Управление операциями проекта

1. КафедраМатематики и моделирования Преподаватель: Луговой Роман Анатольевич Управление операциями проекта

2. Основы Управления Проектами Высшая школа менеджмента

3. «Проект — отдельное предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий его реализации» (Германия); PMBOK: «Проект — это временная деятельность, с некоторыми исходными данными и определенными целями, предпринятая для достижения этих целей». Что такое «Проект» 3

4. Признаки проекта Уникальное координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий; Направленность на достижение целей, конкретных результатов; Ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом. 4

5. Деятельность рассматривается в виде проекта, если она: направлена на цель, достижение которой зависит от координации выполнения взаимосвязанных действий; в определенной степени неповторима и уникальна; имеет ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом, а ограничения по финансовым, материальным и трудовым ресурсам имеют особое значение в процессе выполнения комплекса работ; имеет комплексный характер, определяющий эффективность управления. 5

6. Проект — процесс перехода системы из одного состояния в другое • Ограничения: • финансовые • нормативно-правовые • этические • логистические • время • уровень качества • косвенные воздействия В Х О Д потребности В Ы Х О Д удовлетворенные потребности ПРОЕКТ • Обеспечение: • люди • знания и опыт • инструменты и техника • технология • ресурсы 6

7. 7

8. Управление проектами. Проектный менеджмент. Управление проектами — методология, основанная на системном подходе к проекту как к деятельности, направленной на реализацию специфических целей и решение конкретных задач, результаты которых выражаются в терминах: времени; затрат; производительности (качества результата). «Проектный треугольник» 8

9. Проектный треугольник Эксплуатационные качества Эксплуатационные качества Цель Цель Привлекательность по времени Привлекательность по времени Привлекательность по затратам Привлекательность по затратам 9

10. При внесении изменений в один из этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие Проектный треугольник (2) 10

11. Управление проектами деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях ресурсов (временных, финансовых и других) и качестве конечных результатов проекта. 11

12. Операционная деятельность и проект – в чем разница? Операционная деятельность состоит из постоянного повторения одних и тех же операций с целью производства одного и того же продукта (или предоставления одной и той же услуги) Примеры: серийное производство кефира продажи типовых продуктов бухгалтерские операции т.д.

13. В чем разница? Операционная деятельность Плохо справляется с изменениями • Привычные результаты • Устоявшиеся бизнес-процесы • Отсутствие риска • Постоянный штат • …. Проектная деятельность • Уникальные результаты • Ограниченный срок • Большое кол-во рисков • Одна команда – один проект • …. Инструмент для реализации изменений

14. УП vs. функциональное управление (1) Процесс управления изменениями исходного состояния любой системы. Системный подход к решению задач. Однократная (не циклическая) деятельность. Существует столько времени, сколько необходимо для получения конечного результата. Опирается на проектного менеджера (менеджера проекта). 14

15. Более (по сравнению с традиционными) «временный» характер организаций, ориентированных на результат Широкое использование работников, не входящих в штат компании (консультанты, субподрядчики и т.п.) для решения специальных задач Использование локальных (разовых) процедур, планов, стандартов УП vs. функциональное управление (2) 15

16. Акцент на профессионализм участников проектов (управление людьми) Непрерывное появление новых методических инструментов Отказ от традиционных подходов по принципу «это было в прошлый раз» Своевременное наполнение проекта достаточными ресурсами УП vs. функциональное управление (3) 16

17. Проект и организация Проект – механизм, посредством которого организация изменяется, развивается и растет. Проект должен соответствовать текущей деятельности организации; будущему организации(или быть его частью); стратегии (каково соответствие целям организации). 17

18. Стратегия Стратегия – план по достижению целей. Программы и проекты. Программы состоят из проектов. Программа освоения региона БАМ: проект реконструкции БАМ проект разработки карьера по добыче каменного угля проект бурения скважин для добычи газа 18

19. Цель и стратегия проекта Миссия – генеральная цель; четко выраженная причина существования проекта. Статус и ориентиры для определения целей следующих уровней, стратегий на различных организационных уровнях. Стратегический анализ, разработка и выбор стратегии, реализация стратегии. 19

20. Управление проектами позволяет успешно реализовывать стратегию; повысить гибкость организации при изменениях внешней среды; осуществлять как отдельные проекты, так и программы имея целостную картину состояния всех проектов, вне зависимости от качества управления и менеджера, управляющего проектом; отслеживать взаимосвязи между проектами и распределять ресурсы в соответствии с приоритетами, осуществлять оптимизацию использования всех ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта и оптимизировать финансовые потоки по проектам. 20

21. Базовые понятия УП Окружение (среда) – внутренние и внешние компоненты, учитывающие экономические, политические, социальные, технологические и др. факторы Результат (достижение цели) Менеджер проекта Команда проекта Участники проекта Задачи и функции

22. Базовые понятия УП Управляемые параметры Объемы и виды работ по проекту Стоимость, издержки, расходы по проекту Временные параметры (сроки, продолжительности и резервы выполнения) работ, этапов, фаз проекта, а также взаимосвязи между ними Ресурсы и ограничения по ресурсам Качество проектных решений, ресурсов, т.п.

23. Роль проектного менеджера и формирование команды проекта Проектный менеджер Организационные структуры Формирование команды проекта Линейная матрица ответственности

24. Проектный менеджер Проектный менеджер – лицо ответственное за достижение целей проекта Зачастую – в результате корпоративной необходимости, нежели по собственному желанию.

29. Жизненный цикл проекта

30. Фазы проекта Планирование Завершение Усилия, затраты, использование ресурсов Выполнение Концептуальная Время

31. Оценка затрат

32. Основания для планирования План проекта позволяет: Установить направления работы для проектной команды Поддержать цели «родительской» организации Принять в расчет риски Обеспечить контроль за выполняемой работой

33. План описание систематизированного набора действий, объединенных общей целью; систематизированного набора операций, из которых складываются действия; реализация в будущем; документ; «хороший план»?

34. Хороший план — основа эффективной деятельности целесообразен — достижение поставленной цели; выполним — возможность реализации; теоретически и практически последователен — отсутствие противоречий; рационален — базирование на знаниях; гибок — изменения при реализации; оптимально детализирован и полон; достаточно долгосрочен и определен во времени;

35. Планирование — директивная основа УП необходимо ввиду сложности и уникальности проектов и создаваемых ими проблем; результативность — следствие комплексности, т.е. охвата всех существенных элементов деятельности.

36. Достоинства и недостатки планирования

37. Планирование позволяет упростить взаимосвязи; координировать ресурсы и действия; избегать путаницы и дублирования; обеспечить своевременной информацией; отслеживать затраты ресурсов и взаимосвязь между ними; документировать информацию (планы).

38. Отговорки против тщательного планирования Занимает слишком много времени Потребители проекта сами себе четко не представляют, чего хотят План лишит нас свободы действий и поставит под контроль

39. Планирование упрощает координацию Определение задач и приоритетов по конкретному инциденту Выбор стратегии Обеспечение организационных планов для тактических действий и интегрированных тактических операций Обеспечение экономного и эффективного использования всех выделенных ресурсов

40. Планирование обеспечивает оперативные действия Потребности стратегического планирования и получения разрешений Документирование тактических операций с оперативным персоналом Выявление потребностей в ресурсах Регистрация всех выделенных ресурсов Обеспечение, при необходимости, анализа технической информации

41. Процесс планирования Планирование: Миссия Разбиение работ Масштаб работ Описание продукта Расписание Бюджет Риски Коммуникации Ресурсы Качество Контракты Контроль: Расписание Затраты Выполнение работ Эксплуатацион- ные качества Тестирование Аудиты Обзоры Техни-ческие цели Анализ требо-ваний Разра-ботка целей Времен-ные цели Стои-мостные цели

42. План проекта должен содержать ответы на многие вопросы: Цели проекта, требования и спецификации, масштабы работ (Что? На сколько? К какому сроку?) Список работ, необходимых для достижения целей (Что делать?) Организационная структура, подрядчики, контракты, менеджеры (Кто?)

43. План проекта должен содержать ответы на многие вопросы (2) Расписание, сроки (Когда? В каком порядке?) Бюджет и план использования ресурсов (Сколько стоит? Когда? Сколько?) Прогнозы по времени, расходам и производительности (Какие будут технические характеристики? Сколько будет стоить? Когда будет завершен?)

44. Содержание Мастер-плана(примерное!) Резюме Секция управления и организационной структуры Управление и организация: кто и как управляет, кто имеет какие полномочия, ключевые фигуры. Рабочая сила: оценка количества, специализации, опыта, источников. Обучение и развитие.

45. Содержание Мастер-плана (2) Техническая секция. Обзор работ, затрат, сроков. Обзор всего проекта и его масштабов. Основные задачи и работы по проекту, их ожидаемые результаты. Разбиение работ. Список работ и их описание. Ответственность. Список персонала и видов ответственности за работы. Расписание. Выполнение проекта в целом и задач проекта в частности, включая основные события, вехи, критические точки и точки принятия решений.

46. Содержание Мастер-плана (3) Бюджет и финансовая поддержка. Оценка объемов и сроков капиталовложений. Тестирование. Список элементов, подлежащих тестированию с указанием сроков, процедур, ответственных лиц. Контроль над изменениями. Процедуры рассмотрения возможных изменений в плане, принятия решений. План качества. Процедуры проверки и контроля качества, приемки результатов отдельных работ, компонентов проекта, проекта в целом.

47. Содержание Мастер-плана (3) Документация. Список документов, возникающих в проекте. Их организация и содержание. Внедрение. Обсуждение принципов и процедур приемки результата заказчиком. Экономическое обоснование. Обзор альтернатив по достижению целей проекта. Баланс между затратами, сроками, производительностью. Области неопределенности и риска. Планы реагирования на наиболее значимые с точки зрения вероятности и ущерба обстоятельства.

48. Структура работ Разбиение работ на составляющие Иерархическая декомпозиция работ Структурный план работ — результат процедуры, в которой проект разбивается на составляющие, которые разбиваются на составляющие, которые… До тех пор, пока такое разбиение не станет невозможным.

49. WBS Уровень Проект Категория Подкатегория Элементарные задачи - Элементарная задача – которую можно назначить определенному лицу или команде, с известной формой отчетности и ответственности

50. Описание задач: Формулировка задачи Требования к ресурсам Время Затраты Ответственность Результат Условия для начала Обеспечение качества Другое