Elektronizacja współpracy pomiędzy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

1. Elektronizacja współpracy pomiędzy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych a Pocztą Polską S.A. Warszawa, 2013

2. Korespondencja ZUS we współpracy z Pocztą Polską S.A. • Zakład Ubezpieczeń Społecznych średnio rocznie nadaje • ok 60 mln przesyłek • do klientów indywidualnych i instytucjonalnych • 16 mln przesyłek w sprawach świadczeń (w tym dwie akcje informacyjne w zakresie waloryzacji – ok. 8 mln) • 8 mln – formularze PIT • 19 mln - informacje dla ubezpieczonych o stanie konta • 25 mln - pozostała korespondencja niezbędna do bieżącej działalności Zakładu

3. Korzyścielektronizacji BYŁO:JEST: Papierowy rejestr korespondencji Elektroniczny rejestr korespondencji Papierowa Pocztowa Książka Nadawcza EKN – Elektroniczna Książka Nadawcza Zbiorcze zestawienie przesyłek EZP – Elektroniczne Zestawienie Przesyłek Wymiana danych pomiędzy systemem ZUS a systemem Poczty Polskiej S.A. odbywa się w oparciu o standardy Web Services, przy wykorzystaniu aplikacji dedykowanych oraz w oparciu o certyfikat bezpiecznych połączeń SSL.

4. Korzyścielektronizacji Do placówek pocztowych w formie papierowej przekazywane są jedynie nadawane przesyłki Potwierdzenie nadania przesyłek – wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymywane jest tego samego dnia Przechodząc na elektroniczną wymianę danych ZUS nie generuje już papierowej książki nadawczej, która wynosiła średnio około 15 stron. W przeliczeniu na wszystkie terenowe jednostki ZUS zużywane było około 7 ryz papieru dziennie. Oszczędność papieru wynosi około 2000 ryz rocznie.

5. EPO – elektroniczne potwierdzenie odbioru • W 2012 r. - przetestowano produkcyjnie Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru -we wszystkich terenowych jednostkach Zakładu gdzie przekazywana była elektronicznie informacja o: • odbiorze przesyłki przez adresata • dacie odbioru • dacie awiza • dacie zwrotu • ZUS oraz Poczta Polska S.A. są gotowe przejść na EPO od 1 kwietnia 2013r. • Obecnie ZUS nie może odejść od stosowania papierowych potwierdzeń ze względu na braki odpowiednich zapisów w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz ustawie Kodeks postępowania cywilnego.

6. Elektronizacja usług - obsługa świadczeń • Od 2010 r. funkcjonuje elektroniczne przekazywanie danych o przekazach w zakresie świadczeń • Wymiana dotyczy między innymi: • przekazywania pliku przekazów pocztowych do realizacji przez Pocztę Polską S.A., • kontroli przekazów, • parowania kwot pliku przekazów z otrzymanymi z ZUS środkami pieniężnymi na wypłaty i opłaty za przekazy, • raportowania o stanie realizacji przekazów, • wycofywania pojedynczych przekazów.

7. Elektronizacja usług - obsługa przekazów pocztowych

8. Korzystna umowa – oszczędności ZUS 4 października 2012 r. ZUS ogłosił przetarg nieograniczony. Wybrano najkorzystniejszą ofertę którą zaproponowała Poczta Polska S.A Cena zaproponowana przez Pocztę Polską S.A. była 53% niższa od kwoty określającej wartość przedmiotu Umowy. Oznacza to, że ZUS zaoszczędzi rocznie około: 69 mln zł 31 grudnia 2012 r. podpisano Umowę pomiędzy ZUS a Pocztą Polską S.A. na świadczenie usług pocztowych dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w latach 2013 – 2014.

9. Perspektywy współpracy ZUS z Pocztą Polską S.A. • Po obu stronach trwają prace związane z rozwojem usług elektronicznych w zakresie : • procesu reklamacji przesyłek • rozliczania faktur • Spodziewane korzyści: • pełna kontrola kosztów związanych z nadaniem przesyłek • skrócenie czasu procesu reklamowania przesyłek • przyśpieszenie otrzymywania istotnych informacji w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego z klientami ZUS

10. Perspektywy współpracy ZUS z Pocztą Polską S.A. • Perspektywy współpracy ZUS i Poczty Polskiej S.A.: • elektronizacja korespondencji kierowanej do klientów ZUS za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A. • unowocześnienie kanału wymiany danych dotyczących przekazów pocztowych z Pocztą Polską S.A. • integracja płatności elektronicznych ZUS w zakresie obsługi płatności składek na ubezpieczenia społeczne • udostępnianie elektronicznych usług ZUS za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A.

11. Dziękujemy za uwagę Dariusz Śpiewak www.zus.pl