Guía para configuración de cuenta en Red de Proveedores Ariba

1. Guíapara configuración de cuenta enRed de Proveedores Ariba Julio 2012

2. Agenda de la sesión Objetivo de la sesión • Reglas del juego para la sesión Nueva forma de vender a Posadas • Summas • Beneficios Nueva plataforma tecnológica • Beneficios de la nueva plataforma • Cómo transaccionar con Ariba • Programa de Membresía

3. Agenda de la sesión Siguientes pasos  • Configurar su cuenta en la red de proveedores de Ariba • Confirmación del proveedor de la configuración de su cuenta a SUMMAS. • Calendario fecha de arranque • Contactos disponibles • Material a recibir

4. Summas nueva forma de vender a Posadas ¿Qué es Summas? Es una empresa filial de Posadas especializada en el abastecimiento a hoteles operados por Posadas, a áreas corporativas y a empresas filiales de Posadas. Asume los roles de negociación y abastecimiento de bienes y servicios para todos los hoteles y empresas subsidiarias de Posadas. Beneficios • Negociaciones por volúmenes consolidados • Creación de sinergias Posadas-Proveedores • Una sola cara para la negociación • Seguimiento corporativo de implantación y ejecución de las negociaciones

5. Nueva plataforma tecnológica En Posadas sabemos lo importante que son las relaciones con nuestros proveedores, por ello, hemos implementado una plataforma de tecnología que nos ayudará a agilizar nuestros procesos de compras y abastecimiento • Ariba es la Plataforma tecnológica elegida por Summas para agilizar la interacción entre usuario y proveedor en la ejecución de compras. • Ariba, Inc. es el proveedor líder que brinda soluciones a los negocios de comercio. Ofrece todo lo necesario para controlar los costos, aumentar las ventas, minimizar los riesgos así como mejorar el flujo de caja y operaciones. Más de 730,000 empresas, incluyendo más del 80% de las empresas Fortune 100 (Bestbigcompaniestoworkfor), utilizan las soluciones de Ariba para impulsar de manera más eficiente y eficaz el comercio inter-empresarial.

6. Nueva plataforma tecnológica • Beneficios básicos: • Facilita el proceso de concurso, selección de productos y proveedores, al realizar este proceso en línea • Agiliza la recepción y confirmación de Órdenes de Compra electrónicamente. • Mayor proyección de artículos o servicios para clientes potenciales • Actualización de catálogos y precios de manera simultánea con procesos de autorización en línea y uso de catálogos con códigos internacionales

7. Cómotransaccionar en Ariba • Registro de proveedor • Configuración de cuenta • Programa de Membresía del Proveedor (Supplier Membership Program) • Información de Contacto

8. Secciones • Registro de Proveedor • Configuración de Cuenta

9. 1 Recibió una carta de bienvenida vía correo electrónico. Active Su Cuenta de Producción 2 http://supplier.ariba.com • Ésta es la dirección que utilizará para acceder a su cuenta. Accese a su Cuenta Ariba SN de producción. • Su cuenta de producción se activará automáticamente. • Si no puede encontrar su usuario o contraseña, por favor utilice la liga “¿Olvidó su contraseña?” y “¿Problemas en la cuenta?” o llame al Servicio de Asistencia al (01 55) 5326-6962. 3

10. Registro de usuario Configuración de Cuenta ASN para proveedores El primer paso es confirmar que se haya recibido el correo por parte de Grupo Posadas (Summas) en el cual viene una serie de instrucciones y explicación breve de los beneficios de utilizar Ariba Supplier Network (ASN) como plataforma tecnológica. Es importante conocer que el correo electrónico (por ej. juan@empresa.com) al que fue enviada la carta quedará como el usuario administrador de la cuenta. 1 • Sobre la carta dar clic en la liga “Haga clic aquí” con la finalidad de registrarse en ASN. • Esta es la liga en la carta.

11. 2 Configuración de Cuenta ASN para proveedores • Al haber dado clic se abrirá la siguiente página en la cual es necesario dar click en “Regístreseahora”

12. 3 Configuración de Cuenta ASN para proveedores • Es necesario registrar los datos de la empresa que hagan falta y en medida de lo posible detallar la información solicitada por cada campo sea o no mandatorio (Los mandatorios son los marcados con *). Al terminar de llenar los campos dar clic en el botón “Continuar”

13. 4 Configuración de Cuenta ASN para proveedores •   Enseguida es necesario registrar los datos de “Información de cuenta del usuario” tales como: Al terminar dar clic en el botón “Continuar”

14. 5 Configuración de Cuenta ASN para proveedores •   Revisar que la información ingresada sea la correcta, al final se deben aceptar los términos y condiciones que se establecen en la relación a través de ASN entre el proveedor y Summas. Dar clic en “Continuar”

15. 6 Configuración de Cuenta ASN para proveedores A partir de este paso el proveedor/usuario debe llenar los campos de cada sección que se indica por debajo de la barra de avance porcentual:

16. Configuración de Cuenta ASN para proveedores Dentro de la configuración se tendrá la oportunidad de editar la información previamente introducida en el registro del usuario, así como la información referente a la empresa como: -Logo -Giro de la empresa -Productos o servicios que ofrece -Certificaciones que tenga la empresa  Dentro de la configuración se puede observar cuáles son los campos pendientes para lograr el 95% de la configuración (5% del DUNS opcional) ya que se encuentran señalados mediante un número entre paréntesis, el número va de acuerdo a los campos pendientes por llenar.  A continuación se muestra un ejemplo:

17. Información del • Administrador • Su nombre de usuario se utiliza para acceder a su cuenta (si lo cambia, recuerde utilizar su nuevo nombre de usuario para acceder). • En caso necesario, Actualice su dirección de correo electrónico. • En caso necesario, Actualice el Nombre y la Información de Contacto. Configuración de Cuenta ASN para proveedores

18. Enrutamiento de pedido electrónico Es necesario configurar las opciones de enrutamiento de pedido referente a las órdenes de compra que su comprador solicite a través de ASN. En el menú principal dar clic en “Administración” y posteriormente seleccionar “Configuración” En la siguiente pantalla se deben seleccionar para “Configurar” las secciones: “Perfil Básico”, “Notificación por correo electrónico” y “Enrutamiento de pedido electrónico”. NO CONFIGURAR “Perfil Advantage” ya que este genera una cuota adicional.

19. Enrutamiento de pedido electrónico En esta pantalla es necesario configurar el medio electrónico por el cual el proveedor desee recibir las notificaciones las órdenes de compra solicitadas por el cliente (Summas). Los métodos disponibles incluyen :Correo electrónico, Fax, En línea,cXML , EDI. Nota: La Selección “En línea” envía la orden de compra a su Bandeja de Entrada, pero no envía una copia adicional a su fax o correo electrónico. Al seleccionar alguno de los otros métodos, se le envía una copia a su bandeja de entrada adicional a la copia enviada por el método de enrutamiento seleccionado (como correo electrónico, fax, cXML o Sistema EDI).

20. Enrutamiento de pedido electrónico Si selecciona como Método de Enrutamiento la opción de Correo electrónico, puede incluir hasta 5 direcciones de correo para recibir las órdenes de compra. Si utiliza más de una dirección de correo, recuerde separarlas por medio de una coma. Ejemplo: soporte_proveedores@posadas.com, proveedor1@proveedor.com.mx.  Al finalizar da clic en el botón

21. Ingrese a la página de AYUDA para más información sobre el Enrutamiento de pedidos Enrutamiento de pedidos Seleccione como recibir sus transacciones. • Los métodos disponibles incluyen correo electrónico, fax, En línea, cXML o EDI. Por favor considere: La Seleccion “En línea” envía la orden de compra a su Bandeja de Entrada, pero no envía una copia adicional a su fax o correo electrónico. Al seleccionar alguno de los otros métodos, se le envía una copia a su bandeja de entrada adicional a la copia enviada por el método de enrutamiento seleccionado (como correo electrónico, fax, cXML o Sistema EDI). • Para enrutar vía correo electrónico: • Seleccione “Incluir documento en el mensaje del correo electrónico”. (se adjunta la orden de compra, pero hay que accesar a la cuenta de cualquier manera). • Utilice un correo no personalizado o un listado de distribución como ordenes@proveedorxyz.com. • Para evitar que la Red de Proveedores Ariba falle en entregar órdenes enviadas a correos electrónicos que respondan con un mensaje de “Ausente de oficina”, asegúrese de que “Ausente de oficina” aparezca en el mensaje de respuesta automática. Consulte la Guía de Manejo de Cuenta de la página de AYUDA para más información. • Para otros tipos de órdenes/pedidos: • Seleccione “Igual que nuevos pedidos de catálogo sin adjuntos” o configúrelos de acuerdo a su preferencia. • Especifique un método para enviar Documentos de Respuesta al Pedido (Confirmaciones y notificaciones de embarque). • Especifique un Usuario para recibir notificaciones de entrega fallida.

22. Alertas por Correo Electrónico y Notificaciones Para configurar las notificaciones que el usuario desea recibir a través de su correo electrónico selecciona “Configurar” de la sección “Enrutamiento de pedido electrónico” como se muestra enseguida:

23. Alertas por Correo Electrónico y Notificaciones En esta pantalla el usuario define qué tipo de alertas se envíen por correo electrónico así como la situación por la cual deberían enviarse. Al final dar clic en

24. Confirmación de configuración de cuenta modo Productivo. En la siguiente pantalla se podrá validar el número de identificación de Ariba Network (ANID) así como el nombre del usuario, al finalizar dar clic en “Completado” Resultado: Ha configurado su cuenta ASN en modo productivo.

25. ¡Su cuenta de Producción está completa! Configuración de la Cuenta de Producción Ustedesresponsableporlassecciones antes mencionadas en suCuenta de Producción. Puederegresar a éstassecciones en cualquiermomento a fin de mantenerlasactualizadas: • Verifique la Información de suCuenta y el perfil de suCompañía. • ActualicesuInformación de Contactos. • Actualicesuspreferencias de enrutamientode pedidos. • Actualice la información de suadministrador de cuenta. • ActualicesuconfiguraciónpararecibirNotificaciones.

26. Registro de proveedor Ingrese su Nombre de Usuario y Contraseña y dé click en Inicio de sesión.

27. Ariba Supplier Membership Para mayor información, visite la página del Programa de: Membresía de Proveedor (Supplier Membership Program) http://www.ariba.com/suppliermembership/spa/index.cfm.

28. CuotasAriba del Supplier Membership Program http://www.ariba.com/suppliermembership/spa/index.cfm.

29. Pago del Programa de Membresía de Proveedores http://www.ariba.com/suppliermembership/spa/index.cfm. Pagará una vez alcanzados los límites a los que se aplica un cargo tanto del volúmen de transacciones como de las relaciones comerciales. Estos límites son los siguientes: Cinco documentos al año. Se entiende por documentos el número de pedidos de compra. No tiene que pagar por confirmaciones de pedidos, notificaciones previas de envío y otros documentos. Un volumen de transacciones anual de $50,000 USD. Se entiende por volumen de transacciones el valor monetario de los negocios cuya transacción se ha realizado en la red Ariba ("la Red"). Calculamos este volumen de acuerdo a los pedidos de compra recibidos. Tenga en cuenta que en más del 70% de las relaciones comprador-proveedor de la Red, las transacciones anuales no superan éstos límites. Cálculo de cuotas Las cuotas se calculan como un pequeño porcentaje (0.155% o 15 ½ centavos por pedido de compra de 100 USD) de las transacciones procedentes de relaciones que superan el límite establecido. Ariba analiza la actividad de los 12 últimos meses de cada una de sus relaciones con transacciones el primer día de cada mes para determinar si ha traspasado ambos límites a los que se aplica el cargo. Si es así, se considera que la relación debe cobrarse y se genera una notificación de pago. La fecha de notificación se convierte en su fecha de renovación. Aquellas relaciones de clientes con menos de cinco documentos al año o un volumen de transacciones inferior a 50.000 USD al año estarán exentas del pago de las cuotas, independientemente de cuántas relaciones con clientes de bajo volumen se tengan en la Red.

30. Pago de Programa de Membresía a Ariba • Cuota de pago de membresía, aplica a partir de 5 transacciones (Órdenes de Compra) y con un monto igual o mayor a 50,000 USD anualmente, una vez cruzado el umbral, la facturación se hace trimestralmente. • Cuota de pago equivale a 0.155% del monto de compra • ($650,000 = $1,008.00 y $1,950,000.00 = $3,023.00) • El pago lo hace directamente el proveedor a Ariba; Summas-Posadas no intervienen en este pago. • Facturación: • RFC o Tax ID de Ariba   77-0439730   • Razón social Ariba, Inc. • Domicilio como aparece en la factura • Ariba, Inc. • P.O. Box 642962 • Pittsburgh, PA. 15264-2962 • UnitedStates

31. Ejemplos de pago de Programa de Membresía

32. Ejemplos de pago de Programa de Membresía

33. Ejemplos de pago de Programa de Membresía • Los honorarios de tecnología son aplicados siempre que el proveedor reciba una factura por los Servicios de Transacción de Red (NTS), al llegar a 5 documentos y al volumen de 50,000 USD. • Si el proveedor carga un catálogo CIF por la Red de Ariba, sólo se le cobrará la cuota de tecnología por 495 USD si recibe una factura de Servicios de Transacción de Red. • Ejemplo 1:El proveedor carga un catálogo CIF por la Red de Ariba, tiene 4 transacciones y el volumen es de 25,000 USD.En este caso no existiría facturación. • Ejemplo 2:El proveedor carga un catálogo CIF por la Red de Ariba, tiene 7 transacciones y el volumen es de 55,000 USD. Este usuario recibirá factura por el uso de tecnología y por Servicios de Transacción de Red (NTS).

34. Ejemplos de pago de Programa de Membresía • El proveedor también puede tener cargo cuando renueva su suscripción pero no llegan al volumen. • Ejemplo 1: un proveedor superó el volumen el año pasado, pero este año no lo hace y si utiliza catálogos CIF. El proveedor recibirá el cargo por tecnología utilizada, pero no por el .155 % sobre el volumen de transacciones.

35. 2013 2012 2011 J J J F F F M M M A A A M M M J J J J J J A A A S S S O O O N N N D D D Las barreras se cruzan al cabo de 5 meses (5 documentos, 50,000 USD). El proveedor recibe una factura de 77 USD (0,155%). Esta factura miraría atrás doce meses, pero en este caso solo hay 5 meses. La factura subscribe al proveedor para los próximos 12 meses. Agosto 1, 2011 se convierte en el Master Anniversary Date Proveedor crea la cuenta SMP – Ciclo de facturación Anual. Ejemplo Proveedor intercambia 50,000USD cada mes Si las barreras se cruzan otra vez durante los últimos doce meses en el Master Anniversary Date el proveedor recibirá una nueva factura. Si el volumen de transacciones se mantiene a 10,000 USD por mes, la próxima factura será de 170 USD. Las barreras se cruzan otra vez al cabo de 4 meses (5 doc, 50,000 USD). El proveedor recibe factura por 77 USD. La nueva anniversary date se establece en Diciembre 1, 2013. La factura se basa en los últimos 12 meses. El proveedor recibe la factura para SMP cada año en el mismo Anniversay Date. Si las barreras no se cruzan (como en este ejemplo), el proveedor no recibirá factura para el Servicio de Transacciones en Red, pero se le ofrecerá un paquete opcional.

36. 2012 2013 2011 J J J F F F M M M A A A M M M J J J J J J A A A S S S O O O N N N D D D Las barreras son cruzadas al cabo de 5 meses (5 doc, 50,000USD). Agosto 1, 2011 se convierte en el Anniversary Date. Así el proveedor será facturado en los próximos cuatro trimestres. El proveedor recibe la primera factura basada en los últimos tres meses, 46 USD Proveedor intercambia 10,000 USD por mes. Proveedor crea la cuenta SMP – Ciclo facturación trimestral– Relaciones calificadoras después de Septiembre 2011Ejemplo 1 2 Las barreras son cruzadas otra vez al cabo de un año. Esto subscribe al proveedor para los próximos 12 meses. Agosto 1 2012 es la fecha de renovación. Esto quiere decir que el proveedor será facturado en los próximos 4 trimestres. El proveedor recibe la primera factura basada en los últimos 3 meses, 46 USD. El proveedor deja de comerciar. Factura trimestral será de 0 USD El proveedor es facturado cada mes basado en los tres últimos meses de actividad. Si el volumen se mantiene constante a 10,000 USD por mes, cada trimestre recibirán una factura de 46USD 3 4 1 2 Las barreras se cruzan 4 meses después de la anniversary date original. El proveedor recibe factura basada en los últimos 3 meses, 46 USD. La nueva anniversary date se establece como el 1 Diciembre. Si las barreras no se cruzan de nuevo durante los próximos doce meses, no habrá cuotas para los próximos trimestres hasta que el proveedor cruze las barreras de nuevo. El sistema vuelve a comprobar las barreras en la fecha de renovación. Si las barreras no han sido cruzadas en los últimos 12 meses, el proveedor no recibirá factura para el Servicio de Transacciones en Red, pero se le ofrecerá un paquete opcional. 1 3 4

38. Soporte Ariba En la página principal, dé click en AYUDA. Desde aquí puede consultar Documentación y tutoriales de la red de Proveedores de Ariba. o Puede elegir Póngase en contacto con el Servicio de Asistencia.

39. Flujo General de una Compra

40. Compras con proveedores en Ariba

41. Notas

42. Administración de las Órdenes de Compra 1 La pestaña “Inbox” en Ariba SN despliega una lista de las Órdenes de compra que ha recibido por cliente. Dar click en el link de la columna Order Number para ver los detalles. En la opción “Help” podrá encontrar definiciones de los encabezados desplegados. Dar click en este ícono para diferentes formas de visualización.

43. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra Seleccionar la pestaña “Bandeja de entrada” y revisar la lista de órdenes de Compra en la bandeja, verificar que de inicio el estado del pedido sea “Nuevo”. 1 Para confirmar la orden de compra seleccionarla marcando el círculo sobre el renglón correspondiente. Dar click en el botón “Crear” y seleccionar “Confirmación" 2

44. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra Seleccionar el tipo de confirmación, que puede ser completa o parcial y revisar la orden de compra, si los datos son correctos dar click en “Siguiente” 3

45. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra 4 En la siguiente pantalla se requiere que se llene el campo “Fecha estimada de entrega”, una vez llenado dar click en el botón “Siguiente”

46. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra En esta pantalla se debe revisar la confirmación del pedido, una vez que se confirme que todo está de forma correcta, da click en el botón “Enviar” 5

47. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra 6 Enviada la confirmación de la orden de compra, dar click sobre el número de órden de compra para revisar que el status se encuentre en “Confirmado” por el total de unidades indicadas. Resultado: Ha confirmado una orden de Compra

48. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra Parcial Si requiere confirmar sólo una cantidad específica de artículos del total de artículos de la orden de compra, es decir confirmar parcialmente la órden de compra Seleccione la opción de “Actualizar con estado diferente (Confirmar/Pedido retrasado/Rechazar)” y de click en el botón “Siguiente” 1

49. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra Parcial En esta pantalla se debe especificar la cantidad de artículos por categoría de artículo a confirmar así como los artículos con cierto retraso. Ejemplo de 19 piezas solicitadas de un artículo en específico sólo se confirman 10 y 9 están en retraso. 2

50. Ejemplo de Confirmación de Órdenes de Compra Parcial 3 Si es necesario detallar el motivo del retraso, de click en el botón “Detalles”, enseguida completar los datos de: “Fecha estimada de entrega” tanto para el pedido retrasado como para el pedido confirmado. De igual manera es posible agregar comentarios adicionales.