結構化系統分析與設計

1. 結構化系統分析與設計 第二章初步分析 資訊系統若經使用者或高階主管同意開發或重新開發設計，負責單位應立即成立系統分析工作小組，指定系統分析師擔任小組負責人，著手系統開發工作。 系統分析師在規劃設計資訊系統之前，應先對系統的問題、目標、需求、作業程序及限制條件等，予以充分的了解及認識，即從事「系統分析」工作。

2. 系統分析工作小組的成員，除系統分析師、系統設計師、程式設計師外，尚應包含系統使用者及業務相關主管人員。 系統分析的步驟，可分為：初步分析(Preliminary Analysis)、細部分析(Detailed Analysis)、系統定義(System Definition)、可行性研究(Feasibility Study)。本章將先探討初步分析。

3. 2-1 資訊系統的肇始 • 系統使用者與高階層主管為何會提出建立資訊系統的請求呢？其原因如下： 1.現行作業方式確有缺陷，而無法使用人力或其他方法克服者。 2.業務量日益龐大，人力無法負擔者。 3.為提高作業效率並加強管理與決策功能。 4.為提高對客戶之服務品質。 5.為提高生產力與經營績效。 6 為配合其他業務系統之電腦化處理。 7.基於管理當局之政策性決定。

4. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.1 提出系統開發的請求 • 要求建立資訊系統的方式，通常均以備忘錄或通知單之形式通知資訊處理部門。為了讓使用者易於表達其資訊需求，許多公司均預先設計好「資訊需求表」(Request for System Services)，供使用者填寫，經主管批准後，送交資訊處理部門辦理。

5. 資 訊 需 求 表 系統名稱 使用單位 填表日期 問題癥結與原因 需求說明 預期效益 預定完成日期 審查意見 主管批示 填表人 2-1 資訊系統的肇始 2-1.1 提出系統開發的請求 圖：資訊需求表

6. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.2 資訊需求表的填寫辦法 • 「問題癥結與原因」之填寫方法： • 作業情況不穩定 • 作業時程經常延誤 • 資料不正確 • 作業成本偏高且不經濟 • 提供之資訊沒有使用價值 • 作業量超過系統的最大負荷

7. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.2 資訊需求表的填寫辦法 • 「需求說明」之填寫方法 ： • 說明系統使用者所希望獲得的資訊內容與期限，以及期望解決的問題及其解決方法等。 圖：資訊需求表

8. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.2 資訊需求表的填寫辦法 • 「預期效益」之填寫方法 ： • 填寫新資訊系統所應達成之目標，例如人力可節省多少人，作業成本可節省多少，工作可提前幾天完成，錯誤率可降低多少等等。

9. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.2 資訊需求表的填寫辦法 • 「預定完成日期」之填寫方法 ： • 填寫新系統預定開發完成之日期。

10. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.2 資訊需求表的填寫辦法 • 「審查意見」之填寫方法 ： • 對於各部門所提出之電腦化資訊需求，資訊部門應有所選擇，不是每一申請案都要接受不可，凡被認為對公司沒有效益或技術上難以克服或經費不足之系統，均可加以拒絕接受，因此對於各部門所提需求，資訊部門應就下列評核項目先加以審核，並將審核結果填列於此欄。

11. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.2 資訊需求表的填寫辦法 • 可否降低營運成本 • 可否提高對客戶的服務品質 • 可否加強內部管理功能或簡化作業程序 • 有無足夠的資金、人力與設備

12. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.3 實例研討 • 國光服裝公司專門經銷各種廠牌運動休閒服裝，總經理張大功，副總經理為李大德，公司共有五個部門，分別為營業部、貨品部、管理部、企劃部與電腦中心，其組織如圖所示。

13. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.3 實例研討 總經理 (張大功) 副總經理 (李大德) 企劃部 (王丁) 電腦中心(王戊) 營業部 (王甲) 管理部 (王乙) 貨品部 (王丙) 圖：國光公司組織圖

14. 2-1 資訊系統的肇始 2-1.3 實例研討 • 副總經理有天發現，該公司應付供應商的貨款，很少獲得優惠折扣，因此認為應付帳款作業需加以改進，乃以備忘錄通知電腦中心經理王戊，希望將該作業予以電腦化，通知單內容如下所示： 受文者：電腦中心王經理 主旨：請儘速將應付帳款系統予以電腦化 說明： 1.過去本公司應付供應商貨款，均在交貨30天才付款，因此廠商均不給予貨款折扣，本公司在這方面之損失很大。 2.目前本公司有充裕的現金，絕無現金流程問題，因此希望利用電腦處理應付帳款業務，使能提前付款，以便獲取付款折扣，估計每月約能得到5萬元折扣額。

15. 資 訊 需 求 表 系統名稱 應付帳款系統 使用單位 貨品部、管理部 填表日期 93.3.1 問題癥結與原因 需求說明 預期效益 預定完成日期 93年底以前 審查意見 確可獲得優惠折扣，簡化作業，降低成本，利用現有設備即可。 主管批示 儘速進行初步分析 填表人 陳忠孝 2-1 資訊系統的肇始 2-1.3 實例研討 1.應付給供應商之貨款，均在交貨30天才付款，致無法獲得優惠付款折扣。 2.貨品部、管理部人手不足，難於交貨十天內辦妥付款手續。 1.利用電腦處理應付帳款工作，以期獲得供應商之最優惠付款折扣 2.加速付款作業，提升對供應商之服務品質，並減輕各部門工作負荷 1.每月獲得5萬元折扣額。 2.提升本公司財務信譽。 3.減輕各單位工作負荷，避免增加人力之需求。

16. 2-2 初步分析 • 所謂「初步分析」就是要概略了解整個系統的目的、功能、限制條件、主要資訊需求、簡要作業流程、問題癥結所在及發生問題的原因等等，俾研究是否值得進行系統開發。 • 系統目的–如降低營運成本、提高服務品質、加強管理功能、簡化作業程序等等。 • 系統功能–指系統的作業內容。 • 系統限制條件–指法規、經費、人力、時間等的限制。 • 主要資訊需求–指系統的輸出內容與品質。 • 簡要作業流程–指由輸入到輸出的整個作業程序，藉此可暸解其複雜度。

17. 2-2 初步分析 • 問題癥結所在–指系統作業情況不穩定、作業時程常延誤、資料不正確、作業成本偏高、提供之資訊無價值、作業量超出系統最大負荷等問題。 • 發生問題原因–指造成以上問題之原因所在。 • 初步分析之時間不宜太長，通常以不超過十天為原則，並應由系統分析師負責執行之。初步分析完成後，應向管理階層或使用者提出「初步分析報告」，俾決定是否採取進一步行動的依據。

18. 2-2 初步分析 2-2.1 初步分析方法 • 系統分析師在進行初步分析時，常用下列方法蒐集系統資料： • 面談：即個別訪問系統使用者(對問題有深入認識者)或其主管，以獲得所需資料。 • 開會討論：由系統分析師召集有關人員開會討論系統的種種問題，從而知悉系統的狀況。 • 閱讀系統說明書或工作手冊，以獲取系統相關資料。 • 向電腦廠商、學術機構或其他同行企業索取相關資料。

19. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 初步分析的主要工具有下列兩種： • 資料流程圖(Data Flow Diagram ，簡稱DFD) • 因果分析圖(Causal Analysis Diagram) • 資料流程圖係一種網狀圖，用以分析描述系統功能、作業流程與各種表單的來龍去脈。此種流程圖的最大特點就是圖號簡單，只有下列這四種：

20. 圖 號 名 稱 代 表 意 義 外界實體 (External Entity) 指輸入資料的來源與輸出資訊的去處(即使用者) (箭頭線) 資料流(Data Flow) 表示資料或表報的流動方向 (圓形)或(圓角長方形) 轉換(Transform) 表示輸入資料變為輸出資訊的作業單元 資料儲存所(Data Store) 表示儲存資料檔或表單的地方 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 (方形) (兩平行線)或(三邊長方形)

21. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 各種圖號所代表之意義，應描述於圖形之內或箭頭線的上、下方。茲舉例如下： 資訊系統需求表 新 系 統 系統開發 系統需求表 設計規範書 系統分析 系統設計 系統建置 分析報告表 新系統

22. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 資料流程圖可分為「高層次圖」(High-Level Diagram)與「低層次圖」(Low-level Diagram)兩種，作初步分析時，只需繪製「高層次圖」。 • 高層次之資料流程圖又分為下列兩種： • 環境背景圖(Context Diagram)。 • 主要功能圖或零階層圖(Level-0 Diagram)。

23. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 環境背景圖的繪製方法–扼要表達系統的輸出入資訊需求及其來源與去處，不涉及詳細的作業流程與處理細節。 • 確定與系統有關的外界實體 • 確定系統與外界實體間的輸出入關係 • 系統應以一個圓圈表示，外界實體以一正方形表示 • 各外界實體與系統間的輸出入表單或物品，以箭頭連接之，表單或物品名稱則寫於箭頭線之上方或下方 圖：環境背景資料流程圖

24. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 環境背景圖的繪製 圖：環境背景資料流程圖

25. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 主要功能圖的繪製方法： • 劃分系統的主要功能單元 • 確定每一功能單元與外界實體間的輸出入關係 • 確定每一功能單元所需使用的資料儲存所 • 按作業順序，由左而右，由上而下依次繪製各種圖號

26. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 【例一】學生成績系統，可劃分成三個主要功能，即1.成績彙總，2.成績計算，及3.成績列印。同時有兩個資料儲存所，即各科成績檔及學生成績檔。其主要功能圖可繪製如下。

27. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 圖：主要功能資料流程圖

28. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 【例二】甲公司為一專門經銷各種家庭電器用品的公司，它本身並無庫存貨品，當客戶向其訂購貨品時，均言明「非現貨交易」，該公司將客戶訂單累積至某一數量，才一次向生產電器的廠商採購，當然一次向廠商大量採購可獲得優惠的折扣，當廠商交貨後，甲公司才將貨品按全價或高於採購價轉售給訂購的客戶，以獲取差額利潤。(請參閱2-12之頁說明) • 此例之主要功能圖繪製如下：

29. 2-2 初步分析

30. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 • 前述國光服裝公司應付帳款系統之環境背景圖與主要功能圖可分別繪製如下： 圖：國光公司應付帳款系統之環境背景圖

31. 2-2 初步分析 2-2.2 資料流程圖 圖：國光公司應付帳款系統主要功能圖

32. 2-2 初步分析 2-2.3 因果分析圖 • 有關問題癥結之原因分析，可採用因果分析圖來加以剖解，此種分析圖的繪法很簡單，它只使用兩種圖號，即圓圈與箭頭，由右向左繪製，最左邊表示原因，中間表示各種原因所造成的結果，最右邊則表示系統的問題點。

33. 2-2 初步分析 2-2.3 因果分析圖 人力不足 教師遲交成績 學生太多 教務處工作繁重 時效不佳 時間太短 郵局延遲 計算複雜 圖：因果分析圖

34. 分析目前現況 • 此階段目的為了概略性的了解使用者需求，換言之，進行資料蒐集，一般所使用的方法如下： • 訪談(Intetview)。 • 問卷調查(Questionaire)。 • 文件分析(Document analysis)。 • 觀察分析。 • 會議。 • 作業流程分析。 經過資料蒐集後，分析師必須再針對目前所遭遇的問題，進行原因分析，確實了解問題和發生的原因，一般常用因果分析圖去探討某個問題的真正原因，以下我們來探討因果分析圖的組成及使用方式。

35. 分析目前現況 因果分析圖的組成及使用方式： • 因果分析圖的組成元素：圓圈與箭頭。 • 最左邊圓圈表示發生問題的真正原因。 • 箭頭表示造成。 • 中間圓圈表示造成問題的中間原因。 • 最右邊的圓圈表示系統所遭遇的問題。

36. 分析目前現況 • 因果分析圖的建置方式： • 列出系統所遭遇的問題，用一圓圈表示，繪製於最右邊。 • 列出造成上述問題的原因(步驟1)，每一原因利用一圓圈表示，並用一個右箭頭連接每個原因及步驟1的問題。 • 對於步驟2的每個原因，把它當成一個系統問題，並重覆步驟1及步驟2，直到原因無法再往左分解即可。 • 依據上述方式所繪製的因果分析圖，最左邊圓圈表示造成問題的真正原因。

37. 分析目前現況 • 實例說明。某一超級市場，其收銀台常大排長龍，客戶常抱怨，可利用因果分析圖分析得知大排長龍的原因可能如下： • 收銀員素質差。 • 收銀台太少。 • 結帳作業麻煩(產品種類過多、人工開例立票)。 解決建議：結帳作業電腦化。

38. 2-3 可行性研究 • 「初步分析」工作完成以後，系統分析人員當已概略了解系統的目的、功能、需求、作業流程、限制條件及問題癥結所在，接著應即進行「可行性研究」(Feasibility Study)，探討是否有能力予以電腦化，分析電腦化的種種利弊得失，並估計電腦化所需資金與時間等。 • 完成「可行性研究」以後，系統分析人員應彙總整理「初步分析」與「可行性研究」的有關資料，撰寫成書面報告，並提出是否可予電腦化的建議，然後送請有關主管人員或系統使用者核閱。此種書面報告通稱為「系統建議文件」(System Proposal)或「初步分析報告」(Preliminary Report)。

39. 2-3 可行性研究 2-3.1 可行性研究 • 可行性研究應從經濟、技術、社會、管理、法規與時間等方面加以探討。 • 經濟方面：首先應估計新系統所需之開發費用(投資成本)，探討此項費用是否合理，是否能被上級主管接受。接著比較新舊系統的作業成本，探討新系統是否能降低作業成本，其金額為何。此即所謂的「成本與效益分析」。

40. 2-3 可行性研究 2-3.1 可行性研究 常用的成本效益分析法如下： (1)投資報酬率比較法 (2)還本法 (3)現值法 (4)平衡點分析法

41. 2-3 可行性研究 2-3.1 可行性研究

42. 2-3 可行性研究 2-3.1 可行性研究 • 技術方面： (1) 探討新系統所需之軟硬體設備是否具備，是否能夠購得。 (2) 探討軟體技術人員是否有能力開發新系統 • 管理方面：探討新系統是否提升對客戶的服務品質與管理功能，是否能獲高級主管的支持。 • 社會方面：探討新系統是否能被使用者接受，有無反對之情事。

43. 2-3 可行性研究 2-3.1 可行性研究 • 法規方面：探討新系統是否符合法令規章之規定 • 時間方面：估計新系統所需之開發時間，探討此一時間是否符合規定之期限。

44. 2-3 可行性研究 2-3.2 撰寫系統建議文件 • 此種文件以簡單扼要為原則，主要內容包括下列五項： • 前言 • 系統概況 • 開發建立電腦化資訊系統之可行性分析 • 建立電腦化系統所需經費與時程 • 建議

45. 2-3 可行性研究 2-3.3 實例研討

46. 2-3 可行性研究 2-3.3 實例研討

47. 2-3 可行性研究 2-3.3 實例研討

48. 2-3 可行性研究 2-3.3 實例研討

49. 何謂調查(Survey) • 調查的定義：調查又稱初步分析(Preliminary analysis)，它的主要目標是為了判斷一件專案(Project)是否值得發展一個自動化系統，去滿足使用者要求，倘若值得發展，又有那些可行方案，經個別進行可行性研究後，找出最佳方案，並建立專案計畫。調查階段最後結果是調查(初步分析)報告書，有的人亦稱為系統建議書(System proposal)，經呈核上級長官批准後，才可進一步進行更詳細的需求分析(Requirement analysis)。 試說明調查的目的為何。

50. 何謂調查(Survey) • 調查階段各項工作： • 分析目前情況。 • 定義系統任務及目標。 • 建立環境背景圖。(功能需求) • 建立實體關係圖。 (資料需求) • 確認系統限制及風險。 • 決定專案的範圍。 • 找出所有可行的製作方案。 • 進行可行性研究。 • 撰寫系統建議書及專案規劃。 其中第3項及第4項工作的產出需進行一致性檢查。 試說明調查階段的工作項目。