Performance Management System

1. Performance Management System Performance appraisal bukan satu kejadian tunggal melainkan suatu proses. Proses tersebut umumnya meliputi: • Dalam performance appraisal, manajer bertugas merefleksikan seberapa bagus anak buahnya mengerjakan tugasnya dalam jangka satu tahun • Manajer mengeluarkan berbagai macam formulir dan kertas kerja yang didesain oleh organisasi untuk mendapat informasi dan kemudian mengedarkannya. • Manajer memutuskan untuk merekomendasikan perubahan kompensasi, dan juga jumlah besarannya.

2. Setelah formulir dan rekomendasi disetujui oleh supervisor manajer, manajer menyiapkan diskusi mengenai performansi individual dalam satu tahun kemarin • Manajer dan anak buahnya mengadakan pertemuan kira-kira satu jam lamanya mengenai apa yang telah lalu, sekarang dan yang akan datang. • Review kertas kerja dan penandatanganan formulir menandakan proses telah lengkap • Setelah diskusi selesai maka pertemuan diakhiri. Manajer mengambil kesimpulan dan menambahkan beberapa komentar tambahan lalu mengirimkan kertas kerja tersebut kepada departemen personalia untuk diisi.

3. Siklus Performance Appraisal yang Ideal Performance appraisal tidak dimulai dengan formulir, tapi dimulai dari pekerjaannya-perencanaan apa yang harus diselesaikan dan mencari tahu bagaimana mencapainya. • Fase I : Performance Planning Appraiser dan Appraisee bertemu utk membuat rencana tahun depan. Mereka mengadakan persetujuan mengenai lima hal: • Akuntabilitas kunci dari pekerjaan anak buah • Tujuan spesifik yg akan dicapai oleh anak buah • Standar yg akan digunakan untuk mengevaluasi bgmn anak buah mencapai tujuannya • Faktor kinerja, kompetensi, atau perilaku kritis dalam menentukan cara bagaimana tujuan bisa dicapai • Perencanaan pengembangan anak buah yang akan diselesaikan selama tahun tersebut.

4. Fase II : Performance Execution Selama satu tahun ini, anak buah melaksanakan rencana dari fase I. Supervisor bertanggungjawab utk feedback & coaching • Fase III : Performance Assessment Appraiser dan appraisee mengevaluasi sendiri rencana yg berhasil & yg tidak. Manajer melengkapi penilaian performance anak buah, sesudah direview dan disetujui oleh pihak manajemen dan personalia, kemudian didiskusikan dgn anak buahnya. • Fase IV : Performance Review Manejer dan anak buah mendiskusikan dan mereview penilaian performance tersebut. Diskusi tsb meliputi: • Hasil yg dicapai • Efektivitas performance atau perilaku • Penilaian performance seluruhnya • Kemajuan pengembangan • Fase V : Performance Renewal and Recontracting Manajer dan anak buah merevisi akuntabulitas kunci yg perlu diganti dan mengubahnya disesuaikan dgn tujuan dan standar baru .

5. AKTIVITAS Siklus Performance Appraisal FASE Kondisi Prasyarat • MISI ORGANISASI • Menetapkan semua strategi • Menentukan tujuan perusahaan • Menentukan tujuan unit/departemen • Bagaimana • Kompetensi • Perilaku • Perenc. Pengemb. PERFORMANCE PLANNING • Apa • Akuntabilitas • Tujuan • Standar I • Tgjw. Indv. • Komit thd pencapaian tuj. • Performance feedback & • coaching • Komunikasi terbuka • Pengumpulan data • Persiapan review PERFORMANCE EXECUTION • Tgjw. Manajer • Mencipt. Kond yg memotivasi • Observasi performance • Memperbarui tujuan • Memberikan feedback • Mengadakan pengembangan • Mendorong perilaku II III • Judging • Kompensasi • Staffing • Perencanaan suksesi • Promosi • PHK • Coaching • Pengembangan • Mentoring • Perencanaan karir • Rekognisi PERFORMANCE ASSESSMENT PERFORMANCE REVIEW IV V RENEWAL & RECONTRACTING

6. How Performance Management Work • High Performance • Reinforce melalui praise/ rekognisi/ pengembangan tanggungjawab Improved Performance Performance Effectiveness • Low Performance • Coaching/ Counseling Actual Performance Performance Agreement Monitoring and Review performance Agreement Main Performance Review Start Year Tingkatan Performance Management End Year

7. Latar Belakang Performance Management Merit rating Management by Objectives Performance Management • Merit Rating • Manajer menilai bawahan berdasar: • Pengetahuan akan tugas sekarang • Output efektif • Pengambilan keputusan • Ketepatan kerja • Percaya diri • Sikap kerja • Inisiatif • Kesiapan menghadapi tekanan • Menggunakan skala: • Amat baik • Memuaskan • Cukup • Buruk • Mengapa manajer ini tidak suka MR • Tidak percaya pada validitas MR • Sungkan bila langsung mengkritik • Kurang terampil melakukan penilaian dan interview • Tidak suka prosedur-prosedur baru

8. Management by Objectives Sistem yg dinamis untuk mengintegrasikan kebutuhan perusahaan untuk mencapai keuntungan dan pengembangan tujuan dengan kebutuhan manajer untuk berkontribusi dan mengembangkan diri. Mc Gregor: MBO merupakan taktik dalam strategi manajemen melalui kontrol dan pengarahan

9. The Management by Objectives process Corporate objectives Unit objectives Review of corporate performance revise Indiv prepares objectives Managers set down objectives Review of unit performance Indiv & managers agree objectives revise Review of individual performance

10. MUNCULNYA PERFORMANCE MANAGEMENT • Hadirnya HRM sebagai pendekatan strategis dalam memanaj dan mengembangkan bawahan • Pentingnya penilaian yang strategis & fleksibel • Kesadaran bahwa performance hanya bisa diukur & dinilai dg model input-proses-output-hasil (kontribusi) • Adanya perhatian terhadap peningkatan dan pengembangan yang berkelanjutan, serta learning organization • Kesadaran bahwa proses penilaian kinerja harus dilakukan oleh manajer lini sepanjang tahun • Kesadaran akan pentingnya kultur perusahaan • Pengembangan konsep & teknik pengukuran kemampuan dalam level perilaku • Munculnya kesadaran bahwa pengelolaan kinerja adalah tanggung jawab bersama, bukan hanya manajer lini • Ketidakpuasan akan hasil pengukuran dari cara-cara yang lain

11. PERFORMANCE MANAGEMENTDefinisi, Dasar & Tujuan DEFINISI Performance management adalah usaha untuk mendapat hasil yg lebih baik bagi organisasi, tim maupun individu dengan memahami dan memanaj performance dalam kerangka tujuan, standar dan kompetensi yg terencana yg telah disepakati bersama. Kata kunci dari definisi ini adalah: • Kerangka tujuan, standar dan atribut/kompetensi yg terencana dan telah disepakati bersama • Sebuah proses • Berbagi pemahaman • Pendekatan untuk memanaj dan mengembangkan orang • Achievement

12. DASAR Ketika org mulai mengetahui dan memahami apa yang mereka harapkan, dan akan dapat mengambil bagian dalam pengharapan tersebut, mereka akan berusaha mencapainya TUJUAN Tujuan utama performance management adalah menciptakan budaya dimana indv dan kelompok dapat bertanggungjawab terhadap perbaikan proses bisnis, skill & kontribusi mereka sendiri.

13. Implikasi yg lebih luas dari PM • Performance Management dan HRM PM dpt berguna mencapai tujuan HRM seperti: • Mencapai tingkat tertinggi kinerja HR suatu organisasi • Mengembangkan orang baik kapasitas maupun potensialnya • Menciptakan lingkungan dimana potensial laten dari pegawai dapat terealisasi • Mendorong atau mengubah kultur organisasi • Pengembangan selanjutnya pengembangan kontinyu mrpk pengembangan diri dimana orang dapat mengembangkan dirinya sdr pd lingk. yg mendukung. PM berguna dlm pengemb karir indv. & memberi kesempatan pd manajer dan bawahannya utk berdiskusi ttg pekerjaan sbg pelajaran. Jadi pegawai tidak hanya memahami atribut (pengetahuan, skill dan keahlian) dan kompetensi di area dia bekerja namun juga dpt memahami area lain. • Kerja tim PM dpt berguna mengembangkan kemandirian bawahan tanpa hrs dgn manajer. Yaitu dgn diskusi kelompok mengenai penentuan tujuan, review kemajuan yg mereka dapat.

14. PERFORMANCE MANAGEMENT IMPROVING INDIVIDUAL AND ORGANIZATIONAL PERFORMANCE REWARD MANAGEMENT DEVELOPING SKILLS AND COMPETENCIES IMPROVING MANAGERIAL EFFECTIVENESS Performance Management as an Integrating Force

15. PERFORMANCE MANAGEMENT Falsafah Falsafah dasar PM adalah: • Teori motivasi: expectancy, goal, reinforcement • Konsep efektivitas organisasi dan bgmn PM berkontribusi di dlmnya • Kepercayaan mengenai cara paling baik kinerja di manaj

16. Teori Motivasi Ada tiga teori motivasi yang berkontribusi besar dlm PM yaitu yang menekankan pada: • Tujuan • Reinforcement • Harapan/ expectancy

17. Efektivitas Organisasi Konsep dari efektivitas organisasional yg mempengaruhi PM adalah: • Kebutuhan untuk clarity strategi dan nilai • Pentingnya mendapatkan channel dlm komunikasi dua arah • Keuntungan yg datang dari operasi sebagai “learning organization”

18. Kepercayaan dlm Managing Performance • Signifikansi dr model input, proses, output, pendapatan dlm managing performance • Signifikansi PM sbg proses natural dr manajemen • Kebutuhan memanaj harapan/expectancy • Pentingnya menciptakan hubungan baik antr manajer & staf dlm managing performance-managing dgn kesepakatan drpd komando • Signifikansi tujuan/ objectives • Pentingnya pengukuran, feedback dan manajemen kontingensi • Kebutuhan utk memberdayakan orang

19. Corporate Departmental And team Objectives And plans Performance agreement Performance plan Performance review Action Monitor Feedback And review