UPJ ja UPJWeb

1. UPJ ja UPJWeb UPJ -perusteet työntekijöille19.11.2009 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto Emmi Tammiluoma

2. UPJ- palkkausjärjestelmä • Tarkentava virka- ja työehtosopimus sama kaikissa yliopistoissa • Sovellettu 1.1.2006 lukien • Sovelletaan vakinaisessa työsuhteessa olevaan henkilöstöön sekä yli 6 kk kestävässä määräaikaisessa työsuhteessa olevaan henkilöstöön • 6 kk tulee täyttyä joko yhdessä tai toisiinsa keskeytyksettä liittyvissä osissa • Esim. työsuhde 3 kk + 2 kk + 3kk • UPJ:n piiriin viimeisen 3 kk sopimuksen alusta • Keskeytys työsuhteessa • Yli 1 kk (kalenterikuukausi tai 30 pvää) • Yli 180 pvää tai yli 6 kk apurahan takia Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

3. UPJ:n ulkopuolella • Työnantaja-asioita hoitavat henkilöt (työnantajavirkamiehet) • Harjoittelijat • Tukityöllistetyiksi palkattava henkilöstö • Alle 6 kk työsuhteessa olevat uudet työntekijät • Ei kuitenkaan henkilö, joka vaihtaa ilman keskeytystä yksiköstä toiseen alle 6 kk työsuhteeseen, jos kuuluu jo UPJ:n piiriin. • Tuntipalkkaiset työntekijät Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

4. Palkkausperusteet • Palkka perustuu tehtäväkohtaiseen palkanosaan (vaati) • Opetus- ja tutkimushenkilöstö vaativuustasot 1-11 • Muu henkilöstö vaativuustasot 2-15 • sekä henkilökohtaiseen suoriutumiseen (henki) • Suoritustasot 1-9 • Enintään 46 % tehtäväkohtaisesta palkanosasta • Ei euromääräisiä palkkoja • Paitsi UPJ:n ulkopuolelle kuuluville henkilöille • Marie Curie, FiDiPro Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

5. 1) Tehtävän vaativuuden arviointiprosessi Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

6. Tehtävän vaativuuden arvioiminen • Tutustu vaativuustasokehikkoon / vaativuustasokarttaan tehtävän vaativuustason määrittämistä varten • Laadi tehtävänkuvaus tosiasiallisten tehtäviesi mukaisesti • Ei liian niukka tai yleisluontoinen mutta toisaalta ei myöskään liian seikkaperäinen • Ei suoria lainauksia vaativuustasokehikosta/-kartasta • Tavoitteena yhteinen näkemys esimiehen kanssa • Tallenna ehdotuksesi tehtävän vaativuustasosta ja mahdolliset perustelut ehdotukselle • Perustelut erityisesti, jos esimies on tasosta eri mieltä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

7. 2) Henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiprosessi ESIMIES JA TYÖNTEKIJÄ ESIMIES YKSIKÖN JOHTAJA TYÖNANTAJA Arviointi-lomakkeen tarkistus ja lomakkeen allekirjoitus Arviointilomakkeen avaaminen ja työsuorituksen arviointi Suoriutumisen arviointi PALKANMAKSU PERUSTE Suoritus-arvioinnin vahvistus Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

8. Henkilökohtaisen suoriutumisen arvioiminen • Esimies vastaa arvioinnista • Suoriutuminen työtehtävistä ja niihin asetetuista tavoitteista • Perustelut suullisesti tai kirjallisesti lomakkeelle • Arviointikeskustelulle varattava yhteinen aika • Voit valmistautua arviointikeskusteluun esim. arvioimalla omaa suoriutumistasi etukäteen Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

9. Muun henkilöstön suoriutumisarviointi • Arviointitekijät • Ammatinhallinta • Osaaminen • Kehittyminen • Moniosaaminen/erityisosaaminen • Vastuullisuus työssä ja toiminta työyhteisössä • Oma-aloitteisuus • Yhteistyötaidot • Sitoutuminen työhön ja työyhteisöön • Laatu ja tuloksellisuus • Aikaansaavuus • Työn laatu • Taloudellisuus Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

10. Arviointiasteikko • 1 kehittymistä edellyttävä suoriutuminen • 2 tyydyttävä suoriutuminen • 3 odotuksia vastaava, hyvä suoriutuminen • 4 odotukset ylittävä suoriutuminen • 5 erinomainen suoriutuminen • Myös puolet pisteet käytössä • Esimies laatii arvion • Merkitse arviointilomakkeelle mielipiteesi (samaa tai eri mieltä arvioinnista) • Allekirjoitusjärjestys: 1) esimies 2) työntekijä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

11. OPT –henkilöstön suoriutumisarviointi • Arviointikriteerit • Opetukselliset ansiot • Tutkimukselliset ansiot • Yhteiskunnalliset ja yliopistoyhteisölliset ansiot • Arvioidaan kriteereitä, jonka mukaisia tehtäviä henkilöllä on • Arviointiasteikko 1-9 • 1 hyvin vähäiset ansiot • 3 odotuksia vastaavat ansiot • 5 hyvät ansiot • 9 erinomaiset, hyvin merkittävät ansiot • Verrataan vastaavan tyyppisissä tehtävissä vastaavilla aloilla ja samoissa vaativuusryhmissä työskenteleviin Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

12. Esimies luo arviointilomakkeen • Arvioitavat pääkriteerit painotetaan työtehtävien mukaisesti (yhteistyössä esimies ja työntekijä) • Listaa työtehtäviesi mukaiset ansiot arvioitaviin kohtiin • Vaativuustaso 5 -> ansiot viim. kolmen vuoden ajalta, vaativuustaso 1-4 ansiot viim. vuoden ajalta • Esimies tarkistaa ansiot ja laatii arvion • Merkitse arviointilomakkeelle mielipiteesi (samaa tai eri mieltä arvioinnista) • Allekirjoitusjärjestys: 1) esimies 2) työntekijä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

13. Uuden työntekijän arvioinnin aikarajat • Ensimmäiset arvioinnit • Tehtävän vaativuustaso arvioitava • 3 kk sisällä UPJ:n piiriin kuuluvan ts alkamisesta (budjettirahoitus) • 6 kk sisällä UPJ:n piiriin kuuluvan ts alkamisesta (täydentävä rahoitus) • Henkilökohtainen suoritustaso arvioitava • 6 kk sisällä UPJ:n piiriin kuuluvan ts alkamisesta (muu henkilöstö, opt vaati 1-4) • 12 kk sisällä UPJ:n piiriin kuuluvan ts alkamisesta (opt vaati 5-11) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

14. Vahvistettujen tasojen siirtyminen palkkaan • Työnantajan vahvistamat vaativuus- ja suoriutumistasot normaalisti maksuun vahvistamista seuraavan kuukauden alusta • Jos sopimuksen aikarajoista myöhästytään, tulee vaativuustaso takautuvasti voimaan • 4. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (budjetti) • 7. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (täydentävä rahoitus) • Myöhästynyt henkilökohtainen suoritustaso takautuvasti voimaan • 7. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (muu henkilöstö ja opt vaati 1-4) • 13. kk alusta UPJ:n piiriin kuulumisesta lähtien (opt vaati 5-11) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

15. Tehtävän arviointi muulloin kuin uudelle työntekijälle • Tehtävänkuvaus tarkistetaan vuotuisessa arviointikeskustelussa • Jos tehtävät ovat muuttuneet merkittävästi, voidaan tehtävä arvioida uudelleen • Uusi tehtävänkuvaus • Jos tehtävät vaihtuvat täysin uusiin, voidaan tehtävät arvioida myös muulloin kuin vuotuisen arviointikierroksen yhteydessä Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

16. Vuotuinen arviointikierros • Arvioinnit keväisin (helmi-toukokuu) • Muu henkilöstö + opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 1-4) vuosittain • Opetus- ja tutkimushenkilöstö (vaati 5-11) vähintään kolmen vuoden välein • Käydään läpi työtehtävät • Arvioidaan henkilökohtainen suoriutuminen • Vuotuisen suoritusarvioinnin vaikutus palkkaan • toukokuussa (muu henkilöstö) • elokuussa (opetus- ja tutkimushenkilöstö) Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

17. Vuotuinen arviointikierros Työntekijän ja esimiehen välinen arviointikeskustelu Ei merkittäviä muutoksia tehtävässä Vuotuinen suoriutumisarviointi Merkittäviä muutoksia tehtävissä: esimies laatii uuden tehtävän-kuvauksen UPJWebiin Vaativuustaso muuttuu “muuna ajankohtana” laadittava suoriutumisarviointi Vaativuustaso ei muutu “vuotuinen” suoriutumisarviointi

18. Suoriutumisarviointi muuna ajankohtana • Uuden henkilön ensimmäinen henkilökohtaisen suoriutumisen arvio • Työntekijän tehtävien vaativuustason muuttuessa laadittava suoriutumisarviointi • Henkilökohtaista suoriutumista ei voi laatia muulloin kuin vuotuisen arviointikierroksen yhteydessä tai yllä mainituissa tilanteissa Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

19. Kehityskeskustelu vs. suoriutumisarviointi Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

20. Erimielisyyskäsittely • Työntekijän ja esimiehen ollessa eri mieltä tehtävän vaativuustasosta tai suoriutumistasosta • Lomakkeelle merkitään ja perustellaan eriävät mielipiteet ja lomake allekirjoitetaan • Työntekijän ollessa eri mieltä työnantajan kanssa lopullisesta tehtävän vaativuustasosta tai suoriutumistasosta • Työntekijä voi halutessaan käynnistää erimielisyysprosessin (mahdollisimman pikaisesti tason vahvistamisen jälkeen) • Ohje Almassa https://alma.helsinki.fi/doclink/100253 Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

21. Almassa • Vaativuustasokehikot ja –kartat • Henkilökohtaisen suoriutumisen arviointikriteerit • Neliportainen virkarakenne ja käytettävät nimikkeet • Muun henkilöstön nimikkeet • Opetus- ja tutkimushenkilöstön tehtävien kuvaaminen -ohje • Lomakkeet Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

22. UPJWeb-järjestelmä • Almassa: Palkkausjärjestelmä UPJ –> UPJWeb • https://alma.helsinki.fi/doclink/48997 • Suora osoite: https://www-hotel1.it.helsinki.fi/upj2006 • Kirjautuminen yliopiston pääkäyttötunnuksilla • Kirjautuminen yliopiston palomuurin ulkopuolelta OpenVPN -suojausohjelmiston avulla • Ei yleisessä käytössä olevilta koneilta • Järjestelmään kirjautuminen estetty • palvelussuhde ei ole voimassa • virkavapaalla Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

23. Käyttäjäroolit • TT – työntekijä • EM - esimies, joka laatii työntekijälle lomakkeet ja arviot • YJ - yksikön johtaja, yleensä laitoksen johtaja • AR - arviointiryhmä • TA – työnantajan edustaja: dekaani, erillisen laitoksen johtaja tai hallintoviraston osaston johtaja • H2 - laitoksen / tiedekunnan henkilöstöasioiden hoitaja • H1 - hallintopäällikkö Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

24. Yleistä • Kaikki sopimustiedot siirtyvät UPJWebiin automaattisesti henkilötietojärjestelmä Personec F.V:stä • UPJWeb:n ”Omat tiedot” -sivun sopimustiedot (sis. koulutustieto) ovat ajantasaiset (Personec F.V) • Lomakkeiden sopimustiedot ”jäätyvät” lomakkeen allekirjoitushetken sopimustietoihin • Sopimustiedot eivät päivity lomakkeille lomakkeen allekirjoituksen jälkeen ja voivat siis olla vanhentuneita • Tehtävänkuvauksen sopimustiedot siirtyvät sellaisenaan myös suoritusarviointilomakkeelle Henkilöstö- ja lakiasiain osasto

25. Apua ja yhteystiedot • upj@helsinki.fi • Alman Palkkausjärjestelmä UPJ – sivut • Pääkäyttäjät henkilöstö- ja lakiasiain osastolla Emmi Tammiluoma ja Sari Karhu Henkilöstö- ja lakiasiain osasto