Präsentieren mit PowerPoint

1. Präsentieren mit PowerPoint Annika Schüpfer 08.10.2013 Institut für Kommunikationswissenschaft Bispinghof9-14 • 48143 Münster • Tel.: +49 251 83-24260

2. Agenda • Was ist PowerPoint? • Lektion 1 – Allgemeiner Einstieg • Lektion 2 – Nutzung des Folienmasters • Tipps und Tricks für Präsentationen • Offene Fragen

3. PowerPoint – was ist das? • Softwareprogramm zur Erstellung von (interaktiven) Präsentationsfolien • Vereinfachte Möglichkeit der Darstellung, Gestaltung und Animation verschiedener Medien zu einer Diashow  Dieser Kurs basiert auf der Version Microsoft Office 2010. Unterschied zu Word: • Word ist ein Textverarbeitungsprogramm zur Erstellung eines druckfähigen Dokuments Nicht zur Präsentation von Informationen geeignet • Im Gegensatz zu Word, wo man einfach auf die Folie schreiben kann, benötigt PowerPoint Hilfsmittel wie Textfelder oder Formen

4. Das Programm in der Übersicht Folien einfügen Textfelder einfügen Aufzählungszeichen und Nummerierung Zeichnen in PowerPoint Speichern als Grafik Elemente gruppieren Einfügen von Tabellen und Grafiken Grafiken bearbeiten Führungslinien Organisieren der Folienreihenfolge  Übung LEKTION 1

5. Das Programm in der Übersicht Navigationsbereich Hier können Funktionen ausgewählt und die Folien bearbeitet werden. Folienübersicht/-reihenfolge Hier lassen sich Folien schnell finden und sortieren. Arbeitsfläche Hier entstehen die Folien der Präsentation. Nur der weiße Bereich ist später zu sehen. Notizen Hier können Anmerkungen eingefügt werden, die nicht in der Präsentation zu sehen sein sollen.

6. Folie einfügen • In der Mappe „Start“ • „Neue Folie“ anklicken • Gewünschtes Design auswählen Besonders häufig wird das Design „Titel und Inhalt“ verwendet.

7. Textfelder einfügen Es bestehen zwei Möglichkeiten Textfelder einzufügen: • In der Mappe „Einfügen“  „Textfeld“ anklicken • In der Mappe „Start“  Im Bereich „Zeichnung“ „Textfeld“ anklicken

8. Aufzählungszeichen & Nummerierung Erst in Textfeld klicken, dann werden Schaltflächen freigegeben:  „Start“  Im Bereich „Absatz“ AufzählungszeichenNummerierung Hier lassen sich die Farbe und auch das Symbol anpassen.

9. Zeichnen in PowerPoint • „Start“ • Im Bereich „Zeichnung“ • „Freihandform“ bzw. „Skizze“ Oder: • „Einfügen“ • „Formen“ • „Freihandform“ bzw. „Skizze“ „Skizze“ anklicken und ohne Maus abzusetzen in Form ziehen

10. Speichern als Grafik • Grafik anklicken • Rechter Mausklick auf die Grafik • „Als Grafik speichern“ auswählen • Pop up-Fenster öffnet sich • Speicherort und gewünschten Dateityp auswählen • „Speichern“

11. Elemente gruppieren Zunächst Elemente einfügen und in gewünschte Position bringen • Verschiedene Ebenen berücksichtigen: In den Vordergrund/Hintergrund • Rechtsklick auf den Textfeldrand • „In den Vordergrund“ (oder „In den Hintergrund“) auswählen • Es ist auch möglich nur Ebenen zu verschieben Das ist ein Beispiel. Hier ist der weiße Pfeil im Vordergrund.

12. Elemente gruppieren Nachdem die Elemente eingefügt wurden: • Elemente markieren(„Strg“-Taste halten) • Mit rechter Maustaste auf den Rand klicken • „Gruppieren“ auswählen • Verschieben auch innerhalb der Gruppierung möglich • Auch hier möglich gruppierte Elemente als Grafik zu speichern Hierbei handelt es sich um 3 Elemente Gruppierung: Gruppierte Elemente lassen sich besser verarbeiten.

13. Einfügen von Tabellen & Grafiken • „Einfügen“ • „Tabelle“ anklicken • Mit Hilfe des eingeblendeten RastersTabellenzeilen & -spalten auswählen • Die Tabelle wird auf der Folie eingeblendet Auch Alternativen sind möglich: • Tabellen via Excel erstellen (etwas unhandlich) • Tabelle in Excel erstellen und in Folie kopieren („Strg“ & „v“ bzw. „Strg“ & „c“) • „Grafik“ anklicken • Gewünschte Datei auswählen

14. Grafiken bearbeiten Um Größe einer Grafik zu verändern: • „Shift“ gedrückt halten: Bild wird an gegenüber liegenden Ecke fixiert und kann proportional groß gezogen werden • „Strg“ gedrückt halten: Bild wird an allen Ecken proportional größer gezogen werden (gilt auch für Tabellen) EXKURS: Adobe Reader • Um Grafiken aus einer PDF-Datei zu nutzen, kann man folgendes Werkzeug verwenden(Quellenangabe!) • „Bearbeiten“ • „Schnappschuss erstellen“

15. Führungslinien • „Ansicht“ • Im Bereich „Anzeigen“ • Häkchen setzen bei „Lineal“, „Gitternetzlinien“ und „Führungslinien“ Weitere Führungslinie:„Strg“ drücken & auf die bestehende Führungslinie klicken Führungslinie löschen:Führungslinie auf eine bestehende ziehen

16. Organisieren der Folienreihenfolge • „Ansicht“ • „Normal“ oder „Foliensortierung“ Durch Anklicken der Folie, kann sie mit gedrückter (linker) Maustaste an die richtige Stelle gezogen werden.

17. Übung 1 • Bitte erstellen Sie eine neue Präsentation und fügen Sie eine neue Folie mit dem Layout „Titel und Inhalt“ ein. • Lassen Sie sich das Lineal und Gitternetzlinien als Hilfestellung anzeigen. • Fügen Sie in ein Textfeld mit dem Text „Das ist ein Beispiel.“ ein und formatieren Sie den Text in die Schriftgröße 24 und Schriftfarbe blau. • Füllen Sie das Textfeld bitte einfarbig gelb und richten Sie den Text zentriert aus. • Setzen Sie dann bitte einen Pfeil vor das Textfeld und gruppieren Sie beide Elemente.

18. Verwendung des Folien-Masters Einfügen von Folien-Nummern, Datum Verwenden von Design-Vorlagen Einsetzen von Autoformen Folienübergang und Sounds Animationen  Übung LEKTION 2

19. Die Besonderheit von PowerPoint • Der Folienmaster ist die übergeordnete Folie in einer Hierarchie von Folien • Dort werden sämtliche Informationen über das Design und das Folienlayout einer Präsentation einschließlich Hintergründe, Farben, Schriftarten, Effekte, Größe der Platzhalter und Positionierung gespeichert Jede Folie kann individuell gestaltet werden Folie Master Der Masterbleibt für die gesamte Präsentation gleich Der Folienmaster hilft Zeit zu sparen!

20. Verwendung des Folien-Masters • „Ansicht“ • „Folienmaster“ • Es öffnet sich eine eigene Mappe: Navigationsbereich Masterfolie (größer) Folie = Arbeitsbereich

21. Verwenden von Design-Vorlagen Die Design-Vorlagen helfen bei der Master-Gestaltung.

22. Einfügen von Folien-Nummern, Datum • „Masterlayout“ • Ein Pop up-Fenster erscheint • Auf der Folie kann das Layout bearbeitet werden • Wenn Platzhalter gelöscht werden, können sie durch das Häkchen wieder hinzugefügt werden Oder:  „Einfügen“  Im Bereich „Text“  „Foliennummer“

23. Einfügen von Folien-Nummern, Datum Eine weitere Möglichkeit • „Einfügen“ • „Kopf- und Fußzeile“anklicken • Ein Pop up-Fenster öffnet sich

24. Einsetzen von Autoformen Ähnlich wie bei Einfügen eines Textfelds: • „Einfügen“ • „Formen“ auswählen • Anklicken und mit gedrückter Maus in gewünschte Form ziehen Titel Dach Mittelteil Basis Autoformen vereinfachen die Schaubild-Erstellung.

25. Einsetzen von Autoformen Eine Alternative ist SmartArt: SmartArt bietet viele kreative Vorlagen – Vorsicht!

26. Folienübergang & Sound • „Übergänge“ Grundsätzlich gilt: je unauffälliger, desto professioneller.

27. Animationen • „Animationen“ • Zu animierendes Element anklicken • Danach die Animation auswählen Beispiele: Erscheinen (Eingang) Einfliegen (Eingang) Schriftfarbe (Betont) Welle (Betont) Teilen (Beenden)

28. Animationen Um eine bessere Übersicht über die verschiedenen Animationen zu bekommen, kann man den „Animationsbereich“ einblenden • Hier lassen sich die Animationen bearbeiten und auch die Reihenfolge einfach verschieben

29. Animationen Die einzelnen Animationen lassen sich nachträglich immer wieder verändern: 1. 2. Art der Animation Start Die „Wiedergabe“ zeigt alle Animationen  zur Überprüfung geeignet 3. Dauer 4. Reihenfolge In diesem Bereich wird folgendes angezeigt: Art der Animation Start Dauer Reihenfolge

30. Übung 2 • Bitte erstellen Sie eine neue Präsentation und öffnen Sie den Folienmaster. • Betiteln Sie die Präsentation in der Folienmasteransicht mit „Übung Folienmaster“. • Weisen Sie der Präsentation bitte das Foliendesign „Galathea“ und die Farben „Hyperion“ zu. • Löschen Sie bitte in der ersten Folie die letzten drei Textebenen und ändern Sie die Nummerierung. • Fügen Sie bitte Seitenzahlen am unteren rechten Bildrand ein. • Schließen Sie den Folienmaster und überprüfen Sie Ihre Einstellungen. • Fügen Sie einen Stern aus den Autoformen ein und lassen Sie ihn mittels Animationen „Erscheinen“.

31. TIPPS & TRICKS

32. Tipps & Tricks für Präsentationen • Interessante Einstiegsfolie und Ziel der Präsentation angeben • Strukturierte Agenda einfügen • Folien präsentieren, nicht ablesen • Das richtige Timing ist wichtig, auch mal eine Pause machen • Folien nicht überladen: Weniger ist manchmal mehr • Ansprechende Farbkombinationen verwenden: Vorsicht bei Farbe Rot und auf Kontrast von Hintergrund und Schrift achten • Angemessener Einsatz von Grafiken und Videos • Video-Dateien immer separat abspeichern! Dies ist ein schlechtes Beispiel.

33. Tipps & Tricks für Präsentationen • Mindestens Schriftgröße 18 verwenden • Serifenlose Schrift verwenden: Arial, Tahoma, etc. • Nicht zu viele Folien (ca. 1 pro Min.), Schriftstile und -größen verwenden (2 sind meistens genug) An den Lehrstuhl-/Faktultätsvorgaben orientieren!

34. Tipps & Tricks für Präsentationen • Bildschirmpräsentation starten • „F5“ Präsentation startet ab der ersten Folie • „Strg“ & „F5“ Präsentation startet ab der aktuellen Folie Im Präsentationsmodus: •  &  Pfeile nutzen, um Folie zu wechseln • Nr & „ENTER“ Präsentation springt zu Foliennummer • „Strg“ & „S“ Liste der Folien wird angezeigt • „B“ Bildschirm wird schwarz (B = Black) • „Esc“ Präsentation wird beendet • „F1“ Zeigt Shortcuts in der Übersicht

35. Tipps & Tricks für Präsentationen • Notizen Im Bereich unterhalb der Folien können Stichpunkte festgehalten werden, die nur vorgetragen werden sollen • Referentenansicht Bietet die Möglichkeit der Anzeige von Notizen und Zeit während der Präsentation – nur sichtbar für den Referenten! • „Bildschirmpräsentation“ • Im Bereich „Bildschirm“ • Häkchen setzen bei „Referentenansicht“ (nur möglich bei der Verwendung von mehr als einem Bildschirm!)

36. Tipps & Tricks für Präsentationen • Drucken 1. Ganze Seite (eine einzelne Folie auf einem Blatt) 2. Notizseiten (Folie mit Notizen) 3. Gliederung (reine schriftliche Gliederung ohne Layout) 4. Handzettel (mehrere Seiten auf einem Blatt, verschiedene Möglichkeiten) 1. 2. 3.

37. Tipps & Tricks für Präsentationen • Folienformate Es besteht die Möglichkeit verschiedene Formate (unter anderem auch Din A4 oder benutzerdefinierte Größen) einzustellen. Achtung bei der Präsentation: evtl. werden Ränder abgeschnitten • Hardware • Achtung bei der Verwendung von verschiedenen Office-Versionen: Besser vorher Kompatibilität prüfen! • Außerdem wird Apple-Nutzern empfohlen entsprechende Adapter zu verwenden.

38. Titel der aktuellen Folie (1/4) Beispiel-Folie Kurze prägnante Zusammenfassung der Folie. • Punkt 1 • Punkt 2 PRO CONTRA • Argument • Argument • … • Argument • Argument • …

39. Gibt es noch Fragen?

40. Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit! Viel Erfolg beim Start ins Studium! Annika Schüpfer 08.10.2013