KEHITTÄVÄ VERTAISKÄYNTI - työväline laadunhallintaan

1. KEHITTÄVÄ VERTAISKÄYNTI - työväline laadunhallintaan Maarit Outinen Stakes, Alue- ja kuntapalvelut Kristiina Hellstén, Turun kaupunki Tupu Holma, Kuntaliitto

2. Asiakasarviointi1: palaute potilailta, omaisilta, palvelujen käyttäjiltä… Asiakasarviointi2: palaute tilaajilta, kumppaneilta, ostajilta… Ulkoinen arviointi (auditointi):riippu- mattoman tahon tai ostajan suorittamana Laadun arvioinnin muotoja Itsearviointi:henkilökohtainen, tiimin, työyksikön, organisaation Esikuva-arviointi:(Benchmarking) Sisäinen arviointi:organisaation toiminnan ja menettelytapojen sisäistä arviointia Vertaisarviointi:samaa alaa edustavien kesken Tupu Holma 2003

3. MILLOIN JA MIKSI VERTAILUJA? • Laadun kehittämisen ensi vaiheiden jälkeen organisaatiot alkavat kaivata "peiliä”: • mitä muut ovat tehneet? • mitä me voisimme oppia toisilta? • miten olemme onnistuneet?

4. ”PERINTEINEN” OPINTOKÄYNTI ? • usein tehoton, jää yleiselle tasolle • valmistaudutaan huonosti • ei arvioida, miten opittua • voidaan hyödyntää • omassa toiminnassa • ei anneta palautetta • ”isännille”

5. VERTAISARVIOINTI (Peer Review)? Samaan ammattiryhmään kuuluvien tai myös saman ongelman parissa työskentelevien kesken tapahtuvaa työn kehittämistä, jossa vertaisten muodostama ryhmä arvioi kriittisestija järjestelmällisestitoistensa toimintaa. Arviointi perustuu yleensä ennalta sovittuihin kriteereihin, mutta myös kokeneen kollegan ammattitaitoon. Arvioinnista seuraa suosituksiatoiminnan parantamiseksi. Tupu Holma 2003

6. ESIKUVA-ARVIOINTI (BENCHMARKING)?  hyvistä suorituksista oppimista  niminä myös: ennätystasovertailu, huippusuoritusten etsintä…..  verrataan oman toiminnan tehokkuutta, laatua ja työprosesseja parhaisiin kilpaili- joihin tai muihin kehityksen kärjessä oleviin organisaatioihin  vertailun avulla kehittämisessä nopein harppauksin eteenpäin Tupu Holma 2003

7. UUDEN (ARVIOINTI)TYÖKALUN • KEHITTÄMINEN? • helppokäyttöisen ja edullisen työkalun tarve • tehokkuutta opinto- ja tutustumiskäynteihin • seuraava askel itsearvioinnista kohti ulkoisen kumppanin hyödyntämistä • miten toteuttaa yhteistä kehittämistä?

8. MALLIN KEHITTÄMINEN • Kuntaliiton LASSO2 –hankkeessa kokeiltiin • erilaisia erilaisia arvioinnin työkaluja, mm. • vierailuja • tutustuminen (niukkaan) kirjallisuuteen • lisäideoita Hollannista (practice visit; • visitatie-menetelmä) • mallin arviointiseminaari Kuntaliitossa11/2002 • v. 2003 pilottiprojekti Stakesissa mukana • 91hyvin erilaista organisaatiota • malli julkaistiin Stakesin LaatuPalassa • 1/2003 ja vapaasti kaikkien kokeiltavissa • opas mallista ilmestyi 10/2004

9. YKSINKERTAINEN MALLI - KEHITTÄVÄ VERTAISKÄYNTI = samaan ammattiryhmään kuuluvien, samanlaisten työyksiköiden tai saman ongelman/työalueen parissa työskentelevien kesken tapahtuvaa työn kehittämistä, jonka keskeinen osa on vierailukäynti

10. Kehittävän vertaiskäynnin prosessi VALMENTAUTUMINEN JA SUUNNITTELU YHDESSÄ VERTAIS-KUMPPANIN KANSSA VERTAIS-KUMPPANIN VALINTA VIERAILU- KÄYNTI/ -KÄYNNIT KÄYNNIN JA SEN ANNIN ARVIOINTI SEKÄ PÄÄTELMÄT HYÖDYNTÄMISESTÄ OMASSA TYÖSSÄ RAPORTOINTI OPPIMINEN, KEHITTYMINEN, KEHITTÄMINEN, MUUTOS

11. MIKÄ OMINAISTAKEHITTÄVÄLLE VERTAISKÄYNNILLE? • suunnitelmallinen ja tavoitteellinen vierailukäynti • oman toiminnan peilaaminen vertaiskumppaniin • tiedon hankkiminen keskustellen, havainnoiden ja • käyttäen apuna ennalta sovittuja kysymyksiä tai • muita kriteereitä • välitön palaute vertaiskumppanille • käynnin jälkeen oman toiminnan kehittämistarpeiden • arviointi, selkeät parannusehdotukset ja niitä • koskevat päätökset toiminnan parantamiseksi • Vertaiskäynti ei ole arvosanan tai lausunnon antamista kumppanin toiminnasta!!!

12. KEHITTÄMISEN JA ARVIOINNIN KOHTEENA • hoitokäytäntö, toimintaprosessi, työtapa • laatukriteeri tai hyvän hoidon kriteeri ja • sen toteutuminen • laatu- tai muut ongelmat työssä • potilasasiakirjat tai muut dokumentit tai • dokumentointikäytäntö • hoidon tulokset (tilastot, tunnus- ja • vertailuluvut ym.) • laadunhallintajärjestelmä = lähes mikä tahansa kehittämistä kaipaava asia!

13. KEHITTÄVÄ VERTAISKÄYNTI -TOIMINTAMALLIN SOVELTAMINEN • Yksipuolinen vierailukäynti • Vastavuoroinen vierailukäynti • Monenvälinen vierailukäynti • Muunlaiset vierailut

14. Vertaiskäynnin tekeminen noudattaa PDCA -ympyrää 7. Johtopäätökset ja tulevaisuuden suunnitelmat: (löytyykö uusia vertaiskohteita ja lisää opittavaa?) 1. Valitse kohde (mitä halutaan vertailla, mihin tarvitaan peiliä?) 2. Selvitä nykytilanne: (itsearviointia: miten meillä kyseinen asia toimii) A act P plan 6. Ryhdy toimiin: valmenna, vakiinnuta (istutetaan uudet ideat käytäntöön) 3. Analysoi syitä, määrittele, mitä tehdä: (tarve saada tietoa, miten muilla asia hoituu) C check D do 4. Toteuta korjaava toimenpide, järjestä tarvittava koulutus tai valmennus (vertaisarviointikäynnin suunnittelu ja toteutus) 5. Tarkista vaikutukset: mitä opimme, voisimmeko parantaa toimintaamme? Tupu Holma 2003

15. KOKEMUKSET MALLISTA • + yksinkertainen ja helppo käyttää • + ei vaadi valmennusta tai koulutusta • + tsekkilista on hyödyllinen • + sai uusia ideoita • + tukee verkostojen rakentumista • vaikeinta rajata aihe ja pitäytyä • valitussa arviointikohteessa

16. MIKSI KEHITTÄVÄ VERTAISKÄYNTI VÄLINEEKSI LAADUNHALLINTAAN?  yhdessä vertaisten kanssa tekeminen  uudet oivallukset puolin ja toisin  helppo toteutettavuus  kimmoke dokumentointiin ja tiedonkeruuseen  auttaa pohtimaan omaa työtä  rohkeutta kertoa omasta työstä muille  tekee toimintaa näkyväksi  ulkopuolisin silmin voi tunnistaa ’sokeita pisteitä’

17. MIHIN PALAUTE VAIKUTTAA?(ns. Joharin ikkuna)

18. A C A C B D D B PALAUTTEEN MERKITYS PALAUTETTA SAAMATON YKSIKKÖ PALAUTETTA HYÖDYNTÄVÄ YKSIKKÖ

19. KEHITTÄVÄN VERTAISKÄYNNIN MALLI (1)oppaassa alkaen sivulta 17 VERTAISKUMPPANIN VALINTA • tarkoituksen täsmentäminen itselle: mihin halutaan tutustua, mihin tarvitaan peiliä • yhteydenotot ja sopiminen (sisältö, järjestelyt) VALMENTAUTUMINEN JA SUUNNITTELU YHDESSÄ VERTAISKUMPPANIN KANSSA • käynnin yksityiskohtaisimpien tavoitteiden kirkastaminen: mihin asioihin halutaan tutustua ja miksi? • vertailtavan kohteen tarkempi määrittäminen ja kuvaaminen (hoitokäytäntö esim.) • itsearviointi: miten tämä meillä toteutuu • vertaiskäynnin suunnitelma: - aikataulu, työnjako ym. - myös muistilista käyntiä varten (kriteerit, kysymykset tms)

20. KEHITTÄVÄN VERTAISKÄYNNIN MALLI (2) KÄYNTI • alussa käynnin tarkoituksen täsmentäminen ja kulusta sekä aikataulusta sopiminen • keskustelu, kysymykset, havainnointi ym. arvioitavasta kohteesta muistilistan, kysymysten tai kriteerien pohjalta • palautteet ja ensipäätelmät puolin ja toisin KÄYNNIN ARVIOINTI • itsearviointi: mitä opimme, mitkä asiat vahvistivat omia käsityksiä, mikä meillä on vahvaa, mitä kehitettävää löytyi • näkemykset ja arviot myös vertaiskumppanin toiminnasta • pohdinnat ja sopiminen, miten käynnin antia hyödynnetään omassa työssä • parantamissuunnitelman laatiminen

21. KEHITTÄVÄN VERTAISKÄYNNIN MALLI (3) RAPORTOINTI • raportointi: kuvataan faktat (kuka kävi kenen luona ja miksi) sekä käynnin kulku, kirjataan tehdyt arvioinnit ja päätelmät sekä sovitut parannukset ja kehittämistoimet vastuuhenkilöineen • lähetetään raportti myös vertaiskumppanille ja omaan organisaatioon OPPIMINEN, KEHITTYMINEN, KEHITTÄMINEN, MUUTOS • toteutetaan sovitut parannukset omassa toiminnassa • vakiinnutetaan ja jalkautetaan käynnin tulokset arkityöhön • seurataan, mitä on tapahtunut vertaiskäynnin hyödyntämisessä esim. itsearvioinnin yhteydessä • arvioidaan uusien tutustumiskäyntien tarve, etsitään vertaiskumppaneita ja luodaan yhteistyöverkkoja