Gestion des références bibliographiques avec EndNote

Gestion des références bibliographiques avec EndNote Marie-Laure Malingre URFIST Bretagne / Pays de la Loire

1/ Introduction : fonctions et caractéristiques générales de l’outil 2/ La base de données EndNote 3/ La saisie de références 4/ L’import de références 5/ La gestion des références de la base 6/ La mise en forme par les styles bibliographiques 7/ L’utilisation d’EndNote avec Word 8/ Fonctionnalités complémentaires et outils d’aide Plan URFIST Rennes

1/ Introduction • Les fonctions d’EndNote (Thomson Reuters, http://www.endnote.com ) • Logiciel de gestion de références bibliographiques, outil d’assistance et de gestion pour : • La recherche documentaire • L’organisation et l’exploitation de la documentation personnelle • La rédaction et la publication scientifiques • Version actuelle : X3 (locale) + EndNote Web (en ligne) URFIST Rennes

1/ Introduction • Capacités • Nombre de bibliothèques : illimité • Nombre de références par bibliothèque :illimité • Nombre de champs par référence : un maximum de 51 prédéfinis (+ type de référence), dont 7 personnalisables • Nombre de caractères maximal par notice : 64 Ko soit environ 16 pages de texte (32 Ko ou 8 pages par champ) • Nombre de types de référence : 45 + 3 non définis • 3 index de capacité illimitée (auteurs, nom de revues, mots clés) • Jusqu’ à 500 groupes par bibliothèque pour catégoriser les références URFIST Rennes

1/ Introduction • Répertoire EndNote, il contient notamment les dossiers : • Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz) • Examples : fichiers exemples, de démonstration = bases (.enl) • Filters : filtres d’import (.enf) • Spell : dictionnaires pour correction orthographique • Styles : styles bibliographiques pour l’édition des citations et des bibliographies (.ens) • Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot) • Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt) URFIST Rennes

1/ Introduction • Menus EndNote, principales options • File : créer, ouvrir, fermer une base de données, en faire une copie, exporter une base EndNote, importer des données dans une base EndNote, imprimer des références sélectionnées, créer un fichier compressé de la bibliothèque. • Edit : couper, copier, coller, sélectionner, copier des groupes de références pour les coller dans un traitement de texte (Copy Formatted), changer du texte, gestion des styles bibliographiques (Output Styles), des filtres d’importation (Import Filters), des fichiers de connexion (Connection Files), paramétrages (Préferences). URFIST Rennes

1/ Introduction • References : • Créer, éditer, détruire, rechercher des références • Se déplacer d’une référence à l’autre, voir toutes les références, voir/masquer les références sélectionnées, trier les références • Modifier des champs • Insérer une image, un objet • Créer des groupes et ajouter des références à un groupe • Trouver les doublons , • Créer, ouvrir un lien vers un fichier PDF, une page web URFIST Rennes

1/ Introduction • Tools : • Search Library : CWYW :intégrer des citations dans un texte word et générer la bibliographie • Online Search :se connecter à une base distante • Format Paper :mettre en forme des fichiers au format RTF • Change and Move Fields : changer et déplacer des champs • EndNote Web : accès à EndNote Web • Open, Define, Link Term Lists :gestion des listes de termes • Show Tab Pane, Hide Tab Pane :afficher, masquer les références sélectionnées selon le style défini • Sort, Recover Library :trier, réparer une base endommagée • Subject Bibliography :créer une bibliographie thématique • Manuscript Templates :utiliser des modèles Word conformes aux normes des revues • Data Visualization: utilisation de RefViz URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote • Structure de la base de données ou bibliothèque EndNote : • Nombre illimité de références (depuis la version 8) • 45 types de références, dont : • le type générique (Generic) = type de référence qui inclut les champs non spécialisés disponibles sur EndNote et constituant la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de référence. • 3 types libres • 52 champs possibles dans chaque référence URFIST Rennes

Les types de référence EndNote spécifiques : 1. Ancient Text 2. Artwork 3. Audiovisual Material 4. Bill 5. Book 6. Book Section 7. Case 8. Chart or Table 9. Classical Work 10. Computer Program 11. Conference Paper Propositions de traduction : = Texte ancien = Oeuvre d’art = Document audiovisuel = Projet de loi = Livre = Contribution / Chapitre = Jurisprudence = Graphique ou Tableau = Classiques = Logiciel = Communication à un congrès 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

12. Conference Proceedings 13. Dictionary 14. Edited book 15. Electronic Article 16. Electronic Book 17. Encyclopedia 18. Equation 19. Figure 20. Film or Broadcast 21. Government Document = Actes de congrès = Dictionnaire = Ouvrage collectif = Article de revue électronique = Livre électronique = Encyclopédie = Equation = Figure, illustration = Film et émission radio = Document officiel 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

22. Grant 23. Hearing 24. Journal Article 25. Legal Rule or Regulation 26. Magazine Article 27. Manuscript 28. Map 29. Newspaper Article 30. Online Database = Bourse = Audience = Article de périodique = Règle juridique = Article de magazine = Manuscrit = Carte = Article de presse = Base de données en ligne 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

31. Online Multimedia 32. Patent 33. Personal communication 34. Report 35. Statute 36. Thesis 37. Unpublished Work 38. Webpage … = Document en ligne multimédia = Brevet = Communication non publiée = Rapport = Loi = Thèse = Littérature grise = Page Web 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

Les champs d’une référence Champs communs à différents types de référence Champs spécifiques à chaque type de référence Principaux champs : Author : auteur Editor : éditeur scientifique Publisher : éditeur commercial Year : année Title : titre Journal : périodique Volume : volume Issue : numéro Pages : pages Date : complément de date Short Title : titre abrégé 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

Alternate Journal : nom de périodique abrégé Original Publication : titre original Reprint Edition : Réimpressions (titre et année de publication du document original) Reviewed Item : compte-rendu (titre et auteur des œuvres critiquées) Accession Number : numéro d’accès de la référence dans la base bibliographique Call Number : cote Label : utilisable dans plusieurs cas de figure (n° de tiré à part par exemple) Keywords : mots clés Abstract : résumé Notes : commentaires URL : liens hypertextes Author Address : adresse de l’auteur Series Title : collection … 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote • Gestion des types de référence et des champs • Menu Edit > Preferences >Reference Types Accès à la fenêtre des types de références URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote Menu déroulant permettant de faire apparaître les différents types de référence et leurs champs et de créer de nouveaux types (unused) Type modèle donnant tous les champs pour l’ensemble des types de référence Possibilité de modifier les champs, d’en supprimer, de créer des champs personnalisés (custom) URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote Champs affichés Groupes de références référence Pour voir une référence dans un style donné Nombre de références affichées sur nombre total URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote • Se déplacer dans les références • Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre référence, cliquer sur la référence souhaitée, ou utiliser les flèches verticales + Home / End pour aller à la 1ère / la dernière référence. • Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les références suivantes. • Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic • Pour tout sélectionner : Edit > Select All • Visualisation d’une référence dans un style défini • Tools > Show Tab Pane • Affichage de certaines références • Sélectionner les références + Menu References > Show Selected References URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote : une référence Auteur, année, identifiant unique Type de référence Champs de la référence Naviguer dans les références URFIST Rennes

2/ La base de données EndNote : création Grille de saisie des références Base vide Conseil : faire une ou plusieurs sauvegardes de la base créée : File > Save a Copy. URFIST Rennes

Configuration de la bibliothèque Menu Edit > Préférences Libraries : choix d’une bibliothèque au lancement d’EndNote Display Fonts : police et taille des caractères Reference Types : choix d’un type par défaut + modification Temporary Citations : format des citations temporaires Sorting : classement des références Formatting : options de formatage Display Fields : champs affichés Duplicates : critères de reconnaissance des doublons Folder Locations : répertoires par défaut Term Lists : préférences pour les listes de termes Url & Links : fichiers liés Find Full Text : PDF disponibles 2/ La base de données EndNote URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Création d’une référence • Menu References + New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice. • Les références sont automatiquement sauvegardées lorsqu’elles sont fermées (ou File > Save). • Une fois la notice sauvegardée, le premier nom d’auteur, l’année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre. • Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient d’être rédigée ; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu References et saisir les données dans les champs adéquats. • En fermant la référence, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies. URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Saisie manuelle des informations • Police par défaut = 12 Point Arial • Ponctuation entre les champs générée automatiquement par EndNote • Touche de tabulation (Tab et Shift Tab)pour naviguer entre les champs • Commencer par choisir le type de référence dans le menu déroulant Reference Type • Saisir les données dans les champs en respectant les règles d’écriture préconisées par EndNote • Tous les champs ne sont pas forcément utilisés (supprimer les champs inutiles via la fenêtre de Préférences concernant les types de référence) URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Règles d’écriture • Author et Editor : • Un seul auteur par ligne • Nom, Prénom • Initiales des prénoms séparées par des points ou espaces • Collectivités auteurs suivies d’une virgule • Noms composés : van Houten, Charles / Smith, Alfred, Jr … (utiliser les options de tri pour exclure du classement les particules) • Pour les œuvres anonymes, laisser le champ auteur à blanc (traité par le formatage de la bibliographie) • Entrer tous les noms d’auteur, c’est EndNote qui choisira de tronquer la liste avec « et al » ou « and others » selon le style URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Year • Années sur 4 chiffres • Title (+ Secondary, Tertiary, AlternateTitle) • Pas de point à la fin • Pas de retour chariot (titre et sous-titre dans le même champ, séparation par « : » • La casse et le style introduits ne seront pas modifiés au reformatage dans un autre style • Journal Name • À saisir en entier, voir la liste de termes (forme abrégée dans Alternate Journal) • Alternate Journal • Forme abrégée URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Pages • 2 formats possibles : 534-536 ou 534-6 (sans la mention pages, p. ou pp.) • Dates • Date de publication à saisir selon le style bibliographique souhaité, car EndNote ne convertit pas cette information. Ex : Février 2006 • Short Title • Saisir titre abrégé de l’article (habituellement les premiers mots) • Original Publication • Toute information sur la publication originale qui devrait paraître dans la citation (cf. styles APA, Turabian, MLA, Chicago) URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Reprint Edition • Titre original et année de publication, entrer les informations telles qu’elles devront apparaître dans les références formatées. • Reviewed item • Titre de l’œuvre recensée et son auteur • Accession Number • Saisir le n° d’enregistrement de la référence dans la banque de données interrogée • Call Number • Pour saisir une cote de bibliothèque URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Edition • 1st, 2nd, 1ère, 2ème… : saisir l’information de la façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie, car ce champ n’est pas formaté par EndNote • Label • Prévu initialement pour saisir des styles de citation, que EndNote ne sait pas créer • Souvent utilisé pour un usage spécifique : besoin d’un champ supplémentaire (cf. date d’entrée dans la bibliothèque, etc.) URFIST Rennes

3/ La saisie des réferences • Keywords • Choisir une règle d’écriture (majuscules / miniscules) et s’y tenir • Choisir un type de séparateur et s’y tenir [voir Delimiters dans la fenêtre ouverte par Tools > Open Term Lists > Keyword Term List (onglet Lists) + Retour chariot] • Notes, Abstracts • 32 000 caractères maximum pour ces champs comme pour les autres (avec une limite de 64 000 caractères par référence) • URL • Saisir une adresse par ligne • Lien dynamique (vers site web, messagerie, fichiers image, graphique, texte intégral…) URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • EndNote permet d’importer automatiquement des références : • Depuis d’autres bases EndNote • Depuis des bases créées sous d’autres logiciels de gestion bibliographiques (Bases Procite ou Reference Manager) • Depuis des fichiers de références sauvegardés à l’issue de recherches dans des bases de données distantes et importés automatiquement grâce à des filtres d’import • Depuis les interfaces de saisie de certaines bases de données qui permettent d’exporter directement les résultats vers EndNote • Sous EndNote même, par une connexion directe à des bases de données distantes (grâce à des fichiers de connexion) URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • 4.1 Import direct depuis les interfaces de recherche(bouton d’export) • Exemples : • Google Scholar, • Portails de revues : ScienceDirect (Elsevier), Wiley Interscience, Erudit • Bases de données commerciales ou publiques : • Ex : bases EBSCO (Academic Search Premier, Business Source Premier, MLA, PsycINFO, SocINDEX…), etc • Interfaces publiques de BDD : Eric • Catalogues de bibliothèques • Worldcat • Plateformes de partage de signets : CiteUlike, Connotea • … URFIST Rennes

4/ L’import de réferences URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • 4.2 Import via les filtres d’import • Chaque base de données a ses propres modalités d’organisation, des filtres différents sont donc nécessaires pour chaque base • Sauvegarde de fichiers en format texte depuis les sources • Import dans EndNote par le Menu File > Import (options d’import). Choisir l’un des filtres proposés par EndNote • Un filtre est sélectionné pendant le processus d’importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l’information dans le fichier de données • Le filtre intègre l’information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dansEndNote URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • Import via les filtres d’import • 2 éléments à prendre en considération : • Comment télécharger les données dans le bon format de sortie • Quel filtre d’importation utiliser pour importer les données dans EndNote • Le gestionnaire de filtres • Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager • On peut modifier des filtres, encréer s’ils manquent sous EndNote, ou en récupérer sur le réseau • Site EndNote : http://www.endote.com • Université du Québec à Chicoutimi : http://www.uqac.ca/zone08/FiltresEN.htm • … URFIST Rennes

4/ L’import de réferences Sélectionner ce filtre comme favori Sélectionner tous les filtres comme favoris pour y accéder rapidement lors de l’import Voir les propriétés d’un filtre avec la possibilité de les modifier URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • La procédure d’import Choisir le fichier à importer Choisir le filtre Options concernant l’import des doublons Codage du texte du fichier à importer (ANSEL pour formats MARC) URFIST Rennes

4/ L’import de réferences La fenêtre du filtre de PsycINFO /OvidSP URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • 4.3 Utilisation des fichiers de connexion • Interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion • Rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote • EndNote utilise pour cela un protocole de recherche d’information appelé Z39.50 (cf. accès à des catalogues de bibliothèques + bases de données) • Intègre le protocole TCP/IP ainsi qu’une surcouche autorisant l’interrogation et le rapatriement des données • Utilisation du Menu Tools > Online Search URFIST Rennes

4/ L’import de réferences URFIST Rennes

4/ L’import de réferences Après avoir sélectionné une source, on obtient un menu de recherche. A l’issue de la requête, les références s’affichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation). Elles sont importées directement dans la bibliothèque courante. Exemples : BNF, ABES SUDOC URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • Le «Connection Manager» (Menu Edit) Permet de gérer les fichiers de connexion Voir les propriétés du fichier de connexion URFIST Rennes

4/ L’import de réferences Il est nécessaire qu’un ensemble de paramètres soient définis pour les fichiers de connexion URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • 4.4 Données qui ne sont pas dans un format propre à l’import : • 3 possibilités : • Remettre en forme les données avec le traitement de texte (pour bibliographie importante, plus de 40 références) • Copier coller chaque ensemble de données dans les champs EndNote • Saisir manuellement les données dans EndNote URFIST Rennes

Remise en forme du texte Par exemple : création d’un fichier délimité par des tabulations Fichier dont chaque référence est délimitée par un retour chariot et les champs de la référence sont séparés par des tabulations Option d’Import = « Tab Delimited » 4/ L’import de réferences URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • Préparation des données • Séparer les noms d’auteur par un point-virgule ou par 2 slash « // » • Vérifier la présence d’un champ indiquant le type de référence (si différents types) = indiquer des types de référence EndNote • Transformer le fichier en fichier délimité par des tabulations (.txt) • Dans le traitement de texte, rajouter 2 lignes au fichier • Import • Dans EndNote : File > Import avec option Tab Delimited URFIST Rennes

4/ L’import de réferences • 1ère ligne = • *nom de référence EndNote et retour chariot • Exemple : • *Journal Article <Retour chariot> • Dans le cas où il n’y a pas de fichier séparé par type de référence, définir chaque type de référence individuellement; la 1ère ligne doit être dans ce cas : • *Generic <Retour chariot> • 2ème ligne = noms de champ EndNote : • *Generic Reference Type Author Year Title Secondary Title URFIST Rennes

5/ La gestion des références URFIST Rennes

5/ La gestion des références • Visualiser / Masquer des références • Visualiser : • Sélectionner les références les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées. • Masquer : • Sélectionner les références à masquer et choisir Hide Selected References : elles disparaissent de la fenêtre • Pour revenir à l’ensemble de la liste de références, choisir References > Show All References URFIST Rennes

5/ La gestion des références • Modification de références • Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References du Menu Reference • Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont l’intitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée URFIST Rennes

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