IV ENCUENTROS Red UGI Universidad de Extremadura

1. IV ENCUENTROS Red UGIUniversidad de Extremadura Taller de Trabajo FISCALIZACIÓN en la INVESTIGACIÓN 1 de abril de 2009 Helena Montiel Universitat de Girona

2. DATOS DE INTERÉS (1) La universidad de Girona (UdG) se crea en Diciembre de 1991 GIRONA Y ZONA METROPOLITANA: 80.000 habitantes PROVÍNCIA DE GIRONA: 400.000 habitantes UNIVERSITAT DE GIRONA: • 15.000 Estudiantes • 1.500 Profesores • Estudios de grado y postgrado • 8 Áreas de Estudio (EPS, Ciencias, Derecho, Empresariales, Letras, Educación,Turismo y Medicina) • 105 Grupos de Investigación • 20 Departamentos • 9 Institutos Propios de Investigación • 12 Cátedras de Investigación

3. DATOS DE INTERÉS (2) La Oficina de Investigación y Transferencia Tecnológica (OITT) se crea en 1993 como una unidad administrativa y técnica, cuyo objetivo es prestar servicio a la comunidad universitaria investigadora y emprendedora Formada por 27 personas, técnicas y administrativas ORGANIZACIÓN DE LA OITT: Unidad de Proyectos Unidad de Transferencia Tecnológica Unidad de Gestión Económica de la Investigación Unidad de Tratamiento de la Información Unidad de Divulgación Científica

4. ¿LA FISCALIZACIÓN EN LA INVESTIGACIÓN? El punto de partida: • Evolución de la Investigación • Principios básicos • Compromisos La ejecución: • ¿Cómo?¿Dónde?¿Cuándo? Los resultados: • Evaluación y reflexión estratégica

5. PUNTO DE PARTIDA (1) EVOLUCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN: • Aumento del volumen de investigación en las universidades • Aumento de la competitividad y la complejidad para conseguir proyectos • Aumento de la complejidad en la ejecución y justificación de proyectos • Aumento de la fiscalización y rendición de cuentas de los organismos financiadores

6. PUNTO DE PARTIDA (2) Principios Básicos: • Posicionar a la UGI en la estrategia de investigación de las universidades a través de sus Planes Estratégicos. • Asegurar el apoyo del Equipo de Dirección de la universidad, en especial vicerrectores de investigación, política científica, etc. • Asegurar el apoyo del Equipo de Gerencia de la universidad.

7. PUNTO DE PARTIDA (3) COMPROMISOS: • Gestión eficaz y eficiente • Cumplimiento de normativas y directrices • Control y seguimiento • Agilidad y cumplimiento en los plazos • Confianza • Interlocución clara (ventanilla única) • Difusión y comunicación clara de información PROFESIONALIZACIÓN

8. LA FISCALIZACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (1) ¿DÓNDE? En proyectos En recursos humanos En contratos ¿CUÁNDO? En la convocatoria En el ingreso En la ejecución del gasto ¿QUIÉN? Los Servicios Centrales La UGI Los Departamentos

9. LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN CONVOCATORIAS (1) PROCESO:

10. LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN CONVOCATORIAS (2) ASESORAMIENTO En la elaboración de presupuestos (gastos elegibles, distribución de partidas) Fiscalización pasiva TRAMITACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SOLICITUDES Control de solicitudes Interlocución única con organismos financiadores Fiscalización activa

11. LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (1) PROCESO:

12. LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (2) APERTURA E INCORPORACIÓN DEL CRÉDITO DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS Distribución del presupuesto Control de ayudas CRÉDITO Control de ingresos Elaboración de guías de gestión Dotación de crédito UGI SERVICIOS CENTRALES

13. LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (3) EJECUCIÓN DEL GASTO UGI Elegibilidad del gasto según instrucciones organismos financiadores y gerencia Disponibilidad de fondos GASTO Contabilización del gasto según instrucciones OITT Control de contabilización y ejecución DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS SERVICIOS CENTRALES

14. DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS UGI LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (4) JUSTIFICACIÓN Y CIERRE DE LA AYUDA Comprobación de datos y elegibilidad Plantilla de justificación JUSTIFICACIÓN Regularización de datos según las BEP Cierre de la justificación Bloqueo unidad de la ayuda Devolución ingresos indebidos

15. DEPARTAMENTOS / INSTITUTOS UGI LA FISCALIZACIÓN. GESTIÓN ECONÓMICA (5) AUDITORÍAS Coordinación con administrativos e investigadores Recopilación de documentación AUDITORIA Preparación de expedientes Atender auditoría y completar el procedimiento administrativo

16. REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (1) La fiscalización… • Es necesaria para una ejecución eficaz y eficiente de las ayudas a la investigación • Exige una especialización cada vez mayor • Es más llevadera con unas buenas herramientas informáticas Pero también… • Deja a las UGIs en una posición vulnerable • Hace patente que la imagen sí cuenta

17. REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (2) La visión … Del investigador: Fiscalización de “mis” gastos Siempre me dicen “no” Del administrativo: Demasiados proyectos y demasiadas convocatorias Necesito instrucciones claras y sencillas

18. REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (3) La visión de la UGI….. ¡EL SERVICIO DE ECONOMÍA NO LO APRUEBA! ¡VAMOS A TENER QUE BUSCAR UNA SOLUCIÓN! ¡EL INVESTIGADOR ESPERA RESPUESTA! ¡RECURSOS HUMANOS NO CONTESTA!

19. REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (4) El futuro… Imprescindible: • Definición clara de los procesos • Ejecución de acuerdo con los procesos • Cumplimiento de objetivos • Autoevaluación • Plan de comunicación

20. REFLEXIÓN ESTRATÉGICA (5) El futuro… Nuevas ideas: • Plan de Formación para administrativos • Plan de Información para investigadores • Equipo de técnicos móviles • Equipo de gestores administrativos móviles • Referentes de proyectos (técnicos y administrativos)

21. Helena Montiel www.portalderecerca.edu