LES DEPENSES MODULE MM : GESTION DES ACHATS Les recettes MODULE SD : ADMINISTRATION DES VENTES Annexe 2 LES PRESTATIONS

1. Le 02 mars 2010 LES DEPENSES MODULE MM : GESTION DES ACHATS Les recettes MODULE SD : ADMINISTRATION DES VENTES Annexe 2 LES PRESTATIONS INTERNES Modifications Le 28/09/2010 : page 3 information sur les prestations internes intra SAIC page 5 création du fournisseur et du client de la société 9990 page 8 suppression de groupes d’article selon préconisation de l’AMUE page 13 ajout du groupe de marchandises C2.23 page 47 correction notion éOTP lors de la création de la commande de vente page 49 correction transaction de VF03 à VA03 Page 57 ne pas saisir de services faits et de factures partiels SIFAC 2010

2. SOMMAIRE GENERALITES 3 DEFINITIONS 3 LES TYPES DE COMMANDES D’ACHAT INTERNES 4 LES FOURNISSEURS ET LES CLIENTS 5 LES CENTRES DE PROFIT 7 LES GROUPES D’ARTICLE PRESTATIONS INTERNES 8 NOMENCLATURE PRESTATIONS INTERNES 9 A SAVOIR 22 SCHEMATISATION DU FLUX PRESTATIONS INTERNES 23 L’ ACHETEUR 24 SAISIR UNE COMMANDE AU CRI 25 SAISIR UNE COMMANDE D’ACHAT INTRA SOCIETE 26 SAISIR UNE COMMANDE D’ACHAT INTER SOCIETES 33 LE VENDEUR 41 TRANSFORMER UNE COMMANDE D’ACHAT INTERNE EN COMMANDE DE VENTE INTERNE 42 AFFICHER ET/OU MODIFIER UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE 48 SUPPRIMER UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE AVANT CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE INTERNE 51 APPLIQUER LE FLUX RECETTES CLASSIQUE 53 ANNULER UNE FACTURE DE VENTE INTERNE AVANT COMPTABILISATION 54 LES DOCUMENTS A ENVOYER A L’AGENCE COMPTABLE 55 L’ AGENCE COMPTABLE 56 LE SERVICE FINANCIER 57 SAISIR UN SERVICE FAIT 58 SAISIR UNE FACTURATION 59 EDITER LA LISTE DES PIECES A TRANSMETTRE A L’AGENCE COMPTABLE 60 LES DOCUMENTS A ENVOYER A L’AGENCE COMPTABLE 61 L’ AGENCE COMPTABLE 62 CAS PARTICULIER 64 MODIFIER APRES COMPTABILISATION UNE FACTURE DE VENTE INTERNE 64 SIFAC

3. GENERALITES DEFINITIONS QU’EST-CE QUE LESPRESTATIONSINTERNES AUTOMATISEES ? Le système des prestations internes automatisées repose sur le fait qu’une commande d’achat interne sera transformée automatiquement en commande de vente interne. Les données saisies dans la commande d’achat interne seront automatiquement reprises dans la commande de vente interne et en finalité sur la facture de vente interne (possibilité de modifier la désignation). Il convient alors de porter une intention toute particulière aux informations saisies lors de la commande d’achat interne. La commande d’achat interne est la base essentielle des prestations internes automatisées. Toutes les commandes d’achat internes erronées seront refusées par le service « vendeur » et renvoyées au service « acheteur ». A charge pour ce dernier de solder ou de modifier la commande d’achat interne. QU’EST-CE QU’UNEPRESTATIONINTERNE ? Une prestation interne correspond à un échange de biens ou de services entre deux composantes (ex. : UB 940 – UB 901) ou entre deux sociétés (9990 et/ou 4540 et/ou 4510) différentes. ATTENTION ! UN ECHANGE ENTRE DEUX CENTRES FINANCIERS D’UNE MEME COMPOSANTE N’EST PAS UNE PRESTATION INTERNE Pour le SAIC, il convient de contacter la cellule d’assistance. SIFAC

4. LES TYPES DE COMMANDES D’ACHAT INTERNES Ils existent deux types de commandes d’achat internes : Commande d’achat interne intra société La prestation interne s’effectue entre deux composantes de la même société. Par exemple : prestation interne entre un centre financier de l’UB 940 UFR Sciences et l’UB 901 SCD de la Société 9990. Une dépense interne (module Dépenses) d’une composante (acheteur) est une recette interne (module Recettes) pour une autre composante (vendeur) dans une même société. Commande d’achat interne inter sociétés La prestation interne s’effectue entre deux sociétés différentes (la société 9990 et/ou la société 4540 et/ou la société 4510). Par exemple : prestation interne entre l’UB 940 de la société 9990 et l’UB 454 de la société 4540. Une dépense interne ( module Dépenses) pour une société (acheteur) est une recette interne ( module Recettes) pour une autre société (vendeur). SIFAC

5. LES FOURNISSEURSET LES CLIENTS *Bibliothèque ** LAL IPN *** SAP, Imprimerie Bât. 301, STEBCO, SCAVO, SHS Service Hygiène et Sécurité, FORCO SIFAC

6. Chaque composante est dotée d’un n° de fournisseur et d’un n° de client intra société et inter sociétés. Comment lire la codification d’un n° de fournisseur et d’un n° de client ?. Exemple : PIF454TRA, PIF454TER et PIC454TRA, PIC454TER PIF : PRESTATION INTERNE FOURNISSEUR Les codes commençant par « PIF » servent uniquement lors de la saisie d’une commande d’achat interne. PIC : PRESTATION INTERNE CLIENT Les codes commençant par « PIC » servent uniquement lors de la transformation de la commande d’achat interne. 454: CODIFICATION DE LA COMPOSANTE Exceptions : CRI, Formation, Recherche, Services Généraux. TRA : INTRA Codification concernant les n° de fournisseur et les n° de client intra société. TER : INTER Codification concernant les n° de fournisseur et les n° de client inter sociétés. Comment utiliser la codification fournisseur et client ?. UNE COMMANDE D’ACHAT INTERNE SAISIE SUR UN FOURNISSEUR INTRA SOCIETE DONNERA OBLIGATOIREMENT UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE SUR UN CLIENT INTRA SOCIETE. UNE COMMANDE D’ACHAT INTERNE SAISIE SUR UN FOURNISSEUR INTER SOCIETES DONNERA OBLIGATOIREMENT UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE SUR UN CLIENT INTER SOCIETES. Exemples : * Flux prestation interne inter sociétés En tant qu’acheteur, je saisis ma commande d’achat interne sur le fournisseur PIF4CRITER. En tant que vendeur, je saisis ma commande de vente interne sur le client PIC940TER. * Flux prestation interne intra société En tant qu’acheteur, je saisis ma commande d’achat interne sur le fournisseur PIF901TRA. En tant que vendeur, je saisis ma commande de vente interne sur le client PIC940TRA. SIFAC

7. LES CENTRES DE PROFIT Les centres de profit figurant dans le tableau ci-dessous sont rattachés au domaine fonctionnel RZ2. Ce rattachement permet la transformation d’une commande d’achat interne en une commande de vente interne. Si un centre de profit n’est pas référencé dans ce tableau : envoyer une demande de création auprès des correspondantes fonctionnelles. SIFAC

8. LES GROUPES D’ARTICLE PRESTATIONS INTERNES Seuls les groupes d’article cités ci-dessous sont valides pour les prestations internes. SIFAC

9. LA NOMENCLATURE PRESTATIONS INTERNES SIFAC

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22. A SAVOIR • Une prestation interne : • N’engendre aucun flux de trésorerie, • N’est jamais soumise aux règles du code des marchés publics, • Fait partie de l’opération dites « hors champ » au niveau de la TVA, • Dans le cadre de la fiscalité, chaque secteur lié au domaine d’activité (exonéré, lucratif, non lucratif ) peut être sélectionné lors de la saisie de la commande d’achat interne mais pour le vendeur le secteur sera exonéré, • Quand la commande d’achat interne est transformée en commande de vente interne, la commande d’achat est verrouillée (aucune modification possible de la commande), • Tant que la facture de vente interne n’est pas comptabilisée à l’Agence Comptable, la commande d’achat ne peut poursuivre le flux Dépenses classique (MIGO, MIRO), • Une commande d’achat = une commande de vente = une facture de vente unique (si une commande d’achat doit générer plusieurs factures de vente, il faut créer plusieurs commandes d’achat), • Une facture de vente unique peut être fractionnée en plusieurs services faits partiels (MIGO) et au final avoir plusieurs facturations (MIRO). SIFAC

23. SCHEMATISATION DU FLUX PRESTATIONS INTERNES Saisie de la commande d’achat interne. Visa de la commande. Edition de la commande. Transmission de la commande au vendeur. ACHETEUR SERVICE FINANCIER Prise en charge de la commande d’achat interne (acceptation ou rejet de la commande). Transformation de la commande d’achat interne en commande de vente interne. COMMANDE D’ACHAT VERROUILLEE Création de la facture de vente (flux recette normal). Envoi du dossier complet à l’Agence Comptable. Saisie du service fait. Saisie de la facturation. Envoi du dossier facturation à l’Agence comptable. VENDEUR AGENCE COMPTABLE Prise en charge de la facture de vente (validation ou rejet de la facture de vente). Envoi de la facture de vente à l’acheteur. COMMANDE D’ACHAT DEVEROUILLEE Comptabilisation. AGENCE COMPTABLE SIFAC

24. L’ACHETEUR CODE TRANSACTION : ME21N Page 25 COMMANDE AU CRI Page 26 COMMANDE D’ACHAT INTERNE INTRA SOCIETE Page 33 COMMANDE D’ACHAT INTERNE INTER SOCIETES SIFAC

25. SAISIR UNE COMMANDE AU CRI • Veuillez consulter le site http://www.cri.u-psud.fr/distribution/index.html de la Direction Informatique Diffusion des Logiciels(contacter la DI pour votre demande de mot de passe). • Le site vous informera de la mise à jour des tarifs des logiciels. • Les commandes de logiciels (scientifiques, bureautique…) et de prestations (duplication dvd et cd DI) doivent être saisies sous le fournisseur : • PIF4CRI TER (société 9990) ou • PIF4CRITRA (société 4540). • Les groupes de marchandises à utiliser sont : • N’oubliez pas d’indiquer VOTRE ADRESSE DE LIVRAISON ainsi que le NOM et le TELEPHONE du réceptionnaire. • La commande est à envoyer à : • Diffusion des Logiciels • Bât 210 • 91405 ORSAY Cédex SIFAC

26. COMMANDE D’ACHAT INTERNE INTRA SOCIETE TRANSACTION : ME21N Choisir le type de commande Dans le champ cliquer sur Supprimer « 500 » pour afficher toutes les données disponibles. Dans l’onglet « Fournisseurs : données générales », indiquer dans le champ « Fournisseur » *PIF* pour rechercher l’ensemble des fournisseurs répertoriés en PIF. Valider SIFAC

27. ACHETEUR - ME21N Sélectionner le fournisseur souhaité. Valider la sélection. ONGLET « DONNEES ORGANISATIONNELLES » • Saisir : • L’organisation d’achat : UP11 • Le groupe acheteurs : selon vos autorisations • La Société : indiquer la société sur laquelle les crédits seront engagés. • ATTENTION ! Nous sommes en commande d’achat interne intra société, le n° fournisseur sélectionné doit appartenir à la société saisie. ONGLET « DONNEES CLIENT » Aucune saisie d’informations dans cet onglet car les prestations internes ne sont jamais soumises aux règles du code des marchés publics. SIFAC

28. ACHETEUR - ME21N Saisir OBLIGATOIREMENT la désignation dans un premier temps. ENTREE Le système dérive AUTOMATIQUEMENT les informations suivantes : ► Type d’imputation (colonne « I ») : Y Imputation spécifique aux prestations internes. ► Type de poste (colonne « P ») : M Nouveau type de poste utilisé uniquement dans le cas des prestations internes. ► Division : UHOR (hors champ). Le système, selon la société saisie dans l’onglet données organisationnelles, dérivera la division adéquate. ► Code de TVA (onglet « Facture ») : HD Ce code de TVA n’est pas listé dans un matchcode. Il est dérivé automatiquement lors de la saisie d’une commande d’achat interne. ► Domaine fonctionnel : DZ2 Domaine fonctionnel exclusivement dédié aux prestations internes. Ce message apparaît à l’écran. Il indique qu’aucun montant n’a été saisi dans la colonne « Prix net ». SIFAC

29. ACHETEUR - ME21N 1 2 3 4 Saisir : 1. La quantité commandée : quantité (PC) ou valeur (montant TTC) de la commande (VAL). 2. L’unité de mesure (colonne « UA ») : VAL ou PC. 3. Le prix net : montant TTC (PC) ou 1 (VAL). 4. Le groupe de marchandises : sélectionner un groupe de marchandises dérivant un compte général 186. Les lignes de poste supprimées sur la commande d’achat interne n’apparaîtront pas sur la commande de vente interne lors de la transformation. ENTREE Ce message apparaît à l’écran. Il indique qu’aucun centre de coûts n’a été saisi dans l’onglet imputation. SIFAC

30. ACHETEUR - ME21N ONGLET « IMPUTATION » Un compte général 186 a été dérivé du groupe de marchandises. Le domaine fonctionnel DZ2 a été dérivé automatiquement lors de la saisie de la désignation. Saisir : ► Le domaine d’activité ► Le centre de coûts ► ou le n° d’éOTP ENTREE Le centre financier est dérivé automatiquement. SIFAC

31. ACHETEUR - ME21N TRES IMPORTANT !! N’OUBLIEZ PAS D’INDIQUER L’ADRESSE DE LIVRAISON Dans le bloc « Poste », se positionner sur l’onglet « Adresse de livraison ». Saisir l’adresse de livraison. SIFAC

32. ACHETEUR - ME21N ONGLET « FACTURE » On peut vérifier que le code TVA « HD » a été dérivé automatiquement dès la saisie de la désignation. Cliquer sur pour contrôler la commande. Cliquer sur pour sauvegarder la commande. La commande d’achat interne intra société a été sauvegardée. LA VALIDATION DE LA COMMANDE D’ACHAT INTERNE EST NECESSAIRE POUR QU’ELLE PUISSE ETRE TRANSFORMEE EN COMMANDE DE VENTE INTERNE A CE NIVEAU LA COMMANDE EST ENCORE MODIFIABLE SIFAC

33. COMMANDE D’ACHAT INTERNE INTER SOCIETES TRANSACTION : ME21N Choisir le type de commande Dans le champ cliquer sur Supprimer « 500 » pour afficher toutes les données disponibles. Dans l’onglet « Fournisseurs : données générales », indiquer dans le champ « Fournisseur » *PIF* pour rechercher l’ensemble des fournisseurs répertoriés en PIF. Valider SIFAC

34. ACHETEUR - ME21N Sélectionner le fournisseur souhaité. Valider la sélection. ONGLET « DONNEES ORGANISATIONNELLES » • Saisir : • L’organisation d’achat : UP11 • Le groupe acheteurs : selon vos autorisations • La Société : indiquer la société sur laquelle les crédits seront engagés. Si vous commandez chez le fournisseur PIF4CRITER, la société sera obligatoirement soit 9990 soit 4510. ONGLET « DONNEES CLIENT » Aucune saisie d’informations dans cet onglet car les prestations internes ne sont jamais soumises aux règles du code des marchés publics. SIFAC

35. ACHETEUR - ME21N Saisir OBLIGATOIREMENT la désignation dans un premier temps. ENTREE Le système dérive AUTOMATIQUEMENT les informations suivantes : ► Type d’imputation (colonne « I ») : Y Imputation spécifique aux prestations internes. ► Type de poste (colonne « P ») : M Nouveau type de poste utilisé uniquement dans le cas des prestations internes. ► Division : UHOR (hors champ). Le système, selon la société saisie dans l’onglet données organisationnelles, dérivera la division adéquate. ► Code de TVA (onglet « Facture ») : HD Ce code de TVA n’est pas listé dans un matchcode. Il est dérivé automatiquement lors de la saisie d’une commande d’achat interne. ► Domaine fonctionnel : DZ2 Domaine fonctionnel exclusivement dédié aux prestations internes. Ce message apparaît à l’écran. Il indique qu’aucun montant n’a été saisi dans la colonne « Prix net ». SIFAC

36. ACHETEUR - ME21N 1 2 3 4 Saisir : 1. La quantité commandée : quantité (PC) ou valeur (montant TTC) de la commande (VAL). 2. L’unité de mesure (colonne « UO ») : VAL ou PC. 3. Le prix net : montant TTC (PC) ou 1 (VAL). 4. Le groupe de marchandises : sélectionner un groupe de marchandises dérivant un compte général 186. Les lignes de poste supprimées sur la commande d’achat interne n’apparaîtront pas sur la commande de vente interne lors de la transformation. ENTREE Ce message apparaît à l’écran. Il indique qu’aucun centre de coûts n’a été saisi dans l’onglet imputation. SIFAC

37. ACHETEUR - ME21N ONGLET « IMPUTATION » Un compte général 186 a été dérivé du groupe de marchandises. Le domaine fonctionnel DZ2 a été dérivé automatiquement lors de la saisie de la désignation. Saisir : ► Le domaine d’activité ► Le centre de coûts ► ou le n° d’éOTP ENTREE Le centre financier est dérivé automatiquement. SIFAC

38. ACHETEUR - ME21N TRES IMPORTANT !! N’OUBLIEZ PAS D’INDIQUER L’ADRESSE DE LIVRAISON Dans le bloc « Poste », se positionner sur l’onglet « Adresse de livraison ». Saisir l’adresse de livraison. SIFAC

39. ACHETEUR - ME21N ONGLET « FACTURE » On peut vérifier que le code TVA « HD » a été dérivé automatiquement dès la saisie de la désignation. Cliquer sur pour contrôler la commande. Cliquer sur pour sauvegarder la commande. La commande d’achat interne inter sociétés a été sauvegardée. LA VALIDATION DE LA COMMANDE D’ACHAT INTERNE EST NECESSAIRE POUR QU’ELLE PUISSE ETRE TRANSFORMEE EN COMMANDE DE VENTE INTERNE A CE NIVEAU LA COMMANDE EST ENCORE MODIFIABLE SIFAC

40. ACHETEUR - ME21N Ce message d’erreur apparaît lorsque la commande d’achat interne a été transformée en commande de vente interne. Aucune modification possible. SIFAC

41. LE VENDEUR Page 41 TRANSFORMER UNE COMMANDE D’ ACHAT INTERNE EN COMMANDE DE VENTE INTERNE CODE TRANSACTION : ZSIFACSDTR_PRESTA Page 47 AFFICHER ET/OU MODIFIER UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE CODE TRANSACTION : VA03 Page 50 SUPPRIMER UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE AVANT CREATION D’UNE FACTURE DE VENTE INTERNE CODE TRANSACTION : VA02 Page 52 APPLIQUER LE FLUX RECETTES CLASSIQUE Page 53 SUPPRIMER UNE FACTURE DE VENTE INTERNE AVANT COMPTABILISATION CODE TRANSACTION : VF11 Page 54 LES DOCUMENTS A ENVOYER A L’AGENCE COMPTABLE A NOTER : UNE COMMANDE D’ACHAT INTERNE CORRESPOND A UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE A UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE CORRESPOND UNE ET UNE SEULE FACTURE DE VENTE SIFAC

42. TRANSFORMER UNE COMMANDE D’ACHAT INTERNE EN COMMANDE DE VENTE INTERNE TRANSACTION : ZSIFACSDTR_PRESTA Indiquer le n° de la commande d’achat interne ou cliquer sur le matchcode. Supprimer « 500 » pour afficher toutes les données disponibles. Indiquer la Société et le n° fournisseur (n° fournisseur du vendeur). ENTREE SIFAC

43. VENDEUR - ZSIFACSDTR_PRESTA Les commandes d’achat internes liées au n° fournisseur s’affichent à l’écran. Sélectionner la commande d’achat à transformer. ENTREE Le n° de la commande d’achat interne est rapatrié dans le champ « Document d’achat ». Cliquer sur pour exécuter la demande. CONDITIONS POUR TRANSFORMER UNE COMMANDE D’ACHAT INTERNE La commande d’achat interne doit être visée. Message d’erreur : « Doc. Achat 4500002010 n’est pas validée » La commande d’achat interne ne doit pas être déjà rattachée à une commande de vente interne. Message d’erreur : « Doc. Achat 4500002010 déjà référencée dans Cmde Vente 180000100 » SIFAC

44. VENDEUR - ZSIFACSDTR_PRESTA COTE VENDEUR COTE FOURNISSEUR Côté fournisseur : les lignes de poste saisies dans la commande d’achat interne s’affichent (sauf les lignes de poste supprimées). Côté vendeur : il faut saisir les données relatives au document de vente. Indiquer la société qui facture. ENTREE • Cette validation permet de: • rapatrier la division hors champ de la commande d’achat, • vérifier les organisations commerciales en fonction de la société choisie. SIFAC

45. VENDEUR - ZSIFACSDTR_PRESTA Indiquer l’organisation commerciale. ENTREE Cette validation permet de filtrer les agences commerciales en fonction de l’organisation commerciale choisie. Indiquer l’agence commerciale (UB + 0). ENTREE MESSAGES D’ERREUR LORS DE LA SAISIE DES DONNEES DE LA COMMANDE DE VENTE INTERNE Si la commande d’achat interne est d’origine INTRA, la société en recette doit être en INTRA. Si la commande d’achat interne est d’origine INTER, la société en recette doit être en INTER. Message d’erreur : « Flux intra sté. Modifiez sté vente » ou « Flux inter sté. Modifiez sté vente » SIFAC

46. VENDEUR - ZSIFACSDTR_PRESTA Indiquer le donneur d’ordre : n° client (le n° « PIC » de l’acheteur). ENTREE MESSAGE D’ERREUR LORS DE LA SAISIE DES DONNEES DE LA COMMANDE DE VENTE INTERNE Le n° client doit être cohérent en fonction de la prestation interne INTRA ou INTER saisie. Message d’erreur : « Clé de Groupe client PIC940INTRA doit être INTER » Saisir le groupe d’articles souhaité (selon liste p 8). Saisir le centre de profit. SIFAC

47. VENDEUR - ZSIFACSDTR_PRESTA • Saisir : • L’éOTP. : indiquer le n° de convention du centre financier qui recette, • Le « Fonds » : si il n’y a pas de fonds spécifique, indiquer « NA ». LE MONTANT N’APPARAIT PAS LORS DE LA TRANSFORMATION MAIS IL SERA AUTOMATIQUEMENT RAPATRIE A PARTIR DE LA COMMANDE D’ACHAT INTERNE Cliquer sur La commande d’achat interne est transformée en commande de vente interne. SIFAC

48. AFFICHER ET/OU MODIFIER UNE COMMANDE DE VENTE INTERNE TRANSACTION : VA03 Indiquer dans le champ « Commande client » le n° de la commande de vente interne. ENTREE Les données de la commande de vente interne s’affichent. SIFAC

49. VENDEUR - VA03 SEULES LES ZONES DE TEXTE SONT MODIFIABLES Pour procéder aux modifications cliquer sur le menu « Document de vente » puis sélectionner « Modifier ». Le système peut vous renvoyer à la page d’accueil de la VA03. ENTREE SIFAC

50. VENDEUR - VA03 Modifier la « Désignation ». Cette désignation est la désignation de la facture de vente interne. Double-cliquer sur la ligne « Article » pour accéder à l’onglet « Textes ». Dans l’onglet « Textes », en sélectionnant « Texte pour impression facture » vous pouvez ajouter une description complémentaire sur la vente. Sauvegarder les modifications. SIFAC