ifif-prosjekt: Hvor langt har vi kommet? Hva håper vi på?

1. ifif-prosjekt:Hvor langt har vi kommet?Hva håper vi på? SFF/SFI-forum 11. juni 2008 Suzanne-Ann Stämpfli, rådgiver, OPA

2. Innhold • ifif-prosjekt • Utgangspunkt: oppgaven, aktørene, utfordringene • Løsningsforslag • Status quo implementering • Hva håper vi på?

3. ifif-prosjekt Hovedfokus Hovedfokus Fast organisering

4. Oppgaven Integreringsprosess

5. Aktørene Mye å tenke på! Juridisk tilknytning Faglig tilknytning Oppholdslengde Oppholdsstatus Finansiering Nasjonalitet Alder Familieforhold Språkkunnskaper 1400 (25 %) forskere v/UiO med utenlandsk statsborgerskap Årlig mottak: 700-1000 - 80 % gjesteforskere - 10 % ph.d.-kandidater - 10 % ansatte over ph.d.-nivå 50% har med familie til Norge 80% ikke skandinavisk språk eller engelsk som morsmål 90 % bosatt i utlandet før tilknytning til UiO 50% 0 - 1 kontaktperson Inviterende forsker ForskermiljøAdministratorer på lokalt, fakultets- og sentralt nivå Myndigheter (UDI, politiet, skatteetaten, folkeregisteret, NAV)Samarbeidspartnere (SiO, barnehage, reisebyrå)Tjenesteytere (transport, innkvartering) Fysiske fasiliteter (kontor, lab, utstyr, bolig)Tjenester (tilpasning av regulære tjenester, språk-, innreisetjenester)Skriftlig informasjon Kontaktfora (institusjonskontakter, nettverk) Dokumenter som definerer overordnete rammebetingelser(mål, ansvar, strategier, ressurser) 8 fakulteter 80 lokale enheter Flere 100 forskningsgrupper 6000 ansatte

6. Utfordringene • Klart mål Mange veier med ulike utgangspunkter og lokale adresser • Forståelse for hver aktørgruppes utfordringer og behov: Mange perspektiver • Samhandling mellom mange aktører • Kompleks kartlegging og problemanalyse • Mottaksapparat = sanerings- og oppgraderingsprosjekt (≠ nybygg) • Rammebetingelser i stadig endring

7. Løsningsforslag • Helhetlig konsept • Veiledende prinsipper • Tiltak på sentralt nivå • Tiltak på lokalt nivå

8. 2. V e i l e d e n d e p r i n s i p p e r 3. Sentrale tiltak 1. H e l h e t l i g k o n s e p t

9. 1. Helhetlig konsept Win + Win • Tar utgangspunkt i institusjonens internasjonaliseringsmål • Har et langsiktig perspektiv • Bygger på grundig kartlegging av utfordringer og behov • Ivaretar alle aktørenes grunnlegende behov • Sikrer at løsninger på enkeltproblemer ikke skaper nye problemer andre steder • Sikrer at mottaksapparatets elementer kan føyes sammen til en helhet Synergi + Bærekraft

10. 2. Veiledende prinsipper • Legger føringer for den grunnleggende ansvars- og oppgavedelingen • Rettesnor for tilpasning av eksisterende og utvikling av nye elementer • Evalueringskriterier

11. 7 prinsipper Prinsippet om desentralisert integrering og sentral koordinering 3-holdepunkt-prinsippet Matrise-prinsippet Prinsippet om universell utforming Mainstream-prinsippet Helhetsprinsippet Kvalitetsprinsippet

12. Desentralisert integrering – sentral koordinering • Integrering av utenlandske forskere i det lokale arbeidsmiljøet er vertsenhetens ansvar og oppgave • Vertsenhetene støttes av en felles, sentralt koordinert mottaksinfrastruktur

13. 3-holdepunkt-prinsippet • Gjelder både forskere og vertskapsaktører • 3 holdepunkter for utenlandske forskere: • Faglig kontaktperson ved vertsenheten • Administrativ kontaktperson ved vertsenheten • Sentral kompetanseenhet • 3 holdepunkter for vertskapsaktører: • Lokalt arbeidsmiljø med gode vertskapspolicies og –rutiner • Godt utbygget sentral mottaksinfrastruktur • Sentral kompetanseenhet

14. Matrise-prinsippet • Matrise [lat. matrix = livmor] betegner en struktur som omgir og ordner noe annet. • Matriseorganisering: En institusjons kompetanse og tjenester samles og gjøres tilgjengelig til nye formål uten å løfte dem ut av deres eksisterende organisatoriske plassering. • Mottaksapparatet bygger på eksisterende kompetanse og tjenester som samordnes og videreutvikles. • Forutsetter en initierende og koordinerende enhet.

15. Universell utforming • Universell utforming: Utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpasning eller spesiell utforming. • Siden 2007 normgivende for læringsmiljøet ved UiO • Foreslås gjort normgivende for utforming av forskningsmiljøet ved UiO

16. Mainstream-prinsippet • Mainstream [eng. hovedstrømning, generell] • Internasjonalisering gjennomsyrer hele UiO • Utenlandske forskere = viktig, verdsatt, integrert del av universitetssamfunnet (≠ sær liten gruppe som til tider er mer til bry enn til gagn) • Kommer til uttrykk: • generelt i holdninger • konkret i utformingen av mottaksapparatets enkeltelementer

17. Helhetsprinsippet • Garant for kvaliteten på mottaksapparatets sammenføyninger • Enkeltdeler utformes iht. spesifikk funksjon og relasjon til helheten • La oss ikke bare hogge på steiner, men bygge en katedral! • Sikrer: • at løsninger ikke skaper nye problemer • at vi stiler etter win-win-win-win-win-løsninger • at mottaksapparatet får en bærekraftig struktur • at vi kan realisere synergieffekter

18. Kvalitetsprinsippet • Kvalitet på mottaksapparatet = kvalitet på forskning • Mottaksapparat = marketinginstrument • ”Forsterket visittkort” / kvalitetsstempel • Vektig konkurransefortrinn ifm. rekruttering • Spissmiljøer med høy internasjonaliseringsgrad  fokus på tilrettelegging for utenlandske kolleger • Sikrer UiO en minstestandard

19. 3. Tiltak på sentralt nivå • Spesialtjenester • Hjelpedesk • Skriftlig informasjon • Opplæring • Nettverk • Kompetanseressurs • ”Internasjonal radar” • Dedikert representant for • Prosesspådriver • Forskerboliger • Norskkurs • Karriereveiledning • Sosiale og kulturelle integreringstiltak • Støtte i utvikling og drift av lokalt mottaksapparat • Effektivt samarbeid med eksterne aktører • Koordinering av intern med ekstern infrastruktur • Kvalitetssikring Sentral enhet UiO i relevante utvalg, nettverk o.l.

20. 4. Tiltak på lokalt nivå • Konkretisering av veiledende prinsipper: • Lokal vertskapspolicy i tråd med enhetens internasjonale profil • Klar ansvarsplassering og tilstrekkelig ressursallokering • Systematisk gjennomgang av fysisk, virtuelt og sosialt arbeidsmiljø, tjenester og rutiner og gjøre dem inkluderende for utenlandske forskere: ”international” = ”default mode” • Bygge på eksisterende ressurser • Bruke egen og sentral mottaksinfrastruktur aktivt i rekrutterings – og profileringsprosesser • Oppkobling mot sentral infrastruktur • Skriftlig informasjon • Kompetanse

21. Status quo drift: Forskere • Nettportal ”International Researchers”: http://www.uio.no/english/research/guests • Hjelpedesk: researcher-helpdesk@uio.no, tlf. 22 84 42 29 • Forskerboliger: http://www.uio.no/english/research/guests/guide/housing.html • Norskkurs for utenlandske forskere og ektefeller/partnere: http://www.uio.no/english/research/guests/guide/language_courses.html#norwegian • Skatteseminar: http://www.uio.no/english/research/guests/guide/tax.html#assistance • Adgang til nyheter på engelsk: http://www.uio.no/english/research/guests/guide/news.html

22. Status quo drift: Vertskapsaktører • Nettportal ”Vertskapshåndbok”: http://www.uio.no/for_ansatte/gjesteforskere/ • Hjelpedesk: host-helpdesk@uio.no, tlf. 22 84 42 29 • Nettverk • Aktuell informasjon og diskusjonsforum: host-network@admin.uio.no • Kompetanseutvikling og -overføring: Interne og eksterne kurs, workshop, befaring av Servicesenteret for utenlandske arbeidstakere mm. • Institusjonskontakter • UDI: Arbeidsgiverservice og Brukerråd • Servicesenter for utenlandske arbeidstakere • Skatt øst – seksjon utland • SiO

23. Status quo drift: Eksterne aktører • Institusjonskontakter • UDIs brukerråd • Servicesenter for utenlandske arbeidstakere • Skatteetaten • SiO • Nettverk • ERA-MORE / EURAXESS (norsk koordinator: NFR) • Samarbeid med UiB og NTNU • Samarbeid med Best Practise-institusjoner i Tyskland og Sveits • Samarbeid med Oslo Handelskammer (International Network Norway)

24. Hva håper vi på? • Grønt lys for løsningskonsept • Etablering av Servicesenter for internasjonale forskere • 3 medarbeidere • Del av OPA / FA? • Fokus i 2008 • Oppgradering av Vertskapshåndbok • Forskerboliger • Utrulling av pilotene • Dialog med fakultetene og grunnenhetene • God gammeldags norsk dugnadsånd!