讲座人：徐凤文

1. 讲座人：徐凤文 学习贯彻实施国家档案局8号令专题讲座

2. 《规定》分为正文和附件二个部分。正文共计15条。条文虽不多，但内涵深，外延大，复盖广。《规定》分为正文和附件二个部分。正文共计15条。条文虽不多，但内涵深，外延大，复盖广。

3. 《规定》阐明了其作用，对机关文件材料进行了定义，明确了机关文件材料的归档与不归档范围，确定了文书档案保管期限划分方法和要求，明确了执行范围和编制工作要求，提出了其他门类档案保管期限划分的依据，强调了档案行政管理部门应承担的责任，并对《规定》的生效日期和原有文件的废止作了具体规定。《规定》阐明了其作用，对机关文件材料进行了定义，明确了机关文件材料的归档与不归档范围，确定了文书档案保管期限划分方法和要求，明确了执行范围和编制工作要求，提出了其他门类档案保管期限划分的依据，强调了档案行政管理部门应承担的责任，并对《规定》的生效日期和原有文件的废止作了具体规定。

4. 一、《规定》发布实施的重要意义、主要变化 • 1、重要意义（1）《规定》体现了国家档案行政管理部门依法行政的意志

5. 《规定》以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力，具有强制性和权威性。反映了国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视，体现了国家档案行政管理部门的意志。提高了《规定》的法律地位和行政效力。《规定》以“国家档案局令”的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力，具有强制性和权威性。反映了国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分档案保管期限工作的高度重视，体现了国家档案行政管理部门的意志。提高了《规定》的法律地位和行政效力。

6. （2）《规定》将有力促进机关档案基础业务建设（2）《规定》将有力促进机关档案基础业务建设 • 《规定》的发布施行将有力促进机关档案基础业务建设。 • 《规定》的发布实施为各级机关依法开展文件材料范围和档案保管期限划定工作提供了重要保障。

7. （3）《规定》将有力推动国家档案资源建设 • 《规定》的发布施行将有力推动国家档案资源建设。 • 为确保国家档案资源的齐全完整并有效提供利用，各机关必须依照《规定》的要求，合理界定文件材料归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分档案保管期限，为将来档案移交进馆打下良好基础，确保国家档案资源建设的有序进行。

8. 2、主要变化（相对1987年颁布的两个业务文件）2、主要变化（相对1987年颁布的两个业务文件）

9. （1） 以往业务文件存在的几个不足方面 • 对反映维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够； • 某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档； • 某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确； • 档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段。

10. （2）新《规定》的主要变化和特点？

11. A.文件合二为一 • B.内容涵盖广 • C.改时段制为标时制 • D.坚持“以我为主”的原则 • E.充实新内容 • F.期限调整体现“以人为本”（如涉及公民权益的期限从长，针对外来文件期限从短；以前“两头小、中间大”的模式改变了） • G.改“备案制”为“审批制”

12. 二、贯彻、实施《规定》的程序、方法、要求 • 1、《规定》的实施范围、和实施时间

13. （1）实施范围（分为两类） • 执行范围的机关：各级党政机关和人民团体，具有行政管理职能的事业单位。 • 这些机关、单位必须按照《规定》的要求，在同级档案行政管理部门的监督指导下，编制本机关的文书档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审查同意后执行。

14. 参照执行范围的单位：军队系统、民主党派、企业事业单位。参照执行范围的单位：军队系统、民主党派、企业事业单位。 • 参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下，开展本单位的文书档案保管期限表编制工作。不须经同级档案行政管理部门审批。

15. 2、编制《文书档案保管期限表》的方法和要求2、编制《文书档案保管期限表》的方法和要求 • 《规定》第十五条 本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。 • 如果参照单位仍沿用原有规定，已没有相关的法规政策作依据了。

16. （1）、明确编制的对象 • 这次机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案，其他门类档案不在此次编制范围之内。 • 在具体编制过程中，应结合本机关工作实际，突出职能特色，不要照搬照抄。 • 各级机关制定本机关文书档案保管期限表应具有一表两用的功能，既包括机关文书材料的归档范围，也包括了机关文书档案保管期限的划分。

17. （2）明确编制体例 • 按机关内部各个工作部门一个一个地编制，最后形成一个总的归档范围和保管期限表。（提倡组织机构分类法） • 这种编制体例便于机关内部各个职能机构明确哪一类文书材料应该归档，归档的文书材料保管期限如何划分，促进机关公务人员注意做好平时文件材料的收集和积累工作，确保应归档文件材料的齐全完整。 • 便于机关档案人员掌握各内设机构文书材料的归档范围，监督和指导各内设机构做好平时文件材料的归档工作。

18. （3）把握编制方法 • A.深入实际、调查研究 • B.系统归纳、前后对照 • C.突出重点、逐项细化 • D.应对“重要”、“一般”、“业务”等进行细化 • E.界定属性、保证完整

19. 3、严格履行审批程序

20. （1）市直机关编制的文书档案保管期限表必须经本级档案局审查批准后才能具体执行，未经审查批准，不得擅自使用。（1）市直机关编制的文书档案保管期限表必须经本级档案局审查批准后才能具体执行，未经审查批准，不得擅自使用。 • （2）当新的机关文书档案保管期限表没有获得审批时，仍沿用原来的有关规定。 • （3）编制上报本机关或本系统的文书档案保管期限表时，应同时上报本机关“三定”方案或职能说明材料。 • （4）档案局对各机关上报材料的审批工作一般应实行“两审制”。

21. （5）具有垂直领导关系的机关、系统要有两个文书档案保管期限表，即本机关期限表和本系统期限表汇编。（5）具有垂直领导关系的机关、系统要有两个文书档案保管期限表，即本机关期限表和本系统期限表汇编。 • （6）垂直管理系统中的下一级机关，要根据本系统的文书档案保管期限表，结合本机关的实际，开展本机关文书档案保管期限表编制工作，编制完成的文书档案保管期限表报本系统上一级机关审批。 • （7）中央直属、省属单位只需向上一级机关档案部门审批，但同时应向市档案局备案。 （如：统计调查大队）

22. 4.哈尔滨市档案局开展此项工作的具体要求

23. （1）转发文件，明确规范 • （2）开展培训，掌握技能 • （3）审批一级，备案二级

24. A.重点加强指导，按要求及时完成报审 • B.所有市直单位及所属的二级单位，在两年内完成编制工作，该报批的报批，该备案的备案 • C.未按时完成报批、备案，将列入执法检查对象（《规定》是以“国家档案局令”发布，属部门行政规章，具有较高的法律效力） • D.要充分认识编制工作的意义，牢固树立“对历史负责”的观念

25. 三、《规定》有关业务问题的解释

26. 1、如何准确理解“机关文件材料”的含义? • 《规定》第二条明确指出：“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定。 • 从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、感光材料、磁性、电子等载体文件材料。

27. 2、机关文件材料归档范围包括哪些内容? • 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； • 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； • 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； • 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

28. 3、机关文件材料不归档范围包括哪些内容? • （1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； • （2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料; • （3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； • （4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料

29. 4、机关各种门类档案的保管期限如何界定？

30. A.根据《规定》第六条，文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，永久档案应向国家档案馆移交，定期保管的由本单位留存；（由于政府大楼内设立档案中心，取消了各单位编制档案室，我们规定移交档案包括30年保管期限的部分）A.根据《规定》第六条，文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年，永久档案应向国家档案馆移交，定期保管的由本单位留存；（由于政府大楼内设立档案中心，取消了各单位编制档案室，我们规定移交档案包括30年保管期限的部分） • B.定期分为30年、10年为基本划分法，单位也可根据需要另设期限档次，但不能标“定期”； • C.人事、科技、会计等其他门类仍沿用原有期限； • D.个别门类目前尚无出台期限表的，应参考新期限表设置。

31. 5、文书档案保管期限的划分

32. A.哪些划为永久保管 • 本机关制定的法规政策性文件材料； • 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； • 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； • 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； • 本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 本机关房产基建，土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； • 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； • 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

33. B.哪些划为定期保管

34. 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； • 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； • 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； • 本机关一般性事务管理文件材料； • 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

35. 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； • 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； • 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； • 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 （本机关是立卷归档的根本）

36. 6、文书档案保管期限的划分难点解释

37. （1）同一会议文件的期限划分 • •主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。 • •每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不能在保管期限的划分上同等对待。

38. （2）提案答复材料的期限划分 • •主要承办机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。 • •其他协办机关归档时可以定为30年。 • •人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久。

39. （3）上级检查、视察材料的期限划分 • •“重要的”、“一般的”判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。 • •党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的”； • •省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“一般的”。 • (但也有一些特殊情况)

40. （4）业务文件如何区分“重要和一般” • •业务文件材料涉及法规性、政策性、方针性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题； • •涉及基础性、常规性、技术性内容，属一般业务问题。

41. （5）代上级起草文件的期限划分 • •本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。 • •起草机关归档最后稿本，保管期限定为30年； • •上报的稿本可能有某些改动，也可能没有改动，最后由发文方或联合发文的主办单位定为永久保管； • •起草机关收到该文件的正式文本时，按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。 • 如：（哈尔滨市委办公厅、市政府办公厅《关于进一步加强新时期全市档案工作的意见》）

42. （6）证件办理、审批档案的期限划分 • •划分有效证件办理、审批过程中形成档案的保管期限，主要依据有效证件的有效时限。 • •20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管； • •20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，机关在归档时定为30年保管。 • •在划分机关在办理有效证件过程中形成的档案的保管期限时，既要以证件的有效期作为主要参考，同时要结合机关工作实际，合理确定档案保管期限。

43. （7）行政处罚、处分等工作文件“重要”和“一般”的期限划分 • •对行政处罚、行政复议中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料；对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。 • •行政处分形成的文件材料，对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。 • •国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。

44. （8）计划、总结、统计材料的期限划分 • •视机关主要职能而定，并不是机关所有年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档。 • •经济运行管理部门，对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料应该归档。 • •非经济管理部门一般只将本机关半年度工作计划、总结、统计材料纳入机关归档范围，保管期限定为10年；月度、季度工作的计划、总结、统计材料可不归档。

45. （9）评先、处分材料的期限划分 • •先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰、奖励的主办者行政区划级别、行政级别来划分的。 • •凡是县级(含)以上开展评先表彰活动，无论是本行政区域内综合表彰，还是行业系统表彰，形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管，其余的表彰材料保管30年。 • •对本机关有关人员受到党纪警告以上（严重警告）受到政纪警告以上（记过）处分人员的材料划为永久保管； • •对本机关有关人员受到党纪、政纪警告处分人员的材料划为30年保管。 • •对本机关有关人员受到通报批评的材料划为10年保管。

46. （10）纪检、监察方面材料的期限划分 • •“重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度和最终处理结果。 • •违规违纪的程度只达到受警告的处分条件，形成的相关综合性报告、调查材料就属“一般的”，其档案保管期限划定为30年。 • •违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件，形成的相关综合性报告、调查材料就属“重要的”，其档案保管期限界定为永久。 • •如果调查结论是查无实据，形成的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限可划定为10年。 • •机关年度纪检、监察工作综合性工作报告，归档时其保管期限划定为永久，年度以下的可划定为10年。

47. （11）党工团专项活动文件的期限划分 • •专项活动的重要性不仅要根据其规模，还要根据其影响力。 • •如各机关开展的“学习实践科学发展观”形成的阶段报告、总结都很重要。这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动，其文件归档时应划分为永久保管。

48. （12）信访材料的期限划分 • •机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，先决条件是来信来访是否有处理结果。如果没有处理结果，暂不归档。 • •如果有处理结果，文件材料在归档时要看是否有领导重要批示，据此来确定其档案保管期限。 • •“重要批示”是指对解决来信来访的明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计等。如有处理结果，归档时应划定为永久保管期限。 • •如是泛泛批示、圈阅等，就属“一般的”而非“重要的”批示，如有处理结果，机关归档时其档案保管期限一般划定为30年。 • •无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信、来访记录不必归档。

49. （13）机关产权方面文件的期限划分 • •主要看合同、协议的期限来界定保管期限 • •产权证、土地证一般定为永久

50. （14）财务会计决算的界定 • •1998年财政部与国家档案局合发的《会计档案管理办法》第十九条和附表二《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》中规定：“预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法”。 • •附表二中第十四项已将行政单位和事业单位决算文件纳入会计档案并定为永久保管，所以没有再将决算文件放在《文书档案保管期限表》中表述。 • •将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理，并划定为永久保管期限，这种做法也是允许的。