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项 目 管理 工具和方法. 1 、三个工具:效率手册、脑图、里程碑 2 、二个方案:简单管理、项目管理 3 、关注的问题:信息安全、价格 其他内容:更多工具、园区企业互动. 一、效率工具 —— 工欲善其事, 必先利其器. 介绍 3 个工具如何提升效率. 脑图. 效率手册. 里程碑. 虚拟办公室. 1 、效率手册 —— 整合传统工具中任务相关部分. 记事本 日程 邮件 文档 即时消息 电话 9 5Work 效率手册. 例会. 不仅整合,而且更优化. 不仅能记录任务,而且比记事本更清晰分组管理;
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项目管理工具和方法 1、三个工具:效率手册、脑图、里程碑 2、二个方案:简单管理、项目管理 3、关注的问题:信息安全、价格 其他内容:更多工具、园区企业互动
一、效率工具 ——工欲善其事,必先利其器 • 介绍3个工具如何提升效率 脑图 效率手册 里程碑
1、效率手册 —— 整合传统工具中任务相关部分 • 记事本日程邮件文档即时消息电话 • 95Work效率手册 例会
不仅整合,而且更优化 • 不仅能记录任务,而且比记事本更清晰分组管理; • 分配任务,比邮件更简单;完成任务自动通知,比邮件更智能; • 鼠标拖动,就能自动生成日程安排; • 可以对任务加附件,轻松传递相关文档; • 可以对任务发帖讨论,不打扰对方; • 不能取代及时消息、电话和当面沟通。应与这些工具相互辅助配合。
自动汇总工作汇报,大幅降低例会时间 • 能够了解上周完成工作、本周工作安排,以及本周已完成工作; • 能够了解下周以及更远的工作安排,和未安排日程的工作; • 能够了解每周工作要点和工作总结(需录入)。 • 能够逐步取消大部分例会内容,节省大量时间精力; • 能随时随地查看工作汇报,掌握最新动态情况,及时调度安排; • 了解的信息更细致,全面掌握下属工作安排和负荷;
手机应用与桌面同步 • 随时随地捕获思路灵感; • 外出也能随时查看日程,做事有条不紊; • 充分利用碎片时间。
效率手册总结 • 管理个人工作;管理个人时间; • 围绕具体工作的分配、沟通; • 上下级的汇报、了解。 • 手机与桌面同步; 工作汇报 任务分配与接受 个人工作管理个人时间管理 手机
2、脑图 —— 最好的思维辅助工具 • 目前常用的脑图工具: • 免费的:FreeMind • 收费的:MindManager • 记录,能将脑海中所有思路记下来,超过记忆能力数十倍。 • 分解,能将思考层次更深入到最细节。 • 整理,能非常方便地拖动组织归纳,让思路更清晰有调理。
脑图的意义 • 想的更多、更深入,直接分解到具体任务, • 提前预演可行性,提前发现问题,避免返工损耗; • 促进沟通,因为脑图展示出了清晰的思路 • 自己都没有理清的话,就无法讲清楚; • 有可视化的线索,更容易沟通; • 脑图的用途 • 产品研发项目 • 企业战略实施 • 部门改进,例如:销售体系建设
95work项目脑图工具 • 95work整合了脑图工具; • 更进一步,能将具体工作转为任务,与里程碑、效率手册同步; • 脑图作为项目工具的一部分,允许团队成员共同参与,集思广益。
3、里程碑 • 整合长期计划、近期计划。 • 聚焦近期计划,进行工作分配,与效率手册同步。 • 监控日程安排,执行情况。 设定里程碑 • 长期阶段,跨度时间长,一般1-3个月一个里程碑。 • 最近阶段,周期短,一般每2周一个里程碑。
快速规划 • 利用快速规划工具进行安排。按脑图结构显示出任务。点击对应的里程碑空格即可安排。 • 最近里程碑安排反馈到脑图中。
聚焦最近里程碑 • 分配人员,设置优先级。与效率手册同步。 • 任务是否已经安排执行? • 执行情况如何? • 哪些任务未按时完成?
项目整体进度 项目整体进度当前是提前、正常还是延迟?
提前规划下一步 • 下一个里程碑是预期目标是什么? • 浏览所有里程碑,选择其中合适的任务,安排到下一里程碑中。 • 保证里程碑衔接紧密。
二、管理方案 • 1、简单管理 • 利用效率手册,实现简单应用,适合日常工作。 • 2、项目管理 • 组合脑图、里程碑、效率手册。适合项目管理。
1、简单工作机制 • 利用效率手册,建立日常工作管理体系。 • 动力原理:工作透明化,产生合适的压力。 • 关键控制点:每个人要安排每周日程和完成任务要勾选。 • 常见问题:没有工作习惯,或逃避工作透明化。 • 建立透明机制: • 方法1:每周日程共享机制。 • 方法2:工作汇报机制。 • 逐步培养良好的工作习惯。
达到的效果 • 可有效进入工作状态,减少周一和假日综合症; • 在不干扰的前提下,就能分配任务、了解执行情况,避免影响别人; • 手机与电脑同步,随时随地记录灵感,查看日程,利用碎片时间; • 透明的工作汇报体系,形成适当压力,做多做少不一样。逐渐形成良性的工作氛围; • 例会大幅减少,但对个人工作情况掌握更细致准确; • 有效实施的企业,工作氛围有显著改观。 • 需配合相应的培训教育和管理制度(不建议直接与奖励制度挂钩); • 本系统为管理制度提供了客观数据。
2、项目管理机制 • 适合以目标为导向的复杂工作。 • 例如产品研发项目,目标非常明确,适合项目管理。随着产品发展,可以展开多个项目。 产品 阶段1 产品 阶段2 产品 阶段3
组建项目团队,应邀请外部关注者 • 选择合适的项目成员 • 邀请高管进入项目,让高管了解项目方案、计划、执行情况,及早提出意见; • 共享项目链接给客户(或投资者),让客户能够了解项目进展,更放心、更满意。 外部沟通作用 • 更早提出问题,更早思考改进,降低返工损耗; • 多一位观众,多一些督促,多一份动力。
利用脑图——明确项目目标,并分解 • 与项目关注者,包括高管、客户分析可行性,确定项目目标; • 最终明确定位,明确范围; • 分解方案,反复讨论、细化; • 可以用头脑风暴收集思路,归纳整理,合理取舍。 • 可以分给项目成员分解,集思广益,而且培养思考能力。 • 项目初期,产生一个具体细致、清晰可行的方案。 • 在项目过程中,会不断添加新的思路,不断完善细节。
利用里程碑合理规划 • 项目目标、定位、方案基本明确后,利用里程碑做粗略计划; • 细化最近里程碑,将比较明确的任务纳入最近里程碑,尽快开始; • 随着项目进展,经常浏览里程碑,并根据情况随时调整 • 影响阶段目标的任务优先,因为影响阶段目标实现; • 验证任务优先,因为影响重要决策; • 重要的任务优先,因为产生价值大;但如果尚不清晰、完美,则尽量延后,争取更多思考酝酿时间。优秀思路方案将减少重做次数,大幅提升效率。 • 已经明确的不重要任务,可以填补空挡时间;
利用当前里程碑协调执行 • 形成默认的规则: • 优先安排带【1】标记的任务。 • 优先安排带“!”标记的任务。 • 最终形成团队习惯: • 项目经理只需调度最近里程碑,项目成员将自动配合。 • 要求项目经理: • 每周要浏览最近里程碑,检查问题,并及时协调。
企业和部门的目标管理 • 项目管理也可用于企业战略,部门改进等。最终建立成熟的流程和规章制度。 • 项目管理依靠人来运作,非常灵活。流程和制度管理,像机器般运作,规范而稳定。 • 部门不像项目那样封闭,有许多职责类型的工作。项目管理可以保证重要的工作主线不偏离。 部门改进项目 部门成熟的业务流程
关键问题,是脑图的分解 • 企业战略目标 • 例如按平衡积分卡原则分解,需要改进哪些业务流程,如何提升客户满意度,如何增加利润,如何降低成本,如何提升员工满意度,等等。 • 例如按SWAT分析。 • 部门目标分解, • 例如优化销售体系:收集客户联系方式,完善宣传资料,完善销售工作岗位职责,完善工作流程,建立销售指标评价体系等等。
常见的错误分解 • 把职责与目标混为一谈。 • 应该把职责单独一个脑图。 • 主要以目标脑图驱动。 • 分解的任务不具体。 • 是否分解到任务层次? • 这个任务是否能安排给某人,在某天能够完成? • 错误例子:发展10个新客户,分解为上半年5个,下半年5个。
达到的效果 • 项目经理能够分解工作更细致;项目经理能与高管,客户更顺畅沟通; • 项目经理能够更轻松规划时间;项目经理能轻松调度;为项目经理节省大量时间精力; • 个人工作安排与项目计划同步;不干扰工作前提下,传递充分信息; • 高管能够掌握项目思路细节、计划安排、执行情况;
付出的代价最小化 • 几乎没有额外的工作。没有为了管理而增加工作量。 • 效率手册按事先规划,而不是事后日志; • 脑图分解是为了辅助思考,而非应付领导; • 阶段规划、任务安排非常简单轻松; • 进度统计按任务数,而非按工时,虽然准确度略低,但简单省力。 • 许多任务通知、同步、统计都是自动完成的。
总结 • 项目经理不好做一个忙碌的项目经理曾写道:60%的人认为项目管理不到位,70%的人认为我打扰了他们的工作,30%的人认为信息共享不足 • 95Work项目管理工具可以帮助项目经理做得更好,可以帮助建设精锐团队。 • 精锐团队整体效率提升何止50%以上。
三、关心的问题 • 1、信息安全; 2、价格 因特网 终端设备验证安全传输数据库加密
安全保护之一:敏感数据加密 每行数据密码均不同,数据没有破解价值。
安全保护之二:可使用安全传输 使用安全传输,即使在公网环境下(例如宾馆、机场)使用也无需担心
安全保护之三:终端设备认证 即使帐号密码泄露,也不用担心,只有经过二次认证的设备才能使用 • 1、如果选择了“设备认证”选项(在用户管理中设置)。 • 2、第一次使用某台电脑(或平板)时,会提示需要授权。 • 3、如果使用自助认证,则会发送一封邮件到帐号邮箱。点击邮件中的链接,即可完成自助授权。
产品价格 • 首年免费;无需任何投资,可以验证项目工具带来的价值; • 收费价格:每活跃用户每天1元,合计每用户每年约220元。以一个10人的活跃团队为例,一年费用约为2千元。 • 1年后,企业根据使用价值,自行选择。 • 即使不选择付费工具,园区企业互动工具依然可以使用。
四、其他工具 • 信息共享 • 记事本(加密):可以用于积累、共享业务经验。 • 电子书:可以积累、共享知识。 • 文件夹(文件名及链接加密):共享文档,随时随地下载。 • 通讯 • 联系人:企业共享联系人信息,可以群发推送信息(短信及群发邮件收费)。 • 发件箱:查看个人发送邮件日志,可以查看阅读情况。 • 推送记录:管理员(需赋权)可以查看所有推送的信息,以检查审核。
五、园区企业互动部分1、建立独立企业空间 • 使用数据上报帐号登录。 • 点击图标,创建自己的独立企业空间。
2、信息互动 • 加入园区联系群 • 可见加入该群的 • 聚科园区服务人员, • 以及其他企业的人员。 (不加入群的用户不可见)
3、其他功能简介 • 数据上报 • 企业信息补充、修正 • 签收账单 • 查看活动日历 • 查看会议室可用时段
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