Diploma in Business Administration مدیریت زمان (Time Management )

1. Diploma in Business Administrationمدیریت زمان (Time Management) آقای کیانی دپارتمان مديريت وکسب وکار تهران(دوره چهارم)، دی ماه 1389 اين مطالب براساس تحقيقات ومطالعات نويسنده طرح ريزي شده است. هرگونه استفاده ازاين مطالب منوط به کسب اجازه مستقيم مي باشد.

2. Thinking Differently

3. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ افرادی که زیاد مایل به صحبت کردن با آنها نیستیم مدام به ما زنگ میزنند

4. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ همکاران مدام برای صحبتهای خودمانی به سراغمان می آیند

5. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ کاغذ های مختلف گم می شود

6. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ جلسات بیش از حد انتظار طولانی می شود

7. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ در طی هفته ها از انجام یک سری از کارها اجتناب کرده و در آن تعلل می کنیم

8. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ آیا وقت اضافی صرف می کنیم تا کارها 100% درست انجام شود در حالی که 95% هم نیز جوابگوی نیاز ما خواهد بود ؟

9. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ آیا غالبا هنگامی که مشغول کاری هستیم , ذهنمان متوجه سایر کارهای روی میز می شود ؟

10. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ آیا تا به حال شده کسی از شما در کاری کمک بخواهد و شما بگویید : ”“این کار را به من محول کن , بعداٌ به آن رسیدگی می کنم ”“ آیا من باید دخالت کنم ؟ آيا من بايد تصميم بگيرم؟ دليل تصميم گيري چيست؟ مشکل چیست؟

11. آیا شما هم این مشکل را دارید ؟ آیا تمام روز این سو و آن سو می شتابیم تا به مشکلات مختلف رسیدگی کنیم ؟ آیا همه مسایل واقعاٌ مشکلاتی است که باید شما به آن به این شکل رسیدگی کنید ؟

12. امروز نيز مطابق معمول روز پركار و خسته كننده اي بود. تلفن حداقل دوازده بار زنگ زد، در سه جلسه شركت كردم، با مكاتبات بي شماري سرو كار داشتم، مسائل پنج تن از همكاراني كه سرزده آمده بودند، مورد رسيدگي قرار گرفت و دو مشكل عمده مطرح شد. با وجود اين كه بي نهايت گرفتار بودم ، اما در واقع احساس نمي كنم كار مهمي انجام داده ام. به نظر مي آيد كارهاي بسياري وجود دارد، در حالي كه وقت كافي براي انجام دادن آنها موجودنيست.

13. عمر ما چگونه مي گذرد؟ •          بيست و پنج سال صرف خوابيدن مي شود. •          هشت سال براي درس خواندن سپري مي شود. •          شش سال دراستراحت كردن مي گذرد. •          هفت سال صرف تعطيلات وتفريح مي شود. •          پنج سال با حرف زدن و مذاكره با ديگران مي گذرد. •          چهارسال براي صرف غذا وقت مي گذرد. •          سه سال به رفت وآمد كردن مي گذرد.

14. چرا هرايراني درزمان استحمام 6 برابرودرزمان مسواک زدن 26برابر يک اروپايي آب مصرف ميکند؟

15. يك روز 86400 ثانيه است، اما چگونه است كه برخي اشخاص، موسسات بزرگ، سازمان ها يا حتي كشورها را در زمان ياد شده اداره مي كنند، در حالي كه برخي ديگر در همين زمان قادر به اجراي ساده ترين كارها نيز نيستند و چنين به نظر مي آيد كه مشكلات آن ها را به كام خود فرو مي كشد. راز اين مساله در مديريت موثر زمان نهفته است.

16. مدیریت زمان

17. مزاياي مديريت زمان نتايج بهتري به دست مي آوريم. كيفيت كاري خود را بهبود مي بخشيم. با سرعت بيشتري كار خواهيم كرد. اضطراب و تنش را كاهش مي دهيم. اشتباهات كمتري مرتكب خواهيم شد. با مشكلات و بحران هاي كمتري مواجه خواهيم شد. درآمد خود را افزايش مي دهيم. رضايت كاري بيشتري به دست خواهيم آورد. كيفيت زندگي غير كاري خود را بهبود مي بخشيم.

18. به خاطر داشته باشيد : آنچه كه روزانه طي 86400 ثانيه انجام مي دهيم، نهايتاً ميزان موفقيت ما را در شغلي كه برگزيده ايم، تعيين خواهد كرد

19. فراموشی

20. يادآوري در طولاني مدت

21. Action Plan

22. خوشبختی ما در سه جمله است : تجربه از دیروز ، استفاده از امروز ، امید به فردا اما ما ......................

23. با سه جمله دیگر زندگی مان را تباه می کنیم : حسرت دیروز ، اتلاف امروز ، ترس از فردا

24. من آموختم که افسوس گذشته و ترس از آینده دوقلوهایی هستند که لذت لحظه حال را از ما می گیرند .

25. خود ارزیابی

26. برنامه ريزي مدت نتيجه نوع فعاليت زمان نه 15 دقيقه كم نوشيدن قهوه/گفتگو با همكاران ساعت 9 بله 25 دقيقه متوسط رسيدگي به نامه ها ساعت 9:15 نه 5 دقيقه كم تلفن هاي فروش ساعت 9:40 نه 20دقيقه زياد فكس هاي رسيده ساعت 9:45 نه 10 دقيقه زياد پي گيري كارهاي تلفني ساعت 10:05 نه 15دقيقه متوسط صحبت با يك همكار در مورد قرارداد ساعت 10:15 بله 85 دقيقه متوسط جلسه فروش ساعت 10:30 نه 20 دقيقه متوسط پاسخگويي به پيغام هاي تلفني ساعت 11:55 نه 10 دقيقه كم مرور جزوه هاي باقي مانده در كازيه نامه هاي وارده ساعت 12:15 بله 70 دقيقه زياد نوشتن گزارش براي مديرعامل ساعت 16:00 جدول زماني

27. برنامه ريزي مدت نتيجه نوع فعاليت زمان ساعت 9 ساعت 9:15 ساعت 9:40 ساعت 9:45 ساعت 10:05 ساعت 10:15 ساعت 10:30 ساعت 11:55 ساعت 12:15 ساعت 16:00 جدول زماني

28. پس از تكميل جدول زماني بايد به اين سئوالها پاسخ دهيم : چه درصدي از كارهايم از پيش برنامه ريزي شده بود؟ آيا روز كاري ام داراي ساختار درستي بود؟ آيا كارهاي برنامه ريزي شده بيش از حد انتظار به طول انجاميده است؟ چرا زماني طولاني را صرف كارهاي بي حاصل كردم؟ چند مورد در كارهايم وقفه ايجاد شد؟

29. پس از تكميل جدول زماني بايد به اين سئوال ها پاسخ دهيم : ·        آيا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به ديگران حق دخالت مي دهيم؟ ·        چه زماني از روز بيشترين بهره وري را دارم؟ ·        آيا بهره وري داشته ام يا فقط خودم را مشغول كرده ام؟ ·        چگونه مي توانم كنترل بيشتري بر وقت خود داشته باشم؟ ·      براي چند درصد از وقت خود مي توانستم برنامه ريزي درستي به عملآورم؟ ميزان كارآیي خودم را بر اساس امتيازهاي 1 تا 10 چگونه برآورد مي كنم؟

30. شناخت عوامل اتلاف زمان بسياري از افراد هنگام تكميل جدول زماني با مشاهده اوقاتي كه طي روز تلف مي كنند، شگفت زده مي شوند.

31. ده مورد از رايج ترين عوامل اتلاف زمان عبارتند از: 1-     2-     3-     4-     5-     6-     7-     8-     9-     10-

32. ده مورد از رايج ترين عوامل اتلاف زمان عبارتند از: 1-     گم كردن چيزهاي مورد نياز 2-     جلسات 3-     تماس هاي تلفني 4-     وقفه ها 5-     تعلل ها 6-     كاغذ بازي هاي بي حاصل 7-     مشكلات كاري 8-     واگذاري كار به صورت معكوس 9-     كمال طلبي 10- آشفتگي و عدم تمركز

33. تغيير دادن عادتها شناخت مواردي كه وقت ما را هدر مي دهد، مرحله عمده اي در جهت پيشرفت به شمار مي آيد. اكنونزمان آن رسيده كه توجه خود رابه كنار گذاردن عادت اتلاف وقت و جانشين كردن عادت هايصرفه جويي در وقت معطوف سازيم.

34. تصمیم گیری ومدیریت زمان

35. قانون 80/20 را هیچ گاه فراموش نکنید! • در اقتصاد میگویند ، 80 درصد از ثروت جامعه در اختیار 20 درصد افراد قرار دارد و بقیه (80درصد افراد جامعه) تنها از20درصد ثروتها برخوردارند. • 80 درصد از مهمترین بخش زندگی شما توسط 20 درصد از زمان روزانه شما شکل میگیرد و 80 درصد از وقت شما صرف ایجاد تنها 20درصد منفعت میگردد. • انسانهای موفق همانند تمام افراد بشر 24 ساعت در شبانه روز وقت در اختیار دارند اما تفاوت آنها این است که از آن کارهایی که80 درصد وقت آنها را میگیرد و تنها 20درصد منفعت ایجاد میکند صرف نظر میکنند.

36. انواع مسئله: 1-خوش ساختار 2 - بدساختار انواع تصميمات: 1-برنامه‌ريزي شده 2-برنامه‌ريزي نشده

37. رابطه انواع تصميمها و مسائل و سطوح سازماني نوع مسئله سطوح سازماني نوع تصميم‌گيري بد ساختار خوش ساختار تصميمهاي برنامه‌ريزي نشده تصميمهاي برنامه‌ريزي شده سطح بالا سطح پايين

38. شرايط محيطي تصميم‌گيري: اطمينان مخاطره عدم اطمينان ابهام

39. شرايط تصميم‌گيري ابهام اطمينان عدم اطمينان مخاطره کامل هيچ سطح اطلاعات

40. عوامل اتلاف زمان الف- عوامل بیرونی اتلاف زمان ب- عوامل درونی اتلاف زمان

41. عوامل بیرونی اتلاف زمان • مشخص نبودن اهداف و اولویت های کاری سازمان • وجود کارکنان فاقد مهارت و توانایی که قرار است کارها را انجام دهند. • تلفن های کاری متعددی که باید پاسخ داده شوند • وجود جلسه های کاری مختلف • تقاضای ملاقات های بی مورد از سوی کارکنان و مشتریان • وظایف تکراری روتین و کلیشه ای • مشکلات ساختاری و گنگ بودن شرح وظائف افراد • مشکلات ارتباطی ناشی از فرهنگ و ارزشهای سازمان • عدم دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری • عدم پالایش اطلاعات مورد نیاز • محدودیت منابع سازمان -

42. عوامل درونی اتلاف زمان • تعلل در انجام کارها • تخمین های زمانی غیرواقعی • ناتوانی در ایجاد تمرکز • خوب گوش نکردن به صحبت های دیگران • ناتوانی در نه گفتن • اتاق کاری شلوغ و نامرتب • عدم وجود قاطعیت در انجام کارها • ناتوانی در تفویض اختیار • عدم شناخت ویژگیها و پیچیدگیهای فردی • انجام چندین فعالیت مختلف به طور همزمان

43. روانشناسان معتقدند كه تقريباً 21 روز زمان لازم است تا فرد عادت هاي خود را تغيير دهد.

44. یک فرآيند چهار مرحله اي بايد در مورد هر يك از عوامل اتلاف زمان ما به كار رود.

45. يادداشت كردن عامل اتلاف زمان در بالاترين قسمت از صفحه جديد دفتر يادداشت مديريت زمان ، بايد عنوان عامل اتلاف کننده اي را كه مايل هستيم آن را برطرف سازيم، يادداشت كنيم. به عنوان مثال : تعلل

46. تهيه فهرست مشكلات حاصل از عادت هاي اتلاف وقت در اين مرحله لازم است مشكلات حاصل از تعلل فهرست شود. به عنوان مثال، عذاب وجدان حاصل از كارهاي نيمه تمام ، بالا رفتن سطح اضطراب و نگراني ، تفريح بيش از حد كه نه فقط نتيجه خوبي به همراه نخواهد داشت، بلكه اعتبار شخص را نيز در محيط كار خدشه دار مي سازد

47. تجسم ذهني عادت صرفه جويي در زمان تمام مواردي را كه منجر به تعلل مي شود، بايد از ذهن خود خارج ساخته و چهره يك فرد مسئول و اهل عمل را در محيط كار در ذهن خويش مجسم سازيم .

48. پرورش عادت صرفه جويي در زمان الف ) بهانه هاي ساختگي مانند ((بايد در انتظار اطلاعات بيشتري باشم)) را كنار خواهم گذاشت.

49. پرورش عادت صرفه جويي در زمان ب ) بايد وسايل سرگرم كننده مانند بروشورها و مجله ها را از حوزه ديد خود خارج سازم.

50. پرورش عادت صرفه جويي در زمان ج ) بايد زمان بيشتري را به برنامه ريزي اوقات روز خود اختصاص دهم.