INDEK DAN REGISTER

1. INDEK DAN REGISTER

2. Indeks • Pengertian umum : Merupakan alat bantu untuk menentukan suatu tempat • Pengertian Perpustakaan : Merupakan katalogisasi untuk identifikasi buku, deskripsi isi, judul, masalah, kode atau nonor klasifikasi untuk menyusun katalog dan untuk menyusun buku pada tempatnya • Pengertian kearsipan : Petunjuk atau tanda pengenal untuk memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan arsip • INDEKSING, Menurut Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis 1997 : Membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisosi

3. Jenis INDEKS yang biasa dibuat: 1. Indeks Pasien 2. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi 3. Indeks Obat 4. Indeks Dokter 5. Indeks Kematian 6. Indeks Wilayah/alamat 7. Indeks Nomor

4. THE NUMBER INDEX = Indeks Nomor RM • Index nomor rekam medis penting sebagai alat control pemakaian nomor RM • Sangat berguna bagi fasilitas pelayanan kes. yang belum kornputerisasi • Mencegah terjadinya loncatan (skipping) nomor RM atau pernberian nomor RM yang sama pada dua pasien • Index nomor RM sebaiknya selalu dimonitor agar terjamin kelengkapan dan keakuratannya

5. Data yang diperlukan dalam Indeks Nomor • Nomor Rekam Medis • Tanggal • Nama Pasien • Nama Orang tua • Jenis Kelamin • Tempat, Tanggal Lahir • Alamat

6. DISEASE AND PROCEDURE INDEXES (INDEKS PENY AKIT DAN TINDAKAN) • Indeks Penyakit disusun berdasarkan sistem klasifikasi (koding) penyakit yang digunakan (ICD-l0) • Indeks tindakan disusun berdasarkan nomor kode tindakan (lCOPIM) • Pada umumnya indeks peyakit dan tindakan dapat memberikan rincian guna melengkapi keperluan LAPORAN MEDIS DAN STATISTIK • Indeks penyakit dan tindakan dapat digunakan untuk memenuhi permintaan informasi pasien secepat mungkin dan terperinci.

7. KEGUNAAN INDEKS PENYAKIT DAN TlNDAKAN • Untuk menelaah kasus-kasus terdahulu dari suatu penyakit guna memperoleh pengertian tentang penanggulangan terhadap penyakit-penyakit/masalah-masaJah kesehatan pada saat ini. • Untuk menguji teori-teori dan membandingkan data-data tentang penyakit/pengobatan dalam rangka persiapan riset dan tulisan-tulisan ilmiah • Untuk menyediakan data penggunaan fasilitas rumah sakit dan menetapkan kebutuhan tasilitas terhadap peralatan baru, IT, dll pada berbagai unit/bagian. • Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit • Untuk mengarahkan studi epidemiogy • Untuk mengakumulasikan data manajemen beresiko, seperti insidens komplikasi medis dan bedah. • Menemukan RM dimana dokter hanya ingat diagnosanya saja

8. Data rutin yang perlu dimasukkan dalam Index Penyakit dan Tindakan, meliputi: 1. No. Rekam Medis 2. Jenis kelamin 3. Umur 4. Suku 5. Nama dokter yang merawat 6. Kelas perawatan 7. Hasil perawatan {pulang, meninggal (autopsy, tidak)} 8. Tanggal masuk dan keluar 9. Length of stay (LOS) 10. Biaya perawatan 11. Kode penyakit dan tindakan

9. PHYSICIANS' INDEX (Indeks Dokter) • Indeks dokter menyediakan catatan tentang pasien yang telah dirawat hagi setiap staf medis • Indeks dokter merupakan catatan yang bersifat rahasia (confidential record) • Informasi pada indeks dokter tersedia hanya bagi the governing board, chief executive officer, dan committees of the medical staff yang ditugaskan ­untuk menelaah kerja dokter. • Kadang-kadang informasi pada Indeks dokter dapat digunakan pada kasus-kasus malpraktek atau investigasi pajak penghasilan. • Indeks dokter dibuat dengan KODE DOKTER, Kode dokter sebaiknya dibedakan antara dokter yang satu dengan yang lainnya

10. Data yang perlu ada pada Indeks Dokter adalah: 1. Nama Pasien 2. Nomor Rekam Medis 3. length of stay (LOS) 4. Biaya Pengobatan dan perawatan 5. Hasil perawatan (pulang, meninggal) yang diperlukan

11. Indeks Kematian Kegunaan : Menilai mutu pelayanan dasar, menambah dan meningkatkan peralatan /tenaga Data dalam Indeks kematian : • Nama Pasien • No. RM • Jenis Kelamin • Alamat • Umur • Kematian (< 48 jam atau > 48 jam • Lama Dirawat • Penyebab Kematian • Dokter yang merawat

12. Contoh indeks • kembali

13. Jenis/Bentuk buku register yang seharusnya dipakai pada rumah sakit yaitu : 1)   Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan disebut Reg. 1 2)      Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan disebut Reg. 2 3)      Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap disebut Reg. 3 4)      Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Inap disebut Reg. 4 5)      Buku Register Pembedahan disebut Reg. 5 6)      Buku Register Persalinan dan Abortus disebut Reg. 6 7)      Buku Register Tindakan/Pelayanan Diagnostik/terapi disebut Reg. 7 8)      Buku Register Penerimaan Spesimen Pasien disebut Reg. 8 9)      Buku Register Kegiatan Pemeriksaan Laboratorium disebut Reg. 9 10)  Buku Register Rujukan dokter ahli disebut Reg. 10 11)  Buku Register Kunjungan rumah disebut Reg. 11

14. Register • Pengertian WHO : a list in which item is individually identified Huffman : A format of official recording of item, names or actions Depkes : Catatan tentang kegiatan RS/catatan tentang pelayanan yang diberikan RS pada masyarakat

15. Buku register pendaftaran pasien rawa jalan • Pengertian ; yaitu buku pencatatan yang dibuat TPPRJ bagi setiap pasien rawat jalan yang mendaftar melalui TPPRJ • Tujuan : Untuk memperoleh informasi mengenai identitas pasien, jenis pengunjung, cara pembayaran dari setiap pasien RJ yang mendaftar di tempat PPRJ • Kegunaan : • Untuk mengetahui jumlah pengunjung baru dan lama yang berobat jalan ke RS sebagai dasar pembuatan laporan RL • Sebagai arsip TPPRJ yang harus disimpanpada unit rekam medis di RS

16. Buku register pendaftaran pasien rawa jalan Tanggung jawab • Kepala TPPRJ bertanggung jawab atas kegiatan pengisisan Buku register pendaftaran pasien RJ • Petugas yang ditunjuk oleh kepala TPPRJ melaksanakan pengisian buku register sesuai dengan petunjuk yang telah ditetapkan • Buku register disediakan oleh Rekam Medis Rumah sakit

17. Buku register pendaftaran pasien rawa jalan Mekanisme • Buku register ini diisi pada saat pasien mendaftar di TPPRJ untuk setiap kunjugan rawat jalan • Untuk pelayanan gawat darurat pengisian buku register dilaksanakan setiap saat dalam waktu 24 jam secara terus menerus • Buku register diisi sebelum pasien diperiksa pada poliklinik yang dituju • Buku register harus diisi lengkap dan jelas sesuai dengan format yang telah tersedia

18. Buku register pelayanan pasien rawat jalan Pengertian ; Buku pencatatan yang dibuat pada unit rawat jalan (poliklinik) masing-masing uPF bagi setiap pasien rawat jalan yang dilayani, termasuk pasien yang dilayani pada UGD Buku register ini tidak mencatat semua pelayanan yang diberikan di URJ/Poliklinik. Pencatatan kegiatan pelayanan, tindakan, diagnostik dan terapi dilakukan dalam buku register tindakan, pelayanan, diagnostik dan terapi – Reg. 7 Tujuan : Untuk memperoleh informasi mengenai identitas pasien, cara kunjungan asal pasien, keadaan pasien, cara pembayaran dari setiap pasien rawat jalan yang dilayani, di masing-masing UPF

19. Kegunaan Buku register pelayanan pasien rawat jalan • Untuk mengetahui beban kerja URJ masing-masing UPF termasuk UGD • Untuk mengetahui kunjungan baru dan jumlah kunjungan masing-masing poliklinik dan merupakan data dasar pembuatan laporan kegiatan URJ • Untuk mengetahui cara pembayaran pasien rawat jalan dan sebagai dasar pembuatan laporan tingkat pemanfaatan RS oleh masyarakat • Sebagai arsip URJ/Poliklinik yang harus selalu disimpan di setuap URJ/Poliklinik

20. Tanggung jawab Pelaksanaan Buku register pelayanan pasien rawat jalan • Perawat kepala pad masing-masing poliklinik bertanggung jawab dalam pengisian buku register pasien RJ • Perawat/bidan yang ditunjuk oleh perawat kepala poliklinik melaksanakan pengisian buku register sesuai petunjuk yang telah ditetapkan • Buku register disediakan oleh bidang perawan sesuai dengan format yang telah ditetapkan

21. Mekanisme pengisian Buku register pelayanan pasien rawat jalan • Buku register ini diisi pada saat pasien datang di poliklinik untuk pemeriksaan • Pada UGD pencatatan dilakukan selama 24 jam secara terus menerus • Buku register harus diisi sesuai dengan format yang telah ditetapkan

22. REGISTER PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP Pengertian : Yaitu Buku pencatatan yang dibuat pada tempat pendaftran pasien rawat inap (TPPRI) untuk setiap pasien yg masuk ke rawat inap melalui (TPPRI) Tujuan : Untul memperoleh informasi semua pasien yg dirawat (masuk-keluar ke RS) Sehingga informasi dari pasien yg bersangkutan dpt bermanfaat untuk RS maupun Pasien

23. REGISTER PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP Kegunaan : • Catatan untuk memonitor pasien masuk, perpindahan intern RS, pasien pulang yg dirinci sesuai dgn jenis pelayanan yg ada/sesuai kebutuhan • Untuk mengetahui TT yang terisi dan yg belum terisi di setiap ruangan • rawat inap agar memudahkan penempatan pasien yg akan dirawat • Untuk mengetahui TT/ruangan seorang pasien dirawat (apakah pasien masih dirawat atau sudah pulang) • Untuk Data dasar Jmh pasien yang ada diruangan yg perli dicatat & dilaporkan setiap hari ke Unit RM serta alat untukmengcek silang dgn sensus harian yg dibuat ruang Rawat inap

24. REGISTER PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP Tanggung Jawab Pelaksanaan • Petugas TPPRI (staf RM) bertanggung jawab dalam pengisian buku register TPPRI • Buku register disediakan oleh Unit RM Mekanisme Pengisian • Diisi pd saat pasien mendaftar di TPPRI untuk RI • Pencatatan dilakukan pd setiap pasien mendaftar dlm waktu 24 jam secara terus menerus • Buku register diisi sebelum pasien dikirim ke Ruang Rawat Inap • Buku register harus diisi dgn kengkap dan jelas sesuai dgn format yg tersedia

25. REGISTER PELAYANAN PASIEN RAWAT INAP Pengertian : Yaitu Buku pencatatan tentang data semua pasien yang di rawat pada suatu ruang rawat Tujuan : Untul memperoleh informasi semua pasien yg dirawat (masuk-keluar ke RS) agar mudah dilihat dan digunakan pada setiap saat diperlukan.

26. REGISTER PELAYANAN PASIEN RAWAT INAP Kegunaan : • Sebagai informasi tentang jumlah pasien yang masuk dan keluar setiap hari • Sebagai informasi untuk mengetahui beban ruang rawat inap • Sebagai arsip ruang rawat inap yg harus selalu disimpan pada ruang rawat inap yg bersangkutan Tanggung Jawab Pelaksanaan • Kepala perawat masing-masing Ruang rawat inap bertangggung jawab dlm pengisian Buku register • Perawat/bidan yang memutasikan pasien atau Petugas yg ditunjuk untuk melaksanakan pengisian buku register sesuai petunjuk yg telah ditetapkan • Buku register disediakan oleh Bidang perawatan sesuai dgn format yg ditetapkan

27. REGISTER PELAYANAN PASIEN RAWAT INAP ÞMekanisme Pengisian • Pencatatan dilakukan dlm waktu 24 jam secara terus menerus • Perawat/bidan yang bertugas pagi, sore maupun malam segera mengisi Buku register begitu pasien masuk dan setelah pasien keluar dari ruang rawat inap • Buku register harus diisi dgn kengkap dan jelas sesuai dgn format yg tersedia  Kembali