SPI – Svenskt Projektindex ™

1. SPI – Svenskt Projektindex ™ SPI 2014, Frågor och svar angående SPI-enkät. Varför? Hur?

2. Detta material kan du använda som du vill • Anpassa och skicka vidare eller… • Klicka och titta på det som intresserar

3. Kort om Baseline Projektverksamhet ökar Roller och bekymmer SPI- översiktligt SPI-processerna i detalj Frågor om dina projekt Arbets-stegen före och efter enkät Enkäten Rapporter mm; www.baselineman.se/spi

4. 1. Kort om Baseline Baseline Management AB är ett kunskapsföretag verksamt inom projektledning, verksamhetsutveckling och affärsmannaskap. Baseline Management AB består av ett nätverk med konsulter, var och en expert inom sitt område. BaselineManagement AB’s konsulter; utbildar och föreläser, handleder och coachar, utvecklar och implementerar styrmodeller, genomför projektmognadsanalyser.

5. Baseline Management • Verksamma inom: • Projektledning och projektmetodik • Projektmognad • Verksamhetsutveckling • Kommunikation och varumärke • Ledarskap • Erbjuder paketerade och/eller skräddarsydda utbildningar och konsulttjänster • Jobbar med etablerade modeller och koncept • Fokuserar på professionell enkelhet och snabb affärsnytta hos kunden. Menyn

6. 2. Allt mer drivs som projekt ? 20 % 60-talet Idag

7. 25% av världens BNP utgörs av projekt-relaterad verksamhet Om detta gäller i Sverige; 0,25 x 3 500 000 000 000 kr = 875 000 000 000 kr ..men finns kompetensen inom organisationen?

8. Alla vet vad en bil är bra för; • Bil-glädjenberorpå; • attförarnaatt vet hurdetgår till • bilensskick, vägen, medtrafikanternasomdöme • Därför finns det trafikregler vi måste följa • Men, hur kör man projektverksamheten? Menyn

9. I löpande projekt Olika utmaningar I projekt-verksamheten För affärerna Det saknas tydliga nyckeltal (index) som beskriver nyttan med olika projekt Utmanande att uppfylla projektmålen Brister i erfarenhet att styra, leda och delta i projekt Svårigheter att blir klar i tid Projekt skapar ofta stress och upplevs tärande på den ordinarie verksamheten Bristande relation (integration) mellan affärs- och projektverksamheten Projekten överskrider budgeten Karriärplaneringen stödjer inte den långsiktiga uppbyggnaden av projektkompetens Projekt kan innebära ökade risker för kärnverksamheten

10. Bristande projektförmåga leder till att projekten inte bidrar till …. • förbättrad affärsnytta… • utvecklingen av konkurrensförmågan… • ökad status och erkännande på marknaden… • bättre internt resursutnyttjande… • relevant kompetensuppbyggnad…. Menyn

11. Bakgrund - Projektförmåga De flesta förändringar drivs i projektform och projektförmågan är strategisk. Satsning på ökad projektförmåga är ofta slarvig! Med projektmognadsanalys kan man prioritera satsningarna. Projekten kan då bidra snabbare och bättre till verksamhetens resultat.

12. SPI Vi har sett internationella metoder och skapat en svensk lösning på svenska för vår projektkultur. SPI är beprövat, och referenser finns. SPI omfattar enkät, material, metoder och rapporter. P3M3, IPMA, PMI och ISO har påverkat oss.

13. Svenskt Projektindex • Mätetal som anger förmågan att genomföra projekt • Baseras på projektmognadsanalyserna • P3M3 (Cabinet Office) • OPM3 (PMI – Project Management Institute) • Anpassad till nya ISO-standarden för projektledning ISO 21 500

14. Mätningar • Öppna, årliga mätningar sedan 2010 • Syfte att bygga upp empiri • Mätetal för benchmarking • Interna och riktade mätningar • LKAB, Danderyd Sjukhus, Försäkringskassan, Systembolaget • Kommun2013 och Region2013 • Delresultat presenterades vid PVD i maj • Namnet SPI™ registrerat 2013

15. SPI - Ett sätt att lösa utmaningarna…

16. Sju processer och fem nivåer Intern styrning Nytto-realisering Ekonomisk styrning Risk-hantering Intressent-hantering Strategisk planering Resurs-hantering Nivå 5 Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1

17. Fem nivåer! Menyn Nivå 5 - Optimerad En lärande organisation som kontinuerligt förbättrar sina processer, stor anpassningsförmåga, ledningen ses som förebild. Nivå 4 - Styrd Projektprocessen integrerad med övriga system i organisationen, alla projekt använder processen, projekt styrs med nyckeltal, projektportföljhantering. Nivå 3 – Definierad Gemensam projektprocess, engagerad ledning, etablerat projektkontor, lägesrapportering som inkluderar risker, ändringshantering och kvalitetsstyrning. Nivå 2 - Upprepad Flera olika projektprocesser men ingen gemensam, projekt startar med formell beställning, oklar ansvarsfördelning, otydlig kommunikationsstrategi. Nivå 1 - Medveten Inga etablerade projektprocesser, otydlig ansvarsfördelning, händelser och individuella val styr arbetet, beroende av nyckelpersoner. 

18. SPI-mer om processerna Så har definieras de sju processerna. För varje process kan du; -Ange nivå, 1-5 - Lämna öppna svar

19. Intern styrning Intern styrning Tydlig inriktning, omfattning och mål med projekten Avstämningspunkter och en fastställd beslutsprocess Väl beskrivna projekt med mål, syfte, krav och budget. Rutiner för att hantera problem, ändringar och hur projekt styrs

20. Nyttorealisering Nyttorealisering Den önskade effekten är klart och tydligt uttryckt i en projektplan eller liknande… Det finns ansvariga som kan se till och besluta om realisering eller inte… Ledningen har varit engagerad och kunnat ta ställning till beräkningen av nyttan… Det finns en helhetssyn och positiv inställning till hur projekt kan skapa nytta för verksamheten…

21. Ekonomisk styrning Ekonomisk styrning Projektets kostnader beräknas och följs upp under hela dess livslängd Det finns ett beslutsunderlag som kan påvisa värdet av projektet för beställaren Ekonomifunktionen är engagerad i arbetet Ekonomiska beslut och finanserings-behovet är väl förankrat och godkänt av verksamheten

22. Intressenthantering Intressenthantering En proaktiv kartläggning och analys av olika intressenter är genomförd Finns en förståelse för olika intressenters behov och krav Finns en kommunikationsplan som revideras och följs upp Informations- och kommunikations-hanteringen har en tydlig styrning när det gäller olika typ av media och kanaler

23. Riskhantering Riskhantering Beakta både interna och externa risker som påverkar projektet Identifiera hur olika risker inverkar på verksamheten… Minimera hot och maximera möjligheterna Vidta åtgärder som är relevanta, innovativa men framförallt proaktiva

24. Strategisk styrning Strategisk styrning Aktivt stöd och sponsorskap för projekt hos ledningen Hänsyn tas till lagkrav och andra krav på hur man bedriver effektiva projekt Projekten är tydliga med att stödja organisationens strategiska mål och inriktning En harmonisering har skett till den ordinarie verksamheten och övriga strategier och mål

25. Resurshantering Resurshantering Menyn Upprätta rutiner hur man kan införskaffa resurser, såväl interna som externa Tillgång till projektmodell med resurs- och kapacitetsplanering Tydliga riktlinjer om beslutsfattande och projektägarskap Löpande uppföljning och analys av utnyttjandet av befintliga resurser

26. Enkätens frågor om dina projekt Används för att koppla svaren till verksamheten

27. Väljer du Kommuner, Regioner och Landsting möter sedan en rullist för att positionering

31. Menyn

32. SPI-arbetssteg SPI är en del av arbetet mot ökad projektförmåga Kontinuerlig Förbättring

33. Steg till högre projektförmåga Förberedelse Underlag för nuläge Enkät och intervjuer Indikatorer Vad bör finnas, för 7 processer och 5 nivåer Bestäm nuläge Workshop 1 Bestäm börläge och ta fram åtgärder Workshop 2

34. SPI, resultat 570, roller Har ni en gemensam uppfattning om nuläget?

35. Exempel på öppna svar ”Vi bör utbilda beslutsfattare på styrmodellen” ”Vi bör alltid ha effektmål som följs upp efter genomförda projekt” ”Tydliggör ansvarsfördelning mellan projekt, linje och process både vad gäller budget och mandat” ”Etablera gemensamma rutiner över bolaget för ekonomisk projektuppföljning..” ”Mappning av projekt mot strategiska mål” ”..processer för att planera och fördela resurser…” ”Klargöra mandat mellan resursägare och projektledare”

36. SPI för er • Enkäten skapar underlag för att fastställa nuläge • Om ett år kan ni jämföra utvecklingen • Enkät, öppna svar och indikatorer används vid workshop • Underlag för att hitta och prioritera åtgärder • Effektivt för att öka projektförmågan 2014

37. Förberedelser • Skapa bredd och engagemang! • Flera roller • Alla typer av projekt • Många svar är bra för jämförelser • Informera om syfte, processer och nivåer • Gör informationsmaterialet tillgängligt via web • Berätta hur ni kommer att ta hand om resultatet

38. Exempel på nuläge Intern styrning Nytto-realisering Ekonomisk styrning Risk-hantering Intressent-hantering Strategisk planering Resurs-hantering Nivå 5 Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1

39. Nulägesworkshop • Antal ja till indikatorerna? • Enas om nuläget!

40. Bestäm önskat läge och ta fram åtgärder Intern styrning Nytto-realisering Ekonomisk styrning Risk-hantering Intressent-hantering Strategisk planering Resurs-hantering Nivå 5 Nivå 4 Nivå 3 Nivå 2 Nivå 1

41. Nyckeltal för projektverksamheten • Tid/Funktion/Ekonomi • Projektomslutning • Slutdag i förhållande till beslut • Nöjd uppdragsgivare • Ledtid tekniskt och ekonomiskt avslut • Andel slutrapporter • Persontimmar, planerat/allokerat/rapporterat • Projektkostnad/verksamhetsnytta

42. SPI – Svenskt Projektindex ™ ”Utan kunskap är det svårt att agera, med kunskap är det svårt att låta bli.”

43. Länk till enkäten Det tar 10-20 minuter! Länk