Rafræn viðskipti hjá Reykjavíkurborg: Áskoranir og tækifæri

1. Rafræn viðskipti hjá Reykjavíkurborg: Áskoranir og tækifæri Aðalfundur ICEPRO 26/2 2013 Jónas Skúlason Deildarstjóri bókhaldsdeildar

2. Reykjavíkurborg handhafi EDI bikars 2012 • Mikil viðurkenning á því starfi sem hófst 2009 varðandi undirbúning á móttöku rafrænna reikninga • Erum stolt af þessari viðurkenningu • Vinnuhópur aðila frá mismunandi deildum og sviðum Reykjavíkurborgar og með mismunandi þekkingu kom að verkefninu (FMS, UTM, IKS) • Aðkoma ráðgjafa og þjónustuaðila s.s. Agresso • Umtalsverður sparnaður og hagræðing sem fylgt hefur því verkefni í heild sinni – peningalegur sparnaður, stór græn skref stigin o.fl.

3. Aðstæður hjá Reykjavíkurborg • 220.000 til 230.000 mótteknir reikningar frá birgjum á ári • 5.000 – 6.000 birgjar • Um 800 kostnaðarstaðir • 1.100-1.200 starfsmenn annast innkaup

4. Þróun rafrænna viðskipta hjá Reykjavíkurborg

5. Ákvörðun um rafræna reikninga • Í desember 2009 hófst verkefnið við innleiðingu rafrænna reikninga formlega hjá Reykjavíkurborg • Tekið var á móti fyrstu rafrænu reikn. sumarið 2010 • Hafist var handa við að senda innri reikninga á rafrænu formi seinni hluta árs 2011 • Hafist handa við að senda rafræna reikninga til viðskiptavina seinni hluta árs 2011 • Reykjavíkurborg ákvað að ryðja brautina og styrkja þriggja ára verkefni í staðlagerð hjá Fagstaðlaráði um upplýsingatækni og hóf jafnframt samstarf innan/við ICEPRO 2010.

6. Sparnaður af innleiðingu rafrænna reikninga í árslok 2012 • 75.000-80.000 af um 220.000 reikningum mótteknir rafrænt • Árlegur sparnaður á fjármálasviði um 60-70 mkr • Meðhöndlun og geymsla pappírs • Skráningar • Afstemmingar • Fækkun starfsfólks • Húsnæðissparnaður • Réttari og tímanlegri reikningar, skilvirkara eftirlitsferli, mikill tímasparnaður hjá mörg hundruð starfsmönnum • Samanlagður sparnaður 1.000 krónur á reikning?

7. Sparnaður í bókhaldi undanfarin ár • “Sparnaður” í bókhaldi undanfarin ár liggur í ýmsum verkefnum: • Miðlæg bókhaldsdeild 2007 (6 deildir í eina miðlæga deild) - lykilatriði • Farið yfir verklag og vinnubrögð, samlegðaráhrif, samræmd vinnubrögð ofl. • Betri nýting á tækjum og búnaði • Betri þekking og reynsla • Bætt kennsla s.s. VSK ofl. – færri villur • Rafrænir reikningar • Fækkun starfsmanna úr 40 í 32 – ekki ráðið fyrir þá sem hafa hætt • Þörf á minna húsnæði ofl. fyrir starfsemi FMS (sparnaður um 20 millj./ári) • -> Sparnaður 60 - 70 millj. kr. á ári. Ekki afleiðing af rafrænum reikningum heldur var undirbúningur s.s. miðlæg bókhaldsdeild, breytt verklag og vinnubrögð ofl. og síðast rafrænir reikningar sem leiddu til sparnaðar í mannskap og voru forsenda sparnaðar. Engum sagt upp. • Mannskapur nú getur sinnt verkefnum sem ekki var hægt að sinna áður s.s. afstemmingum ofl.

8. Ávinningur af innleiðingu rafrænna reikninga • Reikningar berast á réttan stað og innihalda réttar upplýsingar • Kostnaður er rétt bókaður (réttur lykill, kostn.staður, ofl) • Hætta á innsláttarvillum tilheyrir að mestu sögunni • Réttur reikningur fer strax í samþykktarferli til réttra aðila • Eftirlitsferill með reikningum og bókun kostnaðar er skilvirkari • Stóraukið öryggi (í móttöku, skráningu, greiðslum ofl.) • Afstemmingar eru "einfaldari” • Reikningar greiddir á réttum tíma - dráttarvextir liðin tíð • Upplýsingar aðgengilegar m.a. til að gera innkaupaáætlanir • Mikill vinnusparnaður m.v. innslátt gagna áður eða skönnun gagna; mikill tímasparnaður • Óverulegur kostnaður vegna pappírsnotkunar og póstburðar • „Grænir" og umhverfisvænir viðskiptahættir • Allir græða !

9. Þurftum mikinn undirbúning í upphafi • Rafrænir reikningar eru ekki lausn á öllum vanda í bókhaldi! • Undirbúningur gríðarlega mikilvægur • Aga þarf til vinnubrögð og fara yfir ferli • Prófanir eru aldrei of miklar! Menn taki sér góðan tíma í prófanir. • Einbeita sér að einum birgja í einu í upphafi • „Misflóknir“ birgjar – mismunandi uppfærslur í bókunarvél og hægt að fara mismunandi langt með bókanir eftir birgjum • Góður undirbúningur, miklar prófanir, samstarf við skeytamiðlara og sendendur getur skilað sér í gríðarlegum sparnaði fyrir alla. • Nú er þjónusta skeytamiðlara og hugbúnaðarhúsa þannig að ferlið er nánast „plugandplay“

10. Markviss skref til að auka hagræði • Upptaka rafrænna reikninga er langhlaup – þurfum að hugsa allt ferlið í upphafi, skipulag bókhalds, verklag, vinnubrögð, þekkingu, tækni o.s.frv. • Taka eitt skref í einu og einn birgja í einu! • Draga að fólk með ólíka nálgun á verkefnið FMS, UTM, IKS og ráðgjafa (Georg Birgisson, Eyjólfur Eyjólfsson) • Rafrænir reikningar geta sparað umtalsverðar upphæðir EF vel tekst til og undirbúningur er góður

11. Forsendur frekari árangurs • Allir helstu viðskiptaaðilar á Íslandi taki upp rafræn viðskipti með innleiðingu rafrænna reikninga • Mikilvægt að staðlar, stílsnið, reglugerðir ofl. verði kláraðir sem fyrst. • Ríkið komi af mun meiri krafti inn í þessi mál og gefi út dagsetningu um móttöku rafrænna reikninga (1.jan. 2014) • Á á einhverjum tímapunkti að hætta að taka á móti reikningum á pappír og fá einungis rafrænt? • Skeytamiðlarar klári „roaming“ sín á milli • Allir helstu viðskiptaaðilar á Íslandi byggi á sömu stöðlum (UNSPSC-staðall) s.s. varðandi skeytasendingar og vöruflokkun til að tryggja hnökralaus innbyrðis viðskipti

12. Markaðurinn er tilbúinn • Hugbúnaðarfyrirtæki eru í dag flest tilbúin með lausnir til þess að innleiða rafræna reikninga á skömmum tíma • Fjölbreytt þjónusta skeytamiðlara er á markaðnum en eftir er að klára „roaming“ þeirra á milli • Fyrirtæki og sveitarfélög sem hefja nú móttöku rafrænna reikninga geta reiknað með ná jafnvel 40% reikninga á aðeins nokkrum mánuðum. Mörg sveitarfélög hafa náð góðum árangri (Reykjavík, Hafnarfjörður, Kópavogur ofl.)

13. Næstu skref - Rafræn innkaup • Reykjavíkurborg er með Agresso fjárhagsbókhaldskerfi. Í því er gert ráð fyrir rafrænum innkaupum. • Nú er verið að kanna hvernig innkaupakerfi Agresso verður virkjað og tilraunaverkefni hefur verið í gangi um markaðstorg með skilgreindum birgjum • Þegar innkaupakerfið verður tilbúið verða rafrænar innkaupapantanir tengdar við móttöku rafrænna reikninga, bókunarkerfi og greiðsluáætlanir – uppruni og endir pantana í sama kerfi

14. Sparnaður með notkun innkaupakerfa • Fyrirlestur á UT-messunni 7.- 8.feb. sl.

16. Tími rafrænna viðskipta er kominn Tækifærin eru til staðar! Fylkjum liði um framtíðarsýn rafrænna viðskipta. Við þurfum sterka sýn, úthald og ákveðni til að fylgja málinu til enda

17. … en tíminn líður hratt … Hver mánuður sem ríki, sveitafélög og fyrirtæki draga að innleiða rafræn viðskipti er tapað fé í hagræðingu og lækkun kostnaðar! Förum að koma okkur í gang! Það eru allar forsendur fyrir hendi. Hættum að bíða!

18. … og minn tími hér er liðinn!! .. en vonandi kemur tími rafrænna viðskipta fyrr en síðar af meiri krafti en hingað til! Takk fyrir!