striving to excel in their market and in their business.  Based in Brussels, EFQM brings together over 700 member organisations and valued partners situated in every geographical region across the globe.EFQM is the creator of the prestigious EFQM Excellence Award which recognises the very top companies each year.  EFQM is also the guardian of the EFQM Excellence Model which provides organisations with a guideline to achieve and measure their success.  EFQM is a not-for-profit membership foundation focused on serving its members' information and networking needs. http://www.efqm.org/ Quality assurance Audits of quality assurance systems at higher education http://www.kka.fi/ (The Finnish Higher Education Evaluation Council, FINHEEC) The European Quality Improvement System EQUIS is an international system for accrediting business schools. EQUIS accreditation is awarded after a rigorous assessment by a panel of international academics and business people. (http://www.efmd.org/html/home.asp) ENQA, the European Association for Quality Assurance in Higher Education, disseminates information, experiences and good practices in the field of quality assurance (QA) in higher education to European QA agencies, public authorities and higher education institutions. http://www.enqa.eu/ HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

19. Comparison – the choice of HH? Kursivoidut tiedot perustuvat lähteeseen ”RISUT JA RUUSUT, ”Ammattikorkeakoulujen asiakastyytyväisyyskyselyn loppuraportti” 2004. Pirkanmaan ammattikorkeakoulun julkaisusarja A. Tutkimukset ja selvitykset. Nro 7. Tampere. Sinisellä merkityt perustuvat lähteeseen: ”Yliopistojen laatujärjestelmät kesällä 2005: yhdistelmä laatutapaamisen 6.6.2005 katsauksista” Tampereen yliopisto, muistio15.6.2005. Muut tiedot perustuvat ko. oppilaitoksen www.sivujen tietoihin. HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit * Kvalitetsmanualens struktur, liksom yrkeshögskolans kvalitetsledningssystem, följer ordningen i standard ISO 9001:2000 utan uteslutningar.

20. Plantation of the quality system Timetable for construction of the HH quality system 2007 2008 2009 2010 The decision of the HH’s quality assurance system Descriptions of the most essential processes ready Check of process descriptions Audit of FINHEEC External (and 2nd round internal) review of HH’s quality systems Self assessment of degree programs Assessment of feedback systems and possible elaboration 1st versions of process descriptions Assessment of supporting processes New course feedback system – launch in March HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

21. The quality team and primary areas of duties Self assessment of degree programs Junkkari Lindstedt Kinnunen Process descriptions Junkkari (library, int. office, student office…) Lindstedt (pedagogy, R & D…) Karvanen (network pedagogy) Kinnunen (management processes) Feedback systems Lindstedt (contact pedagogy) Karvanen (network pedagogy) Junkkari (feedback from graduating students) Kinnunen HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

22. Q-system from technical point of view • The core is the web-based quality hand book. Q team helps with the process descriptions • One part of the descriptions are public (in the Internet), one part in the extranet and one part in the intranet • Physically the main process descriptions (the stem of the quality handbook) are in one server, but the secondary process descriptions can be in several servers (linked to the stem). Q team manages the stem of the quality handbook • The quality handbook has links to the working guidelines and other documents (e.g. forms), which be saved in local servers. Q team is not responsible of the management and updates of external documents HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

23. HAAGA-HELIA’s feedback systems 26.1.2007 Juha P. Lindstedt Quality Manager

24. Feedback systems I • Internal customers’ (students) assessment of the main process • Course feedback (quality assurance and review) • Feedback from thesis and work placement process • Students - staff meetings • Feedback from graduating students • Meetings between students and teacher tutors HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

25. Feedback systems II • Internal customers’ (students) assessment of the supporting processes • Information and office services • Library • Student restaurant • Assessment by external customers • Degree program, thesis, work placement, R & D services • Assessment by external administration (Ministry of Education) • Evaluation of HH’s impact to society HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

26. Feedback systems III • Self evaluation on HH’s processes • Main process • Supporting processes • Self evaluation of HH’s working environment • Working ability • Work satisfaction • Self development • Work duties • PD HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit

27. Course feedback Course quality assurance and review Sample 25 – 30% of courses Degree program directors define the sample Structured section of the form for quality assurance, open ended for review of the course Structured feedback indicates the possible quality problems and areas for improvement, as well as indicates the best practices (rewarding). It provides compact information for external co-operators. Open ended feedback gives the initiatives for course review from the point of view of the students. The feedback is analyzed within the process (teachers and degree program directors), it is reported and commented in course descriptions and further discussed in superior–subordinate meetings. In e-courses a Digium-based form is used containing some elements from the general form and some elements special to e-learning.

28. Deg. prog. admins define the sample 4 x a year Q team organizes the collection of data with the help of teachers Q team sends the forms for scanning procedure Process description, course feedback Learning in courses The data from structured section is scanned and saved by the external service provider Teachers make a commented summary of the feedback and adds it to the course description. Possibly consulting with the students and/or Teacher Education unit Review and actions for improvement by teachers and program directors, highlight the best practices Fb. for teachers Q team analyzes the data Fb. for admins Admin can verify the quality for internal and external co-operators; summary into the HH extranet Summary for higher admins 2 x a year HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun prosessikuvaukset ja prosessien laatukriteerit