1 / 23

Family App optimaliseert communicatie tussen WZC en families – testcase en results

Family App optimaliseert communicatie tussen WZC en families – testcase en results Carl Pauwels – directeur WZC Wommelgheem 22/05/2014. Agenda. Situering test Family App en partners Wat is belangrijk voor bewoners van een WZC? Wat is belangrijk voor families van bewoners?

zlata
Download Presentation

Family App optimaliseert communicatie tussen WZC en families – testcase en results

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Family App optimaliseert communicatie tussen WZC en families – testcase en results Carl Pauwels – directeur WZC Wommelgheem 22/05/2014

  2. Agenda • Situering test Family App en partners • Wat is belangrijk voor bewoners van een WZC? • Wat is belangrijk voor families van bewoners? • De Family App: algemeen • De Family App praktisch => Families • Uitwisseling informatie • Kalender- functie • Vragen sturen • De Family App praktisch => medewerkers WZC • Doelstellingen van de testcase • Status van de testcase en afspraken • Resultaten testcase voor het WZC en de medewerkers • Resultaten testcase voor de families • Conclusies

  3. 1. Situering test Family App en partners • Armonea en zijn WZC’s zetten in op betere communicatie voor bewoners en familie • Onderdeel van het digitale project met uitbreiding van digitale diensten, binnen het WZC maar ook buiten het WZC • Uitbreiding van het al bestaande principe van “heen- en weer” communicatieschriftjes binnen het WoonZorg-dossier (WZD) • Kadert in trend van Apps en uitbreiding software op dat vlak • Partners in dit project: • Uitgangspunt: Wat is belangrijk voor bewoners en families….

  4. 2. Wat is belangrijk voor bewoners?

  5. 3. Wat is belangrijk voor de familie? Gemoedsrust Op de hoogte Inspraak

  6. 4. De Family App: algemeen • Wat? uitwisselen informatie met familieleden bewoners in WZC Wommelgheem • Alleleden van een familie zijn op hetzelfde moment altijd en overal op de hoogte • Hoe: Via een open platform en gebruiksvriendelijke app die onafhankelijk is van hardware en besturingssystem • Platform = de Cubigoomgeving: toegang tot uw toepassingen via blokjes • Speciaal blokje binnen de Cubigo omgeving = de CareSolutions Family App

  7. 5. De Family App praktisch: Families 1. Communicatieschrift: • Informatie vanuit het WZC (observaties & registraties) raadplegen • Reactie terugsturen • Antwoorden op uw vragen (zie verder) raadplegen

  8. 5. De Family App praktisch: Families 2. Kalender: • Alle agenda- items vanuit WZC (ook animatie, kine) raadplegen

  9. 5. De Family App praktisch: Families 2. Kalender: • Zelf een afspraak toevoegen (bv. bezoek)

  10. 5. De Family App praktisch: Families 3. Vragen stellen aan: • Hoofdverpleging • …

  11. 6. De Family App praktisch: Medewerkers 1. Beheer: • Volledig ingebouwd in bestaande Woon-ZorgDossier • Aparte rechten voor medewerkers (doorkoppeling informatie) • Eenvoudig koppelen van families (unieke toegangscode voor app)

  12. 6. De Family App praktisch: Medewerkers 2. Communicatieschriften: • Eenvoudige opvolging van communicatie die binnenkomt via app • Mogelijkheid om te antwoorden • Mogelijk om door te sturen naar andere communicatieschriften

  13. 6. De Family App praktisch: Medewerkers 3. Kalender: • Volledige synchronisatie met app • Apart item voor ‘afspraak familie’ • Beschrijving kan naar dagboek en Zorgplanning

  14. 6. De Family App praktisch: Medewerkers 4. Informatie uitwisselen met families: • Volledig ingewerkt in bestaande systeem van observaties • Enkel extra vinkje zetten bij “familie” (geen extra werk) • Beschikbaar vanuit elke module in het WZD • Gaat enkel effectief door indien medewerker speciaal recht heeft

  15. 7. Doelstellingen van de testcase: 1. Testen of de Family App een meerwaarde betekent ifv: • Communicatie tussen WZC in het algemeen en families • Communicatie tussen families en medewerkers (De familie beter informeren over het verblijf van de bewoner en de activiteiten) 2. Specifieke doelstellingen van de test: de App in praktijk… • Test van de applicatie zelf • Technisch (snelheid, werking) • Gebruiksgemak • Inhoud = functies • Haalbaarheid opvolging voor medewerkers • Meten gebruik door families (frequentie – type toestel – wat zijn de vragen) 3. De Family App verbeteren (versie 2) 4. Na de testcase en indien goed bevonden door de testgebruikers komen tot een finale Family App en deze uitrollen in alle armonea WZC’s en bij de klanten van CareSolutions

  16. 8. Status van de testcase en afspraken 1. Status testcase • Eerste drie maanden zijn voorbij • Uitgebreid overleg met alle gebruikers, inclusief eerste evaluatie eind april • Enkele aanpassingen doorgevoerd, andere worden verder bekeken • Test verlengd tot eind juni 2. Afspraken die gelden tijdens de testcase • Open communicatie van alle participanten, ook als het niet goed zou gaan • Directe helplijn en feedbackkanaal • Nieuwe ideën pas implementeren na de testfase • Beperkt tot 18 families van bewoners • Gebruikers: in deze fase enkel animatie en hoofdverpleging

  17. 9. Resultaten: Deel 1 = medewerkers WZC 1. Algemeen: • Workload medewerkers valt goed mee: geen extra werk! • App vervangt deels papier- mail en telefoonwerk • Info is ineens beschikbaar voor alle families • 85% vindt werking ok en voldoende duidelijk • 90% vindt vragen van families zeer relevant • Medewerkers worden iets minder bevraagd tijdens zorg => meer tijd voor bewoners Extra tijd besparen is mogelijk mits …: • Andere diensten worden gekoppeld (sociale dienst – administratie – directie) • Alle families gekoppeld worden • Er vanuit het communicatieschrift direct kan geantwoord worden (opgelost) • Kleinere aanpassingen in het zorgdossier worden doorgevoerd

  18. 9. Resultaten: Deel 1 = medewerkers WZC 2. Functioneel: • Het communicatieschrift werkt zeer goed • Door de App en de verwachtingen van oa familie, denken de medewerkers meer na bij het communiceren en het gebruik van de software • De App zorgt voor betere en gestructureerdere communicatie • Kalender wordt veel gebruikt, men weet nu bv wanneer familie langskomt • 75% van de medewerkers vindt de mogelijkheid tot vraagstelling zeer goed • Er werden enkele suggesties voor verbeteringen of extra functionaliteiten meegegeven • De App speelt zeer goed in op de dagelijkse werking (geen extra werk)

  19. 9. Resultaten: Deel 1 = medewerkers WZC 3. Tav de uitgangspunten: • De meesten vinden dat de App de betrokkenheid met het WZC vergroot • De inspanningen van het WZC en armonea worden enorm geapprecieerd • Men is overtuigd van de meerwaarde, zeker voor de families • Door de meerwaarde wensen de medewerkers de App verder te gebruiken en uit te breiden naar andere afdelingen Randopmerkingen: • Aandacht om belangrijke informatie door te linken aan familie • Routine inbouwen mbt communicatie en opvolging ervan • Kader duidelijk scheppen voor medewerkers (doel, hoe, wat, wanneer,…) • Afspraken maken met families ifv bijstelling verwachtingspatronen (vb reactietijden) => Zeer duidelijke meerwaarde voor families en aantoonbare ROI voor WZC

  20. 10. Resultaten: Deel 2 = Families 1. Algemeen: • Zeer tevreden over werking • Zelden of nooit technische problemen • Snelheid, gebruiksgemak en lay-out: varieert van goed tot zeer goed • Families vragen meer zorg- gerelateerde items • Voor alle families een meerwaarde • Toegang via Cubigo platform is prima • Enkele nuttige tips ter verbetering van de services via tools zijn meegegeven, bv algemene kalender, medicatie- info,…

  21. 10. Resultaten: Deel 2 = Families 2. Tav de uitgangspunten: • De meesten vinden dat men nu beter op de hoogte is mbt familie en WZC • Communicatie is stuk verbeterd • Meer dan de helft vindt zelf dat ze nu minder beroep doen op medewerkers • Men is een pak gerusternuen de betrokkenheid bij het WZC is toegenomen • Iedereen is enorm tevreden met dit initiatief • De App zet aan tot betere afspraken • Quasi iedereen wenst de App verder te gebruiken • Meer zelfs, men zou anderen zeker aanbevelen deze App ook te gebruiken • Mits enkele aanpassingen is tot 2/3de bereid te betalen voor het gebruik van de App, de anderen rekenen erop dat dit tot de service van het WZC behoort;

  22. 10. Resultaten: Deel 2 = families 3. Randopmerkingen: • Zorgen voor een betere mix/evenwicht tussen animatie en zorg • Meer input vanuit verschillende zorgaspecten (kiné bv) • Duidelijke afspraken met WZC: vb reactietijden, algemene info, dokters,… • App mag geen vervanger worden van persoonlijk contact Conclusie: Zeer duidelijke meerwaarde voor families, appreciatie voor initiatief en nog wat ruimte tot verbeteringen. Vervolg: test loopt op verbeterde versie verder tot eind juni. Dan volgt verdere roll-out en lanceren de partners een aangepaste versie met nieuwe functionaliteiten die werden gesuggereerd in deze evaluatie.

  23. 11. Conclusies • De Family App slaagt in verschillende opzetten • Duidelijke meerwaarde voor families • Aantoonbare ROI voor WZC (mits enkele aanpassingen en uitbreidingen aan de App + veralgemening gebruik) • Digitalisering wordt gesmaakt door alle partijen • Duidelijke afspraken, situering en opleiding zijn belangrijk • Nieuwe functionaliteiten maken dit tot een succes • Tot op heden geslaagde test voor alle partijen • De Family App optimaliseert inderdaad de communicatie tussen families en het WZC

More Related