Comment devenir "Opérateur Economique Agréé" Mode d'emploi

1. Comment devenir"Opérateur Economique Agréé"Mode d'emploi PHOTO FOTO Raymond Marchal Directeur régional Services de Contrôle Général et d'Organisation Administration des douanes et accises

2. Approche • Image Client • Approche de la délivrance d'un certificat • En pratique : • La demande de certificat AEO • L'information • Le questionnaire • L'analyse de l'opérateur économique • Times line • Période transitoire • Renseignements

3. Approche • Basée sur: • Les règlements 648/2005 et 1875/2006 • Les recommandations du Guidelines AEO • Notes explicatives concernant l'interprétation de la réglementation • Questionnaire comportant les points d'attention et la description des risques s'y rapportant • La méthodologie d'audit conseillée par la CE : COMPACT • Basée sur les notions de : • Confiance entre un opérateur économique et la douane • Fiabilité des informations • Transparence des échanges d'informations • Partenariat • Basée sur un double développement : • Image client • Méthodologie d'audit

4. Image Client • A chaque opérateur économique sera assigné un profil de risque • Uniquement utilisé par l'administration • Exemples d'éléments pour déterminer le profil de risques • Opérateurs économiques • Types d'entreprise • Produits commercialisés • … • "Compliance" Douane • Autorisations douanières • Relations avec la douane • Infractions • … • Certification • Certifications existantes • Existence d'un contrôle interne • … • Choix de l'utilisation du self assessment • Résultats de l'audit de l'opérateur pour obtenir son certificat

5. 1. Perform AEO Application Assessment 2. Develop Audit Plan • Assess legal requirements AEO Application • Communicate with applicant • Understand the applicant’s activities and environment • Determine type of stakeholder in an international supply chain • Determine scoping and risk matrix 3. Perform Pre-audit • Design effectiveness (DE) assessment • Operational effectiveness (OE) testing (if required) 4. Conclude on Certification • Assess remaining risk • Conclude whether an AEO certificate can be granted • Perform Quality review • Obtain representation letter • Grant AEO certificate 5. Develop Control Plan 6. Perform Control Plan • Develop control plan (CP) • Schedule monitoring audits and custom controls • Plan resources • Perform monitoring AEO audits • Perform customs controls

6. Approche de la délivrance d'un certificat

7. En pratique : La demande de certificat AEO • A télécharger sur le site web AEO • Demande papier à transmettre à l'adresse reprise sur le site web + éventuellement copie électronique à l'adresse de courriel demande@aeo-oea.be • Analyser la demande • Évaluer les exigences légales de la demande AEO • Contact de l'administration avec le demandeur • par Coordinateur Nouvelle Entreprise (CNE) • Remarques au sujet de la demande • Comprendre les activités et l'environnement du demandeur • Déterminer la place du demandeur dans la chaîne logistique internationale • Informer le demandeur au sujet du questionnaire d'évaluation du self assessment

8. Demande de certificat AEO + Notice

9. En pratique : L'information Comprendre les activités et l'environnement du demandeur • Comprendre les activités : • Type de produits • Branche d'activités dans l'industrie • Taille de l'entreprise : GE, PME • Solvabilité • Information existante à la Douane • Comprendre l'environnement : • Choix d'effectuer le self assessment • Département d'audit interne • Coordinateur de sûreté et de sécurité • Autorisations douanières • Possession de certificats : ISPS, ISO, Sarbanes & Oxley Act, C-TPAT, IMO, UNECE, ICAO

10. En pratique : L'information Déterminer la place du demandeur dans la chaîne logistique internationale • Type de certificat AEO demandé • Douane • Sécurité et Sûreté • Douane/Sécurité et Sûreté • Type d'activités au sein de la chaîne logistique • Comprendre les flux des chaînes logistiques • In-flow : d'où viennent les marchandises ? • Process-flow : Que fait le demandeur avec les marchandises ? • Out-flow : où vont ensuite les marchandises ?

11. En pratique : L'information Self assessment ou pas de self assessment ? • Self assessment n'est pas obligatoire => choix de l'opérateur = Opérateur économique évalue lui-même les critères de risques AEO applicables • Signification • Demandeur désire connaître ses risques • Capable de prendre des mesures pour répondre aux risques • Elément positif pour son Image Client • Gain de temps pour l'opérateur économique • Possibilité d'obtenir un certificat sans visite on-site de la douane • Nouvel article dans le CDM => Article 116 • Self Assessment

12. En pratique : L'information Self assessment ou pas de self assessment ? • Questionnaire • Basé sur le Guidelines CE => comprend 5 chapitres • Fichier en Excel • Notice d'explication • Etabli pour les 7 types d'activité définis par la CE • A télécharger sur le site web • Document de travail pour : • Analyser et évaluer le demandeur • Déterminer les risques restants • Définir les mesures pour couvrir ces risques

13. Le questionnaire Points d'attention Evaluation 0 = aucune mesure de gestion appliquée 1 = processus d'entreprise existe mais non organisé 2 = processus d'entreprise décrit dans un modèle 3 = processus d'entreprise décrit et appliqué 4 = processus d'entreprise fait l'objet d'un contrôle interne 5 = utilisation d'un "Best practice" Description du risque Activités de contrôle menées ou à mener Références documentation

14. En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Design effectiveness (DE) assessment (1/2) = Vérifier si les risques sont couverts par des activités de contrôle appropriées • Effectué par un Coordinateur de Risques Entreprises (CREs) aidés par des analystes spécialisés • Types d'activités de contrôle : • périodique  événementielle • préventive  détection • manuelle  IT • Deux possibilités : • Self assessment par le demandeur • Pas de self assessment

15. En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Design effectiveness (DE) assessment (2/2) • Si self assessment par le demandeur : => Questionnaire complété par le demandeur et remis à la douane • DE : off-site • Actions : • vérifier si tous les risques applicables au demandeur sont bien repris dans le self assessment • vérifier si les activités de contrôle répondant aux risques font l'objet d'une documentation appropriée • Décision : Certificat ou OE ? • Si pas de self assessment par le demandeur : • DE et OE : faits on-site par la douane elle-même • Actions : • Rechercher les éléments pour définir les risques • Observer les activités de contrôle éventuelles • Analyser la documentation adéquate • Décision : Certificat ou non ?

16. En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Operational effectiveness (OE) testing (if required) = Vérifier : • si les activités de contrôle identifiées sont opérationnelles et • si la personne désignée pour le contrôle possède l'autorité et la qualification nécessaire pour effectuer effectivement le contrôle • Tests à effectuer : • Détermination des tests s'opère au moment du DE • Catégories de tests : • Enquête corroborante • Examen de la documentation • Observation • Nouvelle exécution de l'activité de contrôle • Timing des tests • Echantillonnage

17. En pratique : L'analyse de l'opérateur économique Analyser les risques restants Etablir un plan de contrôle (CP) Programmer audits de monitoring et contrôles douaniers = Risques qui ne sont pas couverts par des activités de contrôle adéquates et opérationnelles Comprendre ces risques et évaluer leur impact • Formuler des actions pour couvrir ou améliorer les risques • soit par l'opérateur • soit par la douane => Plan de contrôle • Plan de contrôle établi sur mesure par opérateur économique • Composé de 2 parties : • Audits de suivi : s'assurer que les critères AEO sont toujours respectés • Contrôles douaniers : s'assurer de l'application correcte de la réglementation douanière

18. Times line

19. Période transitoire

20. Renseignements • Site web AEO www.aeo-oea.be • Adresse courriel pour la demande demande@aeo-oea.be • Adresse pour envoi de la demande Administration Centrale des Douane et Accises Service des procédures douanière Cellule Certification AEO North Galaxy – Tour A – NGA 9 – Boîte 37 Boulevard du Roi Albert II, 33 1030 Bruxelles • Adresse courriel des renseignements aeo.general@minfin.fed.be