第八章　文書處理的進階應用

第八章　文書處理的進階應用 進階的Word是文書處理的利器

前言 • 文書處理(word processor)已進化到桌上排版(Desk Top Publish) • 在 Linux內Open office的文書處理稱為writer，其功能已日漸趕上Word • 目前Google已發展出網路文件管理,是免費的,相信未來的網路電腦能早日形成 • 資訊洪流的現代人在資訊上，想領先別人就是需要「價值創新」，這也是「藍海策略」這是本書所揭纛的精神。

教學目標 • 瞭解縮圖的功能 • 瞭解自訂的環境與功能 • 瞭解檔案範本的建立 • 瞭解檔案版本與摘要資訊之使用 • 瞭解圖表、物件與繪圖工具的使用 • 瞭解合併列印之使用 • 瞭解功能變數之使用 • 瞭解巨集的錄製與撰寫 • 瞭解如何與VBA的互動 • 瞭解表單的設計

章節 • 自訂環境與功能 • 範本檔案和版本的應用 • 巨集(Macro) • 合併列印 • 圖表(片)的編輯 • 功能變數 • 表單 • 結語

自訂環境與功能 • 文件縮圖 • 顯示隱藏的功能表－工作 • 自訂工具列 • 自訂功能表 • 變更按鈕圖示

自訂環境與功能(文件縮圖) • 將各頁文件以縮圖存放在左邊，使換頁快速 • 步驟：檢視縮圖(點取縮圖即可換頁)

自訂環境與功能(顯示功能表－工作)-1/5 • 功能表內有一個隱藏未顯現的功能，名稱為「工作」，可以讓工作過的檔案呈現在該內 • 檔案是由使用者自行加上去 • 最多可以容納9個檔案 • 不受「開啟檔案」或「關閉檔案」的影響。 • 可隨時取消

自訂環境與功能(顯示功能表－工作)-2/5 啟動步驟： • Step 1：右點任一工具列選 • Step 2：自訂指令內建功能表工作

自訂環境與功能(顯示功能表－工作)-3/5 • Step 3：將「工作」拖曳到功能表上，關閉「自訂」對話框。 • Step 4：點取「」就會將目前編輯中的文件加到該功能表下面

自訂環境與功能(顯示功能表－工作)-4/5 移除加入檔案步驟： • 按鍵「Ctrl + Alt + -」「」(粗黑) • 點取功能表的「工作(K)」，再點取要移除的工作檔，即可將該檔案移除

自訂環境與功能(顯示功能表－工作)-5/5 移除「工作」步驟： • 啟動「自訂」視窗 • 右點「工作」後按「刪除」

自訂環境與功能(自訂工具列 )-1/4 目的 • 編輯文件時，將常用的工具可以整合在一起，這時就可以自訂自己的工具列 • 使用方便與快速

自訂環境與功能(自訂工具列 )-2/4 步驟1：自訂工具列新增命名確定

自訂環境與功能(自訂工具列 )-3/4 步驟2：自訂指令拖拉我的工具列

自訂環境與功能(自訂工具列 )-4/4 刪除「我的工具列」自訂工具列核取「我的工具列」刪除

自訂環境與功能(自訂功能表)-1/4 目的： • 在自定工具列內加入功能表 • 提升工作效率 • 簡化操作

自訂環境與功能(自訂功能表)-2/4 步驟1：自訂指令新功能表拖拉至我的工具列

自訂環境與功能(自訂功能表)-3/4 步驟2：自訂指令選類別指令拖拉至我的工具列內之新功能表內

自訂環境與功能(自訂功能表)-4/4 步驟3：更改名稱：自訂新功能表右鍵名稱改名

自訂環境與功能(變更按鈕圖示)-1/4 目的 • 讓圖示人性化 • 表現個人創意 • 個人工作的特殊性 • 情境的改變

自訂環境與功能(變更按鈕圖示)-2/4 • 步驟：啟動「自訂」右點按鈕如 變更按鈕圖像

自訂環境與功能(變更按鈕圖示)-3/4 • 選取所須圖像(icon)如即可

自訂環境與功能(變更按鈕圖示)-4/4 • 按鈕圖像功能

範本檔案的應用– 1/8 • Word的檔案類型分為兩類 • 一為「文件」，以【.doc】為附檔名 • 一為「範本」，以【.dot】為附檔名 • 「文件」建立是以範本為基礎所建立起來的資料檔，是完成的一件成品 • 「範本」是製作文件時所選擇用來套用的格式或式樣，它用來儲存自訂的工具列、功能表或快速鍵等 • 共用標準範本為「Normal.dot」

範本檔案的應用(內建範本檔案)-2/8 • 「檔案(F)」「開新檔案(N)...」「工作窗格」「範本」「在我的電腦上」

範本檔案的應用(套用範本檔案)-3/8 • 減少重新設計的煩瑣工作 • 建立稿紙文件，是一精靈，附檔名為『.wiz』 • 布驟：範本報告稿紙精靈依指示

範本檔案的應用(範本的建立及修改)-4/8 • 以標準範本(Normal.dot)建立自己的範本 • 存檔附名需為『.dot』 • 存檔位置為 • jycheng為user的資料夾

範本檔案的應用(範本的建立及修改)-5/8 • 欲建立如下範本，完成設計後存檔為.dot

範本檔案的應用(範本的建立及修改)-6/8 • 「新增」「新增範本」「Templates」內選取範本檔案，選取「實習或測驗.dot」「確定」

範本檔案的應用(範本的建立及修改)-7/8 • 加入範本內：核取確定

範本檔案的應用(範本的建立及修改)-8/8 • 查看新範本

巨集(Macro) • 巨集：許多操作指令集合在一起，形成「單一命令」，此命令可以以「快速鍵」或放入「自訂工具列」內，遇到相同的操作只要該快速鍵或工具來執行 • 類似「格式工具列」的複製格式

巨集(Macro) • 用途 • 加速規律化的編輯和格式化動作。 • 結合多個指令。 • 使對話方塊中的選項更易使用。 • 將一連串複雜的作業自動化。 • 巨集是以VBA語言錄製而成的模組，可以儲存在文件、文件範本或Normal.dot內

巨集(複製格式的使用)單次複製 • Step 1：選取來源格式字串

巨集(複製格式的使用)單次複製 • Step 2：點取「」，游標會帶掃帚 • Step 3：在目的字串上選取資料，如「九萬里」

巨集(複製格式的使用)多次複製 • 對一個以上的資料做同樣格式的複製 • Step 1：取得來源格式字串 • Step 2：連點「」兩下 • Step 3：對任何要此種格式的字串加以選取 • Step 4：若要結束複製，請按「Esc」鍵或

巨集 • 三種巨集的製作方式 • 巨集錄製：錄製操作過程，成為一個巨集，無需撰寫任何程式碼。 • 巨集新創：開啟空白巨集，添加程式碼。 • Visual Basic編輯器：對巨集內的程式碼作修改，包括更改巨集名稱。 • 以巨集錄製來說明

巨集(巨集錄製) -1/6 • 啟動：工具巨集錄製新巨集

巨集(巨集錄製)-2/6 • Step 1：選取字串使其反白

巨集(巨集錄製)-3/6 • Step 2：工具(T)巨集(M)錄製新巨集

巨集(巨集錄製)-4/6 • Step 3：自訂鍵盤請按新設定的快速鍵(N)：Ctrl + 1（控制鍵加一）指定(A)關閉

巨集(巨集錄製)-5/6 • Step 4：開始錄製

巨集(巨集錄製)-6/6 • Step 5：停止錄製

巨集(巨集執行) • 前面設定的巨集是以快速鍵「Ctrl + 1」為執行鍵，要執行巨集就按此快速鍵

巨集(巨集執行) • Step 1：選取要執行巨集的字串，如反白區

巨集(巨集執行) • Step 2：按「Ctrl + 1」

巨集(巨集管理) • 工具(T)巨集(M)巨集(M)... • 對選定的巨集 • 「刪除(D)」 • 「編輯(E)」 • 「建立(C)」 • 「執行(R)」 • :

巨集(巨集儲存) • 巨集一般是存放在「Normal.dot」，也可存在所編輯的文件內 • 以「組合管理」除改變儲存

巨集(巨集儲存) • 「巨集」對話框選取巨集「組合管理(G)...」

巨集(巨集放入工具列 ) Step 1：自訂指令巨集拖曳至工具列

第八章 文書處理的進階應用