Organisasjons- og personalmessige utfordringer ved implementering av NIS

1. Organisasjons- og personalmessige utfordringer ved implementering av NIS Nordisk GIS-konferanse 2003 Snorre Fridén Furberg Administrerende Direktør TEV Nett

2. Agenda • Om TEV • Erfaringsbakgrunn • Hvorfor implementere NIS • Organisatoriske utfordringer • Kjøp av software • Optimal organisering av virksomheten i driftsfase • Løsning i TEV • Gjennomføring og risiko ved reorganisering • Personalmessige • Riving av fagmiljø • Opplæring • Krav til System m.h.t omtalte utfordringer • Konklusjon:

3. Om TEV Nett • Aksjeselskap – Industriell eier - skal drives etter foretningsmessige prinsipper • 87 000 Kunder i Trondheim og Klæbu kommune • 196 ansatte ved inngang til 03. • 140 ansatte etter 2. Kvartal 03 • Omsetning i 2002: 420 millioner • Et av landets mest effektive nettselskap • Lave nett-tariffer • Høy plassering i ”NM i Nett”

4. Om TEV Nett • NIS implementering ferdigstilt April 03 • GIS til NIS • Omfattende reorganisering av hele selskapet sluttført Mai 03 • Fra 196 til 140 ansatte. • Betydelig omstrukturering av organisasjonen • Svært mange inn i nye roller • Fullstendig restrukturering av NIS / GIS aktiviteten i selskapet. • ”Kartverket” nedlagt

5. Hvorfor implementere NIS ? • Ikke akseptable drivere: • ”Henge med i utviklingen” • Fantastisk funksjonalitet med uendelige muligheter • Ingeniørers ”ur-lyst” til å skape, utforske og leke

6. Hvorfor implementere NIS ? • Akseptable drivere: • Spesifisert kost / nytte forsvarlig behov for økt funksjonalitet • Økt kvalitet • Redusert driftskost / resursbehov • I sum : Økt effektivitet • Betydelige kostnadsreduksjoner må til for å forsvare investeringer av aktuelle dimensjoner. • Kostnadsreduksjoner oppnås ofte kun gjennom bemanningsreduksjoner

7. Organisatoriske utfordringer • Spesifikasjon og kjøp av system og system implementering. • Organisere virksomheten optimalt i henhold til ”nye muligheter ” • Realisere effektiviseringspotensialet

8. Organisere virksomheten optimalt Generelle prinsipp • Færrest mulige grensesnitt mellom enheter • Tydelige og enkle grensesnitt • Høy grad av prosessorientering • Hele prosessforløp håndteres i størst mulig grad av en enhet / en person • Færrest mulig ”fag” avdelinger • Færrest mulig sekretær / assistent funksjoner • En stilling mange ”roller” • Krav til verdiøkning i alle ledd gjennom verdikjeden. • Ingen papir / informasjons ”flyttere”

9. Organisere virksomheten optimalt Roller NIS • Systemansvarlig • System innkjøp / videreutvikling, implementering, prosedyrer, standarder • Superbruker • Fagansvarlig kart, daglig støtte for brukere, spesielle oppgaver • Operatører • Data inn • Data ut / anvendelse

10. Organisere virksomheten optimaltLøsning TEV Nett Systemansvarlig Superbruker Operatør Ingen roller er hele årsverk. m.a.o ingen driver kun karttjenester

11. Organisere virksomheten optimaltProsess organisering • Eks : Prosjektleder / planlegger i Entreprenør avdelingen: • Totalansvar for gjennomføring av hele prosjekt. • Utrede alle tekniske løsninger • Logistikk • Personal resurser • HMS • Ekstern koordinering • Tilbud og kostnadsoppfølging / resultatansvar • Dokumentasjon inkludert NIS • Hente forprosjekt i kartet • Utrede alternative løsninger og beslutte • Oppdatere i henhold til ”as built”

12. Organisere virksomheten optimalt • Realisering av effektiviseringspotensiale: • 4 kartoperatører overført til annet arbeid • Overtallighet og avgang blant andre • Ingen økning i andre stillinger for å fordele NIS rollene. • Gjennomføring • Offisielt oppstart av nytt NIS og omorganisering gjennomført samtidig. • Utnytte endringsmomentet • Unngå ” 7. far i huset ” • Risikovurdering av omorganiseringen • Stor sanselighet for problemer • Lav konsekvens.

13. Personalmessige utfordringer • Nedbemanning • Riving av fagmiljø • Opplæring

14. Personalmessige utfordringerRiving av fagmiljø • Full prosessorganisering innebærer at rene fagmiljø ”forsvinner” • Risiko for tap av kompetanse • Fagmiljø vil aldri akseptere egen utradering

15. Personalmessige utfordringerOpplæring • Formål: • Gi nødvendig brukeropplæring • Overføring av kompetanse fra fagmiljø • Sikre positiv ”Kick off” og holdning til nytt system • Gjennomført i TEV ved ( for brukere ) : • 2 dagers grunnkurskurs • 2 dagers videregående • Veiledning ved pult i første periode etter oppstart • 4 fordypningskurs • Brukersamlinger; utveksling av erfaring / felles jobbing på etterslep • For systemansvarlig og superbruker: • Deltagelse i hele implementerings prosjektet inkludert test fase

16. Krav til system og systemimplementering i.h.t omtalte utfordringer • Funksjonelt oppegående system fra 1. operative dag • Sikre positiv ”Kick off” og holdning til nytt system • Nok andre lederutfordringer • Økt krav til godt og intuitivt brukegrensesnitt • Ikke kontinuerlig i bruk av de enkelte brukerne. • Brukerne skal beherske menge andre fagfelt. • Leverandør innfridde alle forventninger • Funksjonalitet, kost, og fremdrift

17. Oppsummering • Operasjonelle utfordringer • Kost / Nytte og realisering av effektiviseringspotensialet • Effektiv organisering av NIS virksomheten • Personellmessige • Riving av fagmiljøet • Tilstrekkelig opplæring