BUEN TRÁMITE Julio de 2011

1. BUEN TRÁMITEJulio de 2011

2. UN-BUEN TRÁMITE • 1. Recibir Información a través de la pagina web. • 2.Estudiar la solicitud . • . Constituir el equipo de mejora, conformado por los responsables  e involucrados en la solicitud. • .Evaluar la solicitud y aplicar metodología para identificar las causas que generan el mal tramite. • .propuesta de la solución. • . Plan de mejoramiento (procedimiento de acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de mejora). • . Seguimiento de la implementación. • . Publicar e informar a la Comunidad Universitaria los avances y resultados obtenidos en el proceso  de la UN contra el mal tramite. En que consiste el UN-BUEN TRÁMITE

3. UN-BUEN TRÁMITE 2007 – Julio 6 de 2011

4. ESTADO DE LAS SOLICITUDES BUEN TRAMITE 2007-2011 188 172 16

5. TOTAL SOLICITUDES RECIBIDAS Vs EN TRAMITE 2007-2011

6. TABLA II TRIM. – 2011 Solución Trámites

7. Solicitudes en trámite: 16

9. TRÁMITES EN PROCESO SEDE BOGOTÁ- MAL TRÁMITE 177 Los trámites de constancias de la Universidad son tramitados de manera lenta, el funcionario debe leer la documentación que el estudiante envía por correo electrónico o que lleva a la dependencia solicitada, es necesario llevar copias de documentos que se encuentran en el sistema de información académica, lo cual es un doble trámite para el estudiante tiempo Avances Equipo de mejora Actualmente las dependencias encargadas del mejoramiento están gestionando la mejora en termino de recursos que garanticen su consecución. Se revisó diferentes universidades del país que en este momento se encuentran en un proceso total o parcial de emisión de certificados en línea, de acuerdo a esto se definió elaborar una propuesta técnico-económica para ser implementada en la Universidad, en un plazo de 2 meses • SIA – DNIC – SIMEGE – Secretaría General – Vicerrectoría Académica

10. TRÁMITES EN PROCESO SEDE BOGOTÁ- MAL TRÁMITE 185 En la Unidad Administrativa de la Facultad de cada vez que se envía una orden de compra hay que anexar toda la documentación exigida para "Persona Jurídica". El investigador debe enviar varias ODC por cada proyecto y son cientos los proyectos activos. Un mismo proveedor tiene que anexar varias veces la misma papelería. tiempo Avances Equipo de mejora • Dirección de Gestión la Dirección de Gestión de la Sede viene desarrollando un plataforma que funciona como banco de proveedores, actualmente esta en modo de prueba y evaluación. Con esta herramienta esperamos dar respuesta a su solicitud de mejoramiento

11. TRÁMITES EN PROCESO SEDE BOGOTÁ- MAL TRÁMITE 210 En el Banco de Proveedores, se identificaron inconsistencias, es una plataforma para que los proveedores se inscriban y de igual forma suban sus soportes pero que no superen la capacidad de 600K, también la Universidad requerirá los soportes de estos proveedores en físico también para ser contratados, obteniendo como resultado una tramitología poco óptima y dispendiosa. tiempo Avances La Dirección de Gestión recibió su solicitud y estamos al tanto de los mejoramientos que se tengan en la plataforma. Equipo de mejora • Dirección de Gestión

12. TRÁMITES EN PROCESO NIVEL NACIONAL Y SEDE BOGOTÁ

13. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL Y SEDE BOGOTÁ- MAL TRÁMITE 187 Y 209 1. Se solicita que los programas de Posgrados se acrediten. 2. Se solicita que las secretarias de facultad emitan certificados en idiomas diferentes al Español. tiempo Avances Equipo de mejora Para el mes de Septiembre de este año los programas de posgrado que cumplan con los requisitos terminarán su proceso de Autoevaluación y se iniciará el trámite de Acreditación ante el Ministerio de Educación. Todo este proceso tiene el apoyo de un Equipo Interdisciplinario que apoya a los programas en todo el proceso. Para las especializaciones la Universidad está liderando proponer una guía similar, para la Acreditación de Especialidades y Especializaciones. En cuanto a la Internacionalización de los Programas, la Universidad cuenta con algunos Convenios con Universidades Europeas y de Norteamérica con el fin de que los programas ofrezcan Doble Titulación o Titulación Conjunta. De otra parte para la propuesta de nuevos programas se está exigiendo su proyección hacia el exterior. De otra parte la Universidad está realizando una Evaluación Institucional a través de pares de universidades Europeas, cuya primera Fase ya tiene un Informe final que puede consultar en: http://www.viceacademica.unal.edu.co/ en el Enlace UN Evaluacion Internacional. • DNPPosgrados • Secretaria General • GNFA

14. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL Y SEDE BOGOTÁ- MAL TRÁMITE 208 Ofrecer los certificados de notas, estudios, diplomas y demás, en idiomas diferentes al Español. tiempo Avances Equipo de mejora se revisó diferentes universidades del país que en este momento se encuentran en un proceso total o parcial de emisión de certificados en línea, de acuerdo a esto se definió elaborar una propuesta técnico-económica para ser implementada en la Universidad, en un plazo de 2 meses. Una vez se defina y evalúe la viabilidad de dicha propuesta, le informaremos informando tales avances. De antemano agradecemos su participación en la mejora de los procesos de la Universidad. • SIA, DNIC, SECRETARIA GENERAL, VICERRECTORIA ACADÉMICA

15. TRÁMITES EN PROCESO NIVEL NACIONAL

16. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL- MAL TRÁMITE 179 tiempo Sincronización manual de contraseñas de usuario en el dominio UNAL. Mayo de 2010 Avances Equipo de mejora Se hace necesario la implementación de una solución tecnológica para la sincronización automática de las contraseñas. La DNIC reporta que esta solución para su puesta en operación tarda cerca de 6 meses. Se elaboró y publicó en el portal de la DNIC un documento temporal para que el usuario pueda proceder ante esta situación. • DNIC

17. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL- MAL TRÁMITE 181 Se solicita que desde la DNPersonal se emita por correo electrónico el desprendible de nómina mensual, para agilizar el trámite de quien lo necesite. tiempo Mayo de 2010 Avances Equipo de mejora La DNP se encuentra revisando la alternativa de remitir a través de correo electrónico la información consignada en los desprendibles de pago. Se requiere desarrollo en el software SARA, el proyecto se encuentra aprobado por la DNPlaneación, falta la designación de recursos. • DNPersonal.

18. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL- MAL TRÁMITE 190 No existe formatos para presentar al CAA de las SPN: Proyecciones presupuestales para presentación de proyectos de extensión con requisitos mínimos. Informes de proyectos de investigación y extensión con requisitos mínimos. tiempo Mayo de 2010 Avances Equipo de mejora En el portal de la VRI se encuentran publicados todos los formatos concernientes al desarrollo proyectos de investigación . La DNE y la GNFA elaboraron un formato para proyecciones presupuestales para presentación de proyectos de extensión con requisitos mínimos y éste se encuentra en proceso de revisión y ajuste. • DNE • VRI • GNFA

19. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL- MAL TRÁMITE 200 tiempo El Usuario asignado para el ingreso al SIA sólo le permite trabajar en la sede donde se solicitó, al ser trasladado de sede o requerir ingresar al SIA de una sede diferente debe solicitar que se le asigne un nuevo usuario. Avances Equipo de mejora se realizó una reunión con el profesor Oscar Piamba, Director del SIA, él comenta que en este momento cada sede cuenta con una base de datos independiente y que cada oficina de registro en cada Sede es la responsable del manejo de perfiles y permisos en el SIA.En este momento definir una única base de datos para administar usuarios del SIA no es posible por los altos costos que esto implica. Para esto se definió ajustar los procedimientos relacionados con traslado de personal académico y administrativo, especificando las actividades propias que debe realizar en el SIA. Una vez se ajuste los procedimientos le estaremos informando al respecto. De antemano agradecemos su participación en la mejora de los procesos de la Universidad. • SIA-DIVISIÓN DE PERSONAL ADMINSITRATIVO Y DOCENTE

20. TRÁMITES EN PROCESO- NIVEL NACIONAL- MAL TRÁMITE 202 tiempo PARA REALIZAR TRÁMITES ANTE LA GERENCIA NACIONAL SE PRESENTAN SOLICITUD DE SOPORTES INNECESARIOS, DICHA DEPENDENCIA QUE LOS EXIGE ES LA ADMINISTRADORA DE LA INFORMACIÓN TANTO COMO FÍSICA COMO SISTEMATIZADA, PUDIENDO VERIFICAR LOS SOPORTES ENTRADO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN QUE ELLOS ALIMENTAN. Avances Equipo de mejora empezaremos a revisar con las dependencias involucradas en la atención de este tipo de trámites, una vez tengamos algún tipo de avance al respecto le estaremos informando. De antemano agradecemos su participación en la mejora de los procesos de la Universidad • GERENCIA NACIONAL FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA

21. Solicitudes en trámite por macroproceso

22. Solicitudes en trámite por macroproceso

23. CONCLUSIONES • Es necesario un apoyo por parte de las dependencias para una solución con mayor rapidez • Buscar alianzas con las secretarías y encargados de Quejas y Reclamos para una mayor articulación • Se está en proceso de Inclusión en el módulo de acciones del Simege electrónico los malos trámites como oportunidades de mejora