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1. Planification Revue de la structure organisationnelle et du système de gestion (mise en œuvre, Problèmes et difficultés) Manuel de procédures administratives financières et comptables, Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet Système d’information de gestion financière et comptable Gestion décentralisée du projet, le cas échéant; Organisation et adéquation des moyens Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (1) R& 111 111

2. Gestion administrative : Revue du processus de passation des marchés et de contractualisation Revue à posteriori de passation des marchés Revue du PPM, des fiches de suivi des contrats, du registre des contrats (tous éléments devant accompagner le contrat) Revue des tableaux de contrôle de l’exécution physique et financière des contrats Gestion des actifs immobilisés: Inventaire des actifs immobilisés (inventaire de clôture au 31/12 est un élément du bilan), codification & étiquetage; Listes d’inventaires par bureau/local; Contrôle des véhicules: carnet de bord, carburant, etc. Assurance des actifs: véhicules et locaux. Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (2) R& 112 112

3. Gestion du personnel: Effectif du personnel; Mouvement de personnel: démissions, licenciements; Grille des salaires; Assurance médicale du personnel; Frais de mission; Evaluation annuelle du personnel; Renforcement des capacités & formations. Gestion du budget: Revue de l’exécution du PTBA en cours; Revue de l’exécution consolidée des PTBA; Appréciation du taux d’exécution moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (3) R& 113 113

4. Gestion financière pour revoir: Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) Performance financière par bailleur et composante Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD; Etat des fonds de contrepartie & contribution des bénéficiaires. Mise en œuvre des fonds de développement à la base Gestion comptable: Pratique comptable régulière: revue états synthétiques mensuels; Revue du fonctionnement du compte spécial et des états de rapprochement bancaires; Analyse des comptes; Tenue des documents comptables et classement; Calendrier de clôture annuelle des comptes, élaboration de l’audit. Revue de conformité avec l’AF Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (3) R& 114 114

5. Suivi du rapport d’audit lors des missions de supervision: Vérifier la qualité du système comptable et des contrôles internes; Vérifier ponctuellement de la documentation relative aux états certifiés de dépenses (ECD); Vérifier la passation des marchés qui ne sont pas soumis à priori à une revue/examen; Vérifier le respect des recommandations de l’audit. Mise en œuvre : La mission de supervision Audit BR 115 115

6. C’est sur le terrain qu’il faut investir, C’est là où se trouve la meilleure information. Les rapports et les chiffres ne peuvent pas tout dire Des faiblesses du projet et de ses réussites. Lors de la visite sur le terrain, vous serez amené Là où il y a le succès, mais ……. S’assurer de voir aussi là où il n’a pas du progrès... Et s’ils veulent vous amener à visiter 100 sites du projet….. Soyez fort …… Et réduisez le nombre à cinq! Mise en œuvre : La mission de supervision Inspiration BR 116 116

7. Conclusion de la mission avec l’équipe de supervision pour: Partager l’évaluation globale de la mise en œuvre du projet; Procéder à la revue des résultats et des contraintes ainsi que les améliorations requises pour chaque volet; Vérifier la pertinence globale des recommandations. Le chef de la mission intègre les contributions individuelles à l’aide-mémoire et au rapport de supervision; Revue détaillée de l’aide-mémoire du projet avec la direction/les experts techniques du projet pour des clarifications ou commentaires, et des amendements au besoin. Feedback auprès des institutions clés: ministère des finances, ministères techniques, co-financiers, équipe du projet, opérateurs clés. Mise en œuvre : La mission de supervision Debriefing et feedback 117 117

8. Planification Synthétise les résultats de la mission – base pour les discussions de fin de mission; Examine en détail les questions pour lesquelles un accord a été trouvé ou doit l’être; Doit être donner avec suffisamment de temps afin que l’autre partie puisse le lire avant la restitution, et obtenir après leurs réactions; Destinataires: les ministères clés, le personnel du projet, les partenaires, la direction du FIDA; Contenu: Texte principal succinct et précis: Donne un aperçu de l’état des actions convenues, des priorités et des recommandations. Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Mise en œuvre : La mission de supervision Aide Mémoire (format standardisé) 118 118

9. L’Aide Mémoire et ses annexes constituent le rapport de supervision. Le format est également standardisé. L’Aide mémoire (9-12 pages) Introduction Evaluation générale de la mise en œuvre Extrants et résultats Evolution de la mise en œuvre du projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion Rester succinct & précis pour que l’Aide- mémoire soit lu et que la restitution soit sur une discussion de fond Mise en œuvre : La mission de supervision Le rapport de supervision (format standardisé) (1) 119 119

10. Les appendices et annexes: synthèse de l’état et les caractéristiques du projet Synthèse de l’état et les caractéristiques du projet Synthèse des actions à mener et des calendriers convenus; Performance financière par bailleur, catégorie et composante; Respect des conventions et de l’AF; Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission La Lettre de la Direction: Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division. Synthétise les principales actions à prendre. Mise en œuvre : La mission de supervision Le rapport de supervision (format standardisé) (2) 120 120

11. Recommandation pour atténuer le stress :Rester sur le terrain pendant un jour ou deux pour finaliser la rédaction de la totalité du rapport. Finaliser le rapport de supervision de la mission en respectant le format du FIDA (diapo précédente); Préparer la lettre de recommandations (2 pages); Résumer l’état d’exécution et l’impact du programme Mettre l’accent sur les principales contraintes et les recommandations du FIDA/de la mission. 1 à 2 semaines après le retour de la mission (au maximum): envoyer la lettre au Ministre et le rapport de la mission aux institutions clés avec copie au bénéficiaire du don, au PNUD, au projet et autres. Mise en œuvre : La mission de supervision Finalisation de la mission 121 121