MINOR Rendszerház Rt – MultiWorX dokumentumkezelés

1. MINOR Rendszerház Rt – MultiWorX dokumentumkezelés Előadók: Szőts Antal – Fejlesztési Igazgató, Molnár András – Projektvezető (e-önkormányzati megoldások)

2. Ügyfél igények • „Papírhegyek, nem fér már el a sok dosszié!”, • „Minden le van fűzve a mappában?” • „Melyik dossziéban van?”, • „Melyik a jelenleg érvényes verzió?”, • „Látta már az illetékes?” • „Melyik ajánlatban volt az X szolgáltatás?” • „A most érkezett dokumentum még ahhoz a beadvány/ügy/ügyfél/projekt/programhoz tartozik, vagy már egy másikhoz?” • „Foglalkozik valaki ezzel a dokumentummal? Ki?” • „Mindenki jóváhagyta a szerződést?” • „Melyek a jövőre lejáró szerződéseink?” • „Most gépeljem be újra?” • „Biztos, hogy ezt Ő írta?” • „Most Te is átírtad? Én is!”

3. EDM (Electronic Document Management) értelmezések • Eszközközpontú szemlélet - dokumentum bevitel és feldolgozás – hardware szállítók • Rögzítés (scannerek, fax szerverek, e-mail) • Transzformálás (Képjavítás, Osztályozás, Információ kinyerés (imaging, OCR, ICR), Validálás) • Továbbítás (ERP, CRM, CMS, Portal) • Visszakereshetőség (Vonal-kód) • Csoportmunka, Tudásmenedzsment (KM) • Szervezeten belül keletkező anyagok (Indexálás, teljes-szöveges kereshetőség, verzió kezelés, közös használat, elektronikus hitelesítés, workflow támogatás, szöveges konferencia (whiteboarding), változás értesítés (előfizetés), jogosultságkezelés, időzítés menedzsment stb.) • Szervezeti funkcionális, adminisztratív alrendszerek • Iktató rendszerek (szerződéstár, érkeztetés, iktató szám/ könyv, postázás, stb)

4. Menedzsment irányzatok – IT rendszerek (Drótos György alapján) ’60s ‘70s ’80s ’90s ’00s

5. Iratkezelés törvényi háttere • Vállalati szektor: • 40/1998. (III.6.) Kormány rendelet és a 38/1998. (IX.4.) BM rendelet • Helyi Iratkezelési szabályzatok (ISO) • Közigazgatási szektor: • KEIR projekt 2003 novemberében indult projekt célja: • iratkezelés egységességéhez szükséges jogszabályok kidolgozása • Szabványos informatikai eszközállomány beszerzését előkészítő előminősítő eljárások idolgozása • A szabályozásról szóló kormány előterjesztés elkészítése • MOREQ • A specifikáció az Elektronikus Iratok Kezelésére vonatkozó Modell Követelményeket (Model Requirements for the Management of Electronic Record (MoReq) fogalmazza meg.

6. Bevezetési nehézségek • Kompatibilitás – Meglévő rendszerek támogatása (Ügyviteli, Pénzügyi, CRM, IT támogató szoftverek) – Standard formátumok támogatása BMP, TIFF, HTML, XML, PDF • Integráció alacsony szintje • Humán erőforrás alapú integráció jelenléte • Adatkonzisztencia hiánya, • üzleti folyamatok alkalmazásokba integráltan jelennek meg • Könnyű adaptálhatóság • Szervezeti ellenállás, • workflow és docflow változás • Papír alapú dokumentumok racionalizálása

7. MultiWorX – A kezdetek • 1999 – MultiWorx • Exchange 5.5 / Exchange 2000 (Web Storage System) • Kevésbé struktúrált adattárolás (MS Office dokumentumok és különböző Web lapok) • ADO 2.5,OLE DB adatelérés • WSS Event model (Event agent Echange 5.5) • DME (Document Management Extension) • Outlook (Outlook formok) • Outlook Forms Designer • CDO Workflow for Exchange / Key Flow • Script futtatás(Restricted / Privileged) • Workflow designer for Exchange

8. MultiWorX NG – Az új generáció • 2001 – MultiWorx NG • Exchange 2000 (Web Storage System) • HTTP elérés, • Natív XML támogatás • XML alapú dinamikus űrlapok • ActiveX kontrollok (VB kliensek) • ASP • Minor Workflow Engine • Minor Workflow designer

9. MultiWorX.Net • 2003 – MultiWorx.Net • MS SQL Server 2000 • Struktúlát adattárolás, metainformációk, • MS Share Point Portal 2003 támogatás • Teljes szöveges keresés • ASP.NET / C# • ASP.NET • C# Windows Forms • Minor Workflow Engine • Minor Workflow designer • Fejlett jogosultságkezelés • ADAM / MS AzMan (Authorization Manager) • MS CRM Integráció

10. MultiWorX – SPS 2003 • Document workspace (task, links, shared dokumentumok) • Dokumentum Library • Standard (verzió követés, check-in/check-out, jóváhagyás) • Backward-compatible – • WSS alapú (jóváhagyás routing) – • plusz szerep (Olvasó, Szerző, Koordinátor mellet megjelenik a –jóváhagyó) • Soros vagy párhuzamos jóváhagyás

11. MultiWorX Dokumentumkezelési Infrastruktúra • Üzleti modulok: • Iktató modul • Szerződéskezelő / generátor modul • HelpDesk modul • Önkormányzati ügyviteli modul • Folyamatkezelő modul • Termék nyilvántartó modul

12. MultiWorX Referenciák • MAGYAR EXPORT HITEL BIZTOSÍTÓ RT • POLGÁRI NEMZETBIZTONSÁGI SZOLGÁLATOKAT IRÁNYXÍTÓ TÁRCA NÉLKÜLI MINISZTER HIVATALA • Postabank és Takarékpénztár Rt • Phoenix Mecano Rt. • TRANSELEKTRO CSOPORT • BUDAPEST AIRPORT RT. • ANTENNA HUNGÁRIA RT • AM-IT RT • MAGYAR EXPORT HITEL BIZTOSÍTÓ RT • Budapest Bank Rt • Budapest Bank Rt

13. Ügyfélszolgálati tevékenység támogatása(esettanulmány) Előadó: Molnár András (Minor Rt.)

14. Tartalom • Ügyfélszolgálat a közigazgatásban • Ügyfélszolgálati információs rendszer SPS támogatással • Folyamattámogatás • Tudásbázis • Eredmények, tapasztalatok • Kérdés-válasz

15. Ügyfélszolgálati tevékenység a közigazgatásban • Elvárások, célok • Szolgáltatási színvonal emelése • Szakmai információs tudásbázis • Ügyfélszolgálati folyamatok támogatása • Gyakori kérdések nyilvántartása, kereshetőség • Ügyfél elégedettség növelése

16. Rendszer átfogó képe

17. Fontosabb funkciók • Ügyfélszolgálati folyamatok támogatása • Ügyfélmegkeresések rögzítése, lekérdezése • Beadványok, speciális beadványok kezelése • Tudásbázis • Hierarchikus tudásbázis • Információ megosztás • Gyors kereshetőség • Szellemi tőke kutathatósága • Egyéb (törzskezelés, adminisztratív funkciók, riportok)

18. Tudásbázis kiszolgálása Microsoft SharePoint Portal Server-el • Keresés keresési sablonnal • Szabadszöveges keresés • Kulcsszavas keresés • Keresés dokumentumokban • Keresés külső elemekben • Rugalmas, hierarchikus kialakítás

19. Eredmények, tapasztalatok • Hatékony ügyfélkapcsolat • Magasabb szintű szolgáltatás • Jobb kommunikáció • Mérhető ügyfélszolgálat • Dokumentáltság • Szakmai tudásbázis, elektronikus dokumentumok, információk elérhetősége

20. Köszönjük a figyelmüket! • Szőts Antal Molnár András • aszots@minor.hu, amolnar@minor.hu • Minor Rendszerház Rt., • 1033, Budapest Vörösvári Út 103-105 • www.minor.hu