Verksamhetsarkitektur - Management by making sense

1. Verksamhetsarkitektur- Management by making sense Lotta Hugner, Guide Konsult AB

2. Oo

3. Ledarskapsstilar genom tiderna... Management by... • walking • disappearing • fear • confusing • ...”by making sense”

4. Vad är en verksamhetsarkitektur? En verksamhetsarkitektur beskriver verksamheten som system i ett sammanhang: • Hur viktiga "saker" i verksamheten är strukturerade. • Vilka komponenter dessa saker består av. • Hur komponenterna passar ihop och samverkar i något syfte.

5. Vad är en verksamhetsarkitektur? Standardisering av verksamhetens strukturer avseende: • tankemönster, begreppsapparat • processer, flöden, beteenden • motivation, inriktning, styrning • resurser, objekt, information • ansvar, organisation • EIA: Informations- & kommunikationssystem, format, lösningsprinciper Slutsatser: En verksamhetsarkitekturinnebär tvärfunktionell verksamhetsstyrning som kommer att utmana den vertikala styrningen i "stuprör”.

6. Nyttan av att beskriva arkitekturen • Förmedla en överblick över Företaget där man ser verksamhetens bedrivande i sin helhet, inkl nyttjandet av IT som får verksamheten att "fungera" bättre. • Hitta förbättringspunkter, formulera förbättringsförslag och planera förbättringsobjekt. Särskilt tvärfunktionella, som spänner över gränser.Gäller både processerna och deras IT-stöd. • Reda ut var och hur förväntningarna på varandra inte stämmer överens, inkl "glapp" och bristande koordinering mellan parternas IT-stöd. • Kunna avgränsa ut ett fokusområde för djupare studier och veta hur det samspelar med omgivningen (både i direkta kontakter och indirekt via IS/IT). • Normgivande för gruppering av verksamhetens ingående delar. "Gruppering" kan göras efter organisation/linjeansvar, roller, processer - förädlingsflöden, geografi, kunskapsområde, m fl. • Utbildning i företagskunskap (verksamhet och IS/IT), där belysning av "min plats i helheten" skapar mening för envar:"Management by making sense".

7. Mer nytta! • Kommunikation och resonerande mellan verksamhetens alla intressenter om verksamheten och dess utveckling • Upprätthålla en gemensam framtidsvision för verksamhet och IS/IT. • Integrera verksamheten för störningsfri samverkan. • Frigöra informationsresurserna för merutnyttjande över gränser. • Undvika redundans (onödigt arbete, dubbelarbete och onödiga satsningar) i verksamheten och dess IS-lösningar. • Underlätta förändringar genom minskad komplexitet (oöverskådligt, rörigt, etc). • Frigöra kapacitet för utveckling i stället för att låsas i härvor av spagetti.

8. Syftet på sikt med att vidmakthålla en arkitektur • En verksamhetsarkitekturs främsta syfte är att säkra verksamhetens förmåga att skapa värden, över tiden och med hänsyn till omvärldens förändringar. • Värden skapas genom att insatsmaterial förädlas till produkter (som kan vara både varor och tjänster) i delverksamheter som motiveras framför allt av rationellt gemensamt värdeskapande. Men: En arkitektur som inte beskrivs degenererar. För att vidmakthållas så måste även dess beskrivning vidmakthållas, på ett enhetligt och stabilt sätt.

9. GÖR:Värdetillskott Objekt med högre värde ut Värdebärande objekt in Värdeskapande aktivitet tillförs Resursmässiga förutsättningar Styrning Resurs för att göra Belysning av värdeskapandet i sitt sammanhang Den bärande motiveringen för varje verksamhet (eller del därav) är att den kan skapa värden för någon.Utgå från det!

10. Regalskeppet Vasa

11. Framtagning av en verksamhetsarkitektur Etablera verksamhetens styrande målstruktur. Klassificera verksamhetens processer övergripande. Klassificera verksamhetens hanteringsobjekt övergripande. Verifiera grovt processer vs hanteringsobjekt. Verifiera detaljerat Visualisera värdeskapandet med IS-stöd Koppla mot/skapa InfoSystem och DataBaser Koppla mot/skapa en IT-arkitektur

12. Kundcase!

13. Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas? • Etablera en arkiekturprincip (Enterprise Architecture Framework) som gör nytta för både verksamhet och informationssystem. Inte "bara" för IS. • Etablera, dokumentera och sprid gemensamma beskrivningsformerför arkitekturens olika vyer: Konsekventa, heltäckande, begripliga.

14. Objekt, Regler resurser Vad ska g ä lla... ... n ä r (h ä ndelse) Vad ä r det vi ... om (villkor) ? ” hanterar ” ? Astrakans syn p å verksamhetsmodeller Arkitekturens kvalitetss ä krande sammanhang M å l Vad vill vi uppn å ? motiverar , kan uttrycker styr specificeras ö nskv ä rda som tillst å nd f ö r V ä rdeskapande aktiviteter Hur? Vem ? Var? N ä r? 3 - skiktad arkitektur: Business f ö ruts ä tter , initierar , p å verkar , architecture styr skapar Information architecture Technical architecture Svaren p å fr å gorna begr ä nsar m ö jliga tillst å nd i verksamhetsskiktet & tillst å nds ö verg å ngar f ö r ska h ä nga ihop i en meningsskapande helhet!

15. Beskrivningsformen har funnits länge Mål- Verksamhetens strukturen övergripande mål bidrar M-2 till M-3 bidrar Styrmedel för Lednings- till reglerat umgänge processer Ett mål/medel mellan parterna i processen är att uppnå... MÅL-1 Organisations- strukturen siktar mot siktar mot siktar mot har Org-enhet Ansvarar för... Process- strukturen rapporterar till P DelProcess: Förädlings- Förädlings- Arbetet här går ut på att... P-1 P+1 flöde in flöde ut Org-enhet Org-enhet Ansvarar för... Ansvarar för... Lednings-insatser Arbets-insatser Informationsstöd som består av att... som består av att... som innehåller uppgifter om... tillför tillför Gemensamt tillgängliga Informations- resurser strukturen Kompetensgrupp A X Kompetensgrupp B definierar Inforesurs X Y Inforesurs Y definierar

16. Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas? • Etablera en arkiekturprincip (Enterprise Architecture Framework) som gör nytta för både verksamhet och informationssystem. Inte "bara" för IS. • Etablera, dokumentera och sprid gemensamma beskrivningsformerför arkitekturens olika vyer: Konsekventa, heltäckande, begripliga. • Rekrytera och "kontraktera" lokala arkitektersom ansvarar för delarkitekturer i alla relevanta enheter, ansvarsområden, delprocesser, funktioner, etc. • Skapa en yrkesroll, typ "Företags-arkitekt", som gör arbetet intressant, meriterande och utformat för att bli relevant på flera sätt inom Företaget. • Ta fram utbildningsmaterial, provkör på arkitektpiloter. • Etablera arbetsformer & processer för framtagning av lokala del-arkitekturer och deras rutinmässiga, fortlöpande, integrering i Företagets övergripande arkitektur.

17. Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas? • Kartlägg arkitekturvyernas intressenter/"kunder" och deras sätt att använda dem.Särskilt: Arkitekturen som styrinstrument. • Etablera samarbete med utvalda kunder för att fortlöpande anpassa innehåll, arkitektur, beskrivningsformer och "bruksanvisningar" för största möjliga användbarhet & nytta. • Ta fram presentationsmaterial för att gå ut brett med arkitekturen, dess användningsområden och nyttoeffekter. • Varje affärsprojekt ska bidra till beskrivningen av verksamhetsarkitekturen

18. Ur ett affärsprojektperspektiv... Verksamhetsarkitekturen är en förutsättning för rationell utveckling. Skapa förutsättningar för.... • effektiv processutveckling av verksamheten • bättre verksamhetsnytta av affärsprojekt • bättre prioritering av affärsprojekt och förvaltningsuppdrag • bättre koordinering mellan affärsprojekt • snabbare start av affärsprojekt

19. Tack för mig! lotta.hugner@guide.se