Vertrauensarbeitszeit – ein Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung

1. Vertrauensarbeitszeit – ein Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung dieses Managementkonzeptes Basis des Vortrages: Das Projekt "Vertrauens-arbeitszeit - Neue Entwicklung gesellschaftlicher Arbeitszeitstrukturen“ – Projekt F 1853 der BAuA, Autoren: S. Wingen, T. Hohmann, U. Bensch, W. Plum,2004

2. 3 Thesen zum Thema Voraussetzungen einer erfolgreichen Einführung von Vertrauensarbeitszeit Das Referenzmodell Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit Gliederung

3. Vertrauensarbeitszeit (VAZ) ... ist ein Arbeitszeitmodell, dass sich grundsätzlich von anderen Arbeitszeitmodellen unterscheidet, weil die Arbeitszeit als Leistungsmaßstab in den Hinter-grund rückt. die Ergebnisorientierung das vorherrschende Steu-erungsprinzip in der Arbeit wird. Hierdurch erhält die VAZ den Charakter eines Managementkonzeptes. Neben der Arbeitszeitgestaltung ist eine Verände-rung weiterer Gestaltungsfelder von der Personal-führung über die Arbeitsorganisation bis hin zur Ent-geltgestaltung in der Regel notwendig. These I:

4. Vertrauensarbeitszeit ...wird zukünftig immer häufiger in den Unternehmen zum Zuge kommen. ... ist ein Oberbegriff für eine Reihe von Variations-möglichkeiten. ... ist kein geschlossenes Konzept. Unter dem Schlagwort können beliebige Modelle in Angriff ge-nommen werden. Der Begriff „Vertrauen“ erweckt dabei den Eindruck, modern und mitarbeiterorientiert zu sein. These II:

5. Vertrauensarbeitszeit ... ist weder gut noch schlecht. Wie werden die betrieblichen Rahmenbedingun-gen berücksichtigt? Welche flankierenden Maßnahmen werden ergrif-fen? Wie werden die Beschäftigten, die Schwerbehin-dertenvertretung, Betriebsrat und Gewerkschaft beteiligt? These III:

6. Ein gemeinsam getragener ´nachhaltiger` Leistungskompromiss Entscheidend ist nicht das jeweilige Niveau des Leis-tungskompromisses, sondern die Beteiligung der Be-troffenen am Aushandlungsprozess Es wird nicht einseitig u. „verdeckt“ an der Leistungs-schraube gedreht? Die Belegschaft signalisiert aus Sicht des Unterneh-mens hinreichend ihre Leistungsbereitschaft Erwartungen an die Belegschaft werden konkret for-muliert Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von VAZ

7. Anerkennung von Vielfalt und Differenz in Be-zug auf die individuelle Arbeitszeitgestaltung Die Beschäftigten haben die Sicherheit nicht miss-trauisch beäugt zu werden, wenn eine unkonventio-nelle Zeitgestaltung praktiziert wird, weder von Kolleg-Innen noch von Vorgesetzen Unternehmensseitig bedarf es der positiven Unter-stellung, dass Beschäftigte stets ihren Leistungs-beitrag zum Unternehmenserfolg erbringen Es bedarf intensiver kommunikativer Vermittlung, da individuelle Zeitinteressen nicht mehr offenkundig sind Voraussetzungen für eine erfolgreiche...

8. Offene Kommunikation über die Praxis von VAZ auf horizontaler Ebene zw. den Beschäftigten sowie auf vertikaler Ebene zw. Vorgesetzten und Beschäf-tigten Wie denkt das mittlere Management? Welchen „geheimen“ Spielregeln hängen sie an? Welchen „geheimen“ Spielregeln sind sie unterwor-fen? Dürfen sie ihre eigenen „Unsicherheiten“ diskutieren ohne gleich als „innovationsresistent“ etikettiert zu werden? Voraussetzungen für eine erfolgreiche...

9. Verstärkte Anstrengungen zur Teamentwicklung sind notwendig, um die - stets prekäre - Balance zwischen individuellen Arbeitszeitwünschen und gemeinsamer Arbeitsaufgabe herzustellen Beschäftigte müssen in der Lage sein, ihre Leis-tungsfähigkeit adäquat einzuschätzen, um Über- wie Unterlastsituationen von vornherein vermei-den zu können Voraussetzungen für eine erfolgreiche...

10. Eine angemessene Regulierung der VAZ be-grenzt mögliche Problemzonen von vornherein Beispiele hierfür: Festschreibung der Möglichkeit individueller Zeitdoku-mentation (via PC, Exceltool etc.) Einführung (virtueller) Ampel-Konten, auf deren Grundlage sich Beschäftigte im Überlast-Fall an eine Clearing-Stelle wenden können. Installation eines solchen Gremiums unter Beteiligung des Betriebsrates (Beschwerden/ strittige Fragen) Voraussetzungen für eine erfolgreiche...

11. Weitere Beispiele für sinnvolle Regularien können sein: Ermöglichen von (angeordneter) Mehrarbeit und Kompensation dieser Mehrarbeit durch Zeitguthaben Optionale Modelle der VAZ, die berufsbiografisch und lebensphasenspezifisch bedingte Unterschiede „einfängt“ Voraussetzungen für eine erfolgreiche...

12. Ressourcen Wissen & Kompetenzen Motivation & Anreize Zeit & Geld Personal Organisationsstrukturen und –kulturen Ziele Prozesse Ergebnisse Entwicklung Führung Unternehmens-kultur Kooperation Unternehmens-sicht unternehmens-bezogen Partizipation Beschäftigten-sicht Arbeits-/Betriebszeiten-management Aufbau-/Ablauf-organisation kundenbezogen Information Organisations- entwicklung mitarbeiter- bezogen Umfeldanforderungen und –einflüsse Qualifizierung Regelung Kunden Lebenswelten der Beschäftigten Test Arbeitsmarkt Rechtlicher Rahmen Einführung Optimierung Das Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit

13. Ziele • Unternehmenssicht: • verbesserte Wirtschaftlichkeit • Einsparung der Zeiterfassungskosten • "Entgrenzung der Arbeit" • Erhöhung der Eigenverantwortlichkeit • .... • Beschäftigtensicht: • Erhöhung Arbeitszeitsouveränität • keine Leistungsverdichtung • Verbesserung der Personalbemessung • verändertes Führungsverhalten • ...

14. Organisationsstrukturen und –kulturen • Führung: • "Vertrauen"-arbeitszeit, dies erfordert eine kooperative, situa-tive Führung • Zielvereinbarung als Führungsinstrument • kooperative Aushandlung von Arbeitsergebnissen • Feedback

15. Organisationsstrukturen und –kulturen • Unternehmenskultur: • von der "Anwesenheits- zur Vertrauenskultur" (Hoff 2002a) • VAZ verlangt neue Werte, Normen und Einstellungen • out: Pünktlichkeit, Fleiß, lange Anwesenheitszeiten, Überstunden • Misstrauenskultur ist ein guter Nährboden für das Scheitern von VAZ • in: Transparenz und Offenheit, Beteiligung bei Veränderungsprozes-sen • ...

16. Organisationsstrukturen und –kulturen • Kooperation: • Ziel: Verbindlichkeit • intensivere Abstimmungsprozesse, Vereinbarungen zwischen Mitarbeitern als auchzw. Mitarbeitern und Vorgesetzten • stärkere Nutzung von Informations- und Kommunikationstech-nologien • Jour fix

17. Organisationsstrukturen und –kulturen • Arbeits- und Betriebszeitenmanagement: • Welche Arbeitszeitkultur herrschte früher? • Welche Arbeitszeitmodelle gibt es bereits? • Wie wurde bisher mit gesetzlichen, tarif-, betriebsverfassungsrechtlichen Normen umgegangen? • Welche formellen/ informellen Sanktionen drohten bei Nichteinhaltung von Verabredungen? • Wie wird mit Pausen, Weiterbildungs- und Reisezeiten umgegangen? • Wie wird mit Teilzeitbeschäftigten verfahren?

18. Organisationsstrukturen und –kulturen • Aufbau- und Ablauforganisation: • Optimal für VAZ sind • klar strukturierte Prozesse • klar strukturierte Zuständigkeiten • klar strukturierte Verantwortlichkeiten • realistische individuelle Aufgabenzuschnitte • Wille zur Erhöhung des Handlungs- und Entscheidungsspielraumes • Definition der bereichsbezogenen Funktions- und Anwesenheitszeiten • sichere Erreichbarkeiten und klar definierte Vertretungsregeln • teilautonome Gruppen- und Teamarbeit, Projektarbeit, • Entgeltsysteme, die ergebnis- und nicht anwesenheitsorientiert sind • unbürokratische Genehmigungsverfahren

19. Umfeldanforderungen und -einflüsse • Kommunikation nach außen: • Regelungen und Grenzen der allge-meinen Betriebsöffnungszeiten, • spezielle Servicezeiten, • Möglichkeiten der persönlichen Ter-minabsprachen • Reaktionszeiten gegenüber Kunden • Kunden: • Einerseits: • steigende Anforderungen an Flexibilität, Schnelligkeit, Erreichbarkeitu.Termintreue als Auslöser für VAZ • andererseits: • Erreichbarkeit der Beschäftigten "rund um die Uhr", Leistungsverdichtung und Über-lastsituationen • Kommunikation nach innen: • Kundenanforderungen an Auftragser-füllung und Aufgabenbearbeitung

20. Welche Leistungen werden dem internen/externen Kunden während der Servicezeit garantiert? z. B.: alle Sofort- und Standardleistungen, kundenspezifische Anfragen werden unverzüglich an kompetente Mitarbeiter/innen weitergeleitet Serviceversprechen Service Wie viele Mitarbeiter der betrieblichen Einheit sollten wann anwesend sein, um das Servicever- sprechen Einhalten zu können? Zu welchen Zeiten garantiert die betriebliche Einheit (Gruppe, Abteilung) die Leistungs- erbringung? Servicezeit Besetzungsstärke z. B.: ab 8 Uhr 2 MA, ab 10 Uhr 3 MA, ab 17 Uhr 1MA von 5 MA z. B.: Mo-Fr, 8-19 Uhr, Sa, 8-16 Uhr

21. Umfeldanforderungen und –einflüsse • Lebenswelten der Beschäftigten: • Wird durch VAZ die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gefördert? • Sind selbst geregelte, starre, tägliche Arbeitszeiten aus persönlichen Gründen vereinbar?

22. Umfeldanforderungen und –einflüsse • Arbeitsmarkt: • VAZ soll ein Merkmal für attraktive Arbeitsbedingungen sein, wenn ja, dann nutzen für Personalmarketing

23. Umfeldanforderungen und –einflüsse • Rechtlicher Rahmen: • zu beachten sind: gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche Regelungen

24. Für Vertrauensarbeitszeit relevante gesetzliche Regelungen Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen Gesetz / Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte §§ 1 – 7, 10, 16 • tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit • Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit • Dauer, Lage, Verteilung von Ruhepausen • Dauer von Ruhezeiten • Besonderer Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit bei Nachtarbeit • Sonn-/Feiertagsarbeit • Aufzeichnungspflicht bei Mehrar-beit Arbeitszeitgesetz (ArbZG / 01.01.04)

25. Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen Gesetz / Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte §§ 3, 5 • Überwachungspflicht des Arbeit-gebers zur Einhaltung der Vor-gaben des ArbZG • Gefährdungsbeurteilung bzgl. Arbeitszeit Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG / 23.12.03) §§ 611ff. • Regelung des Dienstvertrags (Pflichten, Vergütung, etc.) Bürgerliches Gesetz- buch (BGB / 01.01.04) Betriebsverfassungs- gesetz (BetrVG / 23.07.01) • Mitbestimmung bei Arbeitszeitrah-men, Pausen-, Urlaubsregelung, Zeiterfassung • Vorschlagsrecht bei Arbeitszeit-flexibilisierung • Überwachungsfunktion der Ein-haltung von gesetzlichen Vorschrif-ten §§ 80, 87, 92

26. Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen Gesetz / Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte • Dauer, Lage von Arbeits-, Pau-sen- und Ruhezeiten • Nacht- u. Schichtarbeit, Sonn-/ Feiertagsarbeit, • Urlaubstage • Freistellung für Berufsschule, Prü-fungen Jugendarbeitsschutz- gesetz (JarbSchG / 21.12.00) §§ 8 - 21 Mutterschutzgesetz (MuSchG / 14.11.03) • Mehrarbeit • Nacht-, Sonn-/Feiertagsarbeit • Stillzeit • Beschäftigungsverbote §§ 6 - 8 Schwerbehindertenrecht (SGB IX, Teil 2 / 24.12.03) • Mehrarbeit • Zusatzurlaub • Schichtarbeit §§ 81, 124 - 125

27. Ressourcen • Wissen und Kompetenzen: • Arbeits(zeit)recht • Planungskompetenz • Moderationsmethoden • Projektmanagement • Wissensmanagement • Selbstorganisation • Stressmanagement • Zeitmanagement • Flexibilität • Teamfähigkeit • Konfliktfähigkeit • Selbstvertrauen

28. Ressourcen • Motivation & Anreize: • Ansatzpunkte: • Zielvereinbarung • - leistungsbezogen • - beruflich • - persönliche Lern- und Entwicklungsziele • - Weiterentwicklung der Handlungskompetenz • - Karriereentwicklung • regelmäßiger Feedback • Monetäre Anreize?!

29. Ressourcen • Zeit und Geld: • durch Finanzielle und zeitliche Ressourcen • Zeitlicher Aufwand: • für Zielfindung und -vereinbarung • Analyse der Ausgangssituation • Konzeptionierung des Modells, • Information und Befragung der Beschäftigten • Vereinbarung der Elemente einer Arbeitszeitregelung • sorgfältige Ausarbeitung im Detail

30. Ressourcen • administrativer Aufwand: • z.B. erstellen von Formularen zur Zeitausschreibung • flankierende Maßnahmen wie • Führungskräfteworkshops • Unterweisungen • Qualifizierungsmaßnahmen • Anpassungen der Arbeitsorganisation • u.U. Anpassungen des Entgeltsystems • Personal- und Sachkosten • u.U. externe Berater oder Trainer • Erstellung eines Budgets für VAZ

31. Ressourcen • Personal: • Personelle Ressourcen: • Geschäftsleitung • Betriebsrat • Vertreter der Führungskräfte • Personalleitung • Arbeitsschutz, • Schwerbehinderten- vertretung • Betroffene Überprüfung der Personalplanung: These: VAZ löst nicht die Probleme von bereits vorhandenen Personalengpäs-sen und Kapazitätsproblemen, sondern verschärft sie! Gefahr: Spaltung der Belegschaft in die "allzeit Bereiten" und den "Züruckhal-tenden"

32. Prozesse • Information: • frühzeitig • Diskussion des Modellentwurfes • Ziel: grundsätzliche Bereitschaft der Beschäftigten gewinnen • Entwicklung: • Ist-Analyse der Arbeits- und Betriebszeiten in Bezug auf ihre Ebenen, Stärken, Defizite durch moderierte Arbeitsgruppen • Konzepterstellung • Partizipation: • aktive Beteiligung aller relevanten Akteure

33. Prozesse • Organisationsentwicklung: • Zwei zentrale Aspekte: • beteiligungsorientierte Festlegung der bereichs-spezifischen Funktions- und Servicezeiten. • Überprüfung der Aufgabenzuschnitte auf per-sönlicher und betriebsspezifischer Ebene, ob die personellen Kapazitäten gewährleistet sind.

34. Prozesse • Qualifizierung: • Sinnvoll sind in der Regel: • rechtliche Unterweisungen für Führungskräfte, Mitarbeiter und Arbeitsschutzakteure • Workshops zur Vermittlung der Grundlagen zur Vertrauensarbeitszeit • Führungskräfteschulungen zu veränderten Anforderungen an das Führungsverhalten • Job rotation und Schulungsangebote zur Erweiterung der fachlichen Kompetenzen und zur Erhöhung der Vertretungsfähigkeit • Teamentwicklungsseminare zur Förderung der Kooperation der Beschäftigten • ...

35. Prozesse • Regelung: • Dokumentation des betrieblichen Modells in einer BV unter Berücksichtigung von MTV und Einzelarbeitsverträge • Test: • empfehlenswert: Testphase 6 - 12 Monate • Auswertung der Erfahrungen • Auswahl des Pilotbereiches • Möglichkeit: Teilnahme auf individueller Ebene mit einer jederzeitigen Widerrufsmöglichkeit

36. Prozesse • Einführung: • Info-Veranstaltung zu Beginn der Testphase • Vorstellung der • Inhalte, • Verfahrensweisen, • festgelegten Arbeitszeitregelungen, • praktischer Umgang mit verschiedenen Werkzeugen • (z.B. Tools zur Arbeitszeiterfassung, Formulare für Überlastgespräche u.a.) • Benennung von kompetenten Ansprechpartnern

37. Ergebnisse • Ergebnisse: • Anhand von messbaren Ergebniskriterien (Kennzahlen, Indikatoren) Übersicht über "Erfolg" der Einführung schaffen • Auswahl der geeigneten Methoden zur Messung der Ergebniskriterien (z.B. (Kennzahlenberechnung, Befragungen) • wer führt die Erfolgsmessung durch

38. Optimierung Optimierung Optimierung: "Rückkoppelungsschleifen" von den Ergebnissen zu den einzelnen Kriterien wie Ziele, Ressourcen etc., z.B. in Rahmen von jährlichen Mitarbeiter- Kundenbefragun-gen, Führungskräfteklausuren.