IXERP France La conduite de projet

1. IXERP FranceLa conduite de projet

2. INTRODUCTION • Cette présentation a pour objectif d’exposer la méthodologie à adopter dans la conduite d’un projet d’un système d’information (S.I).

3. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Sommaire • Méthode et Projet SI Les grandes phases • Définition • Réalisation • Mise en Œuvre • Bilan, Retour d’Expérience • Ce qu’il faut retenir

4. Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Introduction • Méthode et Projet SI • Pourquoi une méthode ? • Qu’est-ce qu’un projet ? • Les différentes phases • Les aspects à prendre en compte

5. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Introduction • Adopter une méthode pour : • Aider les acteurs Check-lists / Outils / Modèles • Assurer la qualité Points de contrôle processus Ingénierie …. Il faut permettre la bonne intégration des nouveaux arrivants, rendre le travail facilement accessible à chacun, donner des points de repère et homogénéiser les pratiques, asseoir une démarche qualité.

6. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Introduction • Un projet, c’est « un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources. » (source : norme ISO 9000)

7. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Introduction • Rappel du rôle des acteurs • Maître d’Ouvrage (MOA) Personne physique ou morale propriétaire de l’ouvrage. Elle fixe les objectifs, l’enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Elle passe la commande à la MOE, en vérifie la conformité, assure la cohérence globale. • Maître d’œuvre (MOE) Personne physique ou morale qui a la charge de concevoir et de mener à bien la construction de l’ouvrage…. Elle a la responsabilité de l’exécution de la fourniture. Elle s’organise pour la produire avec ses équipes ou des fournisseurs externes, avec l’accord du MOA.

8. Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Introduction • DEFINITION • 1ère Expression de Besoin (cadrage) • Étude préalable • Cahier des charges Accord Comité SI Accord Comité d’Investissement Lancement • REALISATION • Préparation • Conception • Réalisation, Intégration • Recette Protocoles Client/Fournisseur Vérification d’Aptitude Conformité • MISE EN ŒUVRE • Préparation • Expérimentation / Site pilote • Généralisation Plans de Com’ et Déploiement Support utilisateurs Réception Définitive Adéquation à l’environnement • BILAN / REX • Évaluation

9. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Introduction • Les aspects à prendre en compte • Finalités (Enjeux ; Contenu / Spécifications) • Éléments d’organisation (Acteurs ; Fonctionnement ; Ressources) • Pilotage et système de décision (RAF réel ; Coûts ; Risques ; Actions…) • Planning (Livrables et points de validation ; Chemin critique) • Contrôle qualité (Documentation ; Revues de fin d’étape…)

10. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Responsabilité MOA • Phase de Définition • Première expression de besoin (cadrage) • Étude préalable • Cahier des charges • Contrat • Lancement Réalisation Contribution MOE

11. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir PremièreExpression de besoin • Cadrage • Présentation du besoin tel qu’il apparaît au promoteur du projet • Formalisation succincte du service attendu, de sa pertinence stratégique, du périmètre et des limites • Premiers éléments d’exigence

12. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir PremièreExpression de besoin • Ce qu’il faut y trouver • Quels utilisateurs ? Quel(s) processus concerné(s) ?(Exigences induites : volumétrie, performances,…) • Priorité ? (Survie, Forte VA, Confort) • Réponse minimale du SI, calendrier souhaitable(Éventuellement, évaluation de l’effort limite à consentir par l’Entreprise en charges / coûts / délais) • Relation avec les autres projets de l’Entreprise et le reste du SI La 1ère expression de besoin est primordiale. Elle donne les points de repère pour l’intégralité du projet.

13. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Cette valeur peut être limitéedans le temps  Prise de décision Faisabilité et Risques doivent s’analyser aussi biencôté Métier (ex : conduite du changement, rejet d’unsystème jugé inquisiteur) que côté Technique (ex : ouverturedu SI à l’extérieur, déphasage d’informations) Certains éléments sont difficilement quantifiables.Il faut comparer les coûts de réalisation, de déploiement et de fonctionnementavec les bénéfices attendus Étude préalable • Elle doit fournir tous les éléments d’appréciation nécessaires au lancement du projet • Opportunité(Valeur Ajoutée) • Faisabilité • Risques • Économie(Estimer la plus-value attendue, évaluer les coûts, établir un bilan économique)

14. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Étude préalable • Ce qu’il faut y trouver • Identification du responsable + personnes consultées • Positionnement par rapport à d’autres chantiers ou projets • Identification des contraintes • Estimation des moyens nécessaires et risques • Présentation succincte des solutions possibles et alternatives associées • Étude des impacts

15. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Étude préalable • Quelques précautions à prendre pour atteindre l’objectif (= prendre une décision) • Avoir l’adhésion de la hiérarchie(facilitation des prises de contact et validation de l’étude) • Prendre en compte l’ensemble de la problématique(mise en œuvre incluse) • Faire une restitution aux interlocuteurs(validation du contenu de l’étude avant présentation au Comité SI, instance de décision) Une étude préalable doit rester légère et rapide

16. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Ne pas sous-estimer le processus de validation. Une commandemal validée entraîne nécessairement de gros déboires. Cahier des charges • Il constitue la commande de la MOA • Il décrit le plus exactement possible le contenu de la prestation et de la fourniture attendue, avec les exigences • Établi à partir de la 1ère Expression de besoin et de l’Étude préalable, dans des termes de maîtrise d’ouvrage, il fournit au maître d’œuvre les éléments nécessaires pour que celui-ci puisse s’engager

17. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Le système de décision doit être clairement défini et connu de tous les acteurs duprojet (rôle, responsabilité, échanges entre acteurs, organisation des prises de décision) Contractualisation • Document commun MOA - MOE • Il synthétise le projet et son interaction avec l’environnement, les contraintes, l’organisation à mettre en place(Comité de pilotage ; Équipe projet ; Groupe utilisateurs….. ) • Il définit les ressources (humaines, matérielles et logicielles), présente le découpage du projet et le calendrier • Il est validé par le Directeur MOA promoteur du projet et le Directeur MOE

18. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Accord Comité d’Investissement Lancement Délais de commande desprestations Externes (en particulier,en cas de marchés publics!) Contractualisation

19. Les grandes phases MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Les grandes phases • Phase de Réalisation • Préparation • Conception • Réalisation, Intégration • Recette, Qualification globale • Mise en œuvre Responsabilité MOE Contribution MOA

20. Les grandes phases MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Préparation • Plan Assurance Qualité • Le PAQ est un document de référence pour l’ensemble des signataires pendant toute la durée du projet • Il porte sur l’engagement de démarche et des moyens réciproques à mettre en œuvre pour satisfaire aux exigences Le PAQ doit donner une vision Client / Fournisseur partagée et vérifiable pour réussir les conditions définies dans le contrat

21. Les grandes phases MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Préparation • Plan Assurance Qualité - Démarche • Partir des exigences, identifier les contraintes • Définir les ressources, moyens et organisation (démarche de développement, documentation, outils et méthodes utilisés) • Définir les règles et procédures associées (échanges, livraisons, réceptions) • Définir les points de contrôle (reporting au client, indicateurs, revues) • Parvenir à un accord • Présenter à l’ensemble des équipes

22. Les grandes phases MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Préparation • Recette • La recette est l’ensemble des opérations de contrôle par lequel le client s’assure que le produit présenté par le fournisseur est conforme à la commande passée et exploitable dans le système d’information de l’entreprise • Les procédures ne s’improvisent pas. Le protocole de recette (organisation des activités de test, seuil d’acceptation du produit,…) est négocié au plus tôt, avec le PAQ

23. Les grandes phases MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Recette • Cahier de recette • Ensemble des scénarios, fiches de test et jeux d’essai pour les fonctions à tester, les résultats attendus, les ressources nécessaires, les fiches de suivi d’anomalies • 2 types de recette • Fonctionnelle en charge MOA, dès période de Conception • Technique en charge MOE, recouvre intégration SI et performances

24. Les grandes phases MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Quelques remarques • La phase de recette est extrêmement importante. La MOA doit s’y préparer très sérieusement en : • affectant les ressources nécessaires • préparant le traitement des tensions avec le fournisseurex : typologie des anomalies (bloquantes, majeures, mineures), tests de non-régression • organisant des tests de « bout en bout » avec d’autres projets ex : fonctionnement avec les référentiels de l’entreprise de type Annuaire, Structures,.. • La migration des données est un sous-projet à part entière ; Il nécessite fréquemment un « nettoyage » des anciens fichiers. • Ne pas négliger la réflexion sur les « procédures de reprise », les « procédures dégradées » qui permettront de conserver un service aux utilisateurs en cas d’incident

25. MeO Bilan A retenir Intro Déf. Réal. Recette Provisoire(Vérification d’Aptitude) Les grandes phases Quelques remarques • Recette provisoire ou « vérification d’aptitude » Acte constatant contradictoirement que les obligations contractuelles ont été remplies et que le produit peut être accepté pour mise à l’épreuve dans son fonctionnement réel, pendant un temps défini appelé période de garantie

26. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases Responsabilité MOA • Mise en œuvre • Préparation • Vérification adéquation de la solution • Mise en place du support utilisateurs • Réception définitive • Généralisation ContributionMOE

27. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Préparation • Plan de communication • Sous la responsabilité de la MOA, il définit la démarche d’information/sensibilisation • Il précise les cibles, relais de communication, événements, planning, coordination avec les plans de formation et déploiement

28. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Préparation • Plan de formation(si nécessaire) • Il définit l’organisation à mettre en place pour former les utilisateurs et autres acteurs dans l’implantation du produit • Il précise les cibles, les relais, les modules par population (objectif, contenu, durée, méthode, support)

29. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Préparation • Plan de déploiement • Il définit un calendrier précis par zone géographique, structure, métier,… par lot fonctionnel s’il y a lieu • Il s’articule avec les deux plans précédents

30. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Le site pilote est un élément très importantpour pouvoir qualifier l’ensemble des composantesdu projet (logiciel, matériel, documentation et support) Choisir au plus tôt ce site, y faire une communication et un support privilégiés L’expérimentation amèneimmanquablement de nouvellesFA et des FE urgentes (circuits etdélais à mentionner dans PAQ) Vérification d’adéquation de la solution • Il s’agit, au-delà de la conformité constatée lors de la recette, de faire fonctionner le produit dans son environnement définitif • Détermination d’un sous-ensemble représentatif du dispositif complet (exploitation de l’ensemble des procédures)appelé « site d’expérimentation » ou « site pilote »

31. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Support Utilisateurs • Il s’élabore dès la phase de recette, s’affine avec les retours du site pilote • Capital pour la bonne utilisation du produit • Recouvre les aspects métiers et techniques • Aura la même durée de vie que le produit mis en place

32. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Adéquation à l’environnement Généralisation Réception Définitive Support Utilisateurs • Réception définitive La vérification de service régulier atteste de l’exploitabilité du produit fourni et de sa conformité au niveau de service attendu. Elle est prononcée à l’expiration du délai de garantie et dégage définitivement le fournisseur de sa responsabilité.

33. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Les grandes phases • Bilan, Retour d’Expérience • Déroulement du projet • Usage du produit livré • Boucle d’amélioration sur le processus Ingénierie • Évolution du produit Responsabilité MOA Responsabilité MOE

34. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Difficulté pour intéresser les décideurs à l’exercice Bilan de projet • Document de clôture du projet • Constats à faire partager par tous les acteurs du projet, pour en tirer des recommandations sur les projets futurs • Aspects à prendre en compte • Qualité du produit livré (conformité à la commande, performances,) • Méthode et outillage (efficacité, productivité, continuité dans le cycle de production) • Respect des coûts et des délais • Management des ressources • Respect du PAQ • Capitalisation de l’expérience acquise

35. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Bilan d’usage • Enquête, éventuellement audit, dans un contexte stabilisé (une fois la période d’appropriation révolue) • La MOA doit pouvoir apprécier l’usage effectif des outils mis à disposition des utilisateurs • Le service rendu est-il efficace au regard des pratiques professionnelles et des exigences de l’environnement ? • Quelles pistes d’amélioration ?  Détection d’évolutions à prévoir (amélioration du produit, aménagements organisationnels, compléments de formation,…)

36. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Conclusion • Ce qu’il faut retenir • Principaux points • Écueils

37. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Principaux points • Relation Client - Fournisseur • Le MOA est le client.Il passe une commande, valide les propositions de la MOE, s’assure de la cohérence globale, vérifie le respect du contenu, des délais, des coûts, organise la mise en œuvre auprès des utilisateurs • Le MOE s’engage à réaliser la commande, dans le respect de qualité de production, de délais et de coûts, conseille, livre, corrige. L’implication constante du client au cours du projet est essentielle

38. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Principaux points • Pilotage de projet (suivi – actions d’anticipation) La MOE fait un suivi plus précis des réalisations, mais les deux côtés – MOA et MOE – doivent se retrouver sur les délais, les coûts, les indicateurs, les risques, les plans d’actions,… • Point de contrôle hebdo des équipes projet • Alerte autant que de besoin aux hiérarchies MOA et MOE • Reporting mensuel de synthèse aux structures (Direction, Contrôle Gestion)

39. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Écueils • Ne pas négliger une recherche constante de la satisfaction des utilisateurs • Éviter l’effet tunnel • Incorporer des utilisateurs dans le cycle du projet, cela évite des erreurs de compréhension et d’interprétation • Ces utilisateurs intégrés d’une manière ou d’une autre au projet seront des relais importants dans la conduite du changement

40. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Écueils • Gros effort de « coordination » • En interne au projet(actions à mener en parallèle, découpage en sous-projets) • Avec les projets connexes • Les problèmes relatifs à la validation sont amplifiés (interactions) • Certains projets sont des pré-requis (ex : mise à niveau postes de travail) • Avec l’ensemble des structures concernées(veiller à leur implication, aussi bien côté directions métiers que services informatiques tels que réseau & télécoms, production,…) • Pilotage de la sous-traitance, en bonne entente entre MOA et MOE

41. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Écueils • Conduite du changement C’est parfois une affaire très complexe • L’équipe projet doit assumer – avec éventuellement les directions support (RH) – et donc ne pas sous-estimer l’énergie et le savoir-faire nécessaires • L’aspect Métier est naturellement majeur, mais les équipes MOE sont de plus en plus touchées

42. Les grandes phases Intro Déf. Réal. MeO Bilan A retenir Écueils • Organisation de l’après-projet Mise en place d’une cellule de « maintien en condition opérationnelle » pour le produit livré • L’équipe projet doit donner tous les éléments nécessaires pour la suite (documentation, principes d’administration, contenu du support utilisateurs, contrat de service,…) • A préparer très activement lors de la phase de mise en œuvre • Pour favoriser les transferts de compétence, on organise généralement des biseaux

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