İNGİLTERE ’ DE «TAM MALİYETLEME» UYGULAMASI

1. İNGİLTERE’DE «TAM MALİYETLEME» UYGULAMASI Prof. Dr. Dilek BOYACIOĞLU İTÜ AB Merkezi Araştırma Ofisi Başkanı 18 Nisan 2011

2. Kısım I MODELIN ÖZETİ

3. İtici Güç • Tam maliyet uygulaması araştırma projelerinde uygulanmaktadır. • Üniversite araştırma altyapısını destekleyen kuruluş Ulusal Kaynak Konseyidir (National Funding Council). • İngiltere’de, 1980 ve 1990’larda araştırma faaliyeti için yeterli kaynak bulunmaması, altyapı yatırımlarında ve taleplerin sürdürülebilirliğinde azalmaya yol açmıştır. • Yatırımlardaki azalmayı fark eden hükümet, fonların nereye harcandığını bildirmeleri ve şeffaf olmaları koşulu ile üniversitelere ek fon vermiştir.

4. İtici Güç • Bu nedenle 2000-2001 yıllarından bu yana İngiltere üniversiteleri TRAC(Transparent Approach to Costing: Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım)’ınıbenimsemişlerdir. • Bu yaklaşım üniversitelerin öğretim, araştırma ve diğer faaliyetler için gelir ve giderlerini raporlamalarını gerektirmekte ve Araştırma Faaliyetlerinin "Sürdürülebilir Temeller" üzerine oturtulabilmesini garantilemektedir.

5. Sürdürülebilirlik Temelleri • Bir faaliyetin uygun bir şekilde maliyet hesabının yapılması ve fiyatlandırılması, • Fonların istenen hedeflere uygun kullanımının garantilenmesi, • Her bir faaliyetin toplam maliyetinin karşılanabilmesi için fonların akışının belirlenmesi, • Harcama ve gerçek masraflar arasındaki farkın anlaşılması,

6. Sürdürülebilirlik Temelleri • Araştırma stratejilerinin geliştirilmesi, • Fiyat belirleme stratejilerinin ayarlanması, • Altyapıya yatırım yapılabilmesi, • Rekabet edilebilirliğin sağlanması ve verimin arttırılabilmesi için yüksek maliyetlerin düşürülerek maliyet ayarlamalarının yararlı şekilde yapılması

7. İngiltere Tam Maliyet Uygulaması ile ilgili Temel Kavramlar • Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım (TRAC-Transparent Approach to Costing) • Tam Ekonomik Maliyet (FEC -Full Economic Cost) • Zamanı Muhasebeleştirme • Farklı Modeller • Personel Anketleri • Personel Mülakatları • Zaman Çizelgeleri • Profil Oluşturmak • Diğerleri

8. 1 - Maliyetlemeye Şeffaf Yaklaşım • Faaliyet temelli maliyeti içerir. • Kabul edilmiş maliyet, gelir ile kıyaslanmıştır. • Bu veriler daha sonra dolaylı maliyet oranlarının hesaplanması için kullanılmıştır. • Akademik personelin zaman kullanımının muhasebeleştirilmesini içerir. • Proje düzeyinde Tam Ekonomik Maliyet (FEC) 2005 yılında oluşturulmuştur.

9. 2- Tam Maliyetleme • Dolaylı maliyetlerin hesaplanmasında TRAC verileri kullanılır. • Daha sonra her proje için tüm doğrudan ve dolaylı maliyetler belirlenir. • Tam maliyet modelinin uygulama aşamasının önemli bir parçası «Zaman Dağılım Anketleri» dir (Time Allocation Survey – TAS)

10. 3- Zaman Dağılım Anketi • Tam Maliyetin uygulamasının önemli bir aşamasıdır. • Üniversitede eğitim ve araştırma faaliyetleri ile sorumlu tüm akademik kadro, çalışma zamanlarının ne kadarını hangi aktivitelerde kullanacakları yönündeki tahminlerini bu anketlerde belirtirler. • Her akademik yılda, akademik personelin haftalık olarak anılan anketi doldurmaları beklenir. Bu süreci kolaylaştırmak için online bir form oluşturulmuştur. Formda yapılacak aktivitelerin özetine ve detayına ilişkin kategoriler yer almaktadır. • Uygulamada esneklikler olmasına karşın verilerin en az üç yılda bir zaman çizelgesi kullanılmadan güncellenmesi gerekmektedir.

11. Örnek: Oxford Üniversitesi Akademik Faaliyet Ölçümü • Her akademik personel her yıl haftalık olarak çalışma zamanını nasıl kullanacağını belirtmelidir. • Web bazlı sistem • Haftalar/akademik personel sistem tarafından rastgele seçilmektedir. • Bölüm bazında veriler toplanmaktadır. • Eğitime,Araştırmaya&Diğer Faaliyetlere Ayrılan Zaman belirlenmekte • Her bir aktivite için bölünmüştür (fonlama,görüşme saatleri,özel eğitimler,destek, vb.)

12. Tam Maliyet Kapsamında Yer Alan Bileşenler • Doğrudan Yapılan Maliyetler (Directly Incurred Costs) • Doğrudan Tahsis Edilmiş Maliyetler (Directly Allocated Costs) • Dolaylı Maliyetler

13. 1 - Doğrudan Maliyetler • Projenin Uygulanması için gerekli maliyetleri içerir. • Akademik personelin proje için harcadığı zaman • Proje için özel olarak alınmış ekipman ve sarf malzemeleri • Proje kapsamında yapılacak seyahatler • Proje kapsamında çalıştırılacak asistanların ve büro çalışanlarının maaşları • Proje için dışarıdan alınacak danışmanlık ücretleri • Anket maliyetleri gibi diğer maliyetler

14. Doğrudan Maliyetler (AB 7. ÇP Finansal Kurallarına Göre) • Personel masrafları • Hizmet alımı ile ilgili masraflar • Ekipman Amortismanı • Seyahat • Sarf malzemeleri

15. 2 - Doğrudan Tahsis Edilmiş Maliyetler • Proje için kullanılan kaynakların proje dışında kalan diğer aktiviteler içinde kullanılabilmesini ifade eder. Bu maliyetler aşağıdaki başlıkları içermektedir: • Araştırmacıların projelerini yürüttükleri mekanların maliyeti • Araştırmacının ücreti • Proje kapsamında kullanılacak teknisyenlerin maaşları (laboratuar teknisyeni gibi) • Proje kapsamında üniversitedeki mevcut araçların ve/veya tesislerin kullanımı • Sağlık ve güvenlik gibi konularda genel teknik hizmetlerin kullanımı

16. Dolaylı Maliyetler(AB 7. Çerçeve Finansal Kurallarına Göre) • Kira, binaamortismanı, • Su, gaz, elektrik, iletişim masrafları • Bakım, • Sigorta, • Ofis ekipmanları, • Posta ücreti • İdari ve finansal yönetim, • İnsan kaynakları, eğitim, • Dokümantasyon

17. Kısım II İNGİLTERE TAM MALİYETLEME MODELİNDEN ÇIKARTILAN ÖNERİLER

18. Tam Ekonomik Maliyetin Uygulanması Aşamasında: • Amaçların ne olduğu konusunda açık olunmalıdır. • Hükümet, büyük araştırma sponsorları ve üniversiteler arasında işbirliği ve iletişim sağlanmalıdır. • Ulusal düzeyde metodoloji geliştirilmelidir. • Üniversiteler arasındaki farklılıklara izin vermek için esneklik kurulmalıdır. • Ana finansman uygulamaları olduğu kabul edilmelidir. • Tam Ekonomik Maliyete geçilmesinin uzun bir yolculuğun ilk aşaması olduğu kabul edilmelidir.

19. Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasını Kim Yapacak? • Her proje önerisi tam ekonomik maliyet hesabıyla hazırlanacak • Proje önerisini veren araştırıcılar sorumlu • İşlemleri kolaylaştırmak için bilişim teknolojisi desteği şart (SAP veya özel yazılım) • Ekonomi/Muhasebe uzmanlarının yoğun çalışması gerekli

20. Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Güvence Altına Alınması • Kalite Güvence Sistemi uygulaması • TRAC metodolojisine ve Tam Ekonomik Maliyete ilişkin uygulamalar İngiltere Araştırma Konseyleri tarafından yönetilen kalite güvence süreci ile izlenir. • Bu süreç tam ekonomik maliyet oranlarının hesaplanması süreçleriyle uyumlu hale getirilebilmek için 2007 yılında revize edilmiştir.

21. Kurum Kültürü • Değişim için motivasyon gereklidir. • Fonların akışının düzgün yapılması için teşvikler ve ödüller kullanılmalıdır. • Destek ve eğitim verilmelidir. • Kazanılan fonlarla maliyetlerin karşılanması arasında denge kurulmalıdır. • Zaman için muhasebeleştirme yapılmalıdır.

22. Karşılaşılan Sorunlar • Süreç oldukça uzun. • Üniversite kültüründe önemli değişiklikler gerektirdi. • Süreç, ulusal düzeyde ve üniversiteler tarafından devletin mali ve teknik tam desteği ile yürütüldü. • Karşılaşılan anahtar mesele; araştırma yapmak için akademik düzeyde alınan teşviklerin gerçek maliyetleri karşılamamasının üniversite üzerinde yarattığı baskıdır.

23. Karşılaşılan Sorunlar • Yapısal sorunlar: • Projeye nasıl yaklaşıldığı ve kurumsal karar vermeye etkisine ilişkin sorunları içerir. • Kültürel sorunlar: • Personelin tam maliyetlendirmenin gereği konusunda nasıl ikna edileceğine ilişkin sorunları içerir. • Teknik sorular: • Tam maliyetlendirmenin gereklerini anlamak ve yerine getirmek ve iç görevlendirme mekanizmaları ile ilişki konularındaki sorunları içerir.

24. İngiltere Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Sonuçları • Ulusal düzeyde tek metodolojidir. • 9 Pilot üniversite tarafından geliştirilmiştir. • Hükümet ve Araştırma Konseyleri tarafından tam işbirliği ve destek sağlanır. • Ek finansman sağlanır. • Amaçları şeffaftır. • Son beş yıldır mali hesap verebilirlik artmaktadır.

25. İngiltere Tam Ekonomik Maliyet Uygulamasının Sonuçları • TRAC metodolojisi ve Tam Ekonomik Maliyet uygulaması ile üniversiteler bir projenin kaynak uygulamalarını anlamada ve maliyetleri iyileştirmede ilerlediler. • Süreç külfetli ve maliyetliydi. • İngiltere’de Tam Ekonomik Maliyetin bugüne kadar odağı araştırma olsa da eğitim-öğretimin TRAC prensiplerine göre tam maliyet modelinin uygulanması için ulusal çerçeve geliştirilmeye ve uygulanmaya çalışılmaktadır.

26. Kısım III İTÜ GRUBUNDAN ÖNERİLER

27. Yaklaşım • Stratejik planlarına uygun yönetilen, paydaşlarına hesap verebilir, kaynaklarını etkin şekilde kullanan ve finansal olarak sürdürülebilir ve özerk olan bir Üniversite Yönetim Sistemi için bir yol haritası • Dünyada günümüz koşullarında rekabet edebilecek ve gelecekte tahminlenen gelişmelere ayak uyduran bir yüksek öğretim sektörü için bir araç

28. Yaklaşım • Tam maliyetleme modelinin üniversitelerin araştırma faaliyetlerinde ilk adım olarak uygulanması, ancak eğitim ve topluma hizmet faaliyetlerinin de gelecek için planlanması • Ancak mevcut yasal düzenlemelerin bu hedeflere ulaşmak için revize edilmesi gerekliliği dikkate alınmalı • Projenin uygulanması için mevcut yasal düzenlemelerin uygulanmasına imkan verecek şekilde bir yapılanma düzeni oluşturma benimsenirken, yasal anlamda değişiklik ihtiyaç önerilerinin de mutlaka sunulması

29. Yasal Çerçeve • 5018 Kamu Mali Yönetim ve Kontrol kanunu (10/12/2003); 4691 Teknoloji Geliştirme Bölgeleri kanunu (26/6/2001); 5746 Araştırma-Geliştirme Faaliyetlerinin Desteklenmesi hakkında kanun (12/4/2008) • Stratejik Planlama, Performans Programı ve Yıllık Finansal Raporlama – Tam olarak uygulamada yetersizlikler olmasına karşın, mali saydamlık ilkelerinin benimsendiği mevcut yasal alt yapının bu uygulamada temeli oluşturması • Bu yasal alt yapının mali saydamlığı sağlaması ve İngiltere’nin TRAC sistemine benzerliği • MADDE 1- Bu Kanunun amacı, kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir.

30. Önemli İlkelerde Uzlaşı İhtiyacı • Yasal temeller üzerinde görüş biirliği? • Maliyetin hesaplanmasında, harcama ve gerçek masraflar arasındaki farkın anlaşılması • Tahminlenen gelir ve tahminlenen giderlerin sapmalarının yüksek oluşunun dikkate alınarak gerçekleşen rakamların kullanımı (Bir yıl önce) – ancak yeni hedeflerde izlenecek yöntem ne olmalı? • Her proje – her faaliyet temelli bir sistem kurma • Akademik personelin zamanının muhasebeleştirilmesi anahtar konu • Kurumsal kültür dikkate alınmalı • Metodolojiye karar verilmeli: Anket, Odak Grupları (özellikle proje sahipleri ile), zaman çizelgesi, beyan, mevcut kayıtların tek sisteme dönüştürülmesi (ders yükleri) ....... • Akademik personelin karar verilecek metodoloji üzerinde bilgilendirilmesi, eğitim verilmesi

31. Önemli İlkelerde Uzlaşı İhtiyacı • Mevcut mali yasayı temel alarak; dolaylı ve doğrudan maliyet bileşenlerine karar verme • Çalışmaya destek vermesi için bilgisayar yazılımı konusunda çalışma yapılması • Çalışma grubuna ilave uzmanların davet edilmesi • Araştırma fonlarını sağlayan kurumların (TUBITAK, DPT) mali temsilcileri, • Maliyet muhasebesi konusunda bir uzman • Maliye Bakanlığı’ndan bir temsilci

32. Yol Haritası • 20-22 Haziran 2011 tarihlerinde TU Dresden’de yapılacak olan çalışma ziyaretine her üniversiteden en az bir temsilcinin katılımı • Birmingham ve Dublin Üniversitesi Trinity College’da yapılacak çalışma ziyaretine de katılım • Her üniversitenin görev paylaşımı ve takvimi yapması; • Üniversitelerde mevcut mali sistemin güçlük ve kolaylıklarını inceleyerek, öneriler hazırlanması • Mevcut mali yasayı inceleyerek, doğrudan ve dolaylı masraf kalemlerinin sınıflandırılması • Mevcut mali yasayı inceleyerek, üniversitelerde maliyet muhasebesinin nasıl yapılacağına ilişkin temel unsurların incelenmesi • Akademik personelin zamanının muhasebeleştirilmesi konusunda metot önerisinin hazırlanması