Formation Harpège MODULE DE PARAMÉTRAGE

1. FormationHarpègeMODULE DE PARAMÉTRAGE

2. SOMMAIRE Partie 1 • Navigation dans HARPEGE Partie 2 • Les structures Partie 3 • Les Implantations-Locaux Partie 4 • Enjeux des structures et des locaux Partie 5 • Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières Partie 6 • Mise en œuvre du paramétrage Partie 7 • Les habilitations Partie 8 • Domaine Fonctions Partie 9 • Destinations des activités - LOLF et fonctions Silland Partie 10 • Module de raccordement Partie 11 • Echanges entre établissements

3. Partie 1Navigation dans Harpège

4. Navigation dans Harpège • Une ergonomie de type Windows • Les icônes, touches de fonction et équivalents menu • Les outils de recherche

5. Ergonomie de type Windows Barre de menu de contrôle Icônes de raccourci Onglet de sélection Blocs Couleurs de différenciation Boutons de raccourcis Messages d’information

6. Présentation des actions :par les icônes par les touches fonction quitte l’écran en cours enregistre les données saisies et/ou modifiées crée une information efface un enregistrement à l’écran passe en mode recherche (pour entrer des critères) exécute la recherche annule la recherche enregistrement précédent enregistrement suivant impression de l’écran Ctrl + q F10 F6 Maj + F4 F7 F8 Ctrl + q Haut Bas Maj + F8

7. Les outils de recherche ...

8. Partie 2Les Structures

9. Le schéma général de fonctionnement d’Harpège

10. Structures : définition 1 • Établissement, composantes et services communs identifiés par un numéro RAMSESE (ex RNE) • Autres structures définies sur décision du conseil d'administration de l'établissement en conformité avec les statuts Structures statutaires : Elles reposent sur l'examen du code de l’éducation Livre VII, Titre I, Chapitre III (qui abroge la loi 84-52 du 26 janvier 1984) Elles traduisent l'organisation de l'établissement.

11. Structures Harpège : Ensemble d'entités hiérarchiquement organisées en arborescence à n niveaux. Structures : définition 2 • Racine ou niveau 1 = Établissement (structure «mère») • Niveau 2 = composantes de type UFR, École, IUT, service commun (structures «filles» du niveau 1) • Niveau 3 à n = autres structures de type département, laboratoire, service (structures «filles» du niveau 2) Remarque : une structure spécifique peut être créée pour le cas des agents qui sont «pour ordre» dans l’établissement au bénéfice d’un autre organisme. Dans Harpège, les structures permettent de donner une visibilité sur l’affectation des agents et la répartition des moyens

12. Structures : exemple niveau 1 Établissement Composante UFR A Services centraux Composante UFR B Composante IUT niveau 2 Structure labo b1 Structure labo b2 Structure départ. a1 Service du personnel niveau 3 Structure labo a1 niveau 4 UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX

13. Impacts des structures Individu STRUCTURES Implantation - Locaux Structure de travail (et local) (Hébergés) Agent Contractuels Fonctionnaires et assimilés Carrière Structure d’affectation (et local) Contrat Position Occupation / Affectation Structure d’attribution (B. État) Structure de localisation Poste Emploi Structure de délégation d’emploi Lien facultatif

14. Impacts des Structures-Implantations-LocauxGestion collective • STRUCTURES • PROMOUVABILITES • ITARF • STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX LISTES ELECTORALES

15. Liens structures / Emploi-poste • Emploi : Structure de Délégation • La structure destinataire de la délégation d’emploi est, en règle générale, l’établissement. Dans des cas particuliers (fléchage des emplois par la centrale), le destinataire peut être, une structure de niveau inférieur (IUT, etc.). • Poste : Structure d’Attribution • Le poste appartient à la structure à laquelle appartient l’emploi sur lequel il est financé. Toutefois, celle-ci a la possibilité d’attribuer ce poste à une autre structure de l’établissement. • Structure de Localisation • La localisation permet à la structure à laquelle le poste est attribué de préciser la structure fine à laquelle il est lié (ex.:possibilité de prêts de poste).

16. Etablissement UFR A UFR B IUT Sce commun DépartementA DépartementB Service 1 Service 2 LaboratoireX Laboratoire Y Liens structures / Agent Agent : Structure d’Affectation Lien pour une période entre un agent et une structure de l'établissement pour une quotité donnée. • L’agent est affecté • à une (ou plusieurs) structure(s). x % x % est affecté à Agent

17. Etablissement UFR A UFR B IUT Sce commun DépartementA DépartementB Service 1 Service 2 LaboratoireX Laboratoire Y Synthèse des liens Emploi Délégué à peut être attribué à finance x% x% x % x % peut être localisé dans Poste est affectée à Affectation x % occupe Agent Occupation

18. Définition des structures • La définition des structures doit être faite en concertation avec : • la direction de l’établissement • les services GRH • le service chargé des élections (bureaux de vote) • la cellule pilotage/statistiques (construction de requêtes…)

19. Choix du niveau de détail des structures Structures définies à un niveau fin : • Vision plus fine de la répartition des postes et de l’affectation des agents. • Intervention plus lourde en cas de modifications : • mettre fin aux affectations des agents, aux attributions et aux localisations des postes avant de fermer une structure… • création de nouvelles habilitations. Structures définies à un niveau plus agrégé : • Moins d'interventions en cas de modifications. • Vision moins détaillée. • *Remarque : il est conseillé, pour commencer, de déterminer des structures de niveau 2 et 3, et d’affiner plus tard.

20. Saisie des structures • Le niveau 1, l’Établissement est saisi dans le module administration Harp_adm. • On peut également insérer le logo de l’établissement (format .bmp*) qui apparaîtra sur les arrêtés produits par l’établissement. • Les autres niveaux sont saisis dans la base de gestion courante (base de production).

21. Démonstration 1 • Consultation de structures

22. Exercice 1 Saisie de structures

23. Partie 3Implantation – Adresses - Locaux

24. Implantation-adresse • Définition : • Une implantation est un groupement • de locaux ; elle a une ou plusieurs adresses. • Nota : Une adresse (ou plusieurs) est toujours associée à une ou plusieurs implantations. • Pour garder l’unicité, on parlera donc de couple implantation-adresse. • Les implantations ne sont pas forcément le recensement du patrimoine immobilier de l’établissement !!!

25. Implantation 3 adresse ( ( Local 3 Local 1 Local 4 Local 2 Local 5 Exemples Implantation 1 Un immeuble contenant un grand nombre de locaux = une implantation adresse ( Local 3 Local 1 Local 2 Implantation 4 Implantation 2 adresse 1 adresse 2 Local 3 Local 1 Local 2 Local 4 Un ensemble d'immeubles, peu dispersés sur un même campus ayant des adresses différentes = une implantation Un ensemble d’immeubles ayant une même adresse = deux implantations, où on répartit les locaux entre elles.

26. Implantation-adresse • Une adresse est toujours liée à une ou plusieurs implantations. • Une adresse comprend 4 ensembles d'informations : • Voie : Numéro, Complément éventuel de numéro (Bis, Ter, …), Type de voie, Nom de la voie • Localité : nom d'un hameau, lieu-dit, commune sans bureau distributeur, … • Bureau distributeur : Nom et Code postal • Pays : Code, Nom et Code postal étranger • Pour une élection donnée il y a au plus 1 bureau de vote par implantation • A chaque bureau de vote, doit correspondre une implantation. (cf. enjeux des structures et locaux).

27. OK OK OK OK OK OK BV D BV E BV C BV B BV A Illustration du principe d’unicité du bureau de vote par implantation Le recensement des élections habituellement organisées donne l’ébauche suivante pour les implantations PROJET Vérification de la validité du projet: Implant. Y • Conseil d’UFR 3 : BV D • Conseil d’UFR 1 : BV A • Conseil d’UFR 2 : BV B • Conseil Scient. : BV C et BV D • (les agents de l’implant. Y vont au BV D) • C.P.E : 1 seul BV pour tous: BV E • Conseil Adm. : 3 BV : C, D et E • CEVU : ouverture de 4 BV : A, B, D et E Implant. X services UFR 3 UFR 1 UFR 2 • Problème ! 2 BV pour 1 implantation ! Il faut : • Soit séparer Z en deux implantations, • Soit supprimer (pour cette élection) un des deux bureaux (A ou B) Implantation Z

28. Démonstration 2 • Consultation des implantations et de leurs adresses

29. Exercice 2 • Créer une nouvelle implantation

30. Locaux • Définition : • Un local est une pièce, une partie d’un bâtiment ou tout autre lieu pouvant être identifié de façon unique. • NB: Harpège n’a pas vocation à gérer tous les locaux d’un établissement ; seuls nous intéressent ici les locaux correspondant aux lieux où exercent des individus ou des agents • Les attributs des locaux sont : • l'adresse interne, exemples : "Aile A, bureau 257" ou "4ème étage" ou "3ème étage, bureau 23, casier 18". • l'appellation, exemples : "Salle Newton" ou "Annexe salle des colloques". • les dates de début et de fin de validité. La date de début est obligatoire; elle peut correspondre à une date de création du local.

31. Implantation 3 adresse ( ( Local 3 Local 1 Local 4 Local 2 Local 5 Lier les locaux à une implantation Implantation 4 • Chaque local est rattaché à un couple unique implantation-adresse. • A chaque couple implantation-adresse correspondent un ou plusieurs locaux.

32. Démonstration 3 • Consultation des locaux de chaque implantation

33. Partie 4Enjeux des structureset des locaux

34. Mise en œuvre des locaux • Association des locaux à une structure : • Pour chaque structure, il doit exister obligatoirement au moins un local. • Si la structure possède plusieurs locaux, l’un d’entre eux doit être défini comme local principal. • L’adresse de ce local principal est l’adresse administrative de la structure. • On ne peut lier un agent à un local que s’il a une affectation.

35. Mise en œuvre des locaux • Association des locaux à une structure (suite) : • Pour chaque structure on peut rattacher un ou plusieurs local(aux) de travail. • On peut rattacher à une structure des locaux qui dépendent d’implantations différentes Possibilité de lier une structure à plusieurs implantations. • ex : Pour une UFR d’Anglais, le local principal sera situé sur l’implantation X, et d’autres locaux sur l’implantation Y. • Un même local peut être associé à plusieurs structures. • ex : le local 1 peut être utilisé par l’UFR d’Anglais et l’UFR de Sciences.

36. Mise en œuvre des locaux Exemple : deux structures différentes utilisent des mêmes locaux sur une implantation : Structure UFR01 UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Implantation 2 - Rodez Local A Local I Local D Local E Local C Local H Local principal de la structure Sciences économiques Local G Local principal de la structure Mathématiques Structure UFR02 UFR Mathématiques Utilisation d’un local par une structure

37. Démonstration 4 • Consultation des locaux pour chaque structure

38. Exercice 3 • Créer un nouveau local de travail et ses impacts sur les affectations

39. Mise en œuvre des locaux • Local de travail d’un individu ou d’un agent : • Chaque individu hébergé dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. • Chaque agent affecté dans une structure peut être rattaché à un local de travail lié à cette structure. L’association d’un local à un agent (ou individu) comporte une date de début et de fin. Ces dates doivent être cohérentes: • d’une part avec les dates de début et de fin d’affectation (ou de rattachement) à la structure, • d’autre part avec les dates de début et de fin du lien entre le local et la structure

40. Mise en œuvre des locaux • Local de travail d’un individu ou d’un agent (suite) : • Dans tous les traitements, si un agent n’est rattaché à aucun local, alors, c’est le local principal de la structure d’affectation qui est pris par défaut comme local de travail pour cet agent. Structure d’affectation Local de travail Local principal de la structure Par défaut

41. Impacts des Structures et Implantations-Locaux :Gestion collective • STRUCTURES (définition par les politiques) • PROMOUVABILITES ITARF • C’est le responsable de la structure d’affectation d’un agent ITARF qui pourra être habilité à donner son avis, à formuler le cas échéant des propositions de promotion et à rédiger le rapport sur l’agent • STRUCTURES - IMPLANTATION - LOCAUX LISTES ELECTORALES • Les liens Structure-Implantation-Local permettent qu’un agent (ou un individu hébergé) puisse voter dans le bureau de vote ouvert pour une élection donnée le plus proche du local où il travaille.

42. Impacts des Implantations-Locaux sur Listes Electorales • Rattachement des électeurs à un bureau de vote : • Le bureau de vote dans lequel un électeur doit voter est celui de l’implantation sur laquelle est situé son local de travail. Structure d’affectation UFR Sciences économiques Implantation 1 - Toulouse Implantation 2 - Rodez Local principal de la structure Sciences Eco. est affecté Local de travail de l’agent travaille Local du Bureau de vote Rodez Local du Bureau de vote Toulouse vote Agent

43. UFR Sciences économiques Impacts des Implantations-Locaux sur Listes Electorales Rattachement des électeurs à un bureau de vote : Les électeurs qui n’ont pas de local de travail iront voter, par défaut, au bureau de vote rattaché à l’implantation du local principal de leur structure. Exemple : Implantation 1 - Toulouse Local principal de la structure est affecté Local Bureau de vote 1 pas de local de travail saisi dans Harpège pour cet agent Agent vote

44. Impact des structures sur les éditions Liste des éditions d’HARPEGE qui contiennent les structures comme paramètre de sélection : • Etiquettes Adresses personnelles • Etiquettes Adresses administratives • Liste des n° INSEE provisoires • Liste des fonctionnaires ou assimilés par âge • Liste par position • Liste par population • Fin de contrat de travail • Type de contrat de travail • Arrêté fin de contrat (FP) • Ind. exerçant une fonction dans une instance • Ind. exerçant une fonction d’expertise • Fiches d’activité • Occupation des postes par les agents • Fiche de note ITARF • Liste des Bonifications indiciaires • Fichier relance position • Liste des échéances des positions • Fichiers des relances temps partiel  • Potentiel Budget Etat • Potentiel Budget propre • Occupation des postes • Occupation-Affectation des postes • Historique Localisation • Historique occupation-affectation • Modalités et congés • Promouvabilités ITARF • Listes Electorales

45. Démonstration 5 • Impact des structures sur les éditions

46. Lien avec les habilitations • Selon les habilitations données aux gestionnaires, ceux-ci pourront avoir accès ou non aux données et traitements relatifs dans les structures. • Exemple : un gestionnaire de composante sera habilité aux données qui correspondent aux personnes et aux moyens qu’il gère pour sa structure.

47. Partie 5Le paramétrage du niveau de gestion des congés/contrats/carrières

48. Le paramétrage du niveau de gestion des congés

49. Philosophie de l’outil de gestion des congés Selon le type de population et le type de congé, la gestion relève : • soit du niveau du ministère, • soit du niveau du rectorat, • soit du niveau de l’établissement. En conséquence, Harpège offre l’alternative entre deux modes de traitement, selon le niveau de compétence de l’acte de gestion : • actes relevant du niveau académique ou national : • Harpège permet la simple saisie des données relatives à chacun de ces actes sur la base des informations qui figurent sur un arrêté pré-existant et dont le gestionnaire a connaissance. • actes déconcentrés au chef d’établissement : • Harpège permet la production de l’arrêté soit parce que le chef de l’établissement est compétent ès qualités, soit parce qu’il a reçu une délégation de pouvoir ou de signature de l’autorité compétente. N.B. : Déconcentré s’entend ici au sens de « déconcentré au niveau de l’établissement ».

50. Le paramétrage des congés • Pour chaque type de congé, le paramétrage concerne deux points : • A :Le niveau de gestion du congé • en fonction du type de contrat ou du type de pop. • B :Le paramétrage des visas • saisie des visas • association des visas aux différents congés et types de contrats ou de population