Quinta Parte: Organización Interna de las Municipalidades

1. Quinta Parte: Organización Interna de las Municipalidades • 1.-Funciones Específicas de las Unidades Municipales • El art. 15 de la ley 18.695 establece que las municipalidades dispondrán de una Secretaría Municipal, de una Secretaría Comunal de Planificación y de otras unidades encargadas del cumplimiento de funciones de prestación de servicios, relacionadas con el desarrollo comunitario, obras municipales, aseo y ornato, tránsito y transporte públicos, administración y Finanzas, asesoría Jurídica y control

2. En las comunas cuya población sea superior a 100.000 habitantes, las municipalidades incluirán en su organización interna a la Secretaría Municipal, Secplan y a lo menos las unidades señaladas anteriormente. • En las comunas cuya población sea inferior a 100.000 habitantes, la organización interna incluirá la Secretaría Municipal y todas o algunas de las unidades encargadas de las funciones genéricas del art. 15, según las necesidades de cada comuna, pudiendo incluir una Secplan.

3. Según lo establecido en el art. 30 de la ley 18.695 existirá un Administrador municipal en todas aquellas comunas donde lo decida el Concejo a proposición del Alcalde, para desempeñar este cargo se requerirá estar en posesión de un título profesional.

4. El administrador municipal será el colaborador directo del Alcalde en las tareas de coordinación y gestión permanentemente del municipio, y en la elaboración y seguimiento del plan anual de acción municipal y ejercerá las atribuciones que señale el reglamento municipal y las que les delegue el alcalde, siempre que estén vinculadas con la naturaleza de su cargo.

5. Secretaría Municipal: • De conformidad con el artículo 20 de la ley 18.695, cada municipio tendrá una Secretaría Municipal, la que estará a cargo de un Secretario Municipal que tendrá las siguientes funciones: • a. Dirigir las actividades de Secretaría administrativa del Alcalde y el Concejo, y • b.Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales. • La función de Ministro de Fe se cumplirá mediante la firma de los documentos que las materialicen, o bien, certificando la autenticidad de los documentos otorgados.

6. Tambien le corresponde las siguientes funciones especificas: • -Transcribir las resoluciones del Alcalde, acuerdos del Concejo, y de los comités y velar por su cumplimiento; • - Redactar los oficios, decretos, circulares y comunicaciones externas que se encomienden; • -Levantar acta de cada reunión del Comité Técnicos Administrativo, enviando copia a todos los jefes de Departamentos; • -Levantar acta de cada reunión del Comité Técnico Administrativo, enviando copia a todos los jefes de Departamentos; • -Elaborar y redactar material informativo en general; • -Firmar bajo la fórmula “por orden del Alcalde”, resoluciones o decretos de mero trámite, que tenga relación con sus funciones, previa delegación del Alcalde.

7. 1.2.1 Oficina de Partes y Archivo: • A esta oficina se le reconoce como objetivo el mantener constante el flujo, control, archivo y conservación de toda la documentación que ingresa y egresa de la municipalidad, proporcionando en forma rápida y expedita la información que se requiera para el accionar municipal.

8. En cuanto a sus funciones específicas más habituales se pueden destacar: • Tener a su cargo el trámite de ingresos, clasificación y distribución de la correspondencia oficial. • Elaborar y mantener registros clasificados de la documentación interna de la municipalidad. • Mantener archivos actualizados de la documentación recibida y despachada por la municipalidad. • Llevar y conservar el archivo central de la documentación oficial del municpio, de acuerdo a las técnicas de conservación y clasificación existentes; • Efectuar el control de los plazos en la tramitación de la documentación externa de la municipalidad. • Efectuar el manejo, control y mantención de la máquina franqueador de la correspondencia.

9. 1.2.2.-Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias. • Nos remitimos a lo ya indicado en el capitulo 4 del programa.

10. 1.3.- Gabinete de Alcaldía: • Tiene por objetivo coordinar la labor administrativa que se deriva del funcionamiento de la gestión diaria que desarrolla el Alcalde. También debe coordinar el contenido, la forma y oportunidad en que se entrega la información hacia la comunidad, tanto desde el punto de vista de las relaciones públicas, como de las comunicaciones.

11. FUNCIONES • El Gabinete de la Alcaldía tiene a su cargo las siguientes funciones: • a) Organizar y administrar la agenda de responsabilidades e intervenciones públicas del alcalde. • b) Coordinar el desarrollo de ceremonias y otras actividades sociales en donde participe la autoridad comunal de modo de responder a los requerimientos de la misma. • c) Cuidar el adecuado cumplimiento de las normas vinculadas con el protocolo en cada una de las actividades públicas donde participe el Alcalde. • d) Elaborar y proponer un plan de relaciones públicas que tienda a crear y mantener una imagen corporativa de la Municipalidad, tanto internamente como ante la comunidad.

12. e) Elaborar y proponer un plan de  comunicaciones de la Municipalidad, que tienda a dar presencia a ésta y a mantener oportuna y convenientemente informada a la comunidad de la labor municipal. • f) Elaborar y proponer mecanismos que permitan recoger las inquietudes e intereses de la comunidad para asegurar la respuesta de la Municipalidad ante las situaciones y necesidades emergentes. • g) Cumplir otras funciones que el Alcalde le encomiende, de conformidad a la legislación vigente y que no sean de aquellas que la Ley asigne a otras unidades.

13. Unidad de Asesoría Jurídica • Con el fin de cautelar el respeto del principio de la legalidad de los actos de la administración municipal, la Dirección de Asesoría Jurídica tiene por objetivo asesorar al Alcalde, al Concejo y a las unidades municipales en todo lo relacionado con materias legales; ejercer la supervigilancia sobre los procedimientos disciplinarios administrativos cuando no los efectúe directamente; y asumir ante los tribunales la defensa y representación de los intereses del municipio y de la comunidad, toda vez que ello sea necesario, procedente y autorizado por la Ley.

14. La Dirección de Asesoría Jurídica tiene a su cargo las siguientes funciones: • a) Iniciar y asumir la defensa, a requerimiento del Alcalde, en todos aquellos juicios en que la Municipalidad sea parte o tenga interés, pudiendo comprenderse también la asesoría, defensa de la comunidad cuando sea procedente y el Alcalde así lo determine. • b) Informar en derecho todos los asuntos legales que las unidades municipales le planteen. • c) Orientar periódicamente al Alcalde y a todas las unidades municipales respecto de las disposiciones legales reglamentarias pertinentes. • d) Mantener al día los títulos de los bienes raíces municipales.

15. e) Efectuar las investigaciones y sumarios administrativos correspondientes por instrucciones del Alcalde, sin perjuicio que también puedan ser realizados por funcionarios de cualquier unidad municipal, bajo la supervigilancia que al respecto le corresponda a esta unidad. • f) Visar los proyectos de ordenanza, reglamentos, convenios y contratos y las bases administrativas. • g) Mantener archivos de las ordenanzas, reglamentos, instructivos, convenios y contratos dictados y firmados respectivamente por la Municipalidad. • h) Otras funciones que le asigne el Alcalde, de conformidad con la legislación vigente y que no sea de aquellas que la Ley asigna a otras unidades.

16. Unidad de Control • Tiene como objetivo fiscalizar la gestión del municipio, en el marco de las normas legales vigentes y de los procesos administrativos establecidos, apoyando la máxima eficiencia administrativa interna de la Municipalidad. • La Dirección de Control tiene a su cargo las siguientes funciones: • a) Realizar la auditoría operativa interna de la municipalidad, con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación. • b) Controlar la ejecución financiera y del presupuesto de la Municipalidad. • c) Representar al Alcalde aquellos actos municipales que estime ilegales, informando de ello al Consejo, para cuyo objeto tendrá acceso a toda la información disponible.

17. d) Colaborar directamente con el Consejo en el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras.  Para estos efectos, emitirá un informe trimestral acerca del estado de avance del ejercicio programático presupuestario; asimismo, deberá informar; también trimestralmente, sobre el estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales de los funcionarios municipales y de los trabajadores que se desempeñan en los Servicios Incorporados a la gestión municipal, administrados directamente por la Municipalidad y de los aportes de la municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal. • e) Asesorar al Consejo en la definición y evaluación de la auditoría externa que aquel pueda requerir en virtud de la ley vigente.

18. ) Proponer modificaciones de procedimientos y procesos que permitan optimizar la gestión interna municipal. • g) Controlar la legalidad de las subvenciones otorgadas por el Consejo Municipal. • h) Otras funciones que el Alcalde le asigne, de conformidad con la legislación vigente y que no sean aquellas que la Ley asigna a otras unidades • Las unidades dependientes de la Dirección de Control serán las siguientes: • - Departamento de Auditoría Municipal. - Departamento de Auditoría de Servicios Incorporados.

19. DEPARTAMENTO DE AUDITORIA MUNICIPAL. • Tiene como objetivo apoyar la gestión del municipio a través de la realización de auditorías operativas y de la fiscalización efectiva y oportuna de los procesos administrativos establecidos, en el marco de la legislación vigente. • Funciones: • El Departamento de Auditoría Municipal tiene a su cargo las siguientes funciones: • a) Diseñar e implementar un programa de auditoría para el sector muncipal. • b) Mantener un control permanente de la ejecución financiera y presupuestaria de la Municipalidad. • c) Recomendar mejoramientos específicos a los procedimientos administrativos, para optimizar la ejecución de las tareas y el control interno. • d) Asesorar a las distintas unidades municipales en las técnicas propias de la auditoría.

20. e) Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas organizativas, sistemas y procedimientos de trabajo y evaluar el resultado de los cambios que se produzcan como consecuencia de las auditorías internas. • f) Cautelar el cumplimiento y la actualización de los convenios y contratos que comprometen la responsabilidad y/o los bienes municipales. • g) Velar por la aplicación de la normativa existente en la contabilización de las operaciones, como así también revisar el criterio técnico seguido en las regularizaciones efectuadas en la contabilidad. • h) Verificar la legalidad en las adquisiciones de bienes y servicios municipales. • i) Efectuar otras auditorías solicitadas por el Alcalde y el Consejo a través de la Dirección de Control. • j) Cumplir las demás funciones que la Ley y el Alcalde le encomiendan.

21. DEPARTAMENTO DE AUDITORIA DE SERVICIOS INCORPORADOS. • Tiene como objetivo apoyar la gestión del municipio a través de la realización de auditorías operativas y de la fiscalización efectiva y oportuna de los Departamentos de Salud, Educación y Cementerio Municipal, en el marco de la legalidad vigente y de los procesos administrativos establecidos.

22. .- Secretaría Comunal de Planificación: • Esta Unidad Técnica desempeñará funciones de asesoría del Alcalde y del Concejo, en materias de estudios y evaluación propias de las competencias de ambos órganos municipales. En tal carácter le corresponden las siguientes funciones: • a)Servir de Secretaría Técnica permanente del Alcalde y del Concejo en la formulación de la estratégica municipal, como asimismo, de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo de la comuna. • b)Asesorar al Alcalde en la elaboración de los proyectos del plan comunal de desarrollo y de presupuesto municipal.

23. c)Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos, inversiones y el presupuesto municipal e informar sobre estas materias al Concejo, a lo menos semestralmente. • d)Efectuar análisis y evaluaciones permanentes de la situación de desarrollo de la comuna con énfasis en los aspectos sociales y territoriales. • e) Elaborar las bases generales y específicas, según corresponda, para los llamados a licitación, previo informe de la unidad competente, de conformidad con los criterios e instrucciones del Reglamento Interno. • f)Fomentar vinculaciones de carácter técnico con los servicios públicos y con el sector privado de la comuna, y • g)Recopilar y mantener la información comunal y regional atingente a sus funciones. • El Secretario Comunal de Planificación es de la exclusiva confianza del alcalde.

24. De esta secretaría podrían depender los siguientes departamentos: • - Departamento de Programación Financiera: • Esta dependencia tendría como objetivo, el de proyectar la acción financiera de la gestión municipal a través de la formulación de planes, programas y proyectos. • - Asesor Urbanista • a) Asesorar al Alcalde y al Concejo en la promoción del desarrollo urbano. • b)Estudiar y elaborar el Plan Regulador Comunal y mantenerlo actualizado, promoviendo las modificaciones que sean necesarias y preparar los planes seccionales para su aplicación, y • c)Informar técnicamente las proposiciones sobre planificación urbana intercomunal, formulas al municipio por la Seremi de Vivienda y Urbanismo.

25. 1.7. Unidad de Transito y Transporte Público: • En términos generales a esta Unidad le corresponden las funciones que le señala el art. 26 de la ley 18.695, esto es: • a) otorgar y renovar licencias para conducir vehículos; • b)Determinar el sentido de circulación de vehículos, en coordinación con otros órganos de la administración del Estado. • c)Señalizar adecuadamente la vías públicas;

26. Entre otras funciones podemos destacar: • - Suspender administrativamente, licencias en los casos previstos en la ley de tránsito. • - Mantener el registro de antecedentes a los conductores a los cuales se le hubiera otorgado licencia. • -Entregar informes técnicos que solicitan los tribunales de justicia, etc. • De esta Unidad dependerán los siguientes departamentos o secciones: • -Departamento de licencia de conducir. • - Departamento de Ingeniería de transito y Estudios. • -Departamento de Permisos de Circulación.

27. Unidad de Obras Municipales: • De conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 de la ley 18.695, a la unidad encargada de Obras Municipales les corresponderá las siguientes funciones: • a) Velar por el cumplimiento de las disposiciones de la ley General de Urbanismo y Construcciones, del Plan Regulador Comunal, y de las ordenanzas correspondientes, para cuyo efecto gozará de las siguientes atribuciones: • 1.- Dar aprobación a las subdivisiones de predios urbanos y urbano- rurales • 2.-Dar aprobación a los proyectos de obras de urbanización y construcción • 3.-Otorgar los permisos de edificación de las obras de urbanización y construcción. • 4.-Fiscalizar la ejecución de dichas obras hasta el momento de su recepción • 5.-Recibir las obras y autorizar su uso.

28. b) fiscalizar las obras en uso, a fin de verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas. • c)Aplicar normas ambientales relacionadas con obras de construcción y urbanización. • d)Confeccionar y mantener actualizado el catastro de las obras de urbanización y edificación realizadas. • e)Ejecutar medidas relacionadas con la vialidad urbana y rural • f)Dirigir las construcciones que sean de responsabilidad municipal, sean ejecutadas directamente o por terceros,

29. g) En general aplicar las normas legales sobre construcción y urbanización en la comuna. • Quien ejerza la jefatura de esta unidad deberá poseer indistintamente el título de arquitecto, ingeniero civil, de constructor civil, o de ingeniero constructor civil.

30. Unidad de Administración y Finanzas:( art. 27 de la ley 18.695) • a) Asesorar al Alcalde en la administración del personal de la municipalidad • b)Asesorar al alcalde en la administración financiera de los bienes municipales, para los cuales corresponderá específicamente:

31. 1.-Estudiar, calcular, proponer y regular la percepción de cualquier tipo de ingresos municipales; • 2.- Colaborar con la secretaría comunal de planificación en la elaboración del presupuesto municipal; • 3.- Visar los decretos de Pago; • 4.-Llevar la contabilidad municipal en conformidad a la ley. • 5.-Controlar la gestión financiera de las empresas municipales; • 6.- Efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y rendir cuentas a la Contraloría General de la República. • 7.- Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que corresponda.

33. a)Area Finanzas: • Tendrá por objetivo optimizar el uso de los recursos financieros, mediante la administración eficiente de la actividad financiera, contable y presupuestaria de la municipalidad. Se destacan las siguientes unidades:

34. 1.- Contabilidad y Presupuesto: • - Llevar la contabilidad patrimonial y presupuestaria en conformidad a las normas vigentes para el sector municipal y con las instrucciones que la CGR imparta al respecto. • -Mantener actualizado el valor de los activos y pasivos de la municipalidad en conformidad a los inventarios del patrimonio municipal, como igualmente el ajuste anual por revalorizaciones y depreciaciones. • - Controlar los ingresos y egresos de los fondos municipales. • -Mantener el registro y control de todos los documentos que den origen a obligaciones de carácter financiero de la municipalidad con terceros;

35. -Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la municipalidad. • - Controlar y solicitar las modificaciones pertinentes del movimientos de los fondos mensuales. • - Manejar las cuentas corrientes bancarias. • - Refrendar internamente, imputando los ítems presupuestarios que corresponda, todo egreso municipal ordenado en las resoluciones alcaldicias; • - Presentar las rendiciones de cuenta a las entidades, por fondos entregados y destinados a fines específicos. • - Preparar informes periódicos en materia de inversiones, coordinando su acción con SECPLAN, para las modificaciones, ajustes, reducciones y nuevos programas y/o proyectos que correspondan.

36. 2.- Tesorería Municipal: • -Recuadar los tributos y otros ingresos municipales. • -Conservar y custodiar los fondos recaudados, las especies valoradas y demás valores municipales; • - Recibir y conservar toda clase de instrumentos de garantías, extendidas a favor de la municipalidad; • - Efectuar el pago de las obligaciones municipales. • - Depositar en las cuentas corrientes autorizadas del Banco los fondos recaudados. • -Suspender la entrega de fondos a funcionarios que no han rendido cuenta de giros anteriores; • Establecer cajas recaudadoras en los lugares y por el tiempo que sean necesarias, para los objetivos del municipio.

37. Efectuar la rendición mensual de cuentas de la Caja Municipal, con sus ajustes y conciliaciones bancaraias; • Diseñar, implementar y mantener un archivo con los documentos nque ingresar y salen de tesorería; • Asumir cualquier otra función que le señale la ley o el alcalde.

38. .- Remuneraciones: • - Calcular y registrar las remuneraciones del personal; • -Confeccionar las planillas de remuneraciones del personal, de acuerdo a las normas legales vigentes; • - Confeccionar las planillas de cotizaciones previsionales, descuentos varios y emisión de cheques respectivos; • - Efectuar pago de remuneraciones, retenciones judiciales y familiares, cotizaciones a cajas de previsión y AFP o ISAPRES, etc.

39. Patentes: • - Tramitar solicitudes de otorgamiento y caducidad de las patentes municipales, comerciales, industriales, de alcoholes y profesionales de la comuna; • - Mantener actualizado el registro de patente de todas las actividades antes mencionadas, así como el correspondiente a la propaganda comercial de la comuna. • -Tramitar el otorgamiento de los permisos municipales conforme a las normas del comercio ambulante. • - Analissi de las declaraciones de capital que anualmente deben efectuar los contribuyentes afectos al correspondientes tributo municipal

40. Area de Adminstración: • Tendrá por objetivo proveer y administrar los recursos humanos y materiales necesarios para adecuada gestión municipal, velando por la mantención, viligancia y aseo de las distintas dependencias municipales. • 1.-Recursos Humanos: • - Proponer las políticas generales de Administración de Personal. • - Disponer en forma eficiente los recursos humanes vitales para el desarrollo de las tareas municipales; • -Ejecutar y tramitar los derechos y obligaciones de carácter administrativo que corresponde a lo funcionarios municipales; • - Tramitar nombramientos y renuncias. • - Efectuar la tramitación administrativa de los sumarios e investigaciones sumarias de la municipalidad y el registro de estos actos, velando por el cumplimiento de los plazos en estas actuaciones.

41. Desarrollar políticas de capacitación que apruebe el acalde. • - Programar y ejecutar acciones de bienestar del Personal cuando corresponda; • - Implementar y fiscalizar los controles de asistencia y horario de trabajo. • - Mantener los registros acutalizados del personal de todas las dependencias. • - Dictar normas de Higiene y ambientación; • - Elaborar programas de deportes, recreación y convivencia para el personal municipal; etc.

42. -Ejecutar los programas referentes a adquisiciones, stoks, sistemas de distribución y transporte; • -Emitir órdenes de Compra; • -Recibir y clasificar las solicitudes de compra provenientes de distintas unidades municipales; • - Realizar cotizaciones de precios e informar de las condiciones de mercado, de proveedores, costos unitarios etc. • - Efectuar y controlar las adquisiciones municipales • - Elaborar y proponer normas específicas para la adquisición en base a las disposiciones legales y programas aprobados; • - Mantener archivos actualizados de órdenes de compra, facturas, propuestas y otros documentos afines;

43. Inventarios y Bodega: • -Mantener actualizados los registros de bienes de la municipalidad y los inventarios valorados de los mismos. • -Proponer, diseñar y confeccionar las planillas de altas y bajas de las especies municipales; • -Efectuar controles periódicos de los bienes asignados a las distintas unidades municipales; • - Determinar la condición de Inventariable de los bienes según las normas en uso; • - Recibir, registrar, almacenar y distribuir los recursos materiales provenientes de adquisiciones; • - Preparar decreto que de “Baja” de las especies inutilizadas, de acuerdo a la normativa vigente. Etc.

44. Servicios Generales: • Dirigir, coordinar y controlar la mantención, seguridad, aseo y ornato de las dependencias municipales; • Supervigilar el uso y buen estado de los bienes de la municipalidad etc.

45. Unidad encargada de Medio Ambiente y de Aseo y Ornato: (Art. 25 de la ley 18.695). • El objetivo fundamental de esta unidad será el mantener el aseo y ornato; y preservar el medio ambiente de la comuna, entre sus tareas específicas destacan: • a)El aseo de las vías públicas, parques, plazas, jardines, y en general, de los bienes nacionales de uso publico existentes en la comuna; • b)El servicio de extracción de basura; • c)La construcción , conservación y mantención de áreas verdes.

46. Además se pueden señalar las siguientes funciones especificas: • -Diseñar programas para la disposición final de la basura domiciliaria, industrial y comercial; • - Organizar el aseo de las vías publicas, parques, jardines etc. de la comuna • -Diseñar e implementar programas de limpieza de sumideros de aguas lluvias y en general de acequias y canaletas de la via pública. • -Administrar las áreas verdes de la comuna y proponer programas de construcción reparación y mantención de éstas, así como el cuidado de los árboles existentes en éstas. • -Retirar de la vía pública animales muertos. • - Controlar los animales al parecer abandonados, y que se encuentren en bienes nacionales de uso público etc.

47. Unidad de Desarrollo Comunitario • Sus funciones específicas son, según el art.22 de la ley 18.695: • a.-Asesorar al Alcalde y, también, al Concejo en la promoción del desarrollo comunitaria. • b.Prestar asesoría técnica a las organizaciones comunitarias; fomentar su desarrollo y legalización, y promover su efectiva participación en el municipio. • c.Proponer y ejecutar, dentro de su ámbito y cuando corresponda, medidas tendientes a materializar acciones relacionadas con salud pública, protección del medio ambiente, educación y cultura, capacitación laboral, deporte y recreación, promoción del empleo, fomento productivo local y turismo.