Evaluacija grant shema

1. Evaluacija grant shema

2. Ciljevi Dati okvir evaluacije darovnica Naučiti korake u procesu evaluacije Dati savjete kako izbjeći pogreške

3. POČETAK: Odbor za ocjenjivanje SASTAV: • Provedbena agencija: chairperson & secretary • Korisnik (JPP): članovi s pravom glasa • Observeri (iz DEU, ostalih agencija)-redovito pozivati na sve sastanke • Asesori mogu, ali i ne moraju biti dijelom Ev Com-a (uzimaju se kada je očekivani broj pristiglih ponuda veliki ili je potrebno određeno tehničko znanje)

4. Odbor za ocjenjivanje • Ako Ev Com nema asesore, članovi Ev Com-a sami ocjenjuju projektne prijedloge • Ako se uzimaju (najčešće Framework ugovorom ili iz vlastitog proračuna), asesori moraju imati barem 5 godina iskustva u relevantnom sektoru, koje dokazuju životopisom • U svakom slučaju asesori samo predlažu, a članovi s pravom glasa odlučuju o projektnim prijedlozima

5. Odbor za ocjenjivanje • Sastaje se min 4 puta i sastavlja 4 različita izvještaja • U slučaju korištenja zamjenskog člana tijekom evaluacije, chairperson razmatra u kojem se opsegu evaluacija mora ponoviti • DEU se mora pismeno obavijestiti (dajući razloge odsutnosti imenovanog člana), ali razlozi zamjene moraju se opisati i u izvještaju • Potpisivanje deklaracija o nepristranosti i povjerljivosti • Rok za dostavu aplikacija – 60/90 dana od objave GfA

6. Projektni prijedlozi - sadržaj • Application Form: Part A: Concept Note (projektni sažetak); Part B; Full Application (opis predloženog projekta), opis aplikanta (djelatnost, kapacitet projektnog i financijskog menadžmenta), partnera i suradnika (associates), izjave o partnerstvu • Proračun – sastoji se od 3 lista! • Logička matrica • Deklaracija aplikanta • Checklista

7. Faze u ocjenjivanju projektnih prijedloga • 4 faze u ocjenjivanju: • Receipt and registration of proposals, Opening session and administrative check • Evaluation of the concept note • Evaluation of the application form • Verification of eligibility • Mogućnost klarifikacija aplikanata da nešto dodatno dostave / pojasne (rok za pojašnjenje do 4 radna dana)-načelo proporcionalnosti • Dugotrajan proces evaluacije (ukupno trajanje 4 koraka cca 4-7 mjeseci)

8. Način ocjenjivanja • Ako nema asesora – za svaku aplikaciju članovi s pravom glasa popunjavaju 1 grid, a ako Ev Com ima asesore – barem 2 asesora moraju pregledati i ocijeniti jednu aplikaciju (uzima se u obzir prosječna ocjena) • Evaluatori ne smiju prepravljati gridove koje su ispunili asesori • Ukoliko se evaluatori ne slažu s ocjenama asesora – mogu zanemariti njihove gridove tako da nanovo ispune grid i ocijene istu aplikaciju (ovakvu odluku treba opravdati u izvještaju)

9. “Receipt and registration of proposals” • Ev Com članovi ne moraju biti prisutni • Ev Comčlanovi moraju biti detaljno upoznati s tekstom natječaja (Upute za prijavitelje) • Secretary registrira primitak svih ponuda u listi i priprema sve omotnice za Odbor (za administrativnu provjeru) • Za svaki pristigli projekt secretary zapisuje broj primitka, naziv pošiljatelja (od koga je stigla), datum kada je poslana (primljena)

10. 1. “Opening session and administrative check” • Provjerava se administrativna prihvatljivost ponuda: potpunost prijave (točan broj primjeraka, potpisane izjave), engleski jezik, trajanje i iznos u skladu sa Uputama za prijavitelje, te ostali zahtjevi prema priloženoj checklisti • S obzirom na datum - prihvatljive su sve ponude koje su poslane do određenog roka (preporučena pošiljka – datum na omotnici)-obratiti pažnju kako je rok definiran u GfA

11. 1. “Opening session and administrative check” • Završna odluka vezana za prikladnost projektnog prijedloga za nastavak ocjenjivanja opisuje se u izvještaju koji se šalje DEK-u na odobrenje • Izvještaj sadrži i odluku te obrazloženje o eventualnom preskakanju stepa 2 • Aneksi izvještaju:list of applications received, declarations of impartiality and confidentiality, Completed administrative checklists, [Clarification correspondence with the applicant(s)]

12. Najčešće pogreške u 1. koraku Aplikant: • izvori finaciranja prema definiciji u GfA, točka 1.3 (omjer EU contributiona, nacionalnog sufinaciranja i aplikantovih sredstava)-ovisi o definiciji u GfA • mogući popratni dokumenti-nisu svi priloženi • nekonzistentnost u prikazivanju istih informacija u različitim dijelovima Application forma Odbor za ocjenjivanje: • nekonzistentnost u pripremi klarifikacija (načelo proporcionalnosti, načelo efikasnosti, načelo jednakog tretmana) • priprema izvještaja-zbrajanje (aritmetičke greške)!

13. Savjeti u 1. koraku • najbolja praksa za imenovanje članova Odbora za ocjenjivanje: više različitih institucija • Pripremni sastanak (prije otvaranja ponuda)-detaljna priprema članova odbora s pravom glasa: • utvđivanje strategije za ocjenjivanje (za step I) u skladu s GfA i osnovnim načelima javne nabave • najbolja praksa-opisivanje strategije u izvještaju • Izvještaj odražava rasprave i zaključke tijekom sastanaka Odbora za ocjenjivanje

14. Savjeti u 1. koraku • najbolja praksa: izdvojiti Declarations by the Applicant, checlists i Assessment grids, numerirati, inicirati (chaiperson i secretary), ne zagubiti, dokumenti potrebni za 4. step! • pripremiti popis s osnovnim podacima aplikanata (koristiti tijekom cijele evaluacije) • Assessment grids (isti primjerak za svaku ponudu) ispunjavati kontinuirano u svakom stepu • Izvještaj, točka 4., total requested contribution-zbrajanje (aritmetičke greške)! • pripremiti pisma aplikantima o rezultatima odmah nakon slanja izvještaja u DEU (slati nakon odobrenja izvještaja!)

15. 2. “Evaluation of the concept note” • Concept Note (CN) mora biti na max. 4 stranice • Ocjene su od 1 do 5 (max 50 bodova); neke ocjene se prema uputi u ev. gridu množe sa 2 radi važnosti • Područja koja se ocjenjuju: • Relevance of the action, • Effectiveness and Feasibility of the action, • Sustainability of the action • Min 12 bodova za "Relevance" i min 30 bodova ukupno – za prolaz u 3. krug

16. 2. “Evaluation of the concept note” • CN mogu ocjenjivati asesori / evaluatori • Svi ispunjavaju gridove i obavezno pišu komentare (prednosti i nedostaci) koji moraju biti u skladu s danim ocjenama • Svi administrativno prihvatljivi concept notes se ocjenjuju (ovisno o broju bodova koje dobiju prolaze dalje u evaluaciju) • U Uputama je definirano koliko CN ide dalje • Kopije svih gridova su aneks izvještaju

17. Najčešće pogreške u 2. koraku Aplikant: • ne uključuje podatke o vlastitoj organizaciji u concept note • nepreglednost uslijed aplikantove želje za uključivanjem prevelike količine informacija u concept note Odbor za ocjenjivanje: • Assessori ne potpišu Deklaraciju o nepristranosti i tajnosti; ne provjeri se mogući sukob interesa assessora • Aritmetičke greške u zbrajanju bodova

18. Savjeti u 2. koraku • najbolja praksa: pripremiti upute za assessore (uključujući npr: listu concept noteova koje su preuzeli, Deklaraciju o nepristranosti i tajnosti, upute o ocjenjivanju, kontakt podatke chairpersona/secretarija, rok za dostavu gridova) • koordinirati rad assessora (najbolji omjer kvalitete i vremena predviđenog za individualno ocjenjivanje) • double eyes principle u pripremiIzvještaja, posebno prilikom računanja brojčanih ocjena • pripremiti pisma aplikantima o rezultatima odmah nakon slanja izvještaja u DEK (slati nakon odobrenja izvještaja!)

19. 3. “Evaluation of the Full application form” • Ocjene su od 1 do 5 (max 100 bodova), neke ocjene se prema uputi u ev. gridu množe sa 2 radi važnosti • barem 2 asesoraocjenjuju 1 aplikaciju, pri čemu se za rangiranje uzima u obzir prosječna ocjena • Područja koja se ocjenjuju: • Financial and operational capacity • Relevance • Methodology • Sustainability • Budget and cost-effectiveness

20. 3. “Evaluation of the Full application form” • Za prolaz u 4. korak: Financial and operational capacity mora dobiti 12 bodova ili više / Relevance mora dobiti 20 bodova ili više • Prema rangu bodova, aplikacije prolaze u 4. krug natječaja • Radi se tablica s bodovima + rezervna lista • Kopije svih gridova su aneks izvještaju

21. Najčešće pogreške u 3. koraku • Prevelike razlike u bodovima i suprotni komentari ocjena između dvaju asesora • Aritmetičke greške u zbrajanju bodova prilikom pripreme rang liste i izvještaja

22. Savjeti u 3. koraku • najbolja praksa: pripremiti upute za assessore (uključujući npr: listu aplikacija koje su preuzeli, upute o ocjenjivanju, kontakt podatke chairpersona/secretarija, rok za dostavu gridova ) • koordinirati rad assessora (najbolji omjer kvalitete i vremena predviđenog za individualno ocjenjivanje) • double eyes principle u pripremiizvještaja, posebno prilikom računanja brojčanih ocjena • pripremiti pisma aplikantima o rezultatima odmah nakon slanja izvještaja u DEU (slati nakon odobrenja izvještaja!), uključiti uputu o dostavi dokumenata potrebnih za step 4 prema GfA, točka 2.4

23. 4. “Verification of eligibility” • U ovoj fazi pregledava se prihvatljivost aplikanata / partnera (GfA 2.1.1, 2.1.2), tako da se ostavi cca 10 dana (odnosno prema roku definiranom u GfA, točka 2.4, ukoliko je tamo isti definiran) aplikantima da dostave dodatne dokumente (u pismu nakon 3. koraka) koji dokazuju ispravnost njihove deklaracije iz projektne aplikacije • Prije skupljanja Odbora za ovaj korak, aplikanti dakle moraju dostaviti dokumentaciju koja je navedena pod dodatne dokumente u GfA (2.4)

24. 4. “Verification of eligibility” • Pregledavaju se: statuti aplikanta / partnera, financijski dokumenti (bilanca, račun dobiti i gubitka), FIF, LEF i ostali dokumenti nabrojeni u GfA, točka 2.4. • Popunjava se GfA VII. Assessment grid, diopredviđen za step 4 • Secretary Odbora mora sastaviti listu svih aplikanata koji nisu prihvatljivi i navesti razloge za neprihvatljivost

25. Najčešće pogreške u 4. koraku • nepridržavanje uputa o dostavi traženih dokumenata (nedostatak pojedinih dokumenata ili nedostatak originala kada su zatraženi)

26. Savjeti u 4. koraku • konzultirati nacionalnu legislativu ukoliko je to potrebno u kontekstu pojedinačnih traženih dokumenata (tijela ovlaštena za izdavanje, tumačenje kriterija prihvatljivosti ovisnih o nacionalnom zakonodavstu i sl.) i istu pripremiti za sastanak Odbora • sve pristigle omotnice s traženim dokumentima pripremiti za sastanak Odbora • Deklaracije aplikanata i Assesment gridove za aplikacije koje su ušle u step 4 pripremiti za sastanak odbora

27. Potencijalni problemi • Pisma su administrativno zahtijevan posao za secretary • Nezgodno je i okupiti članove Odbora toliko puta (za korak 1 se zna kada će se skupiti, ali već za ostale korake čeka se odobrenje izvještaja i skupljanje odbora je ad hoc) • Koordinacija grant Odbora zahtijeva dobre organizacijske vještine chairperson / secretary

28. Potencijalni problemi • Gridovi se moraju pregledati (usklađenost bodova s komentarima) • Dokumentacija se može odobriti / odbiti / odobriti s komentarom, može se dogoditi da se prema odbijenici Ev Com mora ponovo sastati • Chair / sec eventualno zauzeti na drugim evaluacijama? Teško se planira vrijeme • Izlazak člana iz Odbora tokom trajanja evaluacije

29. Potencijalni problemi • Ugovaranje se direktno nastavlja na evaluaciju (u SAFU ugovaranje obavlja Odjel za pripremu i provedbu projekata) • Komunikacija s drugim odjelom – mora biti spreman na završetak evaluacije – rok za ugovaranje ! • Pisma u 4. koraku već su ujedno slanje komentara i pojašnjavanje postupka “budget clearinga” koji slijedi odmah potom

30. Preporuke • Uska suradnja chairperson/secretary • Uzeti u obzir kontekst konačnog korisnika (uglavnom nisu iz privatnog sektora-dostupnost, poštivanje rokova i sl.)-načelo proporcionalnosti • Načelo tajnosti postupka,načelo jednakog pristupa u eventualnim kontaktima s krajnjim korisnikom (očekivati brojne upite s obzirom na trajanje postupka) • Koordinacija svih sudionika u postupku ocjenjivanja • Double eyes principle u pripremi svih izvještaja prije nego se šalju u internu/ex-ante kontrolu

31. Pitanja ?

32. Pitanja Hvala na pažnji