วิชาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. วิชาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการวิชาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อาจารย์อัญรัตน์ สุนทรโชติ

2. ข้อมูล (Data) • คือ ข้อเท็จจริงหรือ สาระต่างๆที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน การรวบรวมข้อมูลซึ่งจะต้องมีคุณสมบัติคือ มีความถูกต้องแม่นยำ เป็นข้อมูลที่ปัจจุบันทันต่อเหตุการณ์และความต้องการของผู้ใช้ มีความสมบูรณ์ของข้อมูล มีความชัดเจนกะทัดรัดเพื่อให้สื่อความหมายได้ง่ายอาจจะใช้เป็นรหัสย่นย่อก็ได้และสอดคล้องต่อความต้องการของหน่วยงาน หรือองค์การนั้นๆ ซึ่งข้อมูลเหลานี้ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที แต่เราต้องนำไปผ่านการประมวลผลจึงจะนำไปใช้ได้

3. สารสนเทศ (Information) • คือ ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว โดยขั้นตอนในการประมวลคือมีการรวบรวมข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลว่าข้อมูลนั้นจริงเท็จอย่างไร แล้วนำไปดำเนินการประมวลผลโดย ใช้วิการจัดแบ่งข้อมูล แบ่งเป็นกลุ่มๆตามประเภทและจัดเรียงข้อมูลเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและ สุดท้ายการคำนวณข้อมูล ซึ่งข้อมูลบางตัวนั้นอาจจะเป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลขจึงจะต้องมีการคำนวณเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สะดวกต่อการใช้งานและเป็นข้อมุลสุดท้ายที่ได้มานั้นดีที่สุด และหลังจากการประมวลผลแล้วนั้นเราก็ต้องจัดเก็บข้อมูล โดยอาจจะใช้การจัดเก็บลงเครื่องหรือสื่อบันทึกต่างๆ เพื่อจะได้ง่ายต่อการเรียกใช้งาน อีกด้วย

4. ระบบสารสนเทศ (Information System) • คือ ขบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่าวสารที่ เป็นประโยชน์สูง สุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลระดับบริหารขบวนการที่ทำให้เกิดข่าวสารสารสนเทศนี้ เรียกว่า การประมวลผลผลสารสนเทศ (Information Processing) และเรียกวิธีการประมวลผลสารสนเทศด้วยเครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology : IT)

5. เทคโนโลยีสารสนเทศ มีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ • 1. ระบบประมวลผล • 2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม • 3. การจัดการข้อมูล

6. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) • ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหารเพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่เราจะเห็นว่า MIS จะประ กอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ • 1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ • 2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

7. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ • เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานทั้งระดับองค์การและอุตสาหกรรม ธุรกิจต้องการระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ เพื่อการดำรงอยู่และเจริญเติบโตขององค์การ โดยที่เทคโนโลยีสารสนเทศจะส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบผลสำเร็จ และสามารถแข่งขันกับธุรกิจอื่นในระดับสากล เพื่อให้การทำงานมีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงต้องทำความเข้าใจถึงวิธีใช้งานและโครงสร้างของระบบสารสนเทศ สามารถสรุปส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ ได้ 3 ส่วน คือ • 1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็น MIS และช่วยให้ระบบสารสนเทศดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจำแนกเครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศไว้ 2 ส่วน คือ • 1.1 ฐานข้อมูล (Data Base) • 1.2 เครื่องมือ (Tools)

8. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(ต่อ)ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ(ต่อ) 2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล การที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องมีการจัดลำดับ วางแผนงานและวิธีการประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูล หรือสารสนเทศที่ต้องการ 3. การแสดงผลลัพธ์ เมื่อข้อมูลได้ผ่านการประมวลผล ตามวิธีการแล้วจะได้ สารสนเทศ หรือMIS เกิดขึ้น อาจจะนำเสนอในรูป ตาราง กราฟ รูปภาพ หรือเสียง เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภาพ จะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล และลักษณะของการนำไป ใช้งาน

9. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการคุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ 1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล 2. ความปลอดภัยของข้อมูล 3. ความยืดหยุ่น 4. ความพอใจของผู้ใช้

10. ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ • 1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ • 3. ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน • 4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา • 5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น • 6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

11. MIS คือ • การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์เป็นรายงานส่งต่อไปยังผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของผู้บริหารมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ การทำงานต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็น 4 ระบบย่อย ดังต่อไปนี้

12. 1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System) • หรือเรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยเป็นระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดำเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก เพื่อให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศมาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้อง

13. 2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ (Management Report System) • หรือเรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทำอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทำงานของระบบจัดออกรายงาน สำหรับการจัดการจะถูกใช้สำหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

14. 3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting System) • หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปรกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้าง (Semi-Structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nanostructure) ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหา ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ประการสำคัญของ DSS จะไม่ทำการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหา และประมวลสารสนเทศ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร

15. 4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System) • หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย (OIS ) จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุด หรือเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งว่า ระบบสารสนเทศสำนักงานมีวัตถุประสงค์ เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานในองค์การเดี่ยวกัน และระหว่างองค์กร รวมทั้ง การติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอก

16. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information Systems) • หรือที่เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ และความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะ

17. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information Systems) • ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร บางครั้งจะเรียกว่า ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System) หรือ ESS

18. คุณสมบัติของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารคุณสมบัติของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้การใช้งานของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเกิดประโยชน์ สูงสุด ดังนั้น ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี 1. สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์ 2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร 3. มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง 4. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน 5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร

19. ข้อดีของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารข้อดีของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร • 1. ง่ายต่อการใช้งานของผู้ใช้โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง2. ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งในเรื่องคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ3. ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ในเวลาสั้น4. ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน5. ประหยัดเวลาในการดำเนินงานและการตัดสินใจ6. สามารถติดตามและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

20. ข้อจำกัดของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารข้อจำกัดของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร • 1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน เนื่องจาก EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง2. ข้อมูลและการนำเสนออาจไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริหาร3. ยากต่อการประเมินประโยชน์และผลตอบแทนที่องค์การจะได้รับ4. ไม่ถูกพัฒนาให้ทำการประมวลผลที่ซับซ้อนและหลากหลาย5. ซับซ้อนและยากต่อการจัดการข้อมูล6. ยากต่อการรักษาความทันสมัยของข้อมูลและของระบบ7. ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล

21. ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System) • ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมให้ทั้งองค์การสามารถประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร โดยสามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตามหน้าที่ดังต่อไปนี้

22. ระบบสารสนเทศทางธุรกิจระบบสารสนเทศทางธุรกิจ • 1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน (Production and Operations Information System)5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)

23. ข้อมูลและสารสนเทศ • ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ อาจเป็นตัวเลขหรือข้อความที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงาน หรือที่ได้จากหน่วยงานอื่น ๆ ข้อมูลเหล่านี้ ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจได้ทันที จะนำไปใช้ได้ก็ต่อเมื่อผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว • สารสนเทศ (Information) นั้นคือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ย หรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่นการวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์ หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือตอบปัญหาต่าง ๆ ได้สารสนเทศ ประกอบด้วยข้อมูล เอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่าง ๆแต่จัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมายสารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเพียงตัวเลขเพียงอย่างเดียวเท่านั้น

24. คุณสมบัติของข้อมูล •        1. ความถูกต้อง • 2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน • 3. ความสมบูรณ์ • 4. ความชัดเจนและกะทัดรัด • 5. ความสอดคล้อง

25. การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ • 1.  การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ควรประกอบด้วย • 2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้ • 3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน

26. ตัวอย่าง 1 • ข้อความบนระเบียนประวัตินักเรียนด้านบนทำให้ทราบว่า เพชร แข็งขัน เป็นนักเรียนชาย เกิดวันที่ 12 ม.ค. 2525  ที่อยู่บนระเบียนประวัตินักเรียนจึงเป็นข้อมูล • ถ้ามีการนำข้อมูลเกี่ยวกับปีเกิดของนักเรียนทั้งโรงเรียนจากระเบียนประวัติไปแจกแจงตามปีเกิดดังนี้ • จำนวนนักเรียนที่ได้จากการแจกแจงข้อมูลตามปีเกิดจะเป็นสารสนเทศที่เกิดจากการนำข้อมูลไปทำการประมวลผล

27. ตัวอย่างที่  2   • ในการหาระดับคะแนนเฉลี่ยวิชาต่าง ๆ ของนักเรียนจะต้องเริ่มจากการหาระดับคะแนนของแต่ละวิชาของนักเรียนจากข้อมูลคะแนนของนักเรียนแล้วหาระดับคะแนนเฉลี่ยของนักเรียนจากข้อมูลที่เป็นระดับคะแนนแต่ละวิชา ซึ่งเป็นสารสนเทศจากการหาระดับคะแนน ดังแผนภูมิด้านล่าง

28. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กรส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร • 1. ระบบประมวลผลรายการ (TPS : Transaction Processing Systems)บางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลข้อมูล (DP : Data Processing Systems) ซึ่งเป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลเบื้องต้น เป็นการประมวลข้อมูลที่เป็นการดำเนินงานประจำวันภายในองค์ การประมวลข้อมูลในยุคก่อนที่จะมีการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้นั้น จะเป็นการประมวลผลที่กระทำด้วยมือหรือใช้เครื่องคำนวณช่วย ต่อมามีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลผลโดยเฉพาะในระบบธุรกิจเพื่อช่วยงานประจำ เช่น การสั่งซื้อสินค้า การจัดระบบสินค้าคงคลัง การทำบัญชีต่าง ๆ การทำใบเสร็จรับเงิน

29. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร(ต่อ)ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร(ต่อ) • 2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS : Management Information Systems)เป็นระบบที่ช่วยในการเตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงาน ผู้บริหารสามารถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับปัญหาแบบโครงสร้าง

30. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร(ต่อ)ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร(ต่อ) • 3. ระบบสนับสนุนการตัดสิน (DSS : Decision Support Systems)เป็นระบบที่เป็นการทำงานแบบกึ่งโครงสร้าง มีการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วและมีเอกลักษณ์เฉพาะตัว ทำหน้าที่ในการอำนวยความสะดวกในการจัดรูปแบบข้อมูลการนำมาใช้และการรายงานข้อมูลเพื่อที่จะใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจ ของผู้บริหารระดับต่าง ๆ

31. ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร(ต่อ)ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร(ต่อ) • 4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS : Office information Systems)เป็นระบบการจัดการสารสนเทศในสำนักงานโดยใช้อุปกรณ์ต่าง ๆ ในสำนักงาน เช่น อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) การส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ซึ่งประกอบด้วยอุปกรณ์ โมเด็ม (Modem) โทรศัพท์ เครื่องโทรสาร เครื่องถ่ายเอกสาร