UPJWeb

1. UPJWeb Koulutus esimiehille ja henkilöstöasioiden hoitajille 30.9.2008 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto Emmi Tammiluoma

2. UPJWeb-järjestelmä • HY:n oma tietojärjestelmä, joka on luotu helpottamaan UPJ-dokumentointia • https://www-hotel1.it.helsinki.fi/upj2006 • Kirjautuminen yliopiston pääkäyttötunnuksilla • Kaikki tehtävänkuvaukset ja henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnit laaditaan UPJWebissä • Sopimustiedot siirtyvät UPJWebiin automaattisesti henkilötietojärjestelmä Personec F.V:stä • Jos ei sopimusta voimassa, ei myöskään tietoja UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

3. Käyttäjäroolit • TT – työntekijä • EM - esimies, joka laatii työntekijälle lomakkeet ja arviot • YJ - yksikön johtaja, yleensä laitoksen johtaja • AR - arviointiryhmä • TA – työnantajan edustaja: dekaani, erillisen laitoksen johtaja tai hallintoviraston osaston johtaja • H2 - laitoksen / tiedekunnan henkilöstöasioiden hoitaja • H1 - hallintopäällikkö Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

4. Esimiessivun näkymä UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

5. Tehtävänkuvauksen laatiminen • Esimiessivulla (EM sivu) • Laadi uusi tehtävänkuvausluonnos (uusi luonnos), huom. oikea tehtäväala • Määritä luonnoksen nimi, tehtävän nimike ja sijoitusyksikkö • Tallenna • Sido henkilöön • Tehtävänkuvauksen kirjoittaminen (työntekijä) • Tehtävänkuvauksen tarkistaminen, vaatitasojen tallentaminen (esimies ja työntekijä) ja mahdolliset perustelut • Lomakkeen allekirjoittaminen (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn • Huom! Jos lomaketta ei sidota työntekijään ennen esimiehen allekirjoitusta, voi lomakkeen sitoa vasta kun lomake on työnantajan hyväksymä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

6. Tehtävänkuvauksen sitominen henkilöön • Kun lomakkeelle on tallennettu vähintään sijoitusyksikkö ja tehtävän nimike • Painonappi ”Sido henkilöön” • Valitse avautuvasta työntekijälistasta ko. henkilö (”valitse”) • Näkymään aukeaa henkilön sopimustiedot, valitse sivun alareunasta sopimusjakso (”valitse”) • Henkilön tiedot tallentuvat tehtävänkuvauslomakkeelle, joka aukeaa näyttöön • Poistu lomakkeelta painonapilla ”Takaisin tehtävänkuvauslistaan” • Lomake näkyy sekä työntekijälle että esimiehelle Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

7. Tehtävänkuvauksesta • Henkilöön sidotun tehtävänkuvausluonnoksen (ei allekirjoituksia) voi irrottaa henkilöstä takaisin sitomattomaksi luonnokseksi • Irrota henkilöstä -toiminto näkyy esimiehelle lomakkeella • Lomake siirtyy esimiehen sitomattomiin lomakkeisiin • Lomake voidaan sitoa toiseen henkilöön • Allekirjoitetun tehtävänkuvausluonnoksen (joko TT tai EM allekirjoitus) voi tarvittaessa avata muokattavaksi • Avaa muokattavaksi -toiminto näkyy esimiehelle lomakkeella • Toiminto poistaa henkilön allekirjoituksen lomakkeelta ja avaa lomakkeen jälleen avoimeksi muokkaukselle Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

8. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – muu henkilöstö • Valitse esimiessivulla (EM sivu) käsittelyyn ko. henkilö • Avaa henkilön hyväksytty, voimassa oleva tehtävänkuvauslomake • Suoritusarvioinnin laatiminen - painonappi • Valitse, onko kyseessä vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi • Arvioi kaikki lomakkeen kohdat • Kirjoita perustelut (näkyy YJ:lle ja TA:lle) • Tallenna • Lomakkeen ja arvioinnin tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipiteen ja mahdollisten perustelujen tallennus • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

9. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Valitse esimiessivulla (EM sivu) käsittelyyn ko. henkilö • Avaa henkilön hyväksytty, voimassa oleva tehtävänkuvauslomake • Suoritusarvioinnin laatiminen -painonappi • Valitse, onko kyseessä vuotuinen vai muuna ajankohtana tehtävä arviointi • Määritä arviointiajanjakso (mennyttä aikaa) • Tallenna • Arviointitekijöiden painotuksen määritys (esimies) • Ansioiden dokumentointi (työntekijä) • Tallenna (työntekijä) • Arviointitekijöiden suoritustason määritys (esimies) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

10. Henkilökohtaisen suoriutumisen laatiminen – opetus- ja tutkimushenkilöstö • Kirjoita perustelut (esimies) perustelut näkyy YJ:lle ja TA:lle • Tallenna • Lomakkeen ja arvioinnin tarkistus (esimies ja työntekijä) • Työntekijän mielipiteen ja mahdollisten perustelujen tallennus • Lomakkeen allekirjoitus (esimies ja työntekijä) • Lomake siirtyy automaattisesti yksikön johtajan käsittelyyn Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

11. Suoritusarvioinnin muuttaminen tai poistaminen • Arviointia voi muuttaa vielä ennen lomakkeen allekirjoitusta • Muu henkilöstö • Muuta halutulle arviointitekijälle annettua arviota ja tallenna lomake uudelleen • Opetus- ja tutkimushenkilöstö • Muuta halutulle arviointitekijälle annettua arviota ja tallenna lomake uudelleen • Jos haluat muuttaa painotuksia tai ansioiden dokumentointia, tyhjennä kaikki annetut arviot ja tallenna lomake uudelleen • Allekirjoitettua lomaketta ei voi muokata Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

12. Vuotuinen suoritusarviointi • Arvioidaan keväällä (helmi-toukokuu) • Muu henkilöstö + opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) vuosittain • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) vähintään kolmen vuoden välein • Tasot maksuun toukokuussa (muu henkilöstö) ja elokuussa (opetus- ja tutkimushenkilöstö) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

13. Suoriutumisarviointi muuna ajankohtana • Uuden henkilön ensimmäinen henkilökohtaisen suoriutumisen arvio • Työntekijän tehtävien vaativuustason muuttuessa Suoriutuminen arvioidaan kuuden kuukauden sisällä tehtävän vaativuustason muuttumisesta. Opetus- ja tutkimushenkilöstön vaativuustasoille 5-11 kuuluville henkilöille suoriutuminen tulee arvioida 12 kk kuluessa vaativuustason muutoksesta. • Henkilökohtaista suoriutumista ei voi laatia muulloin kuin yllä mainituissa tilanteissa tai vuotuisen arviointikierroksen yhteydessä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

14. Suoritustason laskeminen • Jos työntekijän suoritustaso laskee edellisestä, samaan tehtävään laaditusta suoritusarvioinnista • UPJWeb ilmoittaa suoritustason laskusta lomakkeella • Ilmoitus suoritustason laskusta tulee hyväksyä (rasti ruutuun) ennen lomakkeen allekirjoitusta • Ryhdytään työsuorituksen parantamista tukeviin toimenpiteisiin • UPJWebissä laaditaan uusi arviointi 6/12 kk kuluttua ensimmäisestä arviosta, jossa suoritustaso on laskenut • Jos suoriutuminen ei ole palautunut ennalleen, lasketaan suoritustaso uutta arviointia vastaavaksi • Ilmoitus suoritustason laskusta ei poistu arviointilomakkeelta Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

15. Tehtävänkuvauksen tai suoritusarvioinnin hylkääminen ja luonnoksen poistaminen • Jos tulee laadittua ja allekirjoitettua lomake jota ei tarvitse käsitellä eteenpäin • Yksikön johtaja (YJ) voi aina hylätä lomakkeen • Lähetä yksikön johtajalle pyyntö hylätä lomake • Esimies voi tarvittaessa poistaa Luonnos-tilassa (ei allekirjoituksia) olevat tehtävänkuvaukset ja suoritusarviointilomakkeet Poista -napilla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

16. Tehtävänkuvauksen kopioiminen luonnokseksi • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sitomattomaksi luonnokseksi • Avaa tehtävänkuvaus, jonka haluat kopioida luonnokseksi • Laadi luonnos -nappi kopioi tekstin uudelle sitomattomalle lomakkeelle ilman allekirjoituksia ja vaativuustasoja • Lomake avoin muokattavaksi, on arvioitava uudelleen • Sidotaan haluttuun henkilöön tai arvioidaan sitomattomana tapauksesta riippuen • Laadi luonnos jos haluat käyttää tehtävänkuvausta uuden kuvauksen pohjana ja arvioida tehtävän uudelleen Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

17. Tehtävänkuvauksen kopioiminen • Hyväksytyn tehtävänkuvauksen voi kopioida sellaisenaan • Avaa tehtävänkuvaus, jonka haluat kopioida • Luo kopio -nappi kopioi tehtävänkuvauksen uudelle hyväksytylle sitomattomalle lomakkeelle • Lomakkeelle kopioituu tehtävänkuvausteksti, vaativuustasot, perustelut ja allekirjoitukset (paitsi työntekijän) • Lomake pitää sitoa erikseen työntekijään, jonka tulee myös allekirjoittaa lomake • Lomaketta ei pysty muokkaamaan tai arvioimaan uudelleen, ainoastaan TT:n perustelut -kenttä on avoin muokkaukselle • Kopiointi ei ole mahdollista arkistoiduissa lomakkeissa • Käytä kopiointia vain uuden henkilön palkkaamisen yhteydessä, ei vanhan työntekijän vaativuustason muutoksen yhteydessä! Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

18. Esimiesrekisteri Jos et näe alaistasi EM-sivullasi, esimiesrekisteri ei luultavasti ole ajan tasalla. Ota tällöin yhteys yksikkösi henkilöstöasioiden hoitajaan (H2), joka ylläpitääesimiesrekisteriä. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

19. HH-sivun näkymä UPJWebissä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

20. Hakurajoitukset • Sijoitusyksikkö • Yksiköt, joihin henkilölle on myönnetty HH-rooli • PS-tila • Aktiivinen palvelussuhde (ps) – paikalla olevat työntekijät • Virkavapaus (vv) – yksiköstä virkavapaalla (joko HY:ssä tai ulkopuolella) olevat työntekijät • Alkava/päättyvä palvelussuhde (a/p) – työntekijät joiden palvelussuhteen alkuun alle 3 kk (sopimus Personec F.V:ssä) tai palvelussuhteen päättymisestä alle 3 kk • Päättynyt palvelussuhde (-) – työntekijät joiden palvelussuhteen päättymisestä yli 3 kk • Hyväksytyt lomakkeet arkistoituvat automaattisesti Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

21. Valittu työntekijä • Valikko listaa työntekijät muiden hakurajoitusten mukaisesti • Listalta voi valita suoraan käsiteltäväksi halutun työntekijän, jolloin ko. henkilön sopimustiedot ja lomakkeet avautuvat näyttöön • Kaikki palvelussuhteen tilat • Listaa valittu työntekijä-listaan kaikki työntekijät palvelussuhteen tilasta riippumatta • Hae henkilöitä joko rajaamalla hakurajoituksia tai • Etsi lomakkeita ilman hakurajoituksia suoraan dokumentin tilan mukaan • Luonnokset ja allekirjoitetut luonnokset eivät näy HH-sivulla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

22. Roolihallinta • Esimiesroolin antaminen • Valitse sijoitusyksikkö rajausvalikosta • Merkitse halutun uuden esimiehen henkilötunnus (muotoa 111260-123V) tai mikroverkon käyttäjätunnus kohtaan: ”uusi henkilö valitulle roolille valitussa sijoitusyksikössä” • Lisää • Esimiesroolin poistaminen • Valitse sijoitusyksikkö rajausvalikosta • Valitse haluttu esimies Henkilö-valikosta • Klikkaa vihreää sijoitusyksikkötunnistetta, jolloin esimiesrooli kyseiseen yksikköön poistuu • Tarkista tilanne avaamalla Henkilö-valikko henkilön ei pitäisi enää näkyä esimieslistalla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

23. HH-, YJ ja TA- roolin hakeminen • Henkilöstöasioiden hoitajan, yksikön johtajan ja työnantajan edustajan roolit myönnetään aina henkilöstö- ja lakiasiain osastolla sijoitusyksikkökohtaisesti • Almassa käyttölupahakemus jonka hallintopäällikkö allekirjoittaa • Roolit muistettava perua samalla käyttölupahakemuksella esim. eläköitymisen tai muihin tehtäviin siirtymisen myötä • UPJWebiin muodostuu uusi sijoitusyksikkö aina, kun työntekijä sijoitetaan yksikköön missä ei ole vielä muita työntekijöitä. Tällöin henkilöä ei näe UPJWebissä, jollei ko. yksikköön erikseen haeta em. rooleja. Ole tarkkana: sijoitusyksikkö vs. vastuualue! Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

24. Esimiesrekisteri • Esimiestiedon päivittäminen • Valitse sijoitusyksikkö rajausvalikosta • Valitse haluttu esimies Esimies, jolle valitaan työntekijöitä –valikosta • Etsi työntekijälistasta työntekijä, jolle ollaan määrittelemässä esimiestä • Paina Vaihda esimies- nappia työntekijän kohdalla • Muutos näkyy heti esimieslistalla • Muista määrittää uudelle työntekijälle aina esimies • Esimiesrekisterissä näkyy aktiivisessa palvelussuhteessa olevat sekä alkavassa/päättyvässä palvelussuhteessa olevat työntekijät Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

25. Tehtävänkuvauksen laatiminen H1-roolilla • Edellyttää myös esimies-roolia • Valitse HH-sivulla hyväksytty tehtävänkuvaus, jonka haluat kopioida tai luo EM-sivulla uusi luonnos • Sido henkilöön • Valitse ”oma rooli” -valikosta rooliksi H1, jolloin henkilöiden valintaluetteloon aukeaa kaikki sijoitusyksikön työntekijät • Valitse listasta henkilö, kenet haluat sitoa lomakkeeseen • Etene normaalisti sitomisprosessi loppuun • Sitomisen jälkeen lomake näkyy työntekijällä sekä hänen esimiehellään • Jos lomaketta ei heti sido henkilöön, näkyy sitomaton lomake lomakkeen laatineen esimiehen EM-sivulla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

26. Yleistä • UPJWeb:n ”Omat tiedot” -sivun sopimustiedot (sis. koulutustieto) ovat ajantasaiset (Personec F.V) • Lomakkeiden sopimustiedot ”jäätyvät” lomakkeen allekirjoitushetken sopimustietoihin • Sopimustiedot eivät päivity lomakkeille lomakkeen allekirjoituksen jälkeen ja voivat siis olla vanhentuneita • Tehtävänkuvauksen sopimustiedot siirtyvät sellaisenaan myös henkilomakkeelle • H1-roolilla voi arkistoida vanhat lomakkeet • Tehtävänkuvauksen arkistointi arkistoi myös siihen sidotut henkiarviot. Henkiarvion arkistointi ei arkistoi tehtävänkuvausta. Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

27. Apua ja yhteystiedot • upj@helsinki.fi • Alman Palkkausjärjestelmä UPJ – sivut • UPJWeb käyttöohjeet • Pääkäyttäjät henkilöstö- ja lakiasiain osastolla Emmi Tammiluoma ja Ilkka Pekkarinen Henkilöstö- ja lakiasiain osasto