Előadó: Gombita Tamás pénzügyi projektmenedzser KDRFÜ Közhasznú Nonprofit Kft.

1. Kifizetési igénylések feldolgozása során felmerült problémák, gyakorlati tapasztalatok Javaslatok, Tippek, Tudnivalók az ELEKTRONIZÁLÁS bevezetését követően Előadó: Gombita Tamás pénzügyi projektmenedzser KDRFÜ Közhasznú Nonprofit Kft.

2. • Formanyomtatványt nem kell papír alapon beküldeni • - aláírás megszűnt • • PAPÍR alapon beküldendő továbbra is: • Alvállalkozói nyilatkozatok • - Érintett ütem bontásra kerül • Érintett számla adott részét visszatartásba helyezzük • Alvállalkozói nyilatkozat beérkezése után fizetjük ki /2-es csomagban (a dokumentumot KSZ scanneli) • Előlegigénylések • - Letölthető formanyomtatvány + alátámasztó dokumentumok • Biztosítékkal kapcsolatos dokumentáció • Eredetiben • • Egy Beszámoló/ Több Kifizetési igénylés • - Megosztás, gyorsabb feldolgozás, folyamatgyorsítás Kifizetési igénylés benyújtása, beérkezéseHP előtt/után, speciális esetek

3. • HP előtt és HP utáni beküldés • „Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásának kérvényezése” funkció hiánypótlás alatt nem • módosítható! • Ha eredetileg a Kedvezményezett jelezte a Papír alapú benyújtást, és küldött is be anyagot, DE a • hiánypótlás benyújtásához nem szükséges/nem kíván papír alapon dokumentumot beküldeni, akkor • szükséges egy nyilatkozat felcsatolása arról, hogy a HP során csak elektronikusan csatolta fel • dokumentumokat, papír alapon nem szándékozik beküldeni semmit. • • EU Önerő elszámolásának jelölése a formanyomtatványról eltűnt • - A Fejlesztőt tájékoztattuk a problémáról, várható a javítása – Frissítve: fejlesztés kész, tesztelés alatt • Külön nyilatkozatban/kísérőlevélben jelezni szükséges a felhasználást • Az érvényesítésbe bevont, elszámolni kívánt számla(k) Megjegyzés rovatában fel kell tűntetni a • igényt • • Tisztázó Kérdés • - Csak e-mailben • - max. 3 nap adható Kifizetési igénylés benyújtása, beérkezése 2.HP előtt/után, speciális esetek

4. • Minőség • - Digitális Útmutató átolvasása • - Scannelés után visszanézés: olvashatóak az adatok? • - Rossz minőség esetén újrascannelés vagy papír alapú benyújtás javasolt • • Fájlnév: • - lehető legpontosabb leírás (egyértelmű beazonosíthatóság) • • Hitelesítés • Eredeti dokumentum scannelése; lehetőség szerint színesben (nem előírás, csak javasolt) • Kedvezményezett által nyomtatott anyag hitelesítése/aláírása cégszerűen (NAV igazolás, • Netbankár/eBank felületről nyomtatott bankkivonat, számlarészletező, egyéb nyilatkozat) • • Összesítők: (új logós nyomtatványminták a HELP menüpont alatt) • - Két példányban: 1. eredeti .XLS formátum 2. nyomtatott, aláírt példány scannelve (egyezés!) • - Elszámolási időszak (legkorábbi fizikai teljesítés – legkésőbbi pénzügyi teljesítés) • - Teljesítés dátuma Pály.Táj. Felületen (=legkésőbbi fizikai teljesítés) • - Előforduló hiba: „Igényelt támogatás” oszlop összesen sora NULLA • - ÁFA összesítő: Elszámolási időszak vége=ÁFA megfizetésének napja=ÁFA összesítő kelte=Pály.Táj. • számla kelte Alátámasztó dokumentumok Javaslatok, tapasztalatok

5. Elszámolási levelek Hiánypótló/Elfogadó • Hiánypótlás kiküldése: - Azonnali értesítés - Számlák státusza „hiánypótlás alatt” - Kézbesítési vélelem (7 nap) • Letöltés az Online felületről (HP levél): - Beszámoló felületéről csak a levél tölthető le - Projekt(Kommunikáció)/Értesítések menüpontból „Dokumentum megtekintése” link - Elszamolas_level_erintett_szamlak.xlsx tartalmazza a számlákkal kapcsolatos HP-t - Karakterszám probléma - EMIR-be írt szöveg vs. Excel cellatartomány (Fejlesztés alatt) Értesítés a Kedvezményezett felé (bizalom) • Elfogadó levél: - Azonnali értesítés - Egyéb tájékoztató adatok (dátum, támogatás bontása, EU Önerő) rögzítése jelenleg nem lehetséges – Fejlesztés alatt!

6. Kérdések – Válaszok 1. 1. Kérdés: A feltöltendő dokumentum neve hol legyen pontosan megnevezve? Válasz: Annak a fájlnak (pl.: .xls,.pdf,.jpg formátum) az elnevezése legyen pontosan meghatározva, ami feltöltésre kerül a rendszerbe. (pl.: 2014/09_KDRFÜ Kft._1.részszámla; KDRFÜ KFt_végszámla_telj.igazolás) 2. Kérdés: Az elszámolás elkészítését követően elég ha csak lezárjuk, ezzel beküldésre kerül az elszámolás? Válasz: A kifizetési igénylés lezárása (7. műveleti lépés) nem egyenlő annak beküldésével. Tehát szükséges a beszámoló csomag beküldésének funkciógombjára is kattintani (8.műveleti lépés), ahhoz hogy áttöltődjön a MIR rendszerbe. 3. Kérdés: A felscannelt alátámasztó dokumentumokat kell-e hitelesíteni? Válasz: Csak abban az esetben szükséges a kedvezményezett képviselőjének vagy annak meghatalmazottjának aláírása, ha a dokumentum jellege miatt azt hitelesíteni szükséges. Például: Számlarészletező; NAV honlapjáról nyomtatható köztartozásmentes igazolás; Netbankárból nyomtatott bankkivonat. 4. Kérdés: Egy elszámolás beküldésekor dönthetek-e úgy, hogy a dokumentumok egy részét feltöltöm, másik részét postán küldöm be? Válasz: Igen, akár egy dokumentumot is beküldhet postán a kedvezményezett. Ebben az esetben ennek a dokumentumnak a postai beérkezésétől számítódik az ellenőrzési határidő.

7. Kérdések – Válaszok 2. 5. Kérdés: Ha az elszámolás benyújtásakor a kedvezményezett nem választja a papír alapon történő dokumentumbeküldést, a hiánypótlás során van-e lehetősége mégis a papír alapú benyújtásra? Válasz: Nincs. A papír alapú benyújtás opcióját a hiánypótlás során nem módosíthatja, így ha csak elektronikus beküldést választott a kedvezményezett, a hiánypótlás során is csak elektronikusan tölthet fel dokumentumot. 6. Kérdés: Hova kerüljenek feltöltésre az általános, nem konkrét számlához kapcsolódó dokumentumok? Válasz: Az általános, de az elszámolást érintő dokumentumok is valamelyik számla tételéhez kerüljenek feltöltésre, ne a, egyértelműen jelölve a feltöltött fájl nevét. 7. Kérdés: Az elektronizálás érinti-e a projekt egyéb eljárásrendi lépéseit (pl.: TSZ módosítás)? Válasz: Nem. Csak és kizárólag a Beszámoló/Elszámolási csomag eljárásrendi folyamatát (beküldés – hiánypótlás) érinti.

8. KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! Gombita Tamás tamas.gombita@kdrfu.hu www.kdrfu.hu www.szechenyi2020.hu