PARA CONOCER EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

1. Departamento de Santander PARA CONOCER EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO “ UN MISMO COMPROMISO, UN MISMO CORAZON” ALCALDIA LANDAZURI-SANTANDER

2. 3 OBJETIVOS 1 ¿ QUÉ ES CONTROL INTERNO? 2 PRINCIPIOS HABLEMOS DE: 6 4 ROLES Y RESPONSABILIDADES MARCO LEGAL 5 CONTROL INTERNO COMO SISTEMA

3. 1 ¡Ah… ya¡ Por eso es que el Control Interno se fundamenta en el AUTOCONTROL, porque es una responsabilidad de todas las personas que hacen parte de n nuestra organización y porque es un componente integral de todas las acciones, decisiones, tareas y actuaciones que realizamos para el logro de los propósitos de la Alcaldía del Municipio de Landazuri ¿QUÉ ES CONTROL INTERNO? Es el conjunto de principios, fundamentos reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la misión, sus objetivos y la finalidad que persigue generándole capacidad de respuesta ante los diferentes públicos o grupos de interés que debe atender.

4. 2 AUTORREGULACIÓN Capacidad que tiene la institución para aplicar de manera participativa en su interior, métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo un entorno de integralidad, eficiencia y transparencia en la actuación publica. Favorece también la orientación de la gestión hacia el servicio público y hacia una acción administrativa ejecutada con altos niveles de responsabilidad social. AUTOGESTIÓN Capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa delegada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos. AUTOCONTROL Es la capacidad que tenemos todas las personas que pertenecemos a la institución, independiente mente del nivel jerárquico, para controlar nuestro trabajo , detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de las funciones asignadas, de tal manera que la ejecución de los procesos y actividades o tareas se desarrollen con fundamento en los principios constitucionales. ¡RECUERDA LOS PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO¡ Los principios del sistema de Control Interno se enmarcan, integran, complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales (Art. 209) El sistema de control interno es complementario del sistema de gestión de la calidad y desarrollo administrativo

5. 4 LEY 42 DE 1993 MARCO LEGAL Determina la competencia de la Contraloría General de la República para evaluar el Control Interno en las entidades del Estado LEY 87 DE 1993 Establece normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades del Estado Constitución política Ley 872 de 2003 Art. 209 Principios de la Función Administrativa: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad. La administración pública, en todos sus o órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Art. 269: Obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la calidad en la Ejecutiva del Poder publico y en otras entidades prestadoras de servicios. Ley 734 de 2002 Determina en el artículo 34 los deberes de todo servidor público (…”adoptar el Sistema de Control Interno que trata la ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”).

6. 5 EL CONTROL INTERNO COMO SISTEMA SISTEMA Un sistema es un conjunto de elementos ordenados para cumplir con un propósito o fin determinado SUBSISTEMA El Control Interno entendido como un sistema : sus principios, fundamentos, objetivos y su ejecución realizada por personas , genera un marco y una estructura para prevenir, monitorear, evaluar, corregir y mejorar la gestión , garantizar El cumplimiento de la Constitución y las Leyes, contribuyendo con nuestra misión al logro de los fines del Estado DE CONTROL ESTRATÉGICO DE CONTROL DE GESTIÓN DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTES ELEMENTOS

7. LOS FUNCIONARIOS PUBLICOS EN GENERAL QUE HACEMOS PARTE DEL ESTADO DEBEMOS SABER QUE….. La definición de Control Interno como un Sistema proporciona una estructura para el control a la planeación, a la gestión y a la evaluación, cuyo propósito es orientar la Entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado, siendo posible por lo tanto agrupar las partes contenidas en él, en tres (3) grandes segmentos que al interrelacionarse, controlan el cumplimiento de la misión de la ALCALDIA DE GUAVATA y la conducen hacia un fin general (desarrollo del municipio). De orden estratégico, si se agrupa correlacionan los parámetros y mecanismos que direccionan la Institución hacia el cumplimiento de sus competencias y objetivos, principios, normas constitucionales y legales, metas políticas. De orden operacional, si se reúnen e interrelacionan las partes que constituyen la base para el desarrollo de la gestión: normas, políticas, procesos, actividades, procedimientos, recursos, información, y medios de comunicación. De orden evaluativo, si se unen y asocian las partes que garantizan la valoración permanente de los resultados de la Alcaldía: mecanismos de evaluación y verificación. Por lo anterior, es posible establecer (3) subsistemas integrados e interrelacionados, un primer subsistema derivado de las partes estratégicas denominado SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO, un segundo subsistema que genera la parte operacional denominado SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, y un tercer subsistema consecuencia de la parte verificativa y evaluativa llamada SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION.

8. Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm.de la información Adm . De los recursos SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Subsistemas Esquema de organización Planes Principios Normas Objetivos metas Mecanismos de evaluación y verificación SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO

9. Subsistemas DE CONTROL ESTRATEGICO Subsistema de Control Estratégico es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la alcaldía OBJETIVOS Crear conciencia en todos los funcionarios de la administración municipal de Guavatá la importancia del control. Disponer mecanismos de control a los procesos de planeación y de desarrollo organizacional de acuerdo a nuestra misión. Diseñar procedimientos que permitan cumplir la misión y proteger los recursos buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar.

10. Subsistemas DE CONTROL ESTRATEGICO elementos componentes • Acuerdos, compromisos, protocolo ético. • Desarrollo del Talento Humano. • Estilo de Dirección AMBIENTE DE CONTROL • Planes y Programas • Modelo de Operación por Procesos • Estructura Organizacional DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO • Contexto estratégico • Identificación del riesgo • Políticas de Administración del Riesgo ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

11. Lo constituye el conjunto de elementos que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de la importancia del Control en la Entidad. • Es la base sobre la cual descansa el Sistema de Control Interno, al proporcionar el conjunto de circunstancias o condiciones físicas ,sociales o culturales requeridas para caracterizar la manera de asumir el Control Interno por parte de los directivos y administradores y en general de todos los servidores públicos de la alcaldía de Guavatá. • Proporcionar los valores y principios necesarios para favorecer una institución transparente. AMBIENTE DE CONTROL Está constituido por el conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Alcaldía de Guavatá al cumplimiento de la misión, el alcance de la visión y cumplimiento de las metas institucionales. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Conjunto de elementos de control que permiten evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de la misión. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

12. Subsistemas DE CONTROL gestión Subsistema de Control de Gestión es el conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos, orientando a la alcaldía municipal a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de la misión.

13. elementos componentes • Políticas de operación • Procedimientos • Controles. • Indicadores • Manual de procedimientos ACTIVIDADES DE CONTROL • Información Primaria • Información secundaria • Sistemas de Información INFORMACIÓN • Comunicación Organizacional • Comunicación Informativa • Medios de Comunicación COMUNICACIÓN PÚBLICA

14. ACTIVIDADES DE CONTROL Somos responsables de aplicar CONTROLES efectivos que prevengan, detecten, protejan y/O corrijan la ocurrencia de situaciones indeseadas que puedan afectar el logro de los objetivos de los procesos de la alcaldía de Guavatá. Son todas las actividades que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas en la administración municipal de Guavatá , haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgo y orientando la actividad municipal hacia la consecución de resultados, metas y objetivos. INFORMACION Es el conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado para diferentes grupos de interés o entidades que lo requieran. Hacen parte fundamental de la actividad operativa y administrativa de la alcaldía de Guavatá, al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación publica, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de los requerido por la ley y la constitución. COMUNICACIÓN PUBLICA La constituye el conjunto de elementos de control, que apoya la construcción de la visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad con las diferentes entidades publicas o privadas y los diferentes grupos de interés social, facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales.

15. Subsistemas DE CONTROL de evaluación • OBJETIVOS • Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimiento a la gestión de la administración municipal de Guavatá por parte de los diferentes organismos, facilitando acciones oportunas de corrección y mejoramiento. • Establecer procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno. • Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión , así como la capacidad de respuesta a entidades y diferentes grupos de interés. • Garantizar de la misión que cumple el Área de control interno a través de las auditorias como mecanismo de verificación a la efectividad del CONTROL INTERNO. • Establecer los procedimientos que permitan integrar las observaciones de los órganos de control fiscal a los planes de mejoramiento institucional.

16. Subsistemas DE CONTROL de evaluación El subsistema de control de EVALUACION es el conjunto de componentes de control, que al actuar interrelacionadamente, permite valorar de forma permanente la efectividad del control interno en la organización, la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la administración municipal de Guavatá. .

17. Subsistemas DE CONTROL de evaluación elementos componentes • Auto Evaluación del CONTROL • Auto Evaluación de Gestión AUTOEVALUACIÓN • Evaluación del Sistema de Control Interno • Auditoria Interna EVALUACIÓN INDEPENDIENTE • Institucional • Por procesos • individual PLANES DE MEJORAMIENTO

18. AUTOEVALUACIÓN La constituye el conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada, permite a cada dependencia de la administración medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y TOMAR LAS MEDIDAS CORRECTIVAS que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos de la alcaldía de Guavatá. Evaluación Independiente Es el examen autónomo y objetivo del sistema de control Interno, la gestión y los resultados corporativos por parte del área de control interno Lo constituye el consolidado de las acciones de mejoramiento necesarias en el sistema de Control Interno y en la gestión operativa y administrativa, que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de las auditorias y en las observaciones formales procedentes de los organismos de control Planes de Mejoramiento

19. 6. Roles y responsabilidades 1 Alcalde 2 Nivel directivo 3 Jefe de Control Interno 4 Servidores Públicos 5 Comité de Coordinación de Control Interno

20. Son las PERSONAS las que dan vida a la administración municipal, es el activo mas importante, por lo tanto las que HACEN del Control Interno una realidad, cuya responsabilidad recae no solo por su condición de servidores públicos, también por el cargo que ocupen dentro de los niveles (directivos, técnicos, operativos, asistencial) quienes tienen un rol determinado de acuerdo a su grado y responsabilidad.

21. Alcalde SU ROL, como máxima autoridad de la administración municipal de Guavatá, es de tipo estratégico, consiste en orientar, establecer, desarrollar, mantener y perfeccionar el sistema de control interno. Su responsabilidad como representante legal ante el estado y la sociedad, es garantizar la efectividad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, el cual a su vez debe conllevar al cumplimiento de los objetivos de la entidad. Es también responsable por la definición de políticas de aplicación general que permitan la implementación, operación y evaluación de los subsistemas de control de gestión y evaluación, y por acatar las recomendaciones generadas en los diferentes procesos de evaluación tanto internos como externos, mediante el diseño, ejecución y seguimiento del PLAN DE NEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

22. Comités de Coordinación de Control Interno Los comités de coordinación de Control Interno están conformados en la administración municipal de Guavatá: Están conformados por el nivel directivos ,profesional y técnico. De conformidad con las directrices del MECI, son responsables del direccionamiento y evaluación continua a la efectividad del sistema de control interno y su capacidad de apoyar el cumplimiento de los objetivos institucionales, también de verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por el área de Control interno y por los órganos de control

23. Comité Central Este comité es el que se desarrolla a nivel de la Alta dirección, esta integrado por los directivos de las oficinas y el jefe de control interno. Se reúnen mínimo dos veces en el año (se establece en un acto administrativo) Sub Comité Central Se ejecuta en las cada una de las dependencias municipales , es presidido por el directivo y esta integrado por los jefes de oficina y los grupos de trabajo. Se deben reunir mínimo cada dos meses.

24. NIVEL DIRECTIVO Son los responsables por la IMPLEMENTACIÓN del control interno al interior de cada una de las dependencias u organismos, por la identificación, diseño estandarización y actualización permanente de los procesos. Bajo su responsabilidad por el ANÁLISIS, valoración del RIESGO que puedan afectar los resultados de los procesos asignados a su dependencia. Por la implementación de controles, aplicación de métodos y procedimientos de autocontrol, mecanismos de verificación, y evaluación de su gestión. También son responsables por la AUTOEVALUACIÓN, acoger las recomendaciones generadas por la EVALUACIÓN INDEPENDIENTE(auditorías) y por la puesta en marcha de los PLANES DE MEJORAMIENTO de su actividad operativa y administrativa conforme a los objetivos específicos de los procesos a cargo de su dependencia y su relación con los objetivos institucionales.

25. ÁREA DE CONTROL INTERNO El área de Control Interno es responsable por la EVALUACIÓN INDEPENDIENTE, del sistema de Control Interno en su conjunto y por el desarrollo de la función AUDITORA INTERNA, por informar las deficiencias y generar las recomendaciones correspondientes, asegurando al Alcalde, Nivel Directivo y al Comité de Coordinación de Control interno la toma de decisiones y definiciones de políticas necesarias al mejoramiento del control interno, la gestión y los resultados institucionales. El área de control interno vela por los hallazgos detectados por los órganos de control sean incorporados en las acciones de corrección que adopta la Alcaldía mediante el PLAN DE MEJORAMIENTO que elabora y presenta . Este plan es suscrito por el ALCALDE y EL JEFE DE CONTROL INTERNO. Adicionalmente, la oficina de Control interno es responsable de realizar el seguimiento en tiempo real al cumplimiento de las acciones correctivas incorporadas en el Plan de Mejoramiento con el fin de informar al Alcalde las desviaciones o incumplimientos presentados, facilitando la toma de decisiones correspondientes en forma oportuna, de este seguimiento el jefe de control interno debe reportar un informe periódico al órgano de control.

26. SERVIDORES PUBLICOS Al entender el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen los servidores públicos que integran la institución, en su condición de componente más importante de la red Administrativa que se genera, permite mantener siempre presentes las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la comunidad y demás grupos de interés y garantiza su cumplimiento. Lo anterior conlleva a las siguientes conclusiones: 1. Comprender que el control interno es ejecutado por personas, garantiza coordinación de acciones de manera intencional, consiente y efectiva al definir los flujos de información y comunicación que permite a los servidores públicos anticipar y corregir de manera oportuna las debilidades que se presentan. 2. Cada servidor público tiene responsabilidad frente al Control Interno, que se sintetiza en estar “al servicio del estado y la comunidad 3. Los directivos tienen la responsabilidad de direccionar y orientar el CONTROL INTERNO para que cumplan con los objetivos, utilizando la información que éste genera a fin de retroalimentar y reorientar la función administrativa de la entidad hacia los fines que persigue.

27. 4. La actuación de cada uno de los servidores públicos y en particular, del nivel directivo, tiene repercusiones en el desempeño de la Institución y del Estado como un Todo. 5. Para la ejecución del Control Interno es necesario contar con las capacidades, habilidades y conocimientos de todas las personas de la Institución. Así , los procesos de selección, capacitación, formación y motivación son fundamentales para garantizar los objetivos del CONTROL INTERNO. 6. Los servidores públicos deben conocer sus responsabilidades y límites de autoridad, por lo tanto es necesario a cada empleo público un detalle de sus funciones oficializado por la LEY o reglamento propio de la entidad que defina la relación entre los deberes, la manera de llevar a cabo y la correspondencia con los objetivos Institucionales. 7. Son los servidores públicos quienes hacen del CONTROL INTERNO una realidad, pues a través de sus acciones se concreta el cumplimiento de los objetivos de la Institución. 8. La actuación de todos los funcionarios públicos en búsqueda de las mejores prácticas depende de un acuerdo fundamental sobre los principios y valores éticos que direccionan la función administrativa de la INSTITUCION.

28. Departamento de Santander ALCALDIA MUNICIPAL DE LANDAZURI SANTANDER PERIODO 2008-2011 ASESORA MODELO ESTANDAR CONTROL INTERNO Gracias