Structural business reporting in a statistical context

1. Structural business reporting in a statistical context How we yet may achieve that business start digital filing book keeping based financial data Presentation for the workshop on efficient ways of statistical data collection for business March 22nd- 23rd 2012 Marko Roos m.roos@cbs.nl

2. Digital data reporting • Getting business data from companies: • Paper form • Online form • Excel-sheet • … • Data always provided by respondent • No system to system implementation

3. Digital data reporting: business data • Businesses keep transaction data in administrations: • Wages, • general ledger, • stock, • creditors,… • Administration kept for internal and external reporting • Data in digital administrative systems: • Predictable structure (accounts, amounts, double bookkeeping) • Unpredictable content (no standardized chart of accounts)

4. Open standard, XML based, widely adopted www.xbrl.org Interfaces between reports and administration Taxonomy Defines reports (internal and external) Instance Data containing report

5. XBRL: map once, use often • XBRL-enabled systems allows mapping of report content to XBRL format • XBRL reports ideally automatically generated • Content of reports re-usable for other users of data

6. Combining taxonomies • Modular approach: taxonomies as building blocks • Enabling re-use of concepts, relations, datatypes

7. Structural Business Reporting • XBRL as standard language to define which administrative data is of interest for external reports • Dutch Taxonomy Project participants: • Tax-office, Statistics Netherlands, Chamber of Commerce, commercial banks • Together define data-need in XBRL taxonomy • Also: harmonization of data-definition • Provides leverage and open standard for companies to map once, use often • Aim: administrative burden reduction

8. ifrs-gp:Revenue, Total Ifrs-gp:Depreciation Ifrs-gp:Depreciation Gen:CostOfSales Gen:CostOfSales Bank:DepreciationOfStock Ifrs-gp:RevenueTotal

9. Harmonisation and normalisation process • Normalisation: • Content matter experts decide which concepts share definition, move to generic taxonomy • Harmonisation: • Legislation is adapted to enable cross domain reporting (fiscal and commercial) • Dutch taxonomy is not a standardized chart of accounts

10. xbrl Structural Business Reporting in a statistical context • Sample based • Embedded in mixed mode • Small companies only • Statistical business entity • Taxonomy contains less variables compared to e-form • Not all variables in business records

11. Adoption of SBR • Adoption by business (accountants, fiscal specialists, software vendors, regular business) unsubstantial • Possible reasons: • complicated infrastructure (certificates, trusted third parties, webservices) • ambitious taxonomy architecture • No drill down from taxonomy to chart of accounts possible – no direct mapping • Negative business case for key players

12. Adoption of SBR • Adoption by business (accountants, fiscal specialists, software vendors, regular business) unsubstantial • Possible reasons: • complicated infrastructure (certificates, trusted third parties, webservices) • ambitious taxonomy architecture • No drill down from taxonomy to chart of accounts possible – no direct mapping to book keeping • Negative business case for key players • No standard chart of accounts in the Netherlands • No standard definitions based on chart of accounts in taxonomy • Normalisation not directed at generic small building blocks

13. Introducing a generic chart of accounts • Relates basic building blocks needed for goverment reporting to generic chart of accounts • Generic chart of accounts between reports and book keeping.

14. Company specific chart of accounts Generic chart of accounts External reporting Huisvestingskosten Huur 4100 Huur huisvesting 4101 Huur kantoor 4102 Huur gebouw 4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104 Overige huurkosten Onderhoud 4110 Servicekosten 4111 Reparatie en onderhoud 4112 Dotatie voorziening groot onderhoud 4113 Overige onderhoudskosten Verzekering 4120 Verzekering ontroerend goed Overige huisvestingskosten 4130 Gas, water en elektra 4131 Gas/elektra 4132 Elektra 4133 Gas 4134 Water 4135 Doorbelaste energiekosten 4136 Privé gebruik energiekosten 4137 Waterschapslasten 4138 Bewakingskosten 4139 Schoonmaakkosten 4140 Onroerend zaakbelasting 4141 Diverse gemeentelijke heffingen 4142 Overige huisvestingskosten 4143 Correctie Huisvestingskosten Overige kosten Overige verzekeringen Overige overige kosten

15. Basic assumptions • Generic chart of accounts would not replace reports • Chart of accounts would define , non- normative, but compliant definitions of financial facts (also for tax and annual accounting!) • Hierarchical definitions of items in generic chart of accounts

16. Grootboek extensie Huisvestingskosten Huur 4100 Huur huisvesting 4101 Huur kantoor 4102 Huur gebouw 4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104 Overige huurkosten Onderhoud 4110 Servicekosten 4111 Reparatie en onderhoud 4112 Dotatie voorziening groot onderhoud 4113 Overige onderhoudskosten Verzekering 4120 Verzekering ontroerend goed Overige huisvestingskosten - 4130 Gas, water en elektra 4131 Gas/elektra 4132 Elektra 4133 Gas 4134 Water 4135 Doorbelaste energiekosten 4136 Privé gebruik energiekosten 4142 Overige huisvestingskosten 4143 Correctie Huisvestingskosten Overige kosten Overige verzekeringen Overige overige kosten

17. Grootboekextensie Grootboekrekening bedrijf Bedrijf U Huisvestingskosten Huur Huur kantoren Huur kantoor A: €1.500 Huur kantoor B €2.400 Onderhoud Servicekosten kantoor A €600 Servicekosten kantoor B €300 Reparatiekosten kantoor A €1.800 Reparatiekosten kantoor B €300 Overige ohkosten A €200 Overige ohkosten B €300 Dotatievoorziening Dotatiekosten kantoor A €4.000 Dotatiekosten kantoor B €2.000 Verzekeringen Verzekering Onr. goed A €800 Verzekering Onr. Goed B €600 Overige huisvestingskosten Overige hvkosten A €300 Overige hvkosten B €400 Correctie hvkosten A €1.000 Correctie hvkosten B €800 Overige kosten €.6000 - Huisvestingskosten €13.700 Huur €3.900 4100 Huur huisvesting €3900 4101 Huur kantoor €3.900 4102 Huur gebouw 4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104 Overige huurkosten Onderhoud €9.500 4110 Servicekosten €900 4111 Reparatie en onderhoud €2.100 4112 Dotatie voorziening groot onderhoud €6.000 4113 Overige onderhoudskosten €500 Verzekering €1.400 4120 Verzekering ontroerend goed €1.400 Overige huisvestingskosten - €1.100 4130 Gas, water en elektra 4131 Gas/elektra 4132 Elektra 4133 Gas 4134 Water 4135 Doorbelaste energiekosten 4136 Privé gebruik energiekosten 4137 Waterschapslasten 4138 Bewakingskosten 4139 Schoonmaakkosten 4140 Onroerend zaakbelasting 4141 Diverse gemeentelijke heffingen 4142 Overige huisvestingskosten €700 4143 Correctie Huisvestingskosten €1.800 Overige kosten €6.000 Overige verzekeringen Overige overige kosten

18. Uitvraag Koppelschema Grootboekrekening bedrijf Overheidsinstantie A Huisvestingskosten €13.700 Huur €3.900 Ov. Hvestkosten €9.800 Overige kosten €6.000 Bedrijf U Huisvestingskosten Huur Huur kantoren Huur kantoor A: €1.500 Huur kantoor B €2.400 Onderhoud Servicekosten kantoor A €600 Servicekosten kantoor B €300 Reparatiekosten kantoor A €1.800 Reparatiekosten kantoor B €300 Overige ohkosten A €200 Overige ohkosten B €300 Dotatievoorziening Dotatiekosten kantoor A €4.000 Dotatiekosten kantoor B €2.000 Verzekeringen Verzekering Onr. goed A €800 Verzekering Onr. Goed B €600 Overige huisvestingskosten Overige hvkosten A €300 Overige hvkosten B €400 Correctie hvkosten A €1.000 Correctie hvkosten B €800 Overige kosten €.6000 Extra comptabel: - Extra comptabel: - Extra comptabel: - Huisvestingskosten €13.700 Huur €3.900 4100 Huur huisvesting €3900 4101 Huur kantoor €3.900 4102 Huur gebouw 4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104 Overige huurkosten Onderhoud €9.500 4110 Servicekosten €900 4111 Reparatie en onderhoud €2.100 4112 Dotatie voorziening groot onderhoud €6.000 4113 Overige onderhoudskosten €500 Verzekering €1.400 4120 Verzekering ontroerend goed €1.400 Overige huisvestingskosten - €1.100 4130 Gas, water en elektra 4131 Gas/elektra 4132 Elektra 4133 Gas 4134 Water 4135 Doorbelaste energiekosten 4136 Privé gebruik energiekosten 4137 Waterschapslasten 4138 Bewakingskosten 4139 Schoonmaakkosten 4140 Onroerend zaakbelasting 4141 Diverse gemeentelijke heffingen 4142 Overige huisvestingskosten €700 4143 Correctie Huisvestingskosten €1.800 Overige kosten €6.000 Overige verzekeringen Overige overige kosten

19. Uitvraag Grootboek extensie Grootboekrekening bedrijf Bedrijf U Huisvestingskosten Huur Huur kantoren Huur kantoor A: €1.500 Huur kantoor B €2.400 Onderhoud Servicekosten kantoor A €600 Servicekosten kantoor B €300 Reparatiekosten kantoor A €1.800 Reparatiekosten kantoor B €300 Overige ohkosten A €200 Overige ohkosten B €300 Dotatievoorziening Dotatiekosten kantoor A €4.000 Dotatiekosten kantoor B €2.000 Verzekeringen Verzekering Onr. goed A €800 Verzekering Onr. Goed B €600 Overige huisvestingskosten Overige hvkosten A €300 Overige hvkosten B €400 Correctie hvkosten A €1.000 Correctie hvkosten B €800 Overige kosten €.6000 Extra comptabel: - Extra comptabel: - Extra comptabel: - Huisvestingskosten €13.700 Huur €3.900 4100 Huur huisvesting €3900 4101 Huur kantoor €3.900 4102 Huur gebouw 4103 Huur gebouwen groepsmaatschappijen 4104 Overige huurkosten Onderhoud €9.500 4110 Servicekosten €900 4111 Reparatie en onderhoud €2.100 4112 Dotatie voorziening groot onderhoud €6.000 4113 Overige onderhoudskosten €500 Verzekering €1.400 4120 Verzekering ontroerend goed €1.400 Overige huisvestingskosten - €1.100 4130 Gas, water en elektra 4131 Gas/elektra 4132 Elektra 4133 Gas 4134 Water 4135 Doorbelaste energiekosten 4136 Privé gebruik energiekosten 4137 Waterschapslasten 4138 Bewakingskosten 4139 Schoonmaakkosten 4140 Onroerend zaakbelasting 4141 Diverse gemeentelijke heffingen 4142 Overige huisvestingskosten €700 4143 Correctie Huisvestingskosten €1.800 Overige kosten €6.000 Overige verzekeringen Overige overige kosten Overheidsinstantie B Huisvestingskosten €5.800 Huur €3.900 Onderhoud €3.000 Servickosten €900 Reparatie & onderhoud €2.100 Overige hvkosten -€1.100 Voorzieningen tot €6.000 Vz overige €6.000

20. Status • Tax- and annual accounting authorities highly interested • For tax control: standardization makes processes more efficient • Software vendors and accountants also interested • Fiscal service offices reluctant (is this where our administrative burden is converted in real money?) • Cooperation with private sector is key