1 / 12

DOKUMENTACJA BIUROWA I JEJ RODZAJE OBIEG PISMA

DOKUMENTACJA BIUROWA I JEJ RODZAJE OBIEG PISMA. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

cheryl
Download Presentation

DOKUMENTACJA BIUROWA I JEJ RODZAJE OBIEG PISMA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. DOKUMENTACJA BIUROWAI JEJ RODZAJEOBIEG PISMA

  2. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzonew toku pracy biurowej lub otrzymanez zewnątrz. • Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Wyróżnia się m.in. tzw. akta spraw bieżącychoraz załatwionych.

  3. Akta spraw bieżących to sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia.Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. • Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących, załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp.

  4. Podział pism ze względuna nadawcę i adresata • korespondencja przychodząca, zewnętrzna, czyli pisma otrzymywane; • korespondencja wychodząca, czyli pisma wysyłane; • korespondencja wewnętrzna, czyli pisma wewnętrzne.

  5. Podział pism ze względuna treść zawartą w dokumencie • pisma i notatki służące do wymiany myślii przekazywania informacji; • protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń, czynności, dokonanych działań; • sprawozdania opisujące przebieg wypadkówlub zdarzeń, przedstawiających relacjęz faktycznego stanu rzeczy; • polecenia (w charakterze zarządzeń, okólników, regulaminów) określające czynności do zała-twienia i sposób ich wykonania.

  6. Podział pism w zależnościod pilności sprawy • pisma zwykłe, które załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętychlub określonych odrębnymi przepisami; • pisma pilne przesyłane i załatwianew pierwszej kolejności; • pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwienia.

  7. Podział pism w zależnościod sposobu przesyłania • pisma przesyłane pocztą zwykłą; • pisma przesyłane jako polecone; • pisma przesyłane pocztą ekspresową, kurierską; • pisma przesyłane drogą lotniczą; • pisma przesyłane w postaci telegramów, telefaksów; • pisma przesyłane siecią komputerową.

  8. Podział pism ze względu na zapewnienie tajemnicy • pisma jawne, tj. pisma nie zawiera-jące żadnej tajemnicy • pisma poufne, tj. pisma zawierające tajemnicę służbową; • pisma tajne, czyli pisma zawierające tajemnicę państwową.

  9. Podział pism ze względu na charakter dokumentu • pisma, notatki i protokoły i inne dokumenty stanowiące korespon-dencję biurową; • wszelkie dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych np. rachunki, faktury

  10. OBIEG PISMA • Obieg pisma to droga od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysła-nia odpowiedzi • Punkty zatrzymań to komórki organiza-cyjne uczestniczące w obiegu pism np. kancelaria główna, sekretariaty komórek organizacyjnych, kierownicy komórek, pracownicy załatwiający sprawę

  11. ZASADY WŁAŚCIWEGO OBIEGU PISMA • liczba punktów zatrzymania, przez które przechodzi podczas obiegu pismo, powinnabyć jak najmniejsza; • obieg pisma powinien być zgodnyz trybem załatwiania sprawy; • droga obiegu pisma powinna być jak naj-krótsza; • pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz; • stosowaćśrodki techniczne, dla skrócenia czasu wykonywania czynności manipulacyjnych.

  12. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Instrukcja kancelaryjna to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących: • zasady obiegu pism; • czynności sekretariatów w zakresie przyjmowaniai wysyłania pism; • tryb przesyłania i przydzielania pism do załatwienia; • tryb rejestracji pism i ich znakowania; • formy załatwiania spraw; • uprawnienia do podpisu; • zasady kontroli załatwionych spraw; • zasady przechowywania akt spraw bieżących i zała-twionych.

More Related