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Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto información de la organización (antecedentes, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.
Objetivos • Presentar una visión de conjunto de la organización • Precisar las funciones asignadas a cada unidad operativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. • Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la componen. • Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de actuación. • Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de negocio.
Promover el aprovechamiento racional de los recursos de las labores encomendadas a todo el personal. • Fortalecer la cadena de valor de la organización. • Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y desarrollo del personal. • Servir como una fuente de información para conocer la organización. • Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
Clasificación básica • Por su naturaleza o área de aplicación • Por su contenido • Por su ámbito
Por su naturaleza o área de aplicación • Microadministrativos • Corresponden una sola organización • Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus áreas en forma específica. • Macroadministrativos • Son los documentos que contienen información de más de una organización. • Mesoadministrativos • Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especifico.
Por su contenido • De organización • Contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones organizacionales. • De procedimientos • Incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. • De gestión de calidad • Describen y consignan los elementos del sistema de gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el alcance, directrices de calidad.
De historia de la organización • Refieren a su creación, crecimiento, logros, evolución, situación y composición. • De políticas • Incluyen guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una organización. • De contenido múltiple • Estos manuales concentran información relativa a diferentes aspectos de una organización. • De puestos • Precisa relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización.
De técnicas • Detalla los principios y criterios necesarios para el desempeño de las actividades. • De ventas • Es un compendio de información específica para apoyar ésta función. • De producción • Representa un elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de producción en todas sus fases. • De finanzas • Manual que respaldan el manejo y distribución de los recursos económicos de una organización en todos los niveles.
De personal • Condiciones de trabajo • Organización y control de personal • De operación • Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones que deben desarrollase. • De sistema • Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de información, administrativos, informáticos, etc., de una organización.
Por su ámbito • Generales • Contienen información general de una organización, según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y ámbito de operación y tipo de personal. • Especifico • Concentran información de un área o unidad administrativa de una organización.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento que contiene información referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.
IDENTIFICACIÓN Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos: • Logotipo de la organización • Nombre de la organización • Denominación y extensión del manual (general o especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta. • Lugar y fecha de elaboracion • Numero de paginas
Sustitución de paginas (actualización de información) • Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. • Clave de la forma: en primer termino se deben escribir las siglas de la organización: en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año.
INDICE O CONTENIDO • RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL DOCUMENTO.
PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS • EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIÓN. LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE APLICACIÓN Y LA NECESIDAD DE MANTERLO VIGENTE.
LEGISLACIÓN O BASE LEGAL contiene una lista de títulos de los principios ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares
ATRIBUCIONES • Transcripción textual y completa del articulo, clausula, considerando o punto que explica las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan su quehacer.
ESTRUCTURA ORGANICA Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización en función de sus relaciones de jerarquía. • La estructura debe corresponder a la representación grafica en el organigrama. • Codificar de tal forma que sea posible visualizar con claridad los niveles de jerarquía.
Ejemplo: 1.0 Dirección general 1.0.1 Asesoría 1.0.2 Auditoria interna 1.1 Gerencia general 1.1.1 Gerente divisional “A” 1.1.2 Gerente divisional “B”
ORGANIGRAMA • Es la representación grafica de la estructura de una organización o bien de alguna de sus areas, la cual muestra que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
MISION Este enunciado sirve a la organización como guía o marco de referencias para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible.
FUNCIONES Es la representación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización. Aspectos para la presentación de las funciones: • Que los títulos de las unidades correspondan a los que se utilizan en la estructura orgánica. • Que se sigan el orden que se estableció en la estructura. • Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
SuperiorMandos mediosNivel Operativo Administrar Administrar Evaluar Acumular Instalar Asegurar Aprobar Examinar Almacenar Obtener Autorizar Asegurar Expedir Analizar Operar Coordinar Asignar Facilitar Calcular Participar Controlar Analizar Firmar Calificar Presentar Definir Auditar Formular Compilar Presupuestar Determinar Autorizar Inspeccionar Comprobar Producir Dirigir Comunicar Instalar Comunicar Programar Establecer Consolidar Instrumentar Consolidar Proponer Evaluar Controlar Integrar Ejecutar Proporcionar Firmar Coordinar Interpretar Entrevistar Realizar Organizar Desarrollar Organizar Enviar Recabar Planear Determinar Planear Especificar Recomendar Diseñar Presupuestar Estandarizar Registrar Distribuir Programar Estimar Seguir Elaborar Recomendar Estudiar Sistematizar Entrevistar Representar Expedir Establecer Revisar Girar Estandarizar Supervisar Informar Estudiar Verificar Iniciar
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS En la reseña básica de los puestos que componen cada unidad administrativa, que incluye la información siguiente: • Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc.) • Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos subordinados y facultades de decisión, así como las relaciones de línea y especificas. • Funciones generales y especificas. • Responsabilidades o deberes • Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la organización, así como las que deban establecer externamente. • Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias iniciativa y personalidad.
¿Qué es un manual de procedimientos? Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
UTILIDAD • Permite conocer el funcionamiento interno. • Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal. • Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema. • Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. • Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. • Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
SE CONFORMA POR: • IDENTIFICACIÓN Este documento debe incorporar la siguiente información: • Logotipo de la organización. • Nombre oficial de la organización. • Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. • Lugar y fecha de elaboración. • Número de revisión. • Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización. • Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN. • Prologo es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la organización y es del mas alto nivel jerárquico,. • Introducción es una exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, su aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.
C) ÍNDICE Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento. D)CONTENIDO Lista de los procedimientos que integran el contenido del manual ya sea general o específico. E) OBJETIVO Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
F) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Esfera de acción que cubren los procedimientos. G) RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. H) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimiento. I) CONCEPTO. Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento.
J) PROCEDIMIENTO Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. K) DIAGRAMAS DE FLUJO Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento. L) FORMULARIOS O IMPRESOS Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
M) GLOSARIO DE TERMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos.
identificacion • Se deben de incluir en primer termino los siguientes datos: • Logotipo de la organización • Nombre de la organización • Nombre del manual • Codigo que lo identifica • Nivel o numero de revision • Pagina • Edicion(fecha de la revision) • Unidades responsables de su elaboracion, revision y autorizacion
Indice o contenido • Relacion de los capitulos o apartados que contiene el documento, debe incluir, la seccion o capitulo, la referencia o renglon especifico del documento y la pagina correspondiente
introduccion • Presenta la situacion, compromisos y lineamientos para la implementacion del sistema de gestion de la calidad basado en normas ISO 9000:2000
Alcance • Es el Area de influecia establecida para la aplicación del sistema de gestion de la calidad. De acuerdo con el giro y necesidades de la organización, la cobertura variara debido a las exclusiones que se realicen.
Politica de calidad • Son los objetivos que establecen un compromiso de lograr la satisfaccion de clientes y una buena relacion con proveedores, a travez del mejoramieno continuo de precios, calidad, servicio, comunicación e innovaciontecnologica
Objetivos de calidad • La satisfaccion de los clientes cumpliendo con sus expectativas • Rentabilidad • La mejora de procesos • Liderazgo en el mercado • El trabajo en equipo para crear valor • El desarrollo del capital humano
Responsabilidad y autoridad del sistema de gestion de la calidad
Matriz de responsabilidades • Son enunciados que formula cada unidad administrativa de la organización a nivel direccion y gerencia, en los que se establece en forma general la responsabilidad que asumen en relacion con el sistema de la calidad
Mapa de procesos • INTERACCION DE PROCESOS: • Es la interrlacion de procesos clave (procesos operativos criticos para el éxito de una organizacion), con procesos estrategicos(procesos orientados a la correcta gestion de la alta direccion que proporcionan directrices a todos los demas procesos), y con procesos de soporte (procesos de tipo administrativo que apoyan al resto de los procesos)
