2010. április 22. Balkány

1. BALKÁNY VÁROS SZERVEZETFEJLESZTÉSEÁROP – 1.A.2Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztésePROJEKT MENEDZSMENTISMERETEK KÉPZÉS1. rész 2010. április 22. Balkány 1

2. Projekt definíció Mit nevezünk projektnek? • Ezek nem projektek: • Egy autó eladása • Egy magazin elolvasása • Készpénzfelvétel • Kiállítás egy napjának eseményei • Ezek projektek: • Autókereskedőnél értékesítési csapat létrehozása • Egy új vagy régi magazin új arculatának bevezetése • Bankrablás megtervezése, szervezése és végrehajtása • Kiállítás, konferencia megszervezése 2

3. Projekt definíció A projekt fogalma • Olyan tevékenység, amely egy szervezet számára, • olyan egyszeri és komplex feladatot jelent, • amelynek teljesítési időtartama (kezdés és befejezés) • valamint teljesítésének költségei meghatározottak, • és egy adott eredmény elérésére irányul • Szabványosított dokumentum, amely tartalmazza a fejlesztés modelljét, és a modellt támogató elméleti feltételezéseket. • Konkrét célok adott időben, meghatározott helyen és költségek révén történő megvalósításához szükséges, egymáshoz kapcsolódó akciókat és erőforrás-felhasználásokat jelenít meg azonosítható, felelősök közreműködésével. 3

4. Projekt versus normál szervezeti tevékenység • Normál szervezeti tevékenység jellemzői • Folyamatos/ismétlődő feladatok • Stabil környezetben hatékony • Egyensúly és lassú változás • Állandó erőforrások és szerepek • Felhalmozódó tapasztalat • Projekt tevékenység jellemzői • Eseti, egyedi feladatok • Gyorsan változó környezetben hatékony • „Forradalmi” változás • Ideiglenes erőforrások és szerepek • Bizonytalanság és kockázat 4

5. A projektben megválaszolandó kérdések • Kik?Kik a tervezés és a kivitelezés alanyai? • Kinek az előnyére?Valóban szükségünk van rá? Mit akarunk vele elérni? Ki és hogyan fogja használni? • Minek az érdekében?Sok célkitűzés szolgálhatja a projekt fő célját. • Megkülönböztethetőek "hardware-" és "software" projekteket. Előbbiek műszaki objektumok megvalósítására vonatkoznak. Utóbbiak emberekre irányuló projektek, illetve a társadalmi - gazdasági - közösségi környezetet akarják megváltoztatni • Mivel, kinek az eszközeivel? tőke, ingatlan, gép, szaktudás, stb. • Mikorra? időtartam és határidő, ami jelentősen kihat a költségekre is • Hol, milyen környezetben? A projekt természeti-fizikai, illetve gazdasági-társadalmi környezete, annak stabilitása, vagy érzékenysége. 5

6. Projektindításhoz szükséges elemzési területek • Azokat az aspektusokat kell kiemelni, amelyek a projekt sorsára meghatározóak lehetnek: • Természeti környezet • A projektek célja a fejlesztés, a változtatás; a természeti környezet legfontosabb összetevőit pedig gyakran változtathatatlan (immobil) tényezőknek tekintjük. Ebből nem következik az, hogy a természeti környezet minden összetevője azonos súllyal szerepel a projekt leírásában • Emberi környezet • Azokat az elemeket célszerű megjeleníteni és kiemelni a projekt gazdasági - politikai - kulturális tényezői közül, amelyek a kivitelezhetőség és a siker szemszögéből meghatározó fontosságúak • Intézményi környezet • A projektet finanszírozó cég elvonulása (a projekt megvalósulása) után a helyben meglévő (vagy az időközben kiépített) intézmények működtetik a továbbiakban. Fontos lehet az ilyen intézmények hozzáértése, tagjaik szakmai felkészültsége, technikai ellátottsága stb. • Nem utolsósorban pedig az, hogy érdekviszonyaik és együttműködési hajlandóságaik • mennyiben akadályozzák, vagy segítik a projekt megvalósítását. 6

7. A projekt életciklusa A projekt életciklusát általában önmagába visszatérő körfolyamatként ábrázolják 7

8. A projekt életciklusa • az 1-3. szakasz: ötletből  logikus cselekvési modell alapján készített projekt dokumentáció • 4-5. szakasz: elfogadás, a szereplők és a szponzorok értékelése alapján döntés • 6-7. szakasz: projekt megvalósítás, kivitelezés • 8. szakasz: monitoring  az életciklus egészét átfogó folyamatos feladat; értékelés  mérföldkövenként vet össze eredményeket, dönt az esetleges korrekciókról • 9-12. szakasz: zárás, projekt átadás, utó-értékelés 8

9. A projekt tervezése, tervezési stílusok • Hardware projektek esetében: • teoretikus, • top-down, • blueprint • Software projektek esetében: • résztvevő, • bottom-up, • programatikus • A tervezés módját meghatározza a terv tárgya, típusa, az elfogadott tervezési stílus 9

10. Cél-orientált projekt-tervezés (OOPP) • Lehetőség nyílik a döntéshozók és az érintettek közötti konszenzus születésére az adott fejlesztés ok-, célkitűzési- és megoldási rendszerére vonatkozóan. Elemei: • közös elemzés (célcsoportok, érdekcsoportok elemzése és kiválasztása) • probléma elemzése (problémafa) • célanalízis (célfa) • alternatívák megtárgyalása és tesztelése • logikai keret 10

11. A problémafa és a célkitűzésfa • A célkitűzések és a problémák közti kapcsolódásokat és kölcsönhatásokat vizuálisan is megjeleníthetjük a probléma-, illetve célkitűzésfa segítségével. • (A problémák, célkitűzések hierarchiáját egy grafikus modellen ábrázoljuk.) • A problémafa lényegében a megoldásra váró gondok feltérképezését segíti, a problémafa megjelenítésekor a kiindulópont a kulcsprobléma megállapítása, ahonnan felfelé és lefelé terjedhet 11

12. Problémafa • A problémák között fennálló logikai kapcsolatok vizuális megjelenítése • A megoldás logikai modelljének gerincét is körvonalazhatja • A közvetett okokat és a fő okot, valamint a hatásokat is hierarchiába rendezi • (sugallja a megoldás lehetséges • lépéseit, legtöbbször csak meg kell • fordítanunk a problémafát, és máris • a kezünkben a célfa: a megoldás • érdekében szükséges lépések modellje) 12

13. Célfa • A megoldás érdekében • szükséges lépések modellje • A célfa elkészíthető programozási • segédeszköz ként is (ekkor a fő cél a • programozási folyamatból ismert • programcsomag, vagy egy prioritás • lesz), de készülhet az egyes projektek • szintjén is (amikor pedig a főcél a • projekt hatása). • A célfa a logikai keret (logframe) • legfontosabb segítő eszköze. 13

14. A logikai keret (logframe) • A projekt-tervezés, a projekt-értékelés és a monitoring alapvető eszköze. • Olyan táblázat, ami a projekt építőelemei közti logikai összefüggéseket sorakoztatja fel. • Funkció: áttekinthetően és felismerhetően, egyetlen összefoglaló táblázatban jeleníti a tervezési eszközök kapcsolódását, logikáját 14

15. A logframe-nek öt kulcsfontosságú kérdésre kell válaszolnia • Mi történik a projektben? • Mi lesz az eredmény? • Melyek a közbülső (a közvetlen) eredmények? • Hogyan ismerjük fel a sikert? • Melyek a kockázatok? 15

16. GYAKORLATLogframe elkészítésének, rendezésének bemutatása példán keresztül Gyakorlat témája 16

17. Gyakorlat tematikája • Hogyan fogjunk hozzá a logframe elkészítéséhez? • A célok, a tevékenységek és a feltételek elrendezése • A feltételek és a kockázatok elrendezése • A projekt és az alprojekt kapcsolódásának modellje 17

18. KÉRDÉSEK? 18

19. Köszönöm a figyelmet!Kauth István+36 30 453 4429balkany@magyarfejleszto.hu 19