REFORME DU CADRE BUDGETAIRE ET COMPTABLE DES EPLE

1. REFORME DU CADRE BUDGETAIRE ET COMPTABLE DES EPLE

2. LA RCBC : sommaire I. Enjeux et axes de la réforme II. Le budget III. Les étapes préalables à la mise en œuvre de la RCBC

3. LA RCBC I – LES ENJEUX ET LES AXES DE LA REFORME

4. Champs d’application Sont concernés par la réforme • Les EPLE : • Les lycées • Les lycées professionnels • Les collèges • Les EREA • Les ERPD

5. Les enjeux de la réforme • Elle s’inscrit dans l’esprit de la LOLF (2001) Dans le respect du principe de logique de pilotage par résultats • Intègre une plus large autonomie dans le cadre du projet d’établissement • Pour une meilleure utilisation des moyens • Avec prise en compte des orientations fixées par : l’autorité académique Et les collectivités territoriales

6. Les principaux axes de la réforme Simplifier le cadre budgétaire, le rendre plus lisible et en faire un réel outil de gestion Simplifier les règles de gestion et de suivi des crédits Simplifier les procédures de modifications budgétaires Suivre financièrement les actions du projet d’établissement Rendre compte en temps réel de l’utilisation des subventions et autres moyens attribués aux établissements

7. Les principales modifications règlementaires • Le chef d’établissement : • peut transiger après avoir recueilli l’autorisation du conseil d’administration en application de l’article 2044 du code civil qui définit la transaction (point 1346 et suivants) • peut obtenir une délégation du conseil pour la signature de contrats et conventions dans la limite fixée à l’article 28 du CMP • Le conseil d’administration : • son quorum est calculé à la majorité des membres du CA en exercice et non plus à la majorité des membres théoriques • Le comptable : • peut se faire représenter au CA par une personne désignée (mandataire)

8. Les principales modifications règlementaires L’Etat Prévisionnel de la Commande Publique est supprimé comme autorisation budgétaire soumise au contrôle du comptable mais l’outil de gestion demeure (état prévisionnel des achats) La préparation budgétaire intègre un module de suivi des contrats : Etat des marchés, contrats et conventions (EMCC) Objet – titulaire – procédure - périodicité – coût annuel la validation du budget, entraine la génération automatique des engagements issus de l’EMCC

9. LA RCBC II – LE BUDGET

10. Les principaux objectifs budgétaires • Prise en compte de la destination de la dépense • Prise en compte de l’origine des financements par bailleur • Permettre de prendre en compte les spécificités de certains EPLE et les choix de la collectivité • Donner au conseil d’administration les outils pour arrêter la politique d’établissement proposée

11. Le budget : les sections • Un budget principal et un ou plusieurs budgets annexes • Pour le budget principal : Une section de fonctionnement Avec trois services généraux Des services spéciaux Une section des opérations en capital Les opérations d’investissement

12. Le budget : la section de fonctionnement • Trois services généraux: • Activités Pédagogiques (AP) • Administration & logistique (ALO) • Vie de l’élève (VE) • Des services spéciaux • Certains prédéfinis (bourses nationales) • Certains d’opportunités (restauration et hébergement) • D’autres libres de création selon les spécificités locales

13. Les services généraux • Disparition des chapitres budgétaires alphanumériques (A1,A2, B, C, D, J1, J2…) et fusion de leurs éventuelles réserves • Création de trois services exclusifs : • Dépenses pédagogiques : AP (activités pédagogiques) • Fonctionnement : ALO (administration & logistique) • Vie de l’élève : VE (vie de l’élève)

14. Regroupement des dépenses par destination • Dépenses pédagogiques : AP • Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité pédagogique • Chapitres d’origine : • service général : A1 & A2 • services spéciaux : J1, J2, J3, J5, J6, N3, R4, R8 (formation continue, par alternance, rémunérations)…

15. Regroupement des dépenses par destination • Dépenses de fonctionnement : ALO • Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité technique liée à l’EPLE (EPLE autonome ou au sein d’une cité scolaire ou support d’une cité scolaire) • Chapitres d’origine : service général : B, C, D & G (cité scolaire) services spéciaux : contrats aidés (hors service mutualisateur )…

16. Regroupement des dépenses par destination • Vie de l’élève : VE • Regroupement de toutes les dépenses quel que soit le financement ou la spécificité de l’activité • Chapitres d’origine : service général : F (fonds sociaux de l’Etat et éventuellement des collectivités locales) services spéciaux : N1, N2 et J3 pour les actions relevant de modules spécifiques (Ex. : C.E.S.C.) R8 Contrats aidés (hors service mutualisateur)

17. Les services spéciaux : particularismes • Ils sont intégrés dans le résultat global de l’établissement • Ils n’ont pas de fonds de roulement propre (FDR de l’EPLE = service général et services spéciaux confondus)  L’individualisation des réserves est possible  Le prélèvement s’effectue toutefois sur le fonds de roulement unique Le conseil d’administration lors de la répartition du résultat continue de décider de la mobilisation des réserves concernées • Ils n’ont pas d’inventaire distinct des biens immobilisés, pas d’opérations en capital.

18. Les opérations en capital Elles comprennent : • Les opérations d’investissement : Les immobilisations corporelles Les immobilisations incorporelles non financières Les immobilisations financières et leur éventuel financement • Les autres opérations : Les sorties d’inventaire

19. La dépense & le plan comptable - compte • Le compte n’est plus saisi lors de la préparation budgétaire • Le compte n’est pas saisi lors de l’approvisionnement • Le compte n’est pas saisi lors de l’engagement • Le compte n’intervient qu’au moment de la liquidation

20. La construction budgétaire • Le budget est établi avec deux nouvelles nomenclatures : « Domaines » et « Activités » • Elles sont construites selon les besoins de suivi de gestion • Elles comprennent un code et un libellé • Le domaine est obligatoire en dépenses mais facultatif en recettes • Pour le domaine : pas de nomenclature imposée en dehors des opérations particulières (ex. : variations de stocks, opérations de fin d’exercice…)

21. Un budget type

22. Les activités : codification • L’utilisation est obligatoire en dépenses L’activité est obligatoire en dépenses mais facultative en recettes • L’ensemble du code comporte 9 caractères maximum • Le code commence toujours par 0 ou 1 ou 2 selon le destinataire du compte-rendu de la dépense • 0 = dépenses à l’initiative de l’EPLE • 1 = dépenses relatives à l’état • 2 = dépenses relatives à la collectivité Ex. : • des dépenses liées à la TA commenceront par le code 0 • des dépenses liées aux stages en entreprises, projets d’établissement commenceront par 1 • des dépenses liées aux aides régionales commenceront par 2 Il n’est pas possible d’en ouvrir d’autres, commençant par 3, 4… Les codes 1 et 2 sont saisis à la demande exclusive des financeurs.

23. La construction du code d’activité

24. Nomenclature des activités Etat

25. Autre nomenclature prédéfinie

26. Les recettes • Les domaines et activités (codes) sont facultatifs • Le plan comptable - compte - est obligatoire dès la préparation budgétaire • Les recettes s’effectuent par service • Les mêmes domaines et les mêmes activités peuvent être utilisés en dépenses et en recettes pour faciliter les rapprochements

27. Les budgets annexes Ils remplacent les SACD Ils sont indépendants du budget principal (vote distinct du CA) Comme le budget principal, ils ont une section de fonctionnement et une section des opérations en capital Ils ont un seul service général dont l’intitulé est libre sauf s’il fait partie de la nomenclature (formation continue et/ou par alternance) Ils ne peuvent comporter de services spéciaux Ils ont leur propre compte financier Ils ont un fonds de roulement propre.

28. Les budgets annexes Leur création est à l’initiative de l’EPLE : ex. : gestion de la formation par l’apprentissage, cuisine centrale … Un EPLE peut avoir plusieurs budgets annexes Il peuvent enregistrer des opérations en capital La collectivité peut demander leur création : ex. restauration et hébergement

29. LA RCBC III – LES ETAPES PREALABLES A LA MISE EN ŒUVRE DE LA REFORME

30. UNE POLITIQUE BUDGÉTAIRE PRÉALABLE Répartir le budget initial en cours entre les services généraux et spéciaux de la nouvelle structure budgétaire = maîtrise de la nouvelle structure avec un budget connu. Définir des lignes générales de création des domaines et des activités compréhensibles et exploitables par le conseil d’administration et les élus. Définir une présentation qui permette à tous les destinataires de s’y retrouver (chef de travaux, enseignants, familles, collectivités…).

31. BUDGET ANNEXES : LES CHOIX FONDAMENTAUX • Nombre et objectifs fonctionnels de ces derniers • Le Service Annexe d’Hébergement est-il géré en service spécial ou en budget annexe ? • Y-a-t-il d’autres fonctions financières exigeant un budget annexe en raison d’opérations en capital qui leur sont rattachées (GRETA, CFA, dispositifs mutualisés ou services communs) ? • A évaluer pour préparer ces choix : • Charges de gestion et moyens humains de l’EPLE : (cellule comptable, comptabilités générales, comptes financiers) • Objectifs d’efficacité d’un tel suivi : (masse financière, taille de l’établissement, nombre d’opérations…) • Recommandations de la collectivité territoriale

32. UNE COMMUNICATION BUDGÉTAIRE • Informer en amont du premier budget : • le conseil d’administration • les enseignants • le chef de travaux • S’assurer de : • l’absence ou de l’existence de consignes spécifiques des collectivités territoriales et de l’Etat : en cas d’absence de consigne , les codes d’activité commenceraontpar 0 • bien communiquer sur le nouveau budget

33. LA CONCEPTION DU BUDGET • Si les nomenclatures des activités permettent un compte rendu aisé du financement notamment pour l’Etat et pour la collectivité de rattachement (si celle-ci opte pour des nomenclatures obligatoires) Il convient également de concevoir des nomenclatures adaptées au pilotage de l’EPLE • Deux objectifs principaux : • Préciser la destination de la recette et de la dépense (exemples : voyage scolaire, Taxe Apprentissage, locations…) • permettre une analyse budgétaire par thème ou objet (exemples de regroupement par ensemble cohérent : charges liées à la sécurité, la communication, la reprographie…)

34. LES DOMAINES ET ACTIVITÉS À L’INITIATIVE DE L’EPLE • Eviter la reconstitution des chapitres et des comptes du PCG • Eviter l’imputation au service AP ou VE du financement de charges très indirectement liées à la pédagogie ou à la vie de l’élève : • AP et VE ne doivent pas être des mini-budgets • Les reversements entre services sont limités au service spécial vers ou venant du service général • Eviter l’émiettement sur de trop nombreux domaines et activités pour ne pas perturber la lecture des crédits ouverts.

35. CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 1 Exemple d’utilisation des domaines et activités en dépenses et en recettes Subvention spécifique de la Collectivité Territoriale de Rattachement pour des travaux délégués au service ALO (code d’activité imposé par la CTR - 2TVXD) • Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes • L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense • Les caractères xxxx ou yyyy peuvent compléter l’activité afin de préciser sa destination (à l’initiative de l’EPLE) Formation RCBC DAF/Esen - octobre 2011

36. CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-A Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don • Le domaine obligatoire en dépenses n’a pas été utilisé en recettes. Il permet de rattacher ce voyage à une formation professionnelle (hôtellerie = HOTEL) • L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense • Les financeurs sont caractérisés par le PCG

37. CONCEPTION DU BUDGET : EXEMPLE 2-B Budget d’un voyage aux USA financé par les familles, la CTR et un don • Le domaine obligatoire en dépenses a aussi été utilisé en recettes. Il permet une synthèse de tous les voyages • L’utilisation de l’activité en recettes et en dépenses permet de contrôler que le montant de la recette est égal au montant de la dépense • Les financeurs sont caractérisés par le PCG

38. LA DOTATION DE FONCTIONNEMENT Modes de répartition de la dotation de fonctionnement et des ressources propres dont l’affectation n’est pas déterminée - exemple : loyers • la dotation globale de fonctionnement peut faire l’objet d’une recette (selon le vote du budget au CA) dans tous les services qu’elle finance (AP-ALO-VE) • Les ressources propres peuvent également faire l’objet d’une recette dans tous les services qu’elle finance (décision du CA).

39. L’inventaire des biens immobilisés La préparation des amortissements Les points à approfondir en formation QUESTIONS TECHNIQUES A REGLER EN 2012 39/16

40. L’INVENTAIRE : MÉTHODOLOGIE • S’assurer de la présence d’un inventaire • Analyser la pertinence du support informatique (DOS, WINDOWS, date de la dernière mise à jour, qualité de la saisie…) • S’assurer que les fiches comprennent les montants d’acquisition et les financements • S’assurer que les sorties antérieures ont fait l’objet des écritures budgétaires et comptables conformes à la circulaire n°88-079 • Mettre en place une procédure de contrôles aléatoires de la qualité de l’inventaire

41. LA TENUE DE L’INVENTAIRE • Afin de simplifier la gestion de la transition vers les amortissements, il faut avoir un inventaire à jour et pertinent. • Chaque établissement doit s’assurer que la comptabilité patrimoniale est cohérente dans GFC et correspond à la comptabilité auxiliaire. Par défaut les corrections devront être apportées avant le 31/12/2012. • Recenser les biens à sortir afin de réduire les difficultés éventuelles liées aux subdivisions du compte 1069 (notamment les biens à multi-financement). sont concernés par ces deux derniers points : les biens sans usage, disparus ou obsolètes

42. LA TENUE DE L’INVENTAIRE • Vérifier l’égalité 1069 / 28…bis • Vérifier que le solde des comptes 28..bis est < ou = aux comptes 2 intéressés • SUBDIVISER LE COMPTE 1069 EN 3 SOUS COMPTES APRES BASCULE 2011 -2012 AVANT DE MOUVEMENTER LE COMPTE : 10691amortissements des biens reçus en dotation 10692 amortissements des biens financés par des subventions 10693amortissements des biens financés sur fonds propres

43. AMORTISSEMENTS : QUELQUES PRÉCAUTIONS Afin de présenter un budget sincère dès le budget initial : • prévoir une ligne en dépenses pour les amortissements réels et neutralisés sur la base de l’actif connu ou prévu au premier janvier n+1 • prévoir une ligne en recettes au titre des amortissements neutralisés de l’actif connu ou prévu au premier janvier n+1

44. INTÉGRATION DE L’AMORTISSEMENT DANS LE BUDGET • Les charges d’amortissement devront faire l’objet d’une explication à l’ensemble de la communauté éducative quant à leurs conséquences éventuelles sur le résultat et la capacité d’autofinancement de l’EPLE • Les durées d’amortissement affectées aux biens sont déterminées par le conseil d’administration Prévoir une délibération générique pour l’ensemble des catégories de biens  Prévoir le cas échéant une délibération spécifique pour certains biens

45. Les points à approfondir • L’équilibre budgétaire Il s’analyse non par le calcul du résultat (recettes – dépenses de fonctionnement) Mais par le calcul de : la capacité d’autofinancement (CAF) si solde positif ou l’insuffisance de capacité d’autofinancement (IAF) si solde négatif La CAF corrige le résultat des variations induites par les opérations d'ordres (amortissements, provisions...)

46. Les points à approfondir • Les provisions pour charges d’exploitation, financières, exceptionnelles • Les DBM , réimputations • Les stocks • La nouvelle pièce 14 du compte financier (éléments d’analyse financière) • Pour plus d’information : http://idaf.pleiade.education.fr • Login : ven • Mot de passe : zen • Rubrique EPLE , onglet RCBC