Förberedelser

1. Beslut Förstudie Nyttovärdering Delprojekt (metadata, processer och administrativa rutiner) Avrop tillsammans med Sambruk Pilottester av system Ramavtal med Sambruk Förberedelser

2. Visioner dokument och ärendehantering Alla dokument ska dokumenthanteras i ett system d v s ta bort nuvarande filstruktur:

3. Gemensamt verktyg för processinriktat arbetssätt Förbättrade rutiner och beslut Documentum ska användas som ett generellt stöd för e-tjänster Ersätta nuvarande ärendehanteringssystem Alla dokument ska dokumenthanteras Förbättra och underlätta arkivering Documentum ska underlätta publicering Posthanteringen ska förenklas Mål

4. Sökmotor Utdata Indata Generellt arbetsflöde/e-ansökningar/ärendehantering Inkommande Dokument T ex: Post E-post E-ansökningar Interna Dokument T ex: Office Ritningar Kartor Ljud/bild E-post Dok i verksam- hetssystem Publicering: Indsidan Kommunens Hemsida Överföring Till andra Myndigheter: Shs, filöver- Föring etc Beslut/skriv- elser till Berörda Dokument- hanteringssystem Ärendehanteringsystem För nämnd Elektroniskt arkiv

5. Visioner dokument och ärendehantering Ett sånt system för att söka och spara dokument som t ex kan se ut så här för i spara/sökagränssnittet:

6. Det bästa system enligt vår utvärdering ”Billigt” i förhållande till prestanda Det enda som klarar ”riktig” dokumenthantering Generellt system för flödeshantering Generellt system för mottagning av e-ansökningar Möjlighet att byta ut mindre verksamhetssystem Automatisk digital arkivering och gallring Manuell eller automatisk publicering Varför ska vi köpa Documentum

7. Visioner dokumenthantering Ett nytt sätt att hantera dokument innebär bl a: Dokumenten finns bara i en version Dokumenten hittas snabbare än idag Dokumenten sparas snabbare än idag Lagringsutrymmet på kommunens filservrar kommer inte att fortsätta att öka Det kommer att bli lättare och snabbare att publicera dokument på webben Lokalkostnaden för arkivering kommer att minska Gallringen kommer att underlättas Rutiner och beslut kommer att förbättras Bättre möjlighet följa lagar regler och förordningar Ger möjlighet att bli en transparent myndighet

8. Tidsplan Office, e-post process, nämnd 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Office, e-post process, nämnd Pilot Införande Införande dokumenthantering alla dokument Införande processorienterat arbetssätt Publicering på webb Integrationer mot verksamhetssystem Ta emot e-ansökningar Skanning av inkomande post Utbyte av verksamhetssystem Digital arkivering

9. Nämndssekreterare/registratorer Handläggare med ärenden till nämnden Pilotgrupper Kontaktpersoner/eldsjälar Delprojektledare Delprojektdeltagare It-avdelningen Projektgruppen Berörda grupper

10. Nyttovärdering

11. Budget

12. Deltagande kommuner Skellefteå Jönköping Norrköping Umeå Norsjö Lycksele Delprojekt nämndsadminstration

13. Styrgrupp Nämndsprojektet Projektägare Teknikresurs Projektgrupp Ärende- hanterings- grupp Referens- grupp Införande- projekt Nämnds- projekt Kontakt-personer Pilotgrupp Pilot-grupper Pilot-grupper Pilot-grupper Del-projekt Del-projekt Del-projekt Pilot-grupper Pilot-grupper Pilot-grupper Projektorganisation

14. Projektet ska leverera en modul för kommunal nämndsadministration i Documentum i enlighet med den funktionsbeskrivning som överlämnats till Acando. Projektets resultat ska uppfylla de krav som finns i dokumentet ” Skellefteå kommun Ärendehanteringsprocesserna - Underlag till kravspecifikation”. Projektgruppen och referenskommunerna ska vara nöjda med den modul för nämndsadministration som tagits fram. Målsättning