Paperless 업무 환경 구축을 통한 비용 절감 및 업무 혁신 방안

1. Paperless 업무 환경 구축을 통한 비용 절감 및 업무 혁신 방안 박종혁차장 (010-4995-8750, pjhyuk@kr.ibm.com) IBM 소프트웨어사업부 로터스팀

2. IBM Lotus Forms – IBM Paperless Solution IBM Lotus Forms 는 100% XML 기술 기반의 전자양식 작성 솔루션입니다. 고객은 Lotus Forms를 통하여 기존 종이양식, MS-Word, PDF 등의 양식을 XML 문서로 만들어 사용합니다. • Intranet 시스템에 적용 • 양식이 자주 변동되는 내부 어플리케이션에 사용 • RDB 및 SAP 등 기간시스템과 연계가 용이 • Extranet 시스템에 적용 • XML 기반의 기업간 전자 상거래 시스템에 적용 • B2B 의 Web Service에 문서로 적용 • Internet 시스템에 적용 • 원본 문서의 보존이 필요한 경우에 적합 • 보험사의 경우 온라인 Claim Process • 정부기관의 대국민 서비스에 구현 • High Performance 필요 • 복합 양식 Applications에 적용 • 오프라인 상태에서도 사용가능 • 고객 정보의 보안 및 고객의 서명이 필요한 경우에 적용 • Web 2.0 and/or offline operation Compound Forms Applications Internet (B2C, G2C) Forms Applications Extranet (B2B) Forms Applications Lotus Forms Market Value Custom AJAX Intranet (Internal) Forms Applications Custom HTML Custom Java Market Volume Web 2.0 Client/Server HTML

3. XML 기반의 Paperless 솔루션 종이 양식의 장점을 살리면서도 프로세스 통합을 통한 업무 혁신을 가져옵니다. (업무일지, 회의록, 인사기록표, 계약서, 청약서, 신청서 등) • Presentation Layer(기존 Form의 완벽한 표현과 Wizard 방식을 사용한 Form 기입) • Business Logic • (Form 자체에 업무 Logic 삽입 가능하며, workflow에 따른 문서 routing) • Data Instances • (Open Standard인 XForms 채용, 외부 시스템과의 XML Schema 통합 용이) • Related Files • (MS Office, Videos, Faxes등 다양한 형식의 파일 첨부 가능) • 다단계 전자서명과 US Army가 인정한 보안성

4. 전자 펜 서명 및 디지털 암호화 제공 고객이 작성한 부분에 서명이 이루어 진 후에는 어느 누구도 수정이 불가능하도록 강력한 디지털 서명 기능 지원 고객이 작성한 이후 담당자나 내부 관리자 등이 동일문서내에서 추가적인 다단계 서명 가능 공인인증서를 활용한 문서보안

5. 호주 정부기관 AGD 사례 – 프로세스 개선 이전 (1) 일부 전자화된 종이 양식 기반 프로세스 External / Public Internet 5 1 Staff 4 3 6 8 Applicant Staff 2 9 10 12 11 7 13 15 Staff 14 External Department Archive

6. 호주 정부기관 AGD 사례 – 프로세스 개선 이전 (2) 일부 전자화된 종이 양식 기반 프로세스 • Business Processes • Applicant downloads form • Applicant prints form • Applicant fills out form • Applicant mails form to AGD • AGD mail room sorts and delivers forms • AGD staff checks form validity. Clarify with applicant if required • AGD staff enters form data into systems • AGD workflow initiated to decide application • AGD staff composes notification letter for applicant • AGD staff composes fax for other department • AGD staff composes emails for other AGD staff • AGD staff mails notification letter • AGD staff prints and sends fax • AGD staff sends email • Archive form

7. 호주 정부기관 AGD 사례 – 프로세스 개선 이후 (1) 전자 양식 기반 프로세스 개선 후 External / Public Internet 5 1 Staff 4 3 6 8 Applicant Staff 2 9 10 12 11 7 13 15 Staff 14 External Department Archive

8. 호주 정부기관 AGD 사례 – 프로세스 개선 이후 (2) 전자 양식 기반 프로세스 개선 후 • Business Processes • Applicant downloads form • Applicant prints form • Applicant fills out form • Applicant mails form to AGD • AGD mail room sorts and delivers forms • AGD staff checks form validity. Clarify with applicant if required • AGD staff enters form data into systems • AGD workflow initiated to decide application • AGD staff composes notification letter for applicant • AGD staff composes fax for other department • AGD staff composes emails for other AGD staff • AGD staff mails notification letter • AGD staff prints and sends fax • AGD staff sends email • Archive form • Benefits • Faster turn around • Fewer errors • Reduce labour costs • Higher security • Enforce consistency • Reduce maintenance • Automated audit trail • End to end electronic processing • Improved customer satisfaction

9. HTML Form XFDL Form XML Model IBM Paperless Solution - 아키텍처 Back-end Servers Client PCs Web Application Server Siebel Thunderhead Custom Applications Internet/Intranet Forms Application DB2 CM Oracle SQL Server Forms Integration HTTP/SSL Web Browser Webform Server Enterprise Data Repositories 1. User accesses form Forms Viewer Forms IDS 2. User inputs form Form Extensions 3. User submits form 4. Form & XML data extracted utilising Forms API Workflow Systems 5. Form stored in repository 6. Data provided to LOB applications

10. 양식작성 : 기본문서방식 vs 마법사방식 동일한 Data 에 대해 사용자 환경에 따라 다양한 UI(User Interface)로 표현이 가능합니다. (마법사 방식 vs 종이 양식 방식)

11. 전자 양식의 활용 • 고객사의 내부업무 및 대 고객 용 업무양식의 활용에 있어 IBM Lotus Forms 를 사용하여 기존 종이 양식의 장점을 살리면서 프로세스 통합을 통한 업무 혁신을 가져옵니다. (계약서, 청약서, 신청서 등) 문서 작성 관점에서 기본 디자인방식과 복잡한 양식을 순차적인 과정을 통해 작성하는 마법사 디자인 방식의 2가지 형태를 제공하여 손쉬운 문서 작성이 가능하게 됩니다. 또한, CRM 등 고객데이터를 통합하는 관점에서 X-Form 방식을 통해 기간계 시스템 및 RDB와 손쉬운 데이터 통합을 제공합니다. 특징 • XML 양식 랜더링 • XFDL 소스코드를 비저블 형식으로 그려줌 • 로컬 양식파일을 더블클릭 함으로써 기본적으로 stand-alone으로 viewer가 실행됨 • 웹사이트 내에 양식파일을 열면 기본적으로 브라우저 플러그인으로 viewer가 실행됨 • mime-type (application/vnd.xfdl) 연관 • 종이양식 및 위저드양식 지원 • 압축저장 양식 지원 • 웹서비스를 사용한 실시간 연계로직 수행 * JVM : Java Virtual Machine * XFDL : Extensible Forms Description Language

12. Enterprise Portal Role-based Engine 개인화 업무 화면 호출 고객사의내부 사용자 업무 시스템 그룹웨어 및 업무포탈과의 연계 고객사에서 사용하는 수십/수백종의 업무양식을 개인별/부서별/업무별로 기준하여 자주 사용하는 업무 양식으로 분류하고, EP를 통해 등록하여 개별사용자에 맞춤화하여 제공합니다. 고객사의 내부 사용자는 필요한 업무와 관련한 전자양식을 포탈에서 쉽고 빠르게 접근할 수 있게 됩니다. 또한 관심 있는 포틀렛으로 등록하여 편리하게 관련 업무에 접근하고 검색할 수 있도록 하여 업무 생산성을 극대화 할 수 있게 됩니다.

13. 개발도구 및 XML  PDF 문서 상호 변환 • XML 문서를 PDF로, PDF 문서를 XML 문서로 자동변환 하는 기능을 제품안에 내장하고 있습니다.변환 과정은 단지 몇 번의 마우스 클릭만으로 PDF 문서로 변환됩니다. • 신규양식 작성이 필요한 문서에 대해서는 Forms Designer를 통해 양식을 작성합니다. Forms Designer는 Java 기반의 강력한 생산성을 가진 양식 개발도구이며, 템플릿 기반의 양식 개발 방식을 통해 신규양식의 개발속도를 극대화 합니다.

14. Form Script를이용하여, 복잡한 사용자 이벤트 및 계산식 추가 Form API 를 이용해서 서버에서 데이터를 받아옴 Form Script DataBase Web/Application Server DB2 Form API <HTTP> J2C Oracle Java Application CRM 기존 시스템과의 데이터 및 비즈니스 로직 연계 • 기존 CRM 등의 기간계 시스템과의 데이터 연계 및 활용에 있어 IBM Lotus Forms 를 활용하여 손쉽게 데이터 연계가 가능합니다. 데이터 연계 관점에서 보면 Forms API 를 통해 CRM 등의 기간계 시스템의 데이터 뿐만 아니라, 그룹웨어의 e-Mail 및 전자결재 시스템과의 연계가 용이하여 내부 시스템에 산재된 데이터를 손쉽게 연계합니다. 또한, CBD 기반으로 개발된 Java 컴포넌트를 통해 복잡한 사용자 이벤트 및 계산식 등의 Business Logic의 적용이 이루어져 향상된 전자문서 활용방안을 제공합니다.

15. 고객이 작성한 부분에 서명이 이루어 진 후에는 어느 누구도 수정이 불가능하도록 강력한 디지털 서명 기능 지원 고객이 작성한 이후 담당자나 내부 관리자 등이 동일문서내에서 추가적인 다단계 서명 가능 문서의 보안 및 다단계 서명 지원 • IBM Lotus Forms 는기존 MS-Word 및 PDF에 비해 가벼운 파일사이즈를 제공하여, 다단계 전자서명, 보안성 및 DB연계가 용이합니다. 세계적으로 보험업계 양식관련 표준기관인 Accord에서 IBM Lotus Forms 를 공식 전자문서로 사용하며, AMP 등 보험/금융업계의 Best Reference가 많습니다. 이는 문서의 부분 서명 및 다단계 인증이 기본 제공되기 때문이며, 문서 보안이 핵심요소인 미국 육군, 공군 및 증권거래소, JP Morgan 및 Mid Chase 은행에서 사용되는 이유입니다. 또한, 문서의 디지털 서명 방식이 제공되어 문서의 위/변조가 불가능하며, 서명이 깨지면 로그로 남게 됩니다.

16. 구축 사례 : Unicredit Bank of Italy – 개선 전 • IBM Lotus Forms 도입 전 은행창구 직원들은 매일 수백 개의 계약 양식들을 프린트해야 했습니다.직원들은 계약 양식에 입력된 내용을, 웹 프로그램에 수작업으로 입력해야 했습니다. (WAS 기반 프로그램) • 웹 프로그램은 PDF 를 호출하여 데이터를 입력하고 완성된 계약양식을 생성했습니다.수작업 Key-in 및 이에 따른 PDF 문서 데이터 검증작업으로 인한 업무효율 저하가 있었고,Data Traffic 에 따른 속도저하 문제가 있었습니다. 또한, 창구 직원들은 잘못된 데이터를 수정하기 위해서 웹 프로그램에 데이터 수정입력 및 PDF 변환 등의 복잡한 작업을 거쳐야 했습니다.

17. 구축 사례 : Unicredit Bank of Italy – 개선 후 • IBM Lotus eForms 도입 후, 양식을 XML로 일원화하여 관리하게 되었습니다. (WAS 및 PDF 이중관리 불필요) 또한, 양식의 빈번한 변경이 일어나는환경에서 신규 양식의 생성 및 양식에 대한 수정 및 변경을 손쉽게 할 수 있었습니다. 또한 Network Traffic 감소 및 다국어 지원으로 인한 업무 생산성 효과를 단시간 내에 이루었습니다.

18. 구축 사례 : Woodmen of the World Life Insurance • 약 100만건의 생명 보험 및 연금보험에 가입한 80만명의 고객과 전체 33조원의 보유 계약고를 가진 생명 보험사인 Woodmen은 수주일 걸리던 보험 증권 신청 및 발행 시간을 1주일 이내로 단축시켰습니다.( 언더라이팅의 경우 3 주에서 2 시간으로 단축) 개 요 • 당면 과제 • 감독기관의 규정 준수를 위해 보험 양식별로 51개의 변경 양식을 제공 • 흡연자, 아마추어 조종사, 미성년등에 따라 변형된 보험 양식 사용으로 업무 생산성 저하 • 설계사들의 많은 시간이 양식 작성에 소비 • 제공 솔루션 및 IBM 소프트웨어 • eForm을 이용한 최신 규정을 준수하는 양식을 즉시 적용 • 고객에 따라 적절한 양식의 필드를 자동 입력하여 제공함으로 오류 최소화 • 스프레드시트 유형의 양식 사용으로 데이터 정합성을 확보함으로 설계사의 업무 부담 최소화 • 산업 표준에 맞는 정밀한 양식제공 • IBM Lotus Forms • 기대 효과 • 보험 증권 신청 및 발행 시간의 획기적 단축 • 설계사 생산성 증대 및 고객 만족도 증가

19. State of Washington Securities Exchange Commission Woodmenof the WorldLife Insurance Society City of Los Angeles State of Ohio Department of Mental Health Ministry of Public Safety and Solicitor General IBM Lotus Forms 란 무엇인가? • IBM Lotus Forms는 전세계 정부기관, 금융기관 등 세계 유수의 다방면의 고객들이 사용하고 있습니다. Nike United States Office of Government Ethics Social Security Administration Royal Canadian Mounted Police

20. 무료체험 - 비용 절감을 위한 무료체험 1개월 프로그램 개요 • 무료 컨설팅 및 구현 프로그램 • 기업 내/외부 업무프로세스 중 핵심 업무를 IBM Paperless Solution 으로 구축해 드립니다. • 기업 내 사용중인 업무 시스템과의 연동을 제공합니다. • 체험을 원하시는 고객께서는프로그램 운영에 필요한 개발 환경만 제공해 주시면 됩니다. • 대상업무 • 기존의 종이로 작성하고 보관하는 업무를 Paperless로 전산화 할 수 있는 분야예) 인사기록표, 점검일지, 신청/변경/가입서, 회의록, 계약서, 작업지시서 • 오프라인에서 이루어지는 계약서를, 공인인증서와 연동하여 전자화 할 수 있는 업무 • 기업 내에서 사용하는 각종 증명서 및 감사의견서 등의 업무 • 무료체험 프로그램 진행 방법 • 개발 및 구현 기간 1개월, 무료 체험 기간 3개월 • 진행 기간 중 일정- Week 1 Day1 : 환경 분석 및 IBM Paperless 서버 설치 Day2 : 설치 구성 및 적용양식 선정 Day3 : 양식개발 및 기존 그룹웨어 연동 (로그인) Day4 : 기본연동 개발, 업무포팅, 테스트Day5 : 테스트 및 IBM Paperless 시스템 오픈- Week 2 - 내부 시연회 실시, - Week 3 - weekly meeting : 사용 현황 파악 및 요구 사항 확인 - Week 4 – 고객만족도 평가

21. 무료체험 프로그램 적용분야 • 대내/대외고객 용도로 사용되는 종이양식을 가지고 계십니까? 종이 양식의 문서보존 연한이 규정되어 있습니까? • 종이양식으로 업무를 처리하기 위해서는, 문서의 생성/유통/보관/활용/폐기 비용이 매우 높습니다. • 우리나라의 경우, 법적인 이유로 인해 보존하는 종이양식이 년간 A4기준 95억장, 비용으로 25조원정도 규모입니다. 고객서비스와 관련된 종이문서, 인사기록표, 점검일지, 신청/변경/가입서, 감사기록, 회의록, 계약서, 작업지시서, 각종 증명서에서 빠른 투자효과를 보장합니다. • IBM Paperless Solution은 100% XML 표준에 근거한 양식작성 솔루션이며, 해당 솔루션을 이용하여 종이양식으로 이루어진 업무프로세스를 Paperless로 혁신합니다. • 문서의 위변조 및 보안이 침해 당할 경우 심각한 문제가 유발됩니까? • A사의 경우 대리점의 가입신청서가 Ton 단위로 유출되어, 심각한 고객신뢰 저하로 이어진 바 있습니다. • 또한, A사의 경우 문서의 위/변조로 인해 심각한 손실을 입은 바 있습니다. • IBM Paperless Solution은 미국 육군/공군, 증권감독원 및 국내 대법원에서 인정한 보안성을 자랑합니다. • 종이 또는 Web UI(HTML, JSP, …)로 만든 각종 양식들이 자주 변경되지 않습니까?? • 종이양식 또는 Web 기반의 양식은 빈번하게 변경되며, 이에 대한 유지보수에 상당히 많은 노력이 소요됩니다. • 특히 Web UI로 만들어진 웹 화면을 IBM Paperless Solution 으로 대체하면, 빠르게 ROI 를 얻을 수 있습니다. • 특히, Off-Line 상태에서도 작동되는 시스템을 만들기 위해서는 IBM Paperless Solution 가 필수적입니다.

22. 1,000명 규모의 회사가 1년에 50억원 지출 비용절감 사례 • 종이문서에 기반한 업무프로세스가 발달한 국내 기업의 경우, 임직원 규모가 1,000명 정도 기업이연간50억원 정도의비용을 종이에 기반한 업무처리절차에 쓰고 있습니다. • 대한민국 기업의 문서관리 비용으로 연간 25조원이 소요됨 • 인쇄된 종이 양식중의 약 30%가 사용되지 않고 폐기됨 • 단 하나의 양식을 처리하는데 드는 총 처리비용이 3~10만원에 달함