FS – Hva er det?

1. FS – Hva er det? En kort innføring i FS (Felles studentsystem) Februar 16. 2010

2. Felles studentsystem FS (Felles studentsystem) er et studieadministrativt datasystem utviklet for universiteter og høgskoler. Den består hovedsakelig av en klientapplikasjon med et brukergrensesnitt (GUI) som sitter på toppen av en relasjonsdatabase. På UiO må man logge seg på en separat server for å få tilgang til FS. Hva er en database? En database er en organisert oppbevaring av informasjon, som man kan bearbeide og søke i. En relasjonsdatabase er en database som består av flere tabeller som jobber sammen. Hver tabell har kun beslektet informasjon. Gamle papirarkiver er flate databaser. Her må hvert objekt skrives om igjen og om igjen. Noen av de største fordelene ved å bruke databaser:• flere kan jobbe med samme informasjonen samtidig• databasen passer på at informasjon ikke går tapt• håndterer store datamengder veldig effektivt

3. FS - Litt historikk • FS (Felles studentsystem) er et datasystem for studieadministrasjon utviklet for universitetene, de vitenskapelige høgskolene og statlige høgskoler i Norge. • Det har vært flere datasystemer tatt i bruk før FS; ST – Studentsystemet (1989 – 1993) og SR/IR – Studentregister/Immatrikuleringsregister. Før det har det vært forskjellige papirbaserte arkivsystemer. • FS ble utviklet i perioden 1995-96 av ADB-seksjonen ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), UiO i samarbeid med IT-avdelingene ved de tre andre universitetene. Utviklingsarbeidet bygget på kravspesifikasjoner og datamodeller som ble laget i perioden 1993-1994. • Høstsemesteret 1996 ble FS satt i drift ved tre av universitetene (blant annet UiO) og våren 1997 ved det fjerde. Etter hvert har de fleste høyskoler begynt å bruke systemet. Det er i den forbindelse gjort en god del tilpasninger. • FS systemet måtte tilpasses til Kvalitetsreformen fra høsten 2003. • FS er under stadig utvikling og forbedring. Den siste store endringen var i Vurderingsmodulen, som skjedde i 2008. Nye versjoner og ’fliser’ av FS kommer med jevne mellomrom.

4. FS som datamodell (fra 1993) En temmelig komplisert relasjonsdatabase

5. FS består av mange forskjellige men interaktive komponenter

6. FS som sentralt system

7. FS Facts and Figures • 25 institusjoner brukte FS som studieadministrativ system i 2008. 16 nye institusjoner sluttet seg til FS i 2009 og 9 flere vil ta den i bruk i løpet av 2010. • Budsjett for å utvikle FS var satt til NOK 10 000 000,-. Budsjettet ble ikke overskredet. Heller ikke tidsrammen. • I 2008 var cirka 80 % av alle studenter i Norge registrert i FS. • Det var 585 248 personer registrert i FS ved UiO per 14.02.10. • Den eldste student i UiO sin databasen var født i 1892. • Cirka 45 000 søkere og cirka 30 000 registrert studenter hvert semester ved UiO. • FS brukergrensesnittet har cirka 400 applikasjonsvinduer (inkludert cirka 100 vinduer til koder) • Databasen innholder cirka 850 tabeller og 1200 hjelpetabeller. • Det finnes cirka 500 forskjellige rapporter og rutiner i FS. Videreutvikling av disse skjer etter behov. • Det finnes 54 forskjellige FS brukerroller per i dag. Nye roller blir stadig utviklet, også skreddersydd til institusjon. • Per 14.02.10 var det 506 aktive FS brukere ved UiO. • FS ’eies’ av medlemsinstitusjonene. En årlig kontingent betales basert på antall studenter. Alle medlemsinstitusjoner deltar på årsmøtet med én representant, men med en stemmevekt som tilsvarer institusjonens økonomiske forpliktelser i tiltaket.

9. Hva kan man gjøre med FS? • FS er: • et informasjonsregister • et saksbehandlingsverktøy • et rapporteringsverktøy (primær datakilde)

10. FS er et informasjonsregister: • Personer (søkere, studenter, fagpersoner) • FS er en persondatabase; man kan følge en person fra innsøkning til eventuelt vitnemål. • Emner, studieprogrammer, kurs • FS inneholder fagporteføljer; emner, studieprogrammer, lærer og undervisning. • Tid/sted og studieinformasjon på nettet. • Karakterer, grad • En historisk database som innholder kvalitetssikrede data om karakterer og grad som har blitt tildelt av en institusjon. • Studieelementer • Forelesningskataloger • Studiehåndbøker

11. FS er et saksbehandlingsverktøy: • Opptak • Data til og fra Samordna opptak • Lokale opptak til studieprogrammer og emner • Utveksling • Innreisende studenter • Utreisende studenter • Doktorgrad • Godkjenningsaker • Klagebehandling • Koblet til Studweb • Timeplanlegging (integrert med Syllabus)

12. FS er et rapporteringsverktøy (primær datakilde): • DBH (Database for statistikk om høgre utdanning) • SSB (Statistisk sentralbyrå) • Statens Lånekasse • NIFU-STEP (Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning) • Rangering av universiteter (QS World University Ranking, osv.) • Div. ad hoc statistikk

13. Hvem bruker FS? • Studieadministrasjon • Brukeradministrasjon • Oppdatering/kvalitetssikring av data • Sentrale oppgaver • Rapportering/statistikk • Fakultetene/instituttene • Fakultetsadministrasjon • Studieveiledere • Timeplanleggere

14. FS-brukere • Brukervalidering og roller • En FS-bruker har bare adgang til data for egen institusjon (for eks. UiO). • Alle brukere må være validert, dvs. ha fått tildelt et individuelt brukernavn og passord og tilgang til aktuelle maskiner/terminalserver. • Tildeling av roller (validering) gir adgang til en bestemt del av systemet tilpasset den enkelte brukers arbeidsoppgaver. • Validering medfører at enkeltbrukere gis spesifikk adgang til å lese, tendre, slette eller legge inn nye data.

15. A D G A N G • FS brukere • Datasikkerhet • Brukerne forplikter seg til å holde seg innenfor de grensene som brukertillatelsen setter og til å behandle opplysningene i FS konfidensielt (taushetserklæring). • Systemets eieravdeling ved institusjonen avgjør hvem som kan bli brukere og hva den enkelte brukeren skal kunne gjøre i FS. Ved UiO gjøres dette i samråd med fakultetenes FS superbrukere. • Som sikkerhetstiltak blir FS brukerkonti som ikke har blitt brukt de siste tre måneder sperret; brukerkonti som ikke har blitt brukt i løpet av ett år blir slettet. Ellers sletter man brukertilgang ved avsluttet arbeidsforhold.

16. Å jobbe med FS (1) • FS-klienten er Windows-basert. Det betyr at alle som har arbeidet med Windows og programmer under Windows (Word, Excel o.l.) vil ha stor nytte av erfaringene med dette. Det gjelder, blant annet, bruk av hurtigtaster, klipp og lim, osv. I tillegg gir FS rike muligheter til overføringer av data til ulike andre system. • Moduler • FS er modul-basert. Brukere blir tildelt roller som gir rettigheter til forskjellige handlinger (opprette, endre, slett, kjøre) i bilder, rutiner og rapporter. • Det finnes14 moduler i FS: Opptak, Godkjenningssaker, Programstudent, Utveksling, Semesterregistrering, Undervisning, Vurdering, Doktorgrad, Kvalifikasjon, Etterutdanning, Betaling, Stipend, Studieelementer og Koder. • Modulen Stipend brukes ikke lengre ved UiO. Modulen Koder innholder bakgrunnskoder til systemet og har egen oppsett.

17. Undervisningsmodulen Hver modul har bilder, rutiner og rapporter som er spesifikk til kun den modulen. I tillegg finnes eget Personmodul (på øvre menylinje) med bilder og rapporter for seg. Opptaksmodulen

18. Å jobbe med FS (2) Den øvre menylinje endrer seg ikke etter modulvalg; kun innholdet i Bilder, Rutiner og Rapporter endrer seg. Unntaket er Koder modulen, som er for det meste kun til bruk av FS administratorer. Menylinjene endrer seg når man har vagt et bilde å jobbe med. Da får man de verktøy man trenger til å søke, opprette, lagre, osv. Likedan endrer menylinjene seg når man har vagt en rutine eller en rapport å jobbe med. Da skal man i første omgang ’kjøre’ rutine eller en rapport (løpende man). Man kan også sortere og filtrere.

19. Å jobbe med FS (3) FS har egen ’desktop’ som kan konfigureres av brukeren. Her kan man legge inn bilder, rutiner og rapporter som er oftest i bruk som ’bokmerker’. Relaterte bokmerker kan samles i ’grupper’ (farget ikon).

20. FS databaser Det finnes flere FS databaser. Det som brukes aktivt med gjeldende data heter produksjonsbasen (FSprod). Det finnes også testbaser som man kan bruke til å teste ny funksjonalitet eller øve seg som bruker (FSdemo). Det finnes en egen FS applikasjon (FS-system) som brukes av FS-administratorer. Her kan man administrere brukere, innrapportere statistikk, jobbe med e-postkøer og justere systemparametre.

21. Tilgang til FS (produksjon- og demobasene)

22. Hovedbilde i FS

23. FS – BAL3010

24. Syllabus – 10V-BAL3010-1-1-2-1-1

25. UiO Web - Balkan-linje 3010

26. FS som organisasjon

27. Studieavdelingen UiO Litt nyttig informasjon • Nyttig informasjon om FS finnes på http://www.uio.no/for_ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/ • Her finnes også brukerveiledninger og ofte stilte spørsmål. Dersom dette ikke hjelper, ta kontakt med fakultetets superbruker. Se http://www.uio.no/for_ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/brukerstotte/superbrukere.html • Noen fakulteter har også egne fs-sider på nett • Nyheter finnes også på twitter.com/uiofs • Vi vil gjerne vite hva du syns om denne fs-dagen. Er dette noe vi bør arrangere flere ganger, hvilke kurs bør vi ha med, ros og ris til denne gjennomføringen av dagen. Gi oss tilbakemelding på fs-kurs@admin.uio.no