COP Documentbeheer en archivering IV: Materieel archiefbeheer - centraal depot

1. COP Documentbeheer en archivering IV: Materieel archiefbeheer- centraal depot 4 juni 2009

2. Agenda

3. Introductie Vilvoorde Coördinerende archiefdienst

4. Inhoud • Achtergrond • Doelstelling • Bereik • Doelpubliek • Beheersprincipes • Dienstverlening • Inrichting • Wat overdragen, hoe & wanneer? • Planning

5. Achtergrond - 1 • Stijgende vraag naar archiefruimte door overstap naar Anders Werken: minder individuele bergruimte t.o.v. onvoldoende centrale archiefruimte in kantoorgebouwen • Geen geschikt depot voor bewaring semistatisch archief VO (cf. situatie in Machelen)

6. Achtergrond - 2 Depot in Machelen is ongeschikt om archief te bewaren: • Slechte materiële omstandigheden (vocht, stof, ongedierte, …) • Geen brandbeveiliging • Historiek van slecht beheer Wordt uitgefaseerd: projectstart zomer 2009

7. Achtergrond - 3 • VR beslist op 14/9/2007 tot het nemen van een aantal maatregelen ter optimalisatie van het archiefbeheer bij de VO, waaronder de oprichting van een centraal depot in Vilvoorde. • Eisen voor de inrichting: • Moet voldoen aan de minimumeisen voor archiefbewaring • Moet voldoende ruimte bieden voor de opslag van het semistatische archief van, in eerste instantie, de Vlaamse ministeries.

8. Doelstelling Centraal hulpdepot voor de bewaring van semistatisch archief (Anders Werken) Aanbieden van professioneel ingerichte bewaarplaats in combinatie met professionele dienstverlening Creëren van referentiekader voor semistatisch archiefbeheer binnen de VO

9. Bereik - 1 • Semistatisch archief • In eerste instantie gericht op de ministeries (departementen en IVA’s zonder rp) • Is geen totaaloplossing! Uitbreiding in functie van behoeften.

10. Bereik - 2 Statisch archief: Cultureel-maatschappelijk belang Permanente bewaring (zie ABP) Op dit moment door het Algemeen Rijksarchief Er loopt onderzoek naar mogelijke oprichting eigen bewaarplaats voor statisch archief: ‘Vlaams Archiefhuis’ (gekoppeld met archiefdecreet)

11. Doelpubliek • Ontsluiting in eerste instantie intern, voor de ambtenaren zelf • Ontsluiting voor de burger enkel mogelijk via de betrokken entiteit (i.k.v. openbaarheid van bestuur en onderzoek)

12. Beheersprincipes - 1 • Uitgangspunten: • Zo efficiënt mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte • Optimale kennisdeling • Nauwkeurige registratie van metadata • Laagdrempelig • Gebaseerd op uniforme en gestandaardiseerde principes • Zo tijdsresistent en institutioneel flexibel mogelijk

13. Beheersprincipes – 2Plaatsing Elk legbord in het depot krijgt een unieke plaatsingscode, gekoppeld aan een archiefdoos en een locatie bv.3.12.04.06 staat voor blok 3, rij 12, rek 4, legger 6 Uniforme en gestandaardiseerde depotplaatsing

14. Beheersprincipes - 3Continue berging Iedere overdracht wordt aangeschoven bij de vorige Plaatsefficiënt Onafhankelijk van institutionele evoluties Geen hiaten of leegstaande ruimte Zeer nauwgezette depothuishouding Archief moet goed verpakt en ontsloten zijn

15. Dienstverlening – 1Personeelsbezetting 2 fulltime depotmedewerkers Beurtrol binnen de Coördinerende archiefdienst voor permanentie ter plaatse Mogelijkheid tot verwerking ter plaatse door entiteiten (enkel i.k.v. selectie = vernietiging of overdracht voor permanente bewaring)

16. Dienstverlening - 2Depotbeheersysteem • Centraal depotbeheersysteem: • Koppelt inhoudelijke beschrijvingen aan locaties in het depot • Beheert de bezoekers en bruiklenen • Voorziet ontsluiting en ter beschikking stellen • Ondersteunt depotwerking

17. Dienstverlening - 3 • Leeszaal (raadpleging ter plaatse) • Interne bruikleen(raadpleging via estafette) • Voorwaarden: • Voor een vooraf bepaalde termijn • Mits registratie in databank • Op termijn: scanning-on-demand

18. Let op! • Hoe beter het archief is ontsloten, hoe beter de dienstverlening is die we kunnen bieden. • Het depot te Vilvoorde biedt enkel faciliteiten voor materiële bewaring. De opmaak van archiefbeheersplannen, overdrachtslijsten, … blijft ten laste van de overdragende instantie.

19. Wanneer overdragen? • Als je ondanks het voeren van een goed beleid voor de archiefruimte, toch plaatsgebrek krijgt • Als het archief semistatisch wordt én • een middellange of lange bewaartermijn heeft • niet frequent meer wordt geconsulteerd

20. Hoe overdragen? • Contact opnemen met depotbeheerders • Schonen • Verpakken in archiefdozen (afm. maximaal 385*260*110 mm) • Opmaken van de overdrachtslijst • Inhoudelijke ontsluiting • Bewaartermijn • Bestemming (Bewaren / Vernietigen) • Etikettering

21. Inrichting - 1 • Loods voor archiefbewaring • Rolklassement met capaciteit van ca. 20 km • Klimaatbeheersingssysteem • Quarantaineruimte

22. Inrichting - 2

23. Inrichting - 3 • Voorbouw voor administratieve werking • Onthaal- en kantoorruimte • Leeszaal • Refter

24. Inrichting - 4

25. Planning • De afwerking en ingebruikname van het depot worden voorzien voor het begin van 2010 • De CA neemt contact op met de entiteiten die momenteel archief in Machelen hebben

26. Contact Ilse Baert E-mail: ilse.baert@bz.vlaanderen.be Tel. 0478 56 06 25 Dries Vandaele E-mail: dries.vandaele@bz.vlaanderen.be Tel. 02 553 01 25 of 0499 54 64 09 Website: Intranet: http://bz.vonet.be/proces&informatiebeleid Internet: http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca

27. Vragen ?

28. Dank voor uw aandacht! • Tijdens de pauze wordt u een drankje aangeboden op balkon 2 midden • Graag stipt terug om 11u.